Види матеріальної основи документа
КОНТРОЛЬНА РОБОТА
з дисципліни «Документознавство»
на тему:
МАТЕРІАЛЬНА ОСНОВА ДОКУМЕНТА
| |||
 |
План роботи:
1 Види матеріальної основи документа.
1.1 Еволюція матеріальних носіїв, які використовуються для закріплення інформації.
1.2 Класифікація матеріалів, які складають фізичну основу документа.
1.3 Стандартизація матеріальної основи документа.
2 Характеристика полімерних матеріалів одного з найпоширеніших матеріальних носіїв інформації (переваги, недоліки).
2.1 Властивості матеріальної основи документа.
3 Характеристика полімерних матеріалів, які є основою для матеріальних носіїв інформації (переваги, недоліки).
4 Перспективи розвитку матеріальної основи документа з врахуванням забезпечення довготривалого збереження інформаційних повідомлень.
Види матеріальної основи документа.
Інформація в цілому не виступає достатньою ознакою документа. Матеріальна складова - одна з двох необхідних і обов’язкових складників документа, без якого він не може існувати.
Матеріальна складова документа - його речовинна (фізична) сутність, форма документа, що забезпечує його здатність зберігати та передавати інформацію у часі та просторі.
Матеріальна складова документа визначає носій інформації - матеріальний об’єкт, спеціально створений людиною, посередництвом якого можна зберігати та передавати інформацію.
Призначеність документа для зберігання та передачі інформації у часі і просторі обумовлює його специфічну матеріальну конструкцію, представлену у вигляді книг, газет, буклетів, мікрофіш, фільмів, дисків, дискет та ін. Ця специфічна конструкція забезпечує виконання документами їх головної функції, даючи можливість бути зручними для переміщення у просторі, стійкими для зберігання інформації у часі, пристосованими для фізіологічних можливостей читання повідомлення.
Інформація, закладена в документі, обов’язково закріплена, на якому-небудь спеціальному матеріалі (папірус, пергамент, папір, кіно-, фотоплівка і т. п.), що має визначену форму носія (стрічка, лист, картка, барабан, диск, нитка і т. д.). Крім того, інформація завжди фіксується будь-яким способом запису, передбачає наявність засобів (фарба, туш, чорнила, барвники, клей і т. п.) та інструментів (ручка, друкарський станок, відеокамера, принтер, т. п.). Таким чином, під матеріальним складником документа мають на увазі:
1) матеріальну основу документа;
2) форму носія інформації;
3) спосіб документування або запису інформації.
Матеріальна основа документа (МОД)- сукупність матеріалів, що використовується для запису повідомлення (тексту, звуку, зображення) і складових носія інформації. В залежності від матеріальної основи документи поділяються на природні та штучні. Штучні в свою чергу поділяються на паперові документи та документи на непаперовій основі - полімерні документи (полімерно - плівкові та полімерно - пластикові).
В якості МОД спочатку використовувалися природні матеріали, котрі були під рукою: камінь, шкіра, кості, кераміка, глина, деревина, бамбук, пальма, береста. Пізніше почали створювати спеціальні матеріали, більш пригодні для фіксації інформації.
Перші документи на штучно створених матеріальних носіях дійшли до нас з далекого минулого у вигляді глиняних табличок, сувоїв папірусу, стародавніх пергаментів. Це були штучні носії з природних матеріалів.
Вважається, що першими документами призначеними для зберігання та передачі інформації були шумерські глиняні таблички-бирки V-IV ст. до н.е. з назвами об’єктів та позначенням їх кількості, виконуючи облікові функції при зберіганні та транспортуванні товарів. Ці документи одночасно фіксували перші письмові знаки шумерів. Загалом, природні матеріали не набули широкого вжитку як матеріальний носій інформації через непрактичність у використанні (об’єм, вага, складність в обробці матеріалу, тиражуванні).
Справжня революція в документуванні виникла в результаті винаходу паперу - універсального матеріального носія.
Папір (лат. bambagia - бавовна) - багатокомпонентний матеріал, що в основному складається зі спеціально відібраних дрібних рослинних волокон тісно переплетених між собою, зв’язаних силами зчеплення різного виду та, утворюючих тонкий лист.
Винайдення паперу, згідно першим згадкам, відноситься до 12 р. до н.е., а вже в 76р. папір застосовували для книг. Спосіб виготовлення паперу був відкритий у Китаї в 105 р. Цай Лунем. Він виготовив його з деревинного лубу, коноплі та ганчір’я. З часом, папір проникає в Японію, Іспанію, Італію. В Х ст. виробництво паперу здійснюється в усіх країнах Європи. В Україні вперше виробництво паперу, придатного для друкування, було організовано в Радомишлі Є. Плетенецьким у кінці першої чверті ХVІІІ ст. для друкарні Києво - Печерської лаври.
Поступово папір витіснив весь писальний матеріал (папірус, пергамент). В теперішній час існує декілька сотень різновидів та сортів паперу, призначених для різних цілей (газетний, офортний, ватманський, фотопапір, офсетний, картографічний і т. д.). Книги друкуються на друкарському папері, рукописні та машинописні документи - на письмовому папері, карти та атласи - на картографічному. Випускають спеціальні сорти довготривалого (марка А) та тимчасового (марка В) зберігання, для документів ЕОМ (перфокарти, перфострічка) і т.д.
Основними компонентами паперу є волокна рослинного походження, що виділяються з деревинних, хвойних та листоподібних порід, із стеблин однорічних рослин, насіннєвих коробочок та листя деяких рослин, а також бавовни, льону, джуту і т. п.
З метою покращання якості паперу в її склад уводять наповнювачі, що покращують її міцність та білизну, сприяють утворенню гладкої поверхні. В ролі наповнювачів використовують каолін, крейду, гіпс, двоокис титану, тальк, азбест, бланкфікс.
В склад друкарського, писемного, креслярського паперу для зменшення їх гігроскопічності вводять природні та штучні смоли, білкові речовини (желатин, казеїн), крохмаль та ін. Друкарський папір проклеюють каніфоллю.
До паперових відносяться ділові документи, науково-технічна документація, книги, журнали, газети, рукописи, карти, ноти, ізовидавництва, перфострічки, перфокарти.
Папір відповідає багатьом вимогам: відносна простота у використанні, доступність, в міру міцна, досить довго зберігається й дозволяє фіксувати інформацію. Найцінніша якість паперу - можливість тиражування інформації. Масове розповсюдження інформації за допомогою друкування стало можливим лише в результаті промислового виготовлення паперу.
Поява штучних носіїв на полімерній основі (шелак, поліхромвініл, напівпровідник, біомаса) доповнило видову різноманітність документів, спроможних нести звукову мову, музику, рухоме та об’ємне зображення. Були створені грамплатівка, магнітні стрічки, фото та кіноплівки, магнітні і оптичні диски - матеріальні носії такої інформації, котра не може бути зафіксована на папері.
В ролі матеріальної основи полімерних документів використовують багатошарові полімерні системи. Ці документи іноді називають плівковими або пластинковими.
Найчастіше матеріальною основою плівкових матеріалів є фотографічний матеріал - світлочутливий, призначений для отримання на ньому фотографічного зображення.
Фотоматеріали поділяються на чорно-білі та кольорові, негативні та позитивні. Чорно-білі - це фотографічний матеріал, на якому в результаті експонування і хіміко-фотографічної обробки утворюється зображення, що складається з металічного срібла. На кольорових фотоматеріалах утворюється зображення, що складається з барвників.
Фотоматеріали поділяються на кіноплівку, фотоплівку та фонограмну кіноплівку.
Кіноплівка - фотографічний матеріал на гнучкій основі, призначений для отримання кінозображення, запису та відтворення звуку.
Фотоплівка - фотографічний матеріал на гнучкій основі, призначений для різних видів зйомки та друкування.
Фонограмна кіноплівка - призначена для запису негативів фотографічних фонограм перемінної ширини.
До полімерно-пластикових документів відносяться: кінодокументи (кіно-, діа-, відеофільми), фотодокументи (діапозитив, мікрофільм, мікрокарта, мікрофіша), фонодокументи (магнітні фонограми для запису зображення та звуку), документи для використання в ЕОМ (перфострічки).
Групу полімерно-пластикових документів складають: гнучкий магнітний диск, магнітна карта, гнучка та жорстка грамплатівка, оптичний диск - як жорсткий, так і м’який.
Існують стандарти на матеріальну основу документа призвані гарантувати механічну міцність (здатність МОД протистояти розрусі документа під дією механічного навантаження - розрив, злам), біостійкість (здатність МОД протистояти дії біологічного фактора - грибок, плісень), зносостійкість (здатність МОД протистояти стиранню) та довговічність документа (здатність МОД тривалий час зберігати експлуатаційні властивості).
Друга атрибутивна складова документа - його речовинна (субстанціональна) форма, матеріальна основа носія інформації, особливості якої складають другу групу відносно самостійних основ ділення документа на види та підвиди по матеріалу носія інформації, по матеріальній конструкції та ін.
По матеріалу носія інформації виділяють класи документів на штучній та природній основі.
Основними різновидами сучасних документів на природній основі є паперові та полімерні (полімерно - плівкові і полімерно - платівкові) документи.
Паперовий документ, виготовлений на папері, або інших матеріалах, по своїм властивостям схожих з папером (папірус, пергамент або синтетичні замінники паперу). До класу паперових документів відносять книги, газети, журнали, ноти, карти, патенти, нормативні документи та інші види видавництв, а також перфокарти, паперові перфострічки, фотокартка і т. п.
Плівковий документ, створений на плівковій основі (кіно-, діафільм, мікрофіша, магнітна фонограма, документ з записом інформації для ЕОМ).
Платівкові документи, створені на пластмасовій основі (грамплатівки, диски). В окремих випадках створюються на металевій або скляній основі.
Форма носія інформації - спеціальна конструкція матеріального носія, яка забезпечує виконання документом його основної функції, що робить його зручним для зберігання та використання. Специфічними були історичні форми документів у вигляді глиняних табличок, папірусних сувоїв, пергаментних кодексів і т. п. На відміну від історичних документів сучасні відзначаються багатообразністю та практичністю у використанні.
Кожний документ має певну зовнішню форму свого матеріального носія. Саме по формі (конструкції) документа на повсякденному рівні відрізняють книгу від газети, грамплатівку від дискети і т. п. при цьому мається на увазі, що документ, виготовлений в формі книги, диска, магнітної стрічки та ін.
По матеріальній конструкції носія інформації виділяють: документ листовий, кодексовий, картковий, стрічковий, дисковий, комбінований.
Листовий документ існує у вигляді одного чи кількох листів друкованого матеріалу будь-якого формату без скріплення (листівка, буклет, газета, географічна карта, плакат, етикетка, афіша).
Листи, складені один на одному створюють стопку (колода карт, картотека, каталог). З’єднані по довжині стопки утворюють кодекс - найбільш поширена форма книг, скріплені між собою по одному краю листа-сторінок (книжний блок, журнал, брошура, атлас, альбом).
Картковий документ (сукупність карток або перфокарток) представляє собою картку встановленого формату на матеріалі підвищеної щільності (художня листівка, календар, мікрокарта, перфокарта, каталожна картка, мікрофіша).
Стрічковий документ, виготовлений у вигляді неперериваної полоси матеріалу з записом інформації (магнітна стрічка, кіно-, відео-, перфострічка, стрічка для принтера, діафільм, мікрофільм, фонограма,). Стрічку можна згорнути і вигляді сувою, рулону або скласти частинами, у формі гармошки. Документи, що мають форму стрічки, зберігаються в барабані (запам’ятовуючий пристрій, в якому носієм інформації є магнітний шар на поверхні циліндру-барабану, що обертається), бобини (котушка для намотування магнітної стрічки), котушці (змішаний пристрій, призначений для намотування носія запису або сигналограм), або касети (змішаний пристрій у вигляді коробки, що містить одну або дві котушки, серцевину, носій запису, що має форму диска), так як із-зі великої довжини (до сотень метрів або навіть кілометрів) зберігати стрічку у розгорнутому вигляді непрактично.
Дисковий документ - носій запису інформації у формі диску, тобто звернутий у спіраль послідовний ряд знаків (платівка, диск, дискета, компакт-диск, CD-ROM, відеодиск). Місцем розміщення інформації є концентричні доріжки (магнітні, магнітооптичні та оптичні диски, грамплатівки). Дискета - малоформатний магнітний диск, який використовується в ПЕОМ і термінальному обладнанні, зазвичай на гнучкій підкладці. Диски розміщають у касеті або дискасеті - вид касети, що містить носій запису або сигналограму у формі диску.
Комбінований документ поєднує в собі дві або більше форм носіїв інформації ( комплект, що складається з книги та касети, набору слайд та грамплатівок і т. п.)
Форма матеріального носія інформації постійно вдосконалюється. Наряду з традиційними формами документу (книга, газета, журнал, т.п.) зростає питома вага мікрофільмів, кінофільмів, магнітних стрічок, а також нетрадиційних носіїв інформації, використання яких зв’язане з використанням сучасних технічних засобів (перфострічки, дискети, диски, компактні оптичні та відеодиски).
Термін «стандартизація» пройшов довгий еволюційний шлях розвитку. Раніш це поняття називалося нормалізацією (від англ. standard - норма, зразок). На протязі декількох століть нормальним, стандартним вважалося здебільшого сіре, буденне, нецікаве. Тому термін «стандартизація» довгий час мав подвійний смисл. В теперішній час стандартизація- це діяльність з метою досягнення оптимальної степені впорядковування в конкретній галузі шляхом встановлення положень для загального та багатократного використання, для рішень існуючих проблем та можливих задач.
Слід розпізнавати об’єкт та область стандартизації. Об’єктом виступає предмет, який підлягає стандартизації (продукція, процес, послуга і т. п.). Сукупність об’єктів називається областю стандартизації. Нею може виступати будь-яка область людської діяльності: управління, машинобудування, сільське господарство, бібліотечна справа, бібліографія, інформатика та ін.
Робота по стандартизації проводиться в міжнародному масштабі, в межах групи країн, окремої країни чи галузі народного господарства, об’єднання, підприємства.
В міжнародній стандартизації участь являється відкритою для відповідних органів усіх країн. Її результатом є міжнародні стандарти, що використовуються для полегшення науково-технічних та торговельних зв’язків.
Міждержавна стандартизація - це загальна система стандартизації, що використовується рядом незалежних країн, які проводять погоджувальну політику в цій області.
Національна стандартизація проводиться на рівні однієї конкретної країни. Ця система визначає основні цілі та принципи управління, форми та загальні організаційно-технічні правила виповнення всіх видів робіт по стандартизації в країні.
В нашій країні головним центром в цій галузі є Державний комітет України по стандартизації, метрології та сертифікації (Держстандарт України), а в галузі будування - Державний комітет України по справам містобудування та архітектури України. Суспільство здавна усвідомило переваги направленого обмеження, що забезпечує єдність методів та зручність виготовлення та використання продукції.
Державним комітетом України по стандартизації, метрології та сертифікації в 1992р. створений Український науково-дослідний інститут стандартизації, сертифікації та інформатики (УкрНДІ ССІ). З 1992р. працює Міжнародна рада по стандартизації, метрології та сертифікації.
В теперішній час питаннями стандартизації займаються більш 450 міжнародних та регіональних організацій. Серед них дві спеціалізовані - Міжнародна організація по стандартизації (ISO) (основана у 1946р.) і Міжнародна електротехнічна комісія (ІЕС) (основана у 1906р.).
ISO та IEC охвачують практично всі сфери людської діяльності: науково-технічний прогрес та передову технологію, раціональне використання сировини та матеріалів, взаємозаміну та технічну сумісність продукції, безпечність експлуатації виробів та охорону природного середовища.
ISO - найбільша міжнародна організація, що займається питаннями стандартизації. Членами ISO являються більш 90 країн світу. Нею утверджено близько 9 тис. міжнародних стандартів, які не мають юридичної сили: кожна країна має право використовувати їх повністю, окремими розділами або взагалі не приймати. Однак ці стандарти, визначаючи вимоги та показники, що відповідають світовому технічному рівню, впливають на національні стандарти, а через них обумовлюється попит на ту чи іншу продукцію на міжнародному рівні. ІЕС - одна з ведучих організацій з питань стандартизації в галузі електроніки, радіоелектроніки та зв’язку; членами ІЕС є 40 країн світу. З 1993р. Україна являється повноправним членом цих міжнародних організацій.
Продуктом стандартизації виступає нормативний документ.
Нормативний документ встановлює правила, загальні принципи або характеристики, що стосуються різних видів діяльності або їх результатів. До 1993р. застосовувались терміни «нормативно-технічний документ», «спеціальні види нормативно-технічних та технічних документів і літератури».
До нормативних документів по стандартизації відносяться:
1) стандарти;
2) технічні умови.
Стандарт - нормативний документ, розроблений, як правило, на основі відсутності протиріч по існуючим питанням більшості зацікавлених сторін та, затверджений компетентним органом. В стандарті встановлені для загального та багатократного використання правила, вимоги загальні принципи або характеристики, що стосуються різних видів діяльності або їх результатів і сприяють досягненню оптимальної степені упорядкування в окремій галузі. Це нормативне виробничо-практичне видання, що містить комплекс норм, правил, вимог до об’єкту стандартизації, які встановлюються на основі досягнень науки, техніки та передового досвіду і затверджуються у відповідності з діючим законодавством.
Розпізнають наступні види стандартів: міжнародний, міждержавний та національний.
Міжнародний - стандарт, що прийнятий міжнародною організацією по стандартизації (ISO або IEC).
Міждержавний - стандарт, що прийнятий державами, приєднаними до договору про проведення єдиної політики в області стандартизації, метрології та сертифікації. Приймається державами безпосередньо.
Національний - це стандарт, що прийнятий національним органом однієї країни по стандартизації.
По масштабу розповсюдження стандарти поділяються на наступні категорії: державний стандарт України (ДСТУ), галузевий стандарт (ГСТУ), стандарт підприємства. До державних стандартів прирівнюють державні будівельні норми та правила, державні класифікатори технічно-економічної та соціальної інформації.
Державний стандарт України (ДСТУ) - основний нормативний документ по стандартизації в країні, що підлягає безумовному виконанню органами виконавчої влади, всіма підприємствами та громадянами, на діяльність яких поширюється дія стандарту. ДСТУ затверджується Державним комітетом України по стандартизації, метрології та сертифікації (Держстандарт України), а в галузі будування - Державним комітетом України у справах містобудування та архітектури.
Галузевий стандарт (ГСТУ) затверджується міністерством (відомством). ГСТУ розробляють на продукцію, послуги при відсутності державних стандартів України або в разі необхідності встановленим вимогам, які перевищують або доповнюють вимоги ДСТУ. Галузевий стандарт не повинен суперечити державному та підлягає безумовному виконанню підприємствами, управліннями та організаціями, які входять в сферу управління органу, що затвердив його.
Стандарт підприємства (СТП) затверджується та використовується тільки на конкретному підприємстві; розроблюється на продукцію (процеси, послуги), яку виготовляють (здійснюють, надають) тільки конкретні підприємства.
Існує комплекс (система) стандартів - сукупність взаємозв’язаних стандартів, що належать визначеній галузі стандартизації та встановлених взаємопогоджених вимог до об’єктів стандартизації на основі загальної мети. В Україні створюють серії стандартів по інформації та документації, системі обробки інформації та ін.
У відповідності із специфікою об’єкта стандартизації, складом та змістом встановлених до нього вимог розпізнають стандарти наступних видів: основоположні, на продукцію та послуги, на процеси, на методи контролю (випробовування, змін, аналізу) і т.п.
Основоположні стандарти встановлюють організаційно-методичні та загальнотехнічні положення для визначеної області стандартизації, а також терміни та визначення, загальнотехнічні вимоги, норми та правила, що забезпечують упорядкованість, сумісність, взаємозв’язок та взаємопогодження різних видів технічної та виробничої діяльності при розробці, виробництві, транспортуванню та утилізації продукції, безпечність продукції, охорону навколишнього середовища.
Стандарти на продукцію, послуги встановлюють вимоги до груп однорідної або конкретної продукції, послуги, що забезпечує їх відповідність їхньому призначенню.
Стандарти на процеси встановлюють основні вимоги до послідовності та методам (способам, режимам, нормам) виповнення різноманітних робіт (операцій) в процесах, що використовуються в різних видах діяльності та забезпечують відповідність процесу його призначенню.
Стандарти на методи контролю (випробовування, змін, аналізу) встановлюють послідовність робіт (операцій), способи (правила, режими, норми) та технічні засоби їх виповнення для різних видів та об’єктів контролю продукції, процесів, послуг.
Стандарти виходять як окремо, так і у вигляді збірників. Єдині вимоги до побудови, викладенню, оформленню та змісту стандартів встановлюються відповідними нормативними документами по стандартизації.
Побудова стандартів усіх категорій та видів повинно відповідати наступній типовій структурі: найменування стандарту; ввідна частина (за необхідністю); основна частина; інформаційні дані; зміст (при великому об’ємі тексту або в збірниках). Встановлені вимоги до кожного з елементів структури забезпечують чіткість побудови стандартів, стислість тексту, визначення викладених норм та правил полегшує пошук стандартів по найменуванню, а елементи основної частини стандарти - по нумерації, що відображає структуру даної частини.
Стандарт - це текстовий документ, що складає в собі при необхідності текст з графічним матеріалом і таблицями. Вимоги до тексту сприяють точності викладення застосування стандартизованих термінів та позначень, виключенню зворотів розмовної мови, іншомовних слів і термінів при наявності рівнозначних їм в українській мові. Встановлені вимоги до заголовків, формул, таблиць, графічних матеріалів, посилань, алфавітних покажчиків, приміток, умовних позначень та ін. Даються типові фрагменти тексту, наприклад: «Стандарт повністю відповідає міжнародному стандарту ISO (IEC)...», «Затверджений та введений у дію наказом Держстандарту України.....» та ін.
Оформлення стандартів основане на застосуванні єдиних форм для обкладинки і сторінок стандартів усіх категорій , а також на використання єдиних елементів, що вносяться в ці форми: позначення стандарту, порядковий реєстраційний номер (чотири знаки), а через дефіс - дві останні цифри року затвердження (ДСТУ 2732-94). Встановлені правила нумерації сторінок, використання форматів паперу при друкуванні стандартів і т. п. Все це знижує затрати на підготовку та видавництво стандартів, надає їм необхідну юридичну силу, полегшує їх пошук. Зміст стандартів докладно деталізовано з указівкою, в ряді випадків, найменування включених розділів та підрозділів, що полегшує користування ним.
Технічні умови (ТУ) - нормативний документ, розроблений для встановлення вимог, що регулюють відносини між постачальником (розробником, винахідником) та споживачем (замовником) продукції на яку відсутні державні або галузеві стандарти (або в разу необхідності конкретизувати вимоги даних документів).
Технічні умови бувають двох видів: 1) ТУ, що являються невід’ємною частиною комплексу нормативних документів на продукцію (товари, послуги); 2) ТУ, що являються самостійним документом.
ТУ складається з вступної частини (області застосування) та розділів, що розташовані в наступній послідовності: технічні умови, вимоги безпеки та охорони навколишнього середовища, правила приймання, методи контролю, транспортування та зберігання, вказівки по експлуатації, гарантії виготовлювача.
До основних реквізитів ТУ відносять: позначення ТУ, індекс документа, скорочена назва держави, код підприємства (організації) - власника оригіналу ТУ (вісім знаків), порядкового реєстраційного номеру (три знаки і дві останні цифри року затвердження). Та, крім того, приводиться назва ТУ та вихідні дані.