Учет расчетов с подотчетными лицами (правка январь 2015)

Подотчетными лицами являются работники организации, получившие авансом наличные суммы денежных средств на предстоящие операционные, административно-хозяйственные и командировочные расходы.

В соответствии с порядком ведения кассовых операций в Российской Федерации выдача наличных денег под отчет производится из кассы организации. При отсутствии у организации своей кассы разрешается выдавать кассирам организаций или лицам, их заменяющим, чеки на получение наличных денег непосредственно из кассы банка.

Организации выдают наличные деньги под отчет на операционные и хозяйственные расходы, а также на расходы отдельных подразделений организаций, в том числе филиалов, не состоящих на самостоятельном балансе, в размерах и на сроки, определяемые руководителями организаций.

Синтетический учет расчетов с подотчетными лицами ведется на активно-пассивном счете 71 “Расчеты с подотчетными лицами”:

Д

Счет 71 “Расчеты с подотчетными лицами”

К

Увеличение задолженности подотчетных лиц	Коррес-пондирую-щий счет	Уменьшение задолженности подотчетных лиц	Коррес-пондирую-щий счет
Сальдо – сумма долга подотчетных лиц на начало периода	–	Сальдо – сумма долга подотчетным лицам на начало периода	–
Выданы денежные средства на хозяйственные нужды, командировочные расходы, в возмещение перерасходов подотчетных сумм	50-1	Использованы подотчетные суммы: на приобретение материальных ценностей	07, 08, 10, 41
Перечислены денежные средства по месту нахождения подотчетного лица	51, 52	· на производственные цели	20, 25, 26, 28, 44
Выданы денежные документы под отчет	50-3	· на отгрузку и продажу готовой продукции
Положительная курсовая разница по подотчетным суммам		· НДС по приобретенным материальным ценностям, работам и услугам в установленных законом случаях
		Возврат неиспользованных подотчетных сумм:
		· в кассу	50-1
		· удержанием из заработной платы (списывается на счет недостач)
		Отрицательная курсовая разница по подотчетным суммам
Сальдо – сумма долга подотчетных лиц на конец периода	–	Сальдо – сумма долга подотчетным лицам на конец периода	–

Порядок направления работников организации в командировку установлен постановлением Правительства от 13 октября 2008 г. № 749, которое начало действовать с 25 октября 2008 г.

Согласно данному постановлению срок командировки не ограничивается.

Основанием для учета затрат на командировки является командировочное удостоверение, которое оформляется по командировкам внутри страны и по командировкам в страны СНГ, при въезде в которые в паспортах командированных лиц не делается отметка в соответствии с межправительственными соглашениями. По командировкам в другие страны (кроме СНГ) командировочное удостоверение не выписывается. Не выписываются командировочные удостоверения, если работник уезжает в командировку и возвращается в течение одного дня (до 1 января 2015 г.).

Согласно постановлению Правительства РФ от 29.12.2014 №1595, начиная с 2015 г. работники направляются в командировки на основании решения работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы. Поездка работника, направляемого в командировку по решению работодателя в обособленное подразделение командирующей организации (представительство, филиал), находящееся вне места постоянной работы, также признается командировкой.

Таким образом с 2015 г. отменяется оформление командировочных удостоверений и служебных заданий. В этом случае фактический срок пребывания работника в месте командирования теперь определяется по проездным документам, представляемым работником по возвращении из служебной командировки.

В случае проезда работника к месту командирования и (или) обратно к месту работы на личном транспорте (легковом автомобиле, мотоцикле) фактический срок пребывания в месте командирования указывается в служебной записке, которая представляется работником по возвращении из служебной командировки работодателю одновременно с оправдательными документами, подтверждающими использование указанного транспорта для проезда к месту командирования и обратно (путевой лист, счета, квитанции, кассовые чеки и др.).

В соответствии с порядком ведения кассовых операций в Российской Федерации выдача наличных денег под отчет производится из касс организаций. При отсутствии у организации своей кассы им разрешается выдавать кассирам организаций или лицам, их заменяю­щим, чеки на получение наличных денег непосредственно из кассы учреждения банка.

Организации выдают наличные деньги под отчет на операционные и хозяйственные расходы, а также на расходы отдельных подразделений организаций, в том числе филиалов, не состоящих на самостоятельном балансе, в размерах и на сроки, определяемые руководи­телями организаций.

Выдача наличных денег под отчет на командировочные расходы производится в преде­лах сумм, устанавливаемых организацией самостоятельно.

В бухгалтерском учете ко­мандировочные расходы включаются в издержки производства и обращения в фактически произведенном размере.

Нормы суточных по командировкам организации устанавливают самостоятельно и утверждают их в трудовых и (или) коллективных договорах или в положениях по командировкам, разработанных в организации. Суточные, выданные сверх норм, установленных организацией в трудовых или коллективных договорах, включаются в совокупный годовой доход подотчетного лица и облагаются налогом на доходы физических лиц.

Затраты на проезд учитываются в налоговом учете в сумме фактических расходов. НДС по затратам на проезд включается в состав налоговых вычетов либо при наличии счета-фактуры по приобретенным билетам, выставленного на организацию, в котором выделен НДС; либо в случае его выделения в проездном билете. Если в проездных билетах НДС не выделяется, то включаться в состав налоговых вычетов он не может, поэтому полная стоимость билетов, включающая в себя и НДС, отражается в затратах на производство. Согласно постановлению Правительства № 749, затраты на такси в случае их обоснованности также учитываются и в бухгалтерском и в налоговом учете.