Классификация справочников объектов аналитического учета

Аналитический учет в программных средствах АИС-БУ реализуется на основе справочников объектов аналитического учета, а порядок его ведения определяется используемыми моделями аналитического учета.

Справочники объектов аналитического учета

Любая система автоматизации бухгалтерского учета, за исключением программ, реализующих только функции синтетического учета, поддерживает ведение аналитического учета. Именно при ведении аналитического учета наиболее полно раскрываются возможности системы. В практике бухгалтерского учета применяют самые разнообразные аналитические показатели. Их состав определяется как внешними (например, действующей системой налогообложения), так и внутренними (декларируемой предприятием учетной политикой) факторами, а также требованиями детализации учетных данных, обеспечивающими полноту получения выходной информации. Отсутствие единых подходов к составу и классификации аналитической информации, субъективность разработчиков в подходе к реализации функций аналитического учета объясняют разнообразие справочников объектов аналитического учета, используемых в ПО АИС-БУ. Вместе с тем, можно дать некоторую общую классификацию используемых справочнике аналитического учета.

Классификация справочников объектов аналитического учета.

1. По целевому назначению и выполняемым учетным функциям можно выделить следующие виды справочников:

- объекты натурального учета: справочники товарно-материальных ценностей (материалов, товаров, готовой продукции), незавершенного производства (заказов, изделий), основных средств и нематериальных активов, ценных бумаг;

- субъекты учета (юридические и физические лица): справочники сторонних организаций (юридические лица), сторонних физических лиц, а также справочники, содержащие сведения о персонале предприятия, в том числе о материально-ответственных и подотчетных лицах;

- структурные единицы (подразделения): справочники филиалов, подразделений предприятия, участков, бригад;

- основания взаиморасчетов: содержат сведения о договорах, их этапах и партиях поставок;

- прочиесправочники:представлены справочниками статей затрат, единиц измерения, валют, вариантов расчетов курсовой разницы и пр.

2. В зависимости от процедур обработки все справочники условно могут быть подразделены:

- на справочники, по каждой позиции которых ведется учет остатков в стоимостном, а по некоторым и в количественном выражении (справочники объектов натурального учета, субъектов учета, структурных единиц, оснований взаиморасчетов);

- справочники, которые позволяют быстро производить поиск и группировку данных (единиц измерения, видов документов, видов операций);

- справочники, позиции которых содержат информационно-текстовые сведения (описания хозяйственных операций, адрес юридического лица).

3. В бухгалтерских комплексах и корпоративных информационных системах, где четко разделены работы по участкам учета, различают общие и локальные справочники:

- общие справочники доступны для всех участков учета. Они могут использоваться и пополняться всеми учетными работниками бухгалтерий, имеющими права доступа к таким справочникам. Права доступа при этом могут быть разными: на просмотр, запись, корректировку, удаление. К таким справочникам могут быть отнесены, например, справочник структурных подразделений предприятия, справочник сотрудников предприятия, справочник допустимых корреспонденции и др.;

- локальные справочники используются на отдельных участках учета. Эти справочники обычно не доступны рядовым бухгалтерам других участков учета. В то же время при наличии соответствующих прав доступа элементы локальных справочников могут быть скопированы из справочников смежных разделов учета.

Объекты аналитического учета, хранящиеся в справочниках, предварительно классифицируются и кодируются. Классификация преследует цель упорядочить некоторое множество объектов в соответствии с установленными признаками их сходства и различия. Упорядоченный перечень всех позиций множества одноименных объектов образует номенклатуру. Каждой конкретной позиции номенклатуры присваивается условное обозначение – код. Код образуется по определенным правилам. Совокупность правил, по которым строится кодовое обозначение, носит название система кодирования. Различают порядковую, серийную, позиционную, комбинированную системы кодирования. Систематизированный свод наименований однородных объектов и их кодовых обозначений образует классификатор.

Используемые в АИС-БУ классификаторы бывают трех типов:

- общегосударственные;

- отраслевые;

- локальные.

Общегосударственные классификаторы разрабатываются в централизованном порядке и являются едиными для всей страны. Создано около четырех десятков таких классификаторов. Применяемые в АИС-БУ общегосударственные классификаторы условно могут быть подразделены на четыре группы:

- классификаторы трудовых и природных ресурсов;

- классификаторы структуры отраслей, органов управления, административно-территориального деления, предприятий и организаций, организационно-правовых форм;

- классификаторы продукции и услуг;

- классификаторы технико-экономических показателей, управленческой документации, системы обозначений единиц измерения и т. д.

Идентификационные номера налогоплательщиков,идентификационные номера плательщиков Пенсионного фонда.

Отраслевые классификаторы – создаются для систематизации и кодирования специфичной для отрасли информации. Они едины для данной отрасли деятельности. Примерами могут служить классификаторы статей производственных затрат, причин отклонений от нормативных затрат, видов оплат и видов удержаний по заработной плате и др.

Локальные классификаторы – разрабатываются для конкретного предприятия и утверждаются руководством этогопредприятия.

Приступая к созданию классификаторов для конкретного предприятия, следует, прежде всего, выяснить, какие общегосударственные и отраслевые классификаторы могут и должны быть использованы в АИС-БУ.