Процедура проведения внутреннего аудита

Внутренние аудиторские проверки следует проводить по документи­рованным процедурам.

Ниже приводится возможный алгоритм внутренней аудиторской проверки (рис. 4).

Перед началом внутреннего аудита важно еще раз осознать следующие рекомендации:

1 Аудитор должен быть не диктатором, а модератором, т.е. не приказывать, а побуждать участников аудита к инициативной деятельности по улучшению качества.

1 - проведение вводного совещания 2 - сбор и проверка информации, форми­рование наблюдений и заключения по результатам аудита 3 - подготовка и проведение заключи­тельного совещания 4 - составление отчета об аудиторской проверке 5 - представление отчета на утверждение 6 - доработка отчета 7 - регистрация результатов проверки 8 - рассылка отчета заинтересованным лицам 9 - устранение несоответствий (коррек­ция) 10 - разработка и реализация корректи­рующих и предупреждающих действий 11 - инспекционный контроль 12 - регистрация результатов завершения аудиторской проверки 13 - информирование заинтересованных, лиц об устранении причины несоответст­вия 14 - оформление дела об аудиторской проверке и сдача его в архив

Рисунок 4 – Блок-схема внутреннего аудита

2 Аудитируемые не должны бояться аудита.

3 Диалог с аудитируемыми должен способствовать улучшениям.

4 Аудитор должен помогать аудитируемым распознавать проблемы и добиваться устранения их причин.

5 При проведении аудита СМК должно быть проверено:

· соответствие заданным значениям процессов;

· актуальность заданных значений процессов;

· адекватность и эффективность мероприятий и вспомогательных средств для устранения несоответствий.

6 Аудитор должен четко представлять стратегические цели предприятия и конкретные цели подразделений.

7 Самый лучший перечень вопросов по аудиту – это вопросы, вытекающие из описания процесса. 8 Аудит должен опираться на заданные значения процессов.

9 Аудит должен предусматривать постоянное отслеживание выявленных проблем.

10 Результаты аудита должны быть представлены в наглядной форме.

Вводное совещание

Перед проведением внутреннего аудита должно быть проведено вводное совещание с персоналом, ответственными за процесс, и сотрудниками, которые должны сопровождать аудиторов. Рекомендуется, чтобы руководитель аудитируемого подразделения также принимал участие в аудите.

Во вступительной беседе должны быть разъяснены назначение и цель данного аудита. При этом аудитор должен объяснить и согласовать свой подход к проведению аудита и объявить, какие документы и записи ему необходимы. Рекомендуется также вспомнить результаты последнего аудита.

Проведение аудита

Аудиторы в рамках проведения аудита должны пользоваться вопросниками. Наилучшим детализированным перечнем вопросов для аудита является описание процесса, которое содержится в главах Руководства по качеству СМК и/или в другой документации СМК, на которую даются ссылки в Руководстве. Хотя вопросы проверочного листа служат руководством для аудитора, это вовсе не значит, что надо всегда их строго придерживаться. Их надо записывать, чтобы обеспечить гибкий вопрос. Важен и способ их формулировки. Большинство вопросов должны допускать дискуссию, что позволяет проверяемому привлечь подтверждающие документы или данные о строгом соблюдении правил. Этого нельзя добиться вопросами, предполагающими закрытый вопрос ответ «да» или «нет». Кроме того, «открытые вопросы» позволяют задавать дополнительные наводящие вопросы, которых нет в вопроснике.

Подтверждающие документы, предоставляемые проверяемым, должны отмечаться под соответствующим пунктом проверочного листа. Аудитор может просмотреть их сразу же при предоставлении или, если они большого объема, попросить копию для дальнейшей работы.

Лучше всего все эти документы получить заранее и проанализировать ещё на этапе планирования аудита. Предварительное знакомство с документами экономит время и предохраняет от неразберихи. Любую неверную интерпретацию или путаницу можно рассмотреть и прояснить в ходе аудита. Тогда остаётся больше времени на проверку реальной практики.

Аудиторы всегда самостоятельно заполняют свои собственные опросные листы. Они используются не только для записи ответов и ссылок на документы, но могут также содержать записи об областях, которые предстоит изучить, имена людей, с которыми надо провести интервью, детали, приоткрывающие существование несоответствия.

Начав заполнять опросный лист, аудитор не должен расставаться с ним. У проверяемого может возникнуть соблазн заглянуть в заполненный вопросник во время короткого отсутствия аудитора.

Чтобы устранить сомнения проверяемого насчет того, что записывается, аудитор должен зачитать вслух все, что он записывает после получения ответа на каждый вопрос. В таком подходе много преимуществ для аудитора:

· контролирует ваше понимание того, что именно установлено, предъявлено;

· помогает остаться честным при написании отчета об аудите;

· держит проверяемого в курсе дела (чтобы не было «сюрпризов» после написания аудиторского отчета).

Во время написания аудита аудиторам на примерах должны быть продемонстрированы ежедневно применяемые процессы и порядок деятельности, которые аудиторы должны сопоставить с их описаниями в документации СМК.