Классификация документов
Различие хозяйственных операций требует составления различных по своему содержанию и назначению документов, так как по каждой хозяйственной операции составляется свой документ. Правильному составлению и использованию документов в бухгалтерском учете способствует их классификация.
Под классификацией документов понимается их группировка по определенным признакам (рис. 14).
| Распорядительные документы |
| По месту составления и обращения |
| По способу отражения хозяйственных операций |
| По назначению |
| По содержанию |
| Оправдательные документы |
| Документы бухгалтерского оформления |
| Комбинированные документы |
| ДОКУМЕНТЫ |
| Первичные документы |
| Сводные документы |
| Разовые документы |
| Накопительные документы |
| Внутренние документы |
| Внешние документы |
Рис. 14. Классификация документов
По назначению документы делятся на следующие группы:
Распорядительные документы содержат распоряжение о выполнении той или иной хозяйственной операции.
Их основное назначение – передача указаний руководящих работников непосредственным исполнителям.
Например:
- приказы, распоряжения, записи о приеме на работу, об отпуске
Оправдательными документами оформляются уже произведенные операции. Они составляются в момент совершения операции и подтверждают факт выполнения приказа или распоряжения.
Например:
- расчетные ведомости по заработной плате, акты, счета-фактуры, квитанции и т.д.
Документы бухгалтерского оформления создаются аппаратом бухгалтерии для подготовки учетных записей, а также облегчения, сокращения и упрощения последних.
Например:
- расчет износа основных средств, расчеты товарных потерь и т.д.
Комбинированные документы сочетают признаки нескольких видов документов.
Они служат одновременно и распоряжением о выполнении операции и оправданием ее выполнения.
Например:
- приходные и расходные кассовые ордера, расчетно-платежные ведомости и т.д.
По содержанию документы делятся на две группы:
Первичные документы отражают операции непосредственно в момент их совершения.
Например:
- приходный ордер, накладная на выпуск продукции, приходный кассовый ордер, требование на отпуск материалов.
Сводные документы составляются на основе первичных документов.
Например:
- авансовый отчет.
По способу отражения хозяйственных операций
Разовые документы отражают одну или одновременно несколько хозяйственных операций.
Особенность этих документов – сразу же после составления они передаются в бухгалтерию и могут служить основанием для бухгалтерских записей.
Например:
- приходный ордер по материалам, калькуляции, накладные, приемо-сдаточные акты, счета, платежные требования.
Накопительные документы служат для оформления однородных операций, совершаемых в организации в разное время (за неделю, декаду, месяц). Их составляют с целью уменьшения количества выписываемых документов.
Например:
- лицевые счета по заработной плате, табель учета рабочего времени, ведомость выполненных работ.
По месту составления и обращения
Внутренние документы составляют внутри организации. Эти документы не выходят за пределы организации.
Например:
- приходные и расходные кассовые ордера, платежные ведомости.
Внешние документы составляются вне данной организации и ими оформляются операции между организациями.
Например:
- счета, накладные, платежные требования.
Документооборот, его организация
Четкая организация документооборота обеспечивает полноту и своевременность получения необходимой информации о работе предприятия и отдельных лиц, что повышает действенность бухгалтерского контроля.
Документооборот– это движение документы от момента его составления до момента сдачи в архив.
Документооборот регламентируется графиком.
Составление графика документооборота осуществляет главный бухгалтер.
График утверждается приказом руководителя предприятия, после чего главный бухгалтер доводит его до всех структурных подразделений и исполнителей, связанных с составлением тех или иных документов.
Для каждого документа в бухгалтерском учёте существует свой путь движения, т.е. свой документооборот, продолжительность которого зависит от организации бухгалтерского учёта, специфики работы, уровня научной организации труда, степени компьютеризации научных работ, величины предприятия и т.д.
Однако для всех документов наряду с этим существуют общие этапы движения.
Этапы документооборота:
- составление документа в момент совершения хозяйственной операции в соответствии с требованиями, предъявляемыми к оформлению документов;
- передача документа в бухгалтерию, где контролируют своевременность и полноту сдачи их для учебной обработки;
- проверка принятых документов бухгалтером. Она осуществляется по форме (полнота и правильность оформления, заполнения реквизитов), по содержанию (законность документированных операций, логическая увязка отдельных показателей), а также включает в себя обязательную арифметическую проверку, которая может быть выполнена вычислительным центром или вычислительной установкой под контролем главного бухгалтера;
- обработка документов в бухгалтерии вручную или машинным способом. Прежде всего, документы группируют по необходимым для бухгалтерского учёта однородным признакам. Затем на каждом первичном документе указывают корреспондирующие счета (делают контировку) и суммы хозяйственных операций по бухгалтерским проводкам записывают в учётные регистры;
- сдача документов в архив на хранение после составления по ним учётных регистров, форм отчётности.
Проверка документов
Все первичные документы, поступившие в бухгалтерию, должны проверяться по форме, арифметически и по существу – это является одним из этапов обработки документов.
При формальной проверке выявляют, был ли использован соответствующий бланк документа, все ли необходимые реквизиты заполнены, содержит ли документ необходимые подписи, нет ли в нем подчисток, помарок и не оговоренных исправлений.
Счетная проверка позволяет установить правильность арифметических расчетов результатов таксировки.
Цель проверки по существу – выявить законность и целесообразность зафиксированной в документе хозяйственной операции. Кроме того, проверяется, была ли выполнена эта операция на самом деле и в указанном объеме.
Первичные документы, прошедшие обработку, должны иметь отметку, исключающую возможность их повторного использования: при ручной обработке – дату записи в учётный центр, при компьютерной обработке – отметку исполнения о вводе информации в компьютер. Все документы, приложенные к приходным и расходным кассовым ордерам, а также документы, послужившие основанием для начисления заработной платы, подлежат обязательному гашению штампом «Получено» или «Оплачено» с указанием даты (числа, месяца, года).
Пример 7.
Задание 1.Проанализировать документы, провести все виды проверок, найти ошибки в рисунках 15, 16, 17 (ошибки подчеркивать в документах). Исправить ошибки, правильно заполнить документы.
| Код | |||||
| Форма по ОКУД | |||||
| ООО «Альтернатива» | по ОКПО | ||||
| (организация) | |||||
| (структурное подразделение) | |||||
| Номер документа | Дата составления | ||||
| РАСХОДНЫЙ КАССОВЫЙ ОРДЕР | 1.03.2013 | ||||
| Дебет | Кредит | Сумма, руб. коп. | Код целевого назначения | ||||
| код структурного подразделения | корреспондирующий счет, субсчет | код аналитического учета | |||||
Выдать ивановой Анне Ивановне
(фамилия, имя, отчество)
Основание: Заработная плата
Сумма четырнадцать тысяч семьсот девяносто рублей
(прописью)
| руб. | коп. |
Приложение
| Руководитель организации | Директор | Иванов | Иванов И.О. | ||||||
| (должность) | (подпись) | (расшифровка подписи) | |||||||
| Главный бухгалтер | Петрова | Петрова Т.Л. | |||||||
| (подпись) | (расшифровка подписи) | ||||||||
Получил
(сумма прописью)
| руб. | коп. |
| “ | ” | Марта | г. | Подпись |
По
(наименование, номер, дата и место выдачи документа,
удостоверяющего личность получателя)
| Выдал кассир | Сидорова | Сидорова Т.Д. |
Рис. 15. Расходный кассовый ордер
| Код | |||||
| Форма по ОКУД | |||||
| по ОКПО | |||||
| (организация) | |||||
| (структурное подразделение) | |||||
| Номер документа | Дата составления | ||||
| РАСХОДНЫЙ КАССОВЫЙ ОРДЕР | |||||
| Дебет | Кредит | Сумма, руб. коп. | Код целевого назначения | ||||
| код структурного подразделения | корреспондирующий счет, субсчет | код аналитического учета | |||||
Выдать
(фамилия, имя, отчество)
Основание:
Сумма
(прописью)
| руб. | коп. |
Приложение
| РуководителРуководитель организации | |||||||||
| (должность) | (подпись) | (расшифровка подписи) | |||||||
| Главный бухгГлавный бухгалтер | |||||||||
| (по (подпись) | (расшифровка подписи) | ||||||||
Получил
(сумма прописью)
| руб. | коп. |
| “ | ” | г. | Подпись |
По
(наименование, номер, дата и место выдачи документа,
удостоверяющего личность получателя)
| Выдал кассир | |||
| (подпись) | (расшифровка подписи) |
Рис. 15. Расходный кассовый ордер
| Унифицированная форма № КО-1 | Линия отреза | ||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
| Утверждена постановлением Госкомстата | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
| России от 18.08.98 № 88 | ООО «Альтернатива» | ||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
| (организация) | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
| Код | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
| Форма по ОКУД | КВИТАНЦИЯ | ||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
| ООО «Альтернатива» | по ОКПО | ||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
| (организация) | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
| к приходному кассовому ордеру № | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
| (структурное подразделение) | от “ | ” | Марта | г. | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
| Номер документа | Дата составления | ||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
| Принято от | ОАО «Силуэт» | ||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
| ПРИХОДНЫЙ КАССОВЫЙ ОРДЕР | 01.03.2013 | ||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
| Основание: | За готовую продукцию | ||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
| Дебет | Кредит | Сумма, руб. коп. | Код целевого назначения | ||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
| код структурного подразделения | корреспондирующий счет, субсчет | код аналитического учета | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
| 155000-00 | Сумма | руб. | коп. | ||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
| (цифрами) | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
| Принято от | ОАО «Силуэт» | ||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
| (прописью) | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
| Основание: | За готовую продукцию | ||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
| руб. | коп. | ||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
| Сумма | Пятьдесят пять тысяч рублей | В том числе | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
| (прописью) | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
| руб. | коп. | “ | ” | Марта | г. | ||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
| В том числе | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
| М.П. (штампа) | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
| Приложение | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
| Главный бухгалтер | Петрова | Петрова Т.Л. | Главный бухгалтер | Петрова | Петрова Т.Л. | ||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
| (подпись) | (расшифровка подписи) | (подпись) | (расшифровка подписи) | ||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
| Получил кассир | Попова | Попова О.Д. | Кассир | Попова | Попова О.Д. | ||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
| (подпись) | (расшифровка подписи) | (подпись) | (расшифровка подписи) | ||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
Рис. 16. Расходный кассовый ордер
| Унифицированная форма № КО-1 | Линия отреза | ||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
| Утверждена постановлением Госкомстата | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
| России от 18.08.98 № 88 | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
| (организация) | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
| Код | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
| Форма по ОКУД | КВИТАНЦИЯ | ||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
| по ОКПО | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
| (организация) | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
| к приходному кассовому ордеру № | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
| (структурное подразделение) | от “ | ” | г. | ||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
| Номер документа | Дата составления | ||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
| Принято от | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
| ПРИХОДНЫЙ КАССОВЫЙ ОРДЕР | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
| Основание: | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
| Дебет | Кредит | Сумма, руб. коп. | Код целевого назначения | ||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
| код структурного подразделения | корреспондирующий счет, субсчет | код аналитического учета | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
| Сумма | руб. | коп. | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
| (цифрами) | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
| Принято от | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
| (прописью) | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
| Основание: | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
| руб. | коп. | ||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
| Сумма | В том числе | ||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
| (прописью) | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
| руб. | коп. | “ | ” | г. | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
| В том числе | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
| М.П. (штампа) | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
| Приложение | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
| Главный бухгалтер | Главный бухгалтер | ||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
| (подпись) | (расшифровка подписи) | (подпись) | (расшифровка подписи) | ||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
| Получил кассир | Кассир | ||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
| (подпись) | (расшифровка подписи) | (подпись) | (расшифровка подписи) | ||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
Рис. 16. Расходный кассовый ордер
| ПРИХОДНЫЙ ОРДЕР № | ||||||
| Коды | ||||||
| Форма по ОКУД | ||||||
| Организация | по ОКПО | |||||
Структурное подразделение
| Дата составления | Код ви- да опе- рации | Склад | Поставщик | Страховая компания | Корреспонди- рующий счет | Номер документа | ||||
| наименование | код | счет, субсчет | код аналитического учета | сопроводительного | платежного | |||||
| 7.03.2012 | ООО «Приход» |
| Материальные ценности | Единица измерения | Количество | Цена, руб. коп. | Сумма без учета НДС, руб. коп. | Сумма НДС, руб. коп. | Всего с учетом НДС, руб. коп. | Номер паспор- та | Порядковый номер по складской картотеке | |||
| наименование, сорт, размер, марка | номенк- латурный номер | код | наименование | по документу | принято | ||||||
| Пальто женское | 7000-00 | ||||||||||
| Костюм женский | 4000-00 | ||||||||||
Рис. 17. Расходный кассовый ордер
Один из путей совершенствования документооборота – сокращение количества выписываемых и обрабатываемых документов за счёт применения накопительных и многострочных документов, удобного расположения реквизитов, широкого применения унифицированных документов.
Унификация документовпредставляет собой установление единой формы первичных документов для отражения в них однородных хозяйственных операций.