Экономическая сущность расчетов с покупателями и заказчиками

В период рыночной экономики, все коммерческие организации, в той или иной степени на основании заключенных договоров с другими юридическими и физическими лицами, вступают в расчетно-денежные отношения за поставленные ими ценности, выполненные работы или оказанные услуги. Приобретают продукцию (работы или услуги) организации, заинтересованные в их получении (оказании) и готовые их оплатить, именуемые покупателями (заказчиками).

Покупатель - это юридическое и физическое лицо, использующее, приобретающее, заказывающее, либо имеющее намерение приобрести или заказать товары, услуги или работы. Покупателем называется субъект хозяйственной деятельности, приобретающий товар не для собственного использования.

Заказчиком является юридическое или физическое лицо, обратившееся с заказом к другому лицу - изготовителю, продавцу, поставщику товаров и услуг (подрядчику). В качестве заказчика могут выступать правительство, государственные органы, учреждения, организации, предприятия, граждане.

Основанием для проведения расчётов с покупателями и заказчиками, служит их намерение совершить коммерческую сделку. В следствие этого, у одной стороны – поставщика (подрядчика), возникает обязательство поставить ценности, оказать услуги или выполнить работы, а у другой стороны – покупателя (заказчиками), возникает обязательство произвести оплату за товары, услуги, работы. Фиксируются данные обязательства условиями договора между ними. Договор вступает в силу и становится обязательным для сторон с момента его подписания. Договор должен содержать разделы, условия и все необходимые реквизиты в соответствии с требованиями заключения и оформления договоров.

Основными видами договоров, которыми наиболее часто оформляются взаимоотношения с покупателями и заказчиками являются:

- Договор купли – продажи, по этому договору продавец обязан передать товар в собственность покупателю, а покупатель в свою очередь должен принять этот товар и уплатить за него оговоренную сумму;

- Договор поставки – разновидность договора купли-продажи, его главные различия заключаются в том, что, товар по договору поставки приобретается для осуществления в хозяйственной деятельности, а также то, что договор поставки не может быть заключен организацией, не занимающейся предпринимательской деятельностью. Данные договоры охватывают большую часть товарных отношений в финансово-хозяйственной деятельности, как юридических лиц, так и индивидуальных предпринимателей;

Договор подряда — соглашение, в соответствии с которым одна сторона (подрядчик) обязуется выполнить по заданию другой стороны (заказчика) определённую работу и сдать её результат заказчику, а последний обязуется принять результат работы и оплатить его;

- Договор возмездного оказания услуг – по договору возмездного оказания услуг исполнитель обязуется по заданию заказчика оказать услуги (совершить определенные действия или осуществить определенную деятельность), а заказчик обязуется оплатить эти услуги;

У каждого из перечисленных договоров есть свои существенные условия, которые очень важны для бухгалтера, в том числе в части учета расчетов с покупателями и заказчиками.

В момент реализации своей продукции, услуг или работ, поставщик отражает у себя учёте обязательство покупателя произвести оплату за выполненные поставщиком условия договора, которая именуются как дебиторская задолженность. Числится она на учёте поставщика (заказчика) до момента его её полного погашения покупателем (заказчиком).

Дебиторская задолженность представляет собой сумму долгов, причитающихся организации от юридических или физических лиц в результате хозяйственных отношений между ними, или отвлечении средств из оборота организации и использования их другими организациями или физическими лицами.

Также дебиторская задолженность обладает следующими характеристиками:

- возникает в следствие возникновения договорных обязательств или законодательных актов;

- является составляющей оборотных активов организации, обладает высокой ликвидностью;

- часто рассматривается как иммобилизованные оборотные средства компании, в следствие которых происходит кредитование ее контрагентов;

- является отражением определенных транзакций на счетах бухгалтерского учета;

- её величина оказывает большое влияние на деятельность организации и на её финансовое состояние;

- её оценка может быть произведена различными способами, что оказывает влияние на величину задолженности в стоимостном выражении;

- может являться предметом манипуляций со стороны руководства компании, так как содержит оценочную величину – резерв по сомнительным долгам.

Расчеты с покупателями и заказчиками возникают в том случае, когда организация заключает договор, в соответствии с которым обязуется перед контрагентом в том, что она выполнит все условия договора по поставке товара, оказании услуг или выполнении работ на возмездной основе. Контрагент в свою очередь обязуется, что в полном объёме и в установленные договором.

Также дебиторская задолженность может возникнуть в случае:

- когда организация продавец и организация покупатель обусловились на том, что покупатель погасит свою задолженность с помощью предоставления ему отсрочки платежа;

- когда покупатель перечисляет денежные средства в качестве аванса в счёт предстоящих поставок.

В случае отсрочки платежа задолженностью является денежная сумма, которая подлежит уплате покупателем, но уже в более поздник срок, который оговаривался ранее. В случае получения аванса, обязанность возникает уже у организации поставщика, поставить товары покупателю, так он свои условия договора уже выполнил.

Однако, срок, когда дебиторская задолженность отражается в учетной документации и бухгалтерской отёчности, как правило устанавливает условиями договора или нормативных актов. Так, к примеру, условия договора могут предусматривать то, что обязательства контрагента по оплате товара возникают в момент отгрузки ему товара. В данной ситуации, дебиторская задолженность по оплате товара появляется момент отгрузки товара и в последствие, будет числиться в учете до того момента, пока покупатель не выполнит обязательства по оплате уже поставленного ему товара.

Кредиторская задолженность - это сумма долгов одного предприятия другим юридическим или физическим лицам. Она возникает вследствие несовпадения времени оплаты за товар или услуги с моментом перехода права собственности на них либо незаконченных расчетов по взаимным обязательствам, в том числе с дочерними и зависимыми обществами, персоналом предприятия, с бюджетом и внебюджетными фондами, по полученным авансам, предварительной оплате и т.п.

В разрезе темы расчётов с покупателями и заказчиками, кредиторская задолженность чаще всего возникает в том случае, когда по соглашению сторон, покупатель выплачивает поставщику предоплату или авансовый платеж, размер и сроки которого установлены условиями договора, либо законодательно. В момент поступления аванса, у организации возникает:

- кредиторская задолженность перед покупателем, по причине того, что после перечисления аванса, поставщик в установленные договором сроки должен поставить ему товары, оказать услуги, выполнить работы;

- кредиторская задолженность перед бюджетом по уплате авансового платежа НДС.

В отличие от дебиторской задолженности организация в случае возникновения кредиторской задолженности, использует в своем обороте не принадлежащие ей средства и не оплаченные суммы обязательств.

Признание задолженности в учете всегда тесно связано с возникновением, изменением или прекращением гражданских правоотношений. Что касается нормативных сроков, то здесь самым ярким примером служит срок исковой давности, по истечении которого безнадежная задолженность списывается с учета.

Таким образом, расчеты с покупателями и заказчиками нельзя рассматривать в отрыве от понятий дебиторская и кредиторская задолженность, которые отражают входящие и исходящие обязательства компании. Сроки погашения дебиторской и кредиторской задолженности, т.е. осуществления расчетов по урегулированию обязательств, могут быть установлены законом или соглашением сторон.

Согласно законодательству Российской Федерации, расчеты между поставщиками и покупателями, которые в соответствии с данным законодательством являются юридическими лицами, производятся в форме безналичных расчётов. В момент согласования условий договора покупатель и заказчик обговаривают то, в какой форме и в каком порядке будет произведены расчёты, что бы это устраивало обе стороны.

Расчётные операции, производимые организацией в безналичной форме через расчётный счёт, открытый в одном из банков по выбору организации, бывают 2-х видов:

- расчеты, производимые в следствие осуществления товарных операций;

- расчеты, производимые в следствие осуществления нетоварных операций.

Расчеты, производимые в следствие осуществления товарных операций содержат входящие денежные средства за реализованные покупателю, товарные ценности, материальные запасы, нематериальные и материальные активы, оказанные услуги, произведенные работы. В большинстве случаев, совокупность данных операций возникает в следствие осуществления организацией основной формы деятельности, и в качестве контрагентов-покупателей, как правило, выступают коммерческих организации.

К расчетам, производимым в следствие осуществления нетоварных операций относится движение денежной массы при погашении финансовых обязательств, расчетные операции с учебными учреждениями, различными фондами, с государственными органами, такими как: налоговая инспекция, фонды социального страхования, пенсионный фонд и другими.

К основным формам расчетов, производимым в следствие осуществления товарных операций, относятся:

- акцепты;

- аккредитивы;

- расчеты, осуществляемые по платежными поручениями;

- расчеты, осуществляемые с использование чеков;

- расчеты товарными и нетоварными векселями;

- расчеты, с осуществлением плановых платежей.

Использование той или иной формы должно быть обусловлено условием договора между сторонами. Исключение может быть случай, когда банком или государством, форма расчётов установлена в качестве обязательной.

Акцептная форма может производиться за уже отгруженные покупателю товары (выполненные работы, оказанные услуги), а также предоставляет покупателю возможность контроля за поставщиком условий договора: как срок отгрузки, условия поставки или цены отгруженной продукции и т.п.

Акцепт является согласием на оплату платежного документа в оговоренный сторонами срок. Акцепт бывает предварительным и последующим.

Предварительный акцепт, подразумевает то, то плательщик, получив требование оплатить отгруженную ему продукцию, должен произвести оплату в определённый срок. В случае если поставщику не поступает отказ от покупателя, требование акцептовано и оплата производится в течении дня с момента акцепта.

Последующий акцепт подразумевает, что платежное требование оплачивается в момент его получения покупателем, который в течение трех рабочих дней оценивает необходимость оплаты, после чего происходит оплата требования, либо поставщик получает извещение об отказе.

Аккредитив как форма расчётов наиболее часто используется на международном рынке, выступая в качестве средства финансирования сделки по аналогии с банковской гарантией. В случае, если платежеспособность покупателя вызывает сомнение у продавца, и он требует предварительной оплаты, а покупатель не уверен в надежности поставщика и сомневается в целесообразности перечисления аванса поставщику, аккредитив служит выходом из данной ситуации.

При аккредитиве покупатель через банк, в котором он обслуживается, дает поручение, согласно которому банк переводит определенную денежную сумму на расчётный счёт поставщика в соответствующий банк. Оплата производится на основании аккредитивного заявление, которое подаёт в банк покупатель. Сумма, указанная в аккредитивном заявлении, депонируется банком покупателя на отдельно выделенном счёте для последующей оплаты поставщику на основании извещения банка, в котором обслуживается поставщик. Аккредитив может осуществляется также и за счёт банка, в форме кредита или займа.

При аккредитивной форме расчетов оплата продукции осуществляется по месту нахождения поставщика, после ее отгрузки и предъявления поставщиком своему банку счетов и товарно-сопроводительных документов, подтверждающих, что товар действительно отгружен покупателю (список документов, предоставляемых в банк, зачастую устанавливается условиями аккредитива). Аккредитив является неким поручение банка покупателя банку продавца, в целях запроса оплатить платежные документы.

Однако, следует отметить, что при использовании аккредитивной формы расчётов, часть денежных средств организации, которая причитается поставщику, находится в иммобилизованном состоянии, до момента фактической оплаты, т.е. использования аккредитива. В связи с этим, целесообразно использовать данную форму оплаты при расчетах с постоянными и надежными контрагентами.

Расчеты платежными поручениями (переводами) является одним из самых простых способов расчётов. Платежное поручение - это поручение банку о перечислении с расчетного счета организации определенной суммы денежных средств организации контрагенту.

Платежными поручениями (переводами) оформляются:

- платежи в бюджет, страховым организациям, пенсионным фондам и фондам социального страхования;

- авансовые платежи, платежи при оплате штрафных санкций, пеней, неустоек, гашение различной прочей кредиторской задолженности.

Расчеты платежными требованиями-поручениями. При такой форме расчётов, организация поставщик после отгрузки товаров, заполняет первую часть (требование) выписывая платежное требование-поручение покупателю-плательщику и высылает ему. Покупатель, при его получении заполняет, вторую часть платежное поручение, формируя поручение банку списать с расчетного счета определенную сумму. Покупатель предоставляет данный документ в банк для осуществления перевода денежных средств поставщику. Банк после произведения оплаты пересылает документы в банк организации поставщика для зачисления денежных средств на расчетный счет.

В случае использования в расчётах чеков, формируется расчетный чек - письменное поручение, выписываемое организацией банку, с требованием перечислить со счета чекодателя сумму, которая указана в чеке. Чековую книжку организации получает в банке, в котором находится на расчётно-кассовом обслуживании, чеки, как правило, действительны в течении 10 дней, не считая дня выписки чека. В настоящее время данная форма расчётов наименее распространена среди всех возможных форм расчётов. Раннее данную форму расчётов использовали при расчетах с магазинами, небольшими оптовыми базами за продукцию и услуги. При выдаче чековой книжки организации, банк определят совместно с ней сумму лимита чека. Аналитический и синтетический учёт чеков ведется в журнале - ордере №3.

Также часто при часто при расчётах с покупателями и заказчиками используются векселя. Вексель – вид ценной бумаги, представляющей собой письменное долговое обязательство, составленное в установленной законом форме и дающее ее владельцу безусловное право требовать по наступлении срока с лица, выдавшего или акцептовавшего обязательство, уплаты оговоренной в нем денежной суммы. Вексель используется в случае:

- оформления товарных кредитов, в форме отсрочки платежа покупателю;

- в качестве залога для получения банковского кредита или займа

- в качестве обеспечительного средства обязательств.

С того момента, когда вексель считается выданным, обязательство по договору купли-продажи, подряда и т.п. превращается в долг по вексельной сделке, т.е. в обязательство заемного типа. Сроки наступления платежа в векселе могут быть следующими:

- в момент предъявления векселя;

- через определенный промежуток времени после факта предъявления векселя;

- через определенный срок после составления векселя;

- конкретная дата.

Держатель векселя, в срок, указанный в векселе, должен предъявить его к оплате в этот день (или в следующий рабочий день недели). В том случае, если в течение трех дней векселедержателем вексель не был предъявлен к оплате, то все затраты и риски возлагаются на него. Когда векселедатель в срок оплачивает вексель, его обязательства считаются выполненными. Если платеж произведен частично, то должнику необходимо сделать отметку о произведённом платеже на векселе с выдачей ему расписки в этом.

Применяются два вида векселей: финансовые и товарные. Товарный вексель сочетает в себе свойства ценной бумаги, долгового обязательства и средства платежа. Применяют такие векселя при расчетах между организациями за поставку товаров, выполнение работ и оказание услуг. Товарный вексель подтверждает обязательства покупателя оплатить задолженность по наступлении определенного срока. За предоставленную отсрочку векселедатель уплачивает проценты по векселю. Финансовый вексель – это вексель, приобретенный (выданный) в качестве финансового вложения. То есть изначальное предназначение такого векселя заключается в положении дохода от размещения денежных средств (путем приобретения векселя), когда организация вкладывает средства и впоследствии получает дополнительный доход.

Расчеты с осуществлением плановых платежей используются в случае достаточно долгих деловых связей с контрагентом, платежеспособность которого не вызывает сомнений. Платежи в таком случае осуществляются в фиксированных размерах в сроки, которые согласованы сторонами и закреплены в договоре. Стороны с определенной периодичностью производят сверки расчётов на соответствие размеров платежей и поставок условия договора.

Следует отметить, что каждый вид при многообразии форм расчётов, каждая из них имеет определенную специфику и сферу применения. Организация в ходе расчётов с покупателями и заказчиками должна руководствоваться принципом рациональности при выборе формы расчёта с контрагентов, а также принципом предусмотрительности, что заключается в том, что существуют определенные ограничения со стороны законодательства на формы расчётов в определённых сделках, например, при экспорте или импорте.