Учет расчетов с подотчетными лицами по хозяйственно-операционным расходам и служебным командировкам.
В деятельности организаций часто возникает необходимость оплачивать наличными деньгами расходы на хозяйственные нужды (приобретение канцелярских товаров, ГСМ), представительские и командировочные расходы и т. д.
Работники организации, получающие наличные деньги под свою ответственность (под отчёт) называются подотчётными лицами.
Выдача наличных денег под отчёт на хозяйственно-операционные расходы регламентируется Порядком ведения кассовых операций в Российской Федерации.
Список подотчётных лиц и порядок выдачи наличных денег под отчёт устанавливает руководитель организации.
Направление работников в командировку производится руководителем организации и оформляется выдачей командировочного удостоверения по установленной форме. Срок командировки работников не может превышать 40 дней, не считая времени нахождения в пути. Продление срока командировки допускается в исключительных случаях с письменного разрешения руководства. За командированным работником сохраняется место работы (должность) и средний заработок за время командировки, в том числе и за время нахождения в пути.
Согласно ТК РФ порядок и размеры возмещения расходов, связанных со служебными командировками, определяются коллективным договором или локальным нормативным актом организации. Командированному работнику возмещаются расходы по найму жилого помещения и проезду к месту командировки и обратно, оплачиваются суточные. Суточные и расходы по найму жилого помещения должны возмещаться работнику в пределах установленных действующим законодательством норм.
Сотрудник, получивший наличные, должен отчитаться за них не позднее трех рабочих дней. После осуществления хозяйственно-операционных, представительских расходов, по возвращении из командировки подотчётное лицо представляет отчёт о фактически израсходованных суммах с приложением оправдательных первичных документов, оформляет авансовый отчёт, который в течение 5 дней обрабатывается бухгалтером, а также командировочное удостоверение.
Неиспользованные остатки наличных денег сдают в кассу организации, приобретенные ценности приходуют на склады, а произведенные расходы списывают непосредственно на текущие расходы.
Неизрасходованные средства работник обязан вернуть в кассу фирмы (суммы, обоснованно истраченные сверх выданной подотчётной суммы, могут быть ему возмещены). Для этого ему нужно представить в бухгалтерию авансовый отчёт, к которому прилагают все документы, подтверждающие его расходы.
Запрещено выдавать подотчётные суммы работнику, не отчитавшемуся по ранее полученным деньгам, и передавать подотчётные суммы от одного сотрудника другому.
Каких-либо ограничений на суммы, выдаваемые работникам под отчёт, законодательство не устанавливает. Однако, оплачивая расходы, работник организации действует от её имени, следовательно, должен соблюдать предельный размер расчётов наличными между юридическими лицами (не более 100 000 руб. по одной сделке).
Для отражения информации о расчетах с работниками по суммам, выданным им под отчёт предназначен cчёт 71 «Расчёты с подотчётными лицами».
На выданные под отчёт суммы счёт 71 дебетуется в корреспонденции со счетами учета денежных средств. На израсходованные подотчётными лицами суммы счёт 71 кредитуется в корреспонденции со счетами, на которых учитываются затраты и приобретенные ценности, или другими счетами в зависимости от характера произведенных расходов.
В учете операции по расчётам с подотчётными лицами отражаются проводками:
| Выданы денежные средства под отчёт | Д 71 | К 50 |
| Принято к учёту имущество, приобретённое подотчётным лицом | Д 08, 10, 41 | К 71 |
| Учтён НДС по расходам подотчетных лиц | Д 19 | К 71 |
| Списаны расходы подотчётного лица, необходимые для нужд основного, вспомогательного производства | Д 20, 23 | К 71 |
| Оплачены подотчетными лицами общепроизводственные (общехозяйственные) расходы | Д 25 (26) | К 71 |
| Учтены затраты подотчетного лица непроизводственного характера | Д 91-2 | К 71 |
| Возвращены в кассу денежные средства, не израсходованные сотрудником | Д 50 | К 71 |
| Возмещены сотруднику затраты, превышающие подотчётную сумму | Д 71 | К 50 |
В случае непредставления отчета об израсходованных подотчетных средствах и невозвращения в кассу организации остатка неиспользованных сумм авансов в установленные сроки бухгалтер имеет право удержать из начисленной заработной платы данную задолженность.
Подотчетные суммы, не возвращенные работниками в установленные сроки, относят на счёт 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей».
| Отражена сумма невозвращенных денежных средств | Д 94 | К 71 |
В дальнейшем эти суммы могут быть удержаны из оплаты труда работника.
| Удержаны невозвращенные суммы | Д 70 | К 94 |
Пример. Организация выдала работнику в подотчёт на хозяйственные нужды денежную сумму в размере 8000 руб. Работником представлен авансовый отчёт, согласно которому он погасил задолженность перед поставщиком в размере 7000 руб. и оплатил услуги нотариуса на сумму 500 руб.
Оставшаяся сумма полученного аванса возвращена в кассу предприятия.
В бухгалтерском учете организации будут сделаны следующие проводки.
| Получены из банка в кассу денежные средства на хозяйственные нужды | Д 50 | К 51 | 8000 руб. |
| Денежные средства выданы в подотчет | Д 71 | К 50 | 8000 руб. |
| Отражено погашение задолженности перед поставщиком через подотчётное лицо | Д 60 | К 71 | 7000 руб. |
| Оплачены услуги нотариуса через подотчётное лицо | Д 26 | К 71 | 500 руб. |
| Отражен возврат остатка денежных средств | Д 50 | К 71 | 500 руб. (8000 - 7000 - - 500) руб. |
Аналитический учет по счёту 71 «Расчеты с подотчётными лицами» ведется по каждой сумме, выданной под отчёт.