Рационализация организационной деятельности 2 страница

• оценка соответствия организации современным требова- ниям;

• оценка адаптационных способностей организации при изменениях состояния рыночной среды и запросов потре- бителей;

• оценка профессиональной пригодности персонала;

• проведение сертификации организации;

• организация процесса производства;

• освоение методов информационной экономики и элек- тронной коммерции;

• оптимизация процессов создания организационных сис- тем.

Информатизация всех сторон общественной жизни, в том числе и экономической деятельности, привела к развитию но- вых направлений в организационных систем,

в частности связанных с разработкой стандартов на организа- ционную структуру систем управления. Основные принципы стандартизации элементов управленческой деятельности из- ложены в соответствующем разделе учебного пособия Смир- нова Э.А. «Основы теории организации».

Стандартизация основных элементов системы управления обеспечивает внедрение наилучших управленческих техноло- гий, позволяет сопоставлять цели, стоящие перед организаци- ей, с ее материальными и управленческими ресурсами, разра- батывать систему критериев оценки эффективности органи-

заций и решать ряд других важных задач проектирования и управления организациями.

Современная философия качества, воплощенная в междуна- родных стандартах ISO 9000 или ISO 9001, выдвигает ряд до- полнительных требований к управлению организацией. Проце- дура сертификации может закончиться успешно, если система управления удовлетворяет минимальным требованиям стандартам в контексте рассматриваемых документов) в облас- ти менеджмента качества. Рассмотрим основные требования.

Деятельность организации может рассматриваться как процесс преобразования одного продукта (материального или нематериального) в другой. Результатом ее деятельности мо- жет быть создание оборудования для использования в техно- логических и производственных процессах на других пред- приятиях, информация (данные маркетинговых исследований, предназначенные для планирования торговых операций), то- вары народного потребления, продукты питания, различные виды услуг и

Входом организации являются в большинстве случаев ре- зультаты труда других организаций в виде материальных объ- ектов или информации. В некоторых случаях входом являются природные ресурсы или результаты каких-либо природных явлений. В ISO 9000 выделяются четыре общих категории продукции:

• оборудование (технические средства);

• интеллектуальная продукция или средства, под которыми понимается результат интеллектуальной деятельности, включающий в себя информацию, предназначенную для обеспечения жизнедеятельности других организаций. Она может представляться в виде консультационных услуг, разработок методик реализации технологических процес- сов или ведения бизнес-деятельности, программ решения различных задач управления, информационных массивов, содержащих данные о состоянии рынка и действиях ор- ганизаций, аудио-видео и печатной продукции самого разнообразного содержания;

• материалы, предназначенные для дальнейшей переработ- ки и использования в других производствах (различные виды энергоресурсов, металл, пиломатериалы, пластмас- сы, химические материалы, сельхозпродукция и т.п.);

• товары народного потребления, продукты, услуги.

Основной задачей построения подобной классификации ляется выделение категорий конечного в рамках ко-

торых требования, предъявляемые к системам управления каче- ством деятельности производящих организаций, будут иден- тичны. Общее руководство качеством достигается посредством управления процессами, происходящими в организации.

В организации целесообразно использовать обобщенную схему управления качеством, основанную на том, что в соот- ветствии с международными стандартами ISO 9000 или ISO

9001 деятельность организации следует рассматривать как процесс преобразования исходного продукта в некоторый ко- нечный продукт. Схема управления качеством показана на рис. 6.1.

Схемауправлениякачеством

Концептуальной основой ISO 9000 является то, что органи- зация создает, обеспечивает и улучшает качество продукции при помощи сети процессов. Общий процесс деятельности ор- ганизации представляет собой сложную параллельно — после- довательную композицию промежуточных процессов, которые должны подвергаться анализу и постоянной корректировке.

Для обеспечения оптимального управления качеством и организации взаимодействия между этими процессами в сети, ISO 9000 предполагает наличие у каждого процесса уполно- моченного лица — так называемого владельца процесса. Это лицо несет ответственность за данный процесс, его задача со- стоит в том, чтобы обеспечивать однозначное понимание все- ми участниками процесса их ответственности и полномочий. Процесс управления организацией должен быть направлен на создание взаимодействия всех управляющих и исполнитель- ных подразделений организации.

Традиционная концепция руководства организацией вклю- чает в себя строго формализованную деятельность руководи- теля: постановку задачи, предоставление подчиненным необ- ходимых ресурсов для решения задачи, поощрение за дости- жение позитивных результатов и порицание за недостаточную производительность. При этом действия подчиненных строго соответствуют распоряжениям формального лидера.

Концепция перехода к управлению качеством работы орга- низации ориентирует менеджеров всех уровней на создание такого социального микро- и макроклимата, когда каждый член коллектива считает для себя необходимостью системати- чески улучшать результаты своего труда в целях усовершен- ствования работы организации в целом. Для каждого стано- вится нормой правило: «Завтра работать чуть-чуть лучше, чем сегодня». В этом случае лидеру для большего вовлечения подчиненных сотрудников в процесс выработки и достижения общей цели необходимо сделать следующие шаги:

• добиваться общего видения цели — руководитель должен обладать цели, к достижению которой он на-

правляет фирму, и сделать ее понятной каждому члену организации;

• давать возможность действовать другим — руководитель в данном случае развивает в сотрудниках чувство вовле- ченности в общее дело;

• критически оценивать текущие порядки — руководитель должен возглавлять «движение за постоянное совершен- ствование качества».

При реализации концепции управления качеством важно внушить каждому члену организации веру в свои возможно- сти, выработать у него понимание исключительной значимо- сти возложенной на него в рамках организации Указанные факторы должны использоваться как основа выра- ботки личностных мотиваций, побуждающих каждого сотруд- ника к постоянному самосовершенствованию, целью которого будет стремление улучшить свою работу, добиваться больше- го. Коллектив организации подбирается таким образом, чтобы руководители могли доверять своим исполнителям. Только в этом случае руководитель может делегировать часть своих полномочий подчиненным как в области ответственности за используемые материальные и денежные ресурсы, так и в во- просах управления качеством.

При подборе персонала особое значение приобретают оценки не только чисто профессиональной пригодности пер- сонала, но и социально-психологических качеств личности, с учетом подверженности воздействию разработанной системы мотиваций. Взаимоотношения руководителя коллектива с подчиненными членами организации должны быть организо- ваны так, чтобы вызвать у работников желание оправдать до- верие руководителя. Здесь применяется весь набор технологий менеджмента систем качества, описанный в стандартах ISO и 9001.

Любая организация представляет собой сложную откры- тую управляемую социально-экономическую систему, преоб- разующую некоторый входной продукт в иной материальный или нематериальный продукт, потребителем которого являют-

ся другие организации или отдельные лица. В деятельности организации всегда присутствуют внешние и внутренние це- ли. Внутренние цели, сопряжены с коммерческой

идеей, с проблемами увеличения собственного дохода, обес- печения стабильного развития организации, удовлетворения материальных и духовных потребностей членов коллектива. Внешние цели — это те, на которые рассчитывает общество, поддерживая деятельность организации. Они должны быть направлены на решение определенных социальных задач. В самом общем смысле деятельность всех организаций ориенти- рована на повышение качества жизни общества как его пони- мает общество.

Ранее отмечалось, что оценка качества деятельности органи- зации является весьма сложной задачей, так как она включает в себя большое количество показателей, многие из которых не описываются количественно. Кроме того, она обязательно включает в себя показатели взаимоотношений между организа- цией и потребителем ее конечного а также всеми уча-

стниками логистического процесса Оценка качества должна учитывать внутренние коммуникации и связи, отношения с го- сударством и обществом в целом. В последние годы в систему рассматриваемых как правило, включаются еще и

требования экологической безопасности.

Способность организации к выживанию во многом опреде- ляется ее востребованностью в качестве надежного партнера в хозяйственной и социальной деятельности. Поэтому в услови- ях развития мировой системы торговли, острой конкурентной борьбы, насыщенности рынка товарами и услугами потреби- тели конечного продукта требуют независимого и объектив- ного подтверждения качества организации по всем наборам показателей, а не только по качеству конечного продукта.

Путем усовершенствования и упорядочения управленче- ской деятельности обеспечивается органи-

зации — появление новое высшее качество организационной системы. Эмерджентность предполагает два типа изменений:

количественные, определяемые сложением исходных качеств, и качественные, не сводимые к исходным параметрам и не обусловленные какими-либо материальными изменениями. Американские ученые Р. Селлерс, У.Монтегю, А. Лавджой видят в эмерджентности проявление внутренней динамично- сти системы. Частным случаем эмерджентности является си- нергия, рассмотренная нами ранее в разделе 4.2. Эмерджент- ность в более обобщенном виде может рассматриваться как процесс перехода количества в качество в рационально орга- низованной, динамически развивающейся системе.

Очевидно, что выполнение минимального набора требова- ний по обеспечению качества системы управления организа- цией является необходимым, однако недостаточным условием выживаемости организаций в условиях конкуренции. Успеш- но будут развиваться только те организации, которые выпол- нят свою работу более качественно, чем их конкуренты. Для определения перспективности действующей или проектируе- мой организации оценка качества должна носить рейтинговый характер. Таким образом она позволит, если не полностью, то хотя бы частично упорядочить организации по признаку

«лучше — хуже», т.е. провести ранжирование организаций по качеству их деятельности. Основные этапы реализации пред- лагаемой методики нахождения качественной оценки изложе- ны в разделе 7.2.

На работу организации оказывают влияние разнообразные субъекты, объекты и факторы внешней и внутренней среды. Поэтому в процессе оценки качества должно производиться одновременное и согласованное изучение совокупности пока- зателей, характеризующих основные аспекты управления. Со- держательный вывод о качестве организационной деятельно- сти может быть получен путем выявления качественных и ко- личественных отличий анализируемого объекта от эталонной модели, построенной на основе изучения деятельности пред- приятий, наиболее успешно работающих в аналогичной сфере хозяйственна.

6.3. Влияние новых информационных технологий на процессы рационализации организационнойдеятельности

В истории человечества новации в области технологий не раз оказывали революционное влияние на общественное и экономическое развитие. В последние десятилетия благодаря стремительному развитию информационных технологий ми* ровое сообщество вступило в эпоху формирования нового ин- формационного пространства, которое создается на базе ком- пьютеризации и сетевых телекоммуникаций. Это объективное явление современной действительности, рассмотренное нами в рамках закона информированности и упорядоченности, со- провождается нарастанием объемов социально значимой ин- формации, используемой в системах управления организаци- онными системами с целью рационализации их деятельности. Накапливаемая в процессе развития общества информация становится источником экономии времени и общественного т.е. мощным фактором ускорения общественного раз-

вития.

Уровень информатизации процессов управления стал од- ним из наиболее важных показателей социально-экономичес- кого прогресса, достигнутого государством и отдельной орга- низацией, С качественной стороны увеличение объемов ин- формации, используемой в решении задач управления органи- зациями, приводит к рационализации человеческого труда и росту благосостояния. Под влиянием описанных процессов уже сейчас в человеческом обществе сформировалась группа людей, для которых основным профессиональным занятием стала работа с

Информатизация общества вызвала изменения во всех сфе- рах жизни и во многом способствовала возникновению новых типов отношений между деловыми организациями как субъ- ектами экономической деятельности. Прямым следствием по-

явления нового типа рыночных отношений стали рационали- зация взаимоотношений между организациями и использова- ние более эффективных методов целенаправленного управле- ния в рамках отдельных организационных систем. Конечная цель происходящих в настоящее время процессов информати- зации — это превращение современного общества в информа- ционную цивилизацию с гуманистическим и рациональным устройством. По мере развития этих процессов будет проис- ходить все большая гармонизация социально-экономической деятельности.

В современных высокотехнологичных производствах ин- формация, наряду с менеджментом, все в большей степени выступает в качестве «организатора производства». Информа- ционные ресурсы организации увеличивают совокупную мощность материальных и социальных компонент и максими- зируют синергетический эффект.

С позиций рационализации можно выделить следующие основные направления воздействия накопленного информаци- онного ресурса на деятельность организации:

• создание новых более совершенных технологий произ- водства конечного продукта;

• использование методов, обеспечивающих повышение эффективности управления деятельностью организации; качественное изменение характера труда членов коллек- тива организации благодаря переходу на новый обра- зовательный и профессиональный уровень.

В экономической деятельности современного общества участвует большое количество различных организаций. Меж- ду ними установлены коммуникационные связи, налажены деловые партнерские отношения, определяющие не только долю их участия в решении общей задачи, но и меру ответст- венности за невыполнение возложенных на них функций. В этих условиях наглядно проявляется рационализирующее воз- действие среды электронной коммерции на ведение бизнес- деятельности.

Рационализирующее воздействие электронной коммерции на деятельность деловых организаций оказалось настолько значительным, что вызвало стремительный рост интереса к освоению новых методов ведения бизнес-деятельности и во многом определило революционный характер процессов, про- текающих в современной экономике.

Основной отличительной особенностью среды электрон- ной коммерции то, что в установление

партнерских и договорных отношений, равно как и выполне- ние различных финансовых операций между организациями и банками, происходит с максимальной степенью рационализа- ции, т.е. в реальном масштабе времени в процессе общения партнеров на виртуальной интернет-площадке.

Особенно заметно влияние методов электронной коммер- ции на один из важнейших элементов процесса рационализа- ции — на снижение издержек в сфере экономической и орга- низационной деятельности, связанной с обеспечением товаро- движения. В экономической науке эти издержки называют трансакционными. К трансакционным издержкам в деятель- ности деловых организаций принято относить издержки, воз- никающие в ходе ведения переговоров и заключения соглаше- ния (договора или контракта). Это среди прочего временные и материальные связанные с пересылкой и обработкой документов, транспортировка материальных ресурсов, пере- вод денежных средств.

Оценим влияние новых информационных технологий ве- дения бизнес-деятельности на трансакционные издержки. Реа- лизация всех этапов логистического обеспечиваю-

щего движение товара от производителя к потребителю, тре- бует значительных объемов информации и интенсивного обмена данными между всеми его участниками. Как отмечается в К. Эрроу, анализу роли

трансакций в регулировании рыночных отношений, трансак- ционные издержки вбивают между ценами продавцов и покупателей и тем самым приводят к значительным матери-

альным потерям, нанося с позиций традиционной экономиче- ской теории ущерб общественному благосостоянию.

Работа в среде электронной коммерции коренным образом

меняет воздействие трансакционных временных и материаль- ных издержек на ведение экономической деятельности. В свя- зи с этим возникло новое направление в экономике, которое получило название экономики без трения. Такое название объясняется тем, что установка деловых контактов, заключе- ние партнерских и договорных отношений в системе элек- тронной коммерции осуществляется практически одномо- ментно. Это означает, что, несмотря на возможное нахожде- ние партнеров в достаточно отдаленных точках земного шара, они работают как бы в одном виртуальном офисном помеще- нии, видят друг друга, обмениваются мнениями, ведут совме- стную работу с документами.

Неисчерпаемые возможности предоставляются современ- ными сетевыми технологиями в бизнес-деятельности. Догова- ривающиеся стороны избавляются от необходимости пере- сылки документов, поездок для организации совместных пе- реговоров и многого другого. Теоретически потери времени на заключение договорных трансакций сводятся к нулю. Ма- териальные потери сводятся к оплате за абонентское обслу- живание в сети.

Например, стоимость финансовых трансакций между орга- низацией и банком сокращается в десятки и сотни раз, время на их проведение исчисляется секундами. Именно поэтому, по аналогии с механикой, среда перемещения материальных и денежных ресурсов в системе электронной коммерции полу- чила название среды «без трения», т.е. без сопротивления Ва- шим действиям в ведении бизнеса.

Единственное исключение из общих тенденций — это транспортные трансакции. Использование новых информаци- онных технологий повлияло на скорость и четкость организа- ции процесса перевозки, но не на скорость движения транс- портных средств и стоимость используемых при перевозке энергоносителей.

Оценивая влияние методов электронной коммерции на условия вьшолнения экономических трансакций, прежде всего надо установить набор критериев, по которым будет произво- диться оценка. Очевидно, что базовым критерием является цена произведенной операции. Но для обобщенной оценки эффективности протекания бизнес-процессов одной этой оценки явно недостаточно.

Следующим важным критерием является скорость выпол- нения операции. Поскольку в данном случае речь идет о по- строении обобщенных оценок, то нас прежде всего будет интересовать время вьшолнения операции. В реализации со- временных технологий вьшолнения трансакций, как правило, бывает задействовано несколько организаций, большое коли- чество людей, разнообразные технические ресурсы. От четкой работы каждого из объектов, от слаженности их действий за- висит конечный результат.

Надежность всех звеньев сложной цепи принято характе- ризовать общим уровнем риска, связанного с невыполнением операции. При этом надо иметь в виду, что к серьезным по- следствиям может привести не только невыполнение опера- ции, но и задержка во времени, а иногда и слишком прежде- временное ее выполнение. В связи с этим в качестве следую- щего критерия мы выбираем оценку степени риска.

И, наконец, еще одна характеристика, важнейшая с точки зрения человеческой психологии и, безусловно, влияющая на весь ход выполнения — это удобство вьшолнения

операции в сети.

Оценка влияния новых информационных технологий веде- ния бизнеса на различные виды трансакционных издержек приведена в табл. 6.1.

Одним из наиболее существенных признаков рационализа- ции торговых операций является стягивание пространства в одну точку на экране, что позволяет решать в реальном мас- штабе времени проблемы многих деловых организаций, зани- мающихся ведением торговых операций или оказанием услуг

с помощью сети Интернет и находящихся на значительном удалении от своих клиентов.

Другим, не менее важным признаком рационализации дея- тельности организаций является возможность прямых контак- тов в мировом интернет-пространстве между продавцами и покупателями, что приводит квозможности равноправной конкуренции для многих предприятий, расположенных во всех точках земного шара. Покупатели и продавцы в реальном масштабе времени получают информацию о ценах, качестве и условиях поставки, предлагаемых различными конкурентами.

Табл.6.1. Рационализирующее воздействие среды электронной коммерции на показатели трансакционных издержек

Тип трансакции	Критерии оценки
Цена	Время	Риск	Удобства
Финансовые	Меньше в раз	Практически 0	Новые виды рисков	Значитель- ный рост
Договорные (об- суждение дого- ворных обяза- тельств и усло- вий контрактов на поставки, оформление до- кументации).	Значительное со- кращение, оплачивается только аренда виртуальной пло- щадки для про- ведения	Переговоры и оформление до- кументов в ре- альном времени, независимо от места располо- жения участни- ков переговоров	Не рассмат- риваются	Умерен- ный рост
Транспортиро- вочные	Некоторое уменьшение бла- годаря измене- нию процесса пере возки груза	Заметное умень- шение благодаря изменению про- цесса перевозки	Заметное снижение за счет лучшего контроля за выполнением перевозки	Значитель- ный рост за счет доставки время»

Наиболее очевидно рационализирующее воздействие ме- тодов электронной коммерции в цепочке «продавец- покупатель» (Business to People), т.е. в системе электронной торговли.

Не менее значительно рационализирующее влияние элек- тронной коммерции и в сфере «бизнес-бизнес» (Business to Business), определяющей взаимодействие между субъектами

экономической деятельности: производителями энергоресур- сов, производственными предприятиями, банками и биржами, торговыми, транспортными, страховыми организациями и т.д.

Рационализирующее влияние электронной коммерции на деятельность организационных систем в области администрация» (Business to Administration) также является весьма значительным. Во многом оно связано с возможностью мгновенного обмена информацией и общения с представите- лями государственных организаций в реальном масштабе вре- мени независимо от пространственной удаленности.