Формы бухгалтерского учета

Сведения из первичных документов группируются, накапли­ваются и регистрируются в учетных регистрах. Учетные регист­ры — это специально приспособленные листы бумаги для реги­страции и группировки учетных данных. По внешнему виду учетные регистры представляют собой книги (кассовая, главная), карточки (инвентарная, учета основных средств, учета материа­лов), журналы (свободные листы). По видам производимых в них записей учетные регистры бывают хронологические (регистра­ционный журнал), систематические (Главная книга счетов), ком­бинированные (журналы-ордера). По степени детализации инфор­мации, содержащейся в учетных регистрах, они бывают синте­тические (главная книга счетов), аналитические (карточки), ком­бинированные (журналы-ордера). В зависимости от степени автоматизации учетных работ регистры бывают с ручной и ма­шинной записью.

В регистрах учета совершается весь учетный процесс, хра­нится вся учетная информация. Данные учетных регистров ис­пользуются для оперативного руководства и управления. По дан­ным учетных регистров составляется отчетность организации.

Сочетание различных учетных регистров и технических средств образует разные формы бухгалтерского учета. Они отличаются одна от другой: количеством применяемых регистров, их назначением, внешним видом, содержанием; взаимосвязью хронологических и систематических, синтетических и аналитических регистров; пос­ледовательностью и техникой записи в учетные регистры; степе­нью автоматизации учетно-вычислительных работ.

Форма бухгалтерского учета выбирается организацией, само­стоятельно, и в течение отчетного периода принятая форма уче­та не должна изменяться.

В настоящее время используются следующие формы бухгал­терского учета:

Журнал-Главная (рис. 7);

мемориально-ордерная (рис. 8);

журнально-ордерная (рис. 9);

автоматизированная (рис. 10).

Наиболее простой является форма "Журнал-Главная", так как любая операция по первичному документу (или группа од­нородных операций по накопительному документу) записывает­ся в книгу "Журнал-Главная", в которой совмещается регистра­ционный журнал хозяйственных операций (хронологическая за­пись) и синтетические счета (систематическая запись). Книга имеет следующий вид:

Журнал-Главная

Дата	№ операции	Документ и содержание хозяйственной операции	Сумма оборота	Счет ___	Счет ___ ...
Д	К	Д	К

В эту книгу сначала записываются остатки по счетам на на­чало отчетного периода, затем все операции по документам, после чего определяется оборот за отчетный период (при этом прове­ряется правильность записи: сумма оборота за отчетный период должна быть равна сумме оборотов по дебету всех счетов и сум­ме оборотов по кредиту всех счетов) и вычисляются остатки по счетам на конец отчетного периода. По данным остатков на сче­тах составляется заключительный баланс.

Эта форма находит применение в организациях с небольшой численностью работающих и незначительным количеством хо­зяйственных операций. В этом случае обеспечивается наглядность записей, книгу ведет один бухгалтер.

Вариантом этой формы является рекомендованная Минфином РФ для малых предприятий простая форма бухгалтерского уче­та, в которой Журнал-Главная носит название книги хозяйствен­ных операций и отдельно предусматривается ведение ведомости учета заработной платы.

В мемориально-ордерной форме учета отдельно ведутся хро­нологическая и систематическая записи. При этой форме оформ­ляются бухгалтерские записи специальными учетными докумен­тами — мемориальными ордерами, которые составляют на осно­ве первичных документов (или накопительных по однородным операциям). Мемориальные ордера регистрируются в специаль­ном журнале (хронологическая запись), и на их основе произво­дятся записи на счетах Главной книги (систематическая запись).

Форма счетов Главной книги строится с разбивкой дебета и кредита по каждому корреспондирующему счету и выглядит следующим образом:

Счет ____

Дата

№ мемо­риального ордера

С кредита счетов

Итого по дебету

Дата

№ мемо­риального ордера

В дебет счетов

Итого по кредиту

№

№

№

№

Главную книгу при этой форме еще называют контрольно-шахматной ведомостью.

На счетах Главной книги учитываются только текущие обо­роты за отчетный период, поэтому по ее данным составляется оборотная ведомость по счетам синтетического учета. При этом проверяется полнота и правильность записей хозяйствен­ных операций; итог оборотов по дебету и кредиту счетов сверя­ется с итогом по регистрационному журналу. В ней определяют­ся и остатки по счетам на конец отчетного периода, по которым составляется новый баланс.

По сравнению с Журналом-Главной мемориально-ордерная форма не ограничивает числа учитываемых операций, конкрети­зирует изменения в средствах на счетах, расширяет возможности разделения труда между учетными работниками и автоматиза­ции учетного процесса. По вместе с тем в этой форме много­кратно повторяются одни и те же записи в различных учетных регистрах, что при ручном учете увеличивает объем работ. Для устранения этого недостатка Минфином РФ рекомендован вари­ант данной формы для малых предприятий — с использованием ведомостей учета: основных средств, начисленных амортизаци­онных отчислений (износа); производственных запасов и това­ров, а также НДС, уплаченного по ценностям; затрат на произ­водство; денежных средств и фондов; расчетов и прочих опера­ций; реализации; расчетов с поставщиками; оплаты труда.