Документация и порядок учета кассовых операций
Синтетический и аналитический учет кассовых операций
Для ведения синтетического учета операций по кассе применяется счет 50 «Касса».
Этот счет используется для обобщения информации о наличии и движении денежных средств в кассах организации.
К этому счету рекомендуется открывать, в частности, следующие субсчета:
50-1 «Касса организации» Денежные средства в кассе организации. Если у организации есть кассовые операции с иностранной валютой, то необходимо открывать отдельные субсчета для каждой наличной иностранной валюты
50-2 «Операционная касса» Денежные средства в билетных и багажных кассах портов, вокзалов, кассах хранения билетов, кассах отделений связи, остановочных пунктов, речных переправ, судов и т.п.
50-3 «Денежные документы» Находящиеся в кассе организации почтовые марки, марки государственной пошлины, оплаченные авиабилеты и другие денежные документы.
1.Получены денежные средства из банка по чеку Дт50 Кт51 «Расчетные счета»
2.Инкассированы денежные средства в банк Дт57 «Переводы в пути» Кт50
3.Выплачена заработная плата из кассы Дт70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» Кт50
4.Выданы денежные средства под отчет Дт71 «Расчеты с подотчетными лицами» Кт50
5.Выдан работнику беспроцентный заем наличными Дт73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям» Кт50
6.Оприходованы денежные документы Дт50 Кт60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» 71 «Расчеты с подотчетными лицами»
7.Произведена оплата поставщику наличными Дт60 Кт50
8.Получена оплата от покупателей наличными Дт50,62 «Расчеты с покупателями и заказчиками» Кт90 «Продажи»
Сразу же после получения или выдачи денег по каждому ордеру или заменяющему его документу кассир делает записи в кассовой книге ф. КО-4, которая предназначена для учета движения наличных денег. Предприятие ведет только одну кассовую книгу. Она должна быть пронумерована, прошнурована и опечатана сургучной или мастичной печатью. На последней странице кассовой книги указывают количество пронумерованных страниц, заверяемое подписями руководителя предприятия и главного бухгалтера. Записи в кассовой книге делают в двух экземплярах через копировальную бумагу. Ежедневно в конце рабочего дня кассир подсчитывает итоги операций за день, выводит остаток денег в кассе на следующее число и сумму по платежным ведомостям на оплату труда, не списанную в расход. Второй отрывной лист с приходными и расходными документами кассир передает в бухгалтерию под расписку в кассовой книге.
Первичная документация по движению средств на расчетных счетах организации
Списание и выдача денежных средств с расчетного счета производятся по платежным поручениям, денежным чекам, платежным требованиям и документам, имеющим силу принудительного взыскания. Банк не принимает к оплате те документы, операции по которым не предусмотрены характером деятельности торговой организации или нарушают действующие правила расчета. Подчистки и исправления в банковских документах не допускаются. Документы на перечисление и выдачу средств с расчетного счета должны иметь первую и вторую подпись владельца счета с проставлением на документах круглой печати, которые банк до перечисления или выдачи денег сверяет с имеющимися у него образцами. Для получения наличных денег в банке, каждый владелец расчетного счета получает чековую книжку. Порядок ее заполнения и пользования ею установлен банком и изложен на обратной стороне обложки чековой книжки. Для осуществления контроля за фактами совершенных операций по расчетному счету, банк выдает торговой организации в согласованные с ней сроки выписки с расчетного счета и в обязательном порядке на каждое первое число месяца. Все записи банка в выписке должны подтверждаться первичными документами. Работники бухгалтерии после подбора к выпискам банка оправдательных документов проверяют законность и правильность совершенных банком операций по движению средств на расчетном счете. На первичных документах и выписке производятся отметки хозопераций по корреспондирующим счетам, которые используются для последующих записей в регистр бухгалтерского учета. При этом бухгалтерские записи должны составляться в суммах, в которых они приведены в выписках банка.
Учет денежных документов
Касса предприятия работает не только с наличными денежными средствами, но и с денежными документами (напр., билеты, марки и др.), которые могут приобретаться как за наличные, так и в безналичном порядке и должны храниться в сейфе кассы.
Учитываются денежные документы, хранящиеся в кассе компании, на сч. 50-3 "Денежные документы" по фактическим затратам на их приобретение. Приход и расход их осуществляется в том же порядке, что и для наличных денег – выписывается приходный кассовый ордер на поступившие денежные документы и расходный кассовый ордер на выбывшие (выдаются сотрудникам в подотчет либо продаются) с обособленным отражением в Кассовой книге.
Следует помнить, что существует категория документов, имеющих стоимостную оценку, которые в целях бухучета не признаются денежными документами.
В частности, это:
1. Ценные бумаги (сч.58);
2. Акции, которые были выкуплены у акционеров (сч.81);
3. Документы на НМА (сч.04);
4. БСО (бланки строгой отчетности – забалансовый сч.006).
Проводки по учету денежных документов:
- Приход денежных документов Дт50-3 Кт76-1
- Оплата поставщику Дт76-1 Кт51
- Выдача денежного документа под отчет Дт71 Кт50-3
- Продажа денежного документа работникам Дт76-4 Кт50-3
- Оплата работником полученного денежного документа Дт50 Кт76-4
Учет переводов в пути
Переводы в пути — денежные средства, сданные в кассы банков или почтовых отделений с целью их зачисления на расчетные счета организаций (т.е. еще не поступившие по назначению). Наличие переводов в пути объясняется возникновением временного разрыва между моментом документально подтвержденного списания или сдачей денежных средств и моментом их зачисления на расчетные и другие счета в кредитных организациях.
Переводы в пути включают:
- денежные средства, сданные организацией в кассу почтового отделения или банка для зачисления на расчетные счета, если перевод денег осуществляется более одного дня;
- денежные средства, которые перечисляются организацией с одного ее расчетного счета на другой, если эта операция совершается более одного дня;
- денежные средства, сданные в вечернюю кассу банка или инкассаторам для зачисления на расчетный счет, а фактическое поступление денежных средств происходит только на следующий день;
- денежные средства, используемые организацией на приобретение банковских карт, если расчетный счет организации находится в одном банке, а «Карточный счет» — в другом и перевод средств занимает более одного дня.
Учет переводов в пути ведется на активном счете 57 «Переводы в пути», по дебету которого фиксируются суммы переводов денежных средств, не поступивших на расчетный и другие счета, а по кредиту — списание сумм переводов денежных средств в связи с их зачислением на расчетные счета организации.
Основанием для отражения переводов в пути являются копии сопроводительных ведомостей на сдачу выручки инкассаторам банка, квитанции учреждений банка и почтовых отделений, выписки с расчетных и валютных счетов организации, квитанции банков о приеме наличных средств и др.
Счет 57 «Переводы в пути» используется и в случаях инкассации выручки от продажи товаров, сдаваемой в последние дни месяца, зачисление которой, как правило, происходит в первые числа месяца, следующего за отчетным. В этих случаях при сдаче выручки на основании копии сопроводительной ведомости на сдачу выручки инкассаторам банка дается бухгалтерская запись:
- дебет счета 57 «Переводы в пути»,
- кредит счета 50 «Касса».
По получении из банка выписки, подтверждающей конкретную дату зачисления денежных средств на расчетный счет, организация
Общие положения учета расчетов с внешними контрагентами организации
Каждое коммерческое предприятие взаимодействует с контрагентами. От эффективности данного взаимодействия во многом зависит финансовое состояние предприятия. Контрагенты формируют портфель заказов, поставляют материалы, оказывают услуги производственного, информационного характера и др.
В результате взаимодействия с контрагентами у предприятия формируется дебиторская и кредиторская задолженность, которая является составным элементом оборотного капитала. Оборотный капитал, в свою очередь, выступает фактором, определяющим финансовую устойчивость и уровень конкурентоспособности хозяйствующего субъекта.
Следовательно, правильно выстроенные взаимоотношения с контрагентами могут существенно повлиять на финансовое благополучие предприятия.
Счет 08 используется для отражения расчетов с поставщиками при приобретении основных ср-в и НМА, для отражения расчетов с подрядчиками в ходе строительства или выполнения научно-исследовательских, опытно-конструкторских и технологических работ.
Счета 10,15 и 41 применяются для записи поступления материалов или товаров.
Счет 19 используется при отражении НДС по поступающим ценностям.
Счета денежных средств (50, 51, 52) применяются при погашении поставщикам и подрядчикам, прочей кредиторской задолженности, а также при поступлении выручки от реализации и денежных средств о дебиторов.
Счет 60 предназначен для обобщения информации о расчетах с поставщиками и подрядчиками:
За полученные товарно-материальные ценности, принятые выполненные работы и потребленные услуги, включая предоставление электроэнергии, газа, пара, воды, и т.п., а также по доставке или переработке материальных ценностей, расчетные документы на которые акцептованы и подлежат оплате через банк;
Товарно-материальные ценности, работы и услуги, на которые расчетные документы от поставщиков или подрядчиков не поступили (так называемые неотфактурованные);
Излишки товарно-материальных ценностей, выявленные при их приемке;
Полученные услуги по перевозкам, в т. ч. расчеты по недоборам и переборам тарифа (фрахта), а также за все виды услуг связи и др.
Организации, осуществляющие функции генерального подрядчика при выполнении строительных, опытно-конструкторских, технологических и иных подрядных работ, расчеты по своим субподрядчикам также отражают на счете 60.
Счет 62 предназначен для обобщения информации о расчетах с покупателями и заказчиками.
Счет 63 используется при списании невостребованных долгов, ранее признанных организацией сомнительными.
Счет 76 предназначен для обобщения информации о расчетах по операциям с дебиторами и кредиторами: по имущественному и личному страхованию, по претензиям, и другим расчетам, не нашедшим себе места в записях по счетам 60 и 62.
Счет 79 предназначен для учета всех видов расчетов с филиалами, представительствами, отделениями и другими обособленными подразделениями организации, выделенными на отдельные балансы (внутрибалансовых расчетов).
Счет 90 применяется для расчетов с покупателями по отгруженной продукции и с заказчиками по выполненным работам и услугам.
Счет 91 применяется при расчетах по прочим доходам и расходам.
Необходимость использования счета 94 возникает при расчетах по претензиям.
На счетах 97 и 26 отражаются операции, связанные с расчетами по страхованию.
На счете 99 учитываются отдельные потери от страховых случаев
Учет расчетов по претензиям
Претензии оформляются в письменной форме, где указывается требование заявителя, сумма, ссылки на законодательство, к ней прилагаются соответствующие документы и заверенные копии. Претензии рассматриваются в срок до 30 дней со дня получения. Ответ сообщается письменно. При полном или частичном удовлетворении претензии в ответе указывают признанную сумму, номер и дату платежного поручения на перечисленную сумму. При полном или частичном отказе необходимо сделать ссылку на законодательство. Предъявитель имеет право подать иск в суд при отказе в удовлетворении претензии или неполучении ответа в установленный срок. Можно выдвинуть требование о признании договора недействительным, о его расторжении и т. д. Ответ должен быть дан в 10-дневный срок, если иное не установлено законодательством. Учет расчетов по претензиям ведется на счете 76 субсчете 2 «Расчеты по претензиям».
Организация может выставить поставщику (подрядчику) претензию, если:
- поставщиком не соблюдены договорные обязательства;
- выявлена недостача поступивших от него ценностей;
- обнаружены арифметические ошибки в документах поставщика (подрядчика) на поставленные товары (работы, услуги).
В первом случае договор обычно предусматривает взыскание с поставщика штрафа или неустойки. В учете они отражаются проводкой:
Дт76-2 Кт91-1 – начислены пени, штрафы, неустойки, выставленные поставщику (подрядчику) и признанные им или присужденные судом.
Когда покупатель при приемке ценностей, поступивших от поставщика, выявил их недостачу или порчу, в его учете делаются записи:
Дт94 Кт60 – отражена недостача (порча) ценностей в пределах предусмотренных договором величин;
Дт76-2 Кт60 – отражена недостача (порча) ценностей сверх предусмотренных договором величин.
При отказе судом во взыскании сумм потерь с поставщиков или транспортных организаций недостача списывается так:
Дт94 Кт76-2 – списана недосдача (порча) ценностей сверх предусмотренных договором величин.
Документация и порядок учета кассовых операций
Все предприятия обязаны хранить денежные средства в банке, а для осуществления расчетов наличными деньгами каждая организация должна иметь кассу и вести всю необходимую документацию по установленной форме.
Основными нормативными документами, регламентирующими ведение кассовых операций, являются:
- Положение о правилах организации наличного денежного обращения на территории РФ
- Порядок ведения кассовых операций в РФ
- Положение по применению контрольно-кассовых машин при осуществлении денежных расчетов с населением.
В соответствии с этими документами все предприятия, организации и учреждения независимо от организационно-правовой формы обязаны:
- приходовать полученные наличные средства в кассу, хранить свободные денежные средства в учреждениях банков;
- производить платежи по своим обязательствам перед другими предприятиями, как правило, в безналичном порядке, а наличными деньгами – в пределах установленной ЦБ РФ суммы (в соответствии с указанием ЦБ установлен предельный размер расчетов наличными деньгами между юридическими лицами в сумме 60 000 руб. по одному платежу);
- для осуществления наличных расчетов иметь кассу и кассовую книгу. Хранить в кассе наличные деньги в пределах установленного банком лимита;
- прием наличных денег от населения производить с обязательным применением контрольно-кассовых машин и с соблюдением требований Положения по применению контрольно-кассовых машин при осуществлении денежных расчетов с населением.
В штате предприятия предусмотрена должность кассира, который несет материальную ответственность за сохранность всех принимаемых им ценностей. После издания приказа о назначении на работу кассира, руководитель предприятия обязан под расписку ознакомить его с Порядком ведения кассовых операций в РФ, вслед за тем с кассиром заключается договор о полной материальной ответственности.
На основании заключенного с ним договора о материальной ответственности кассир несет ответственность за сохранность средств в кассе, правильность оформления первичных кассовых документов и ведения кассовой книги, а также за сохранность всех принятых им ценностей и за ущерб, причиненный предприятию, как в результате умышленных действий, так и в результате небрежного или недобросовестного отношения к своим обязанностям.
Договор о материальной ответственности с кассиром заключается в соответствии со ст. 244 ТК РФ и постановлением Минтруда РФ «Об утверждении перечней должностей и работ, замещаемых или выполняемых работниками, с которыми работодатель может заключать письменные договоры о полной индивидуальной или коллективной материальной ответственности, а также типовых форм договоров о полной материальной ответственности»
Письменные договоры о полной материальной ответственности могут быть заключены предприятием, учреждением и организацией с работниками (достигшими 18-летнего возраста), занимающими должности или выполняющими работы, непосредственно связанные с хранением, обработкой, продажей, перевозкой или применением в процессе производства переданных им ценностей, если должности, занимаемые работниками, или выполняемые ими работы предусмотрены в специальном перечне, утвержденном в установленном порядке.
Отсутствие договора о полной материальной ответственности исключает возможность взыскания сумм допущенных недостач в полном объеме. В этом случае к кассиру может быть применена только ограниченная материальная ответственность: взыскан ущерб в размере, не превышающем его оклад.
На малых предприятиях, не имеющих в штате кассира, обязанности могут выполняться главным бухгалтером или другим работником по письменному распоряжению руководителя предприятия при условии заключения с ним договора.В случае необходимости временной замены кассира, исполнение его обязанностей возлагается на другого работника по письменному приказу руководителя предприятия. Договор о материальной ответственности с ним заключается в обычном порядке.
Кассиру запрещается передоверять порученную ему работу другим лицам.
Помещение кассы для обеспечения необходимых условий сохранности денежных средств должно быть специально оборудовано (изолированное помещение, предназначенное для приема, выдачи и временного хранения наличных денег). Доступ в помещение кассы лицам, не имеющим отношения к ее работе, воспрещается, а двери в кассу во время совершения операций – заперты с внутренней стороны.
Всю полноту ответственности за создание условий сохранности денег в помещении кассы, а также при доставке их из учреждения банка и сдаче в банк, несет руководитель предприятия.
Кассы предприятий могут быть застрахованы в соответствии с действующим законодательством.
Перед открытием помещения кассы и металлических шкафов кассир обязан осмотреть сохранность замков, дверей, оконных решеток и печатей, убедиться в исправности охранной сигнализации.
2. Порядок проведения проверки (ревизии) соблюдения расчетно-кассовой дисциплины
Ревизия поступления и расходования бюджетных и внебюджетных средств органов государственной власти субъектов РФ и органов местного самоуправления, находящегося в их собственности, осуществляется по обращениям этих органов в установленном порядке.
На проведение каждой ревизии участвующим в ней работникам выдается специальное удостоверение, которое подписывается руководителем контрольно-ревизионного органа, назначившего ревизию, или лицом, им уполномоченным, и заверяется печатью указанного органа.
Работники контрольно-ревизионного органа должны также иметь постоянные служебные удостоверения установленного образца.
Сроки проведения ревизии, состав ревизионной группы и ее руководитель определяются руководителем контрольно-ревизионного органа с учетом объема предстоящих работ, вытекающих из конкретных задач ревизии и особенностей ревизуемой организации, и, как правило, не могут превышать 45 календарных дней.
Продление первоначально установленного срока ревизии
осуществляется руководителем контрольно-ревизионного органа по мотивированному представлению руководителя ревизионной группы.
В соответствии с требованиями ч. IV «Ревизия кассы и контроль за соблюдением кассовой дисциплины» Порядка, обязанность контроля за соблюдением кассовой дисциплины в коммерческих организациях возложена на банки.
Техническуюукрепленность помещений касс и обеспечение условий сохранности денег на предприятиях проверяют органы внутренних дел.
Ответственность за соблюдение кассовой дисциплины и создание условий сохранности денег в помещении кассы несут руководитель, главный бухгалтер и кассиры организации.
Лица, виновные в неоднократном нарушении кассовой дисциплины, привлекаются к ответственности в соответствии с законодательством РФ.
Нарушение кассовой дисциплины является административным правонарушением в области финансов. Мера ответственности за нарушение кассовой дисциплины устанавливается ст. 15.1 КоАП РФ «Нарушение порядка работы с денежной наличностью и порядка ведения кассовых операций». Согласно данной статье кодекса административное наказание устанавливается за следующие правонарушения:
- осуществление расчетов наличными деньгами с другими организациями сверх установленных размеров;
- неоприходование или неполное оприходование в кассу денежной наличности;
- превышение лимита остатка кассы.
Нарушение перечисленных пунктов кассовой дисциплины влечет наложение административного штрафа на должностных лиц в размере от четырех тысяч до пяти тысяч рублей, на юридических лиц - от сорока тысяч до пятидесяти тысяч рублей.
Как правило, при выявлении подобных нарушений кассовой дисциплины, штраф налагается на директора и на предприятие.