Учет кассовых операций. Отчетность кассира. Инвентаризация наличных средств и денежных документов в кассе.
Порядок работы с наличными деньгами в настоящее время регулируют:
- Указание Банка России от 11 марта 2014г. № 3210-У «О порядке ведения кассовых операций юридическими лицами и упрощенном порядке ведения кассовых операций индивидуальными предпринимателями и субъектами малого предпринимательства».
Порядок ведения кассовых операций предусматривает:
- наличие кассы и ведение кассовой книги;
- хранение свободных денежных средств в учреждениях банков;
- расходование наличных денег, полученных из банков, на цели, указанные в чеке;
- хранение наличных денег в кассах организаций в пределах лимитов, установленных обслуживающими их учреждениями банков по согласованию с руководителями организаций. Денежные средства сверх лимита обязательно должны быть сданы в банк, или инкассаторам. Исключение составляют денежные средства, взятые в банке на оплату труда работников, выплату пособий по социальному страхованию и стипендий. Денежные средства, предназначенные на эти цели, могут храниться в кассе организации в течение трех рабочих дней, включая день получения их в банке.
Ответственность за сохранность ценностей в кассе несет кассир. С ним заключается договор о полной материальной ответственности. В небольших фирмах функции кассира может выполнять главный бухгалтер.
Руководители организаций обязаны оборудовать кассу и обеспечить сохранность денег в ее помещении.
Кассовые операции любой организации контролируются банками, в которых открываются расчётные счета, и налоговыми инспекциями, в которых зарегистрированы предприятия.
Основными документами, оформляющими поступление и выдачу наличных денег, являются приходные и расходные кассовые ордера. Организация получает наличные деньги из банка через кассира по чеку, выписанному на его имя. Факт получения денежных средств оформляется приходным кассовым ордером.
Наличные деньги из кассы организации выдаются по расходным кассовым ордерам или по надлежаще оформленным другим документам. Заработная плата, пособия, пенсии и стипендии выдаются из кассы по платежным ведомостям. В этом случае расходные кассовые ордера на каждого получателя не составляются.
Приходные и расходные кассовые ордера до передачи их в кассу регистрируются бухгалтерией в журнале регистрации приходных и расходных документов.
Аналитический учёт кассовых операций осуществляется кассиром в кассовой книге. Листы этой книги пронумеровываются, прошнуровываются и скрепляются сургучной печатью. Кассовая книга ведется в двух экземплярах. Второй экземпляр этой книги служит отчетом кассира и сдается им в бухгалтерию. Записи в кассовой книге делают после приема или выдачи денег на основе приходных или расходных ордеров.
По окончании дня кассир подсчитывает итоги операций за день, выводит остаток денег на следующее число и сдает в бухгалтерию отчет вместе с приходными и расходными кассовыми документами.
В кассовых документах не допускаются подчистки, помарки и исправления.
Контроль за правильным ведением кассовой книги возлагается на главного бухгалтера организации. Не менее одного раза в месяц производится инвентаризация кассы. Она осуществляется внезапно комиссией, назначенной приказом руководителя организации, в присутствии кассира. Результаты инвентаризации оформляются актом. Выявленные недостачи наличных денежных средств или денежных документов взыскиваются с кассира, а излишки приходуются и зачисляются в прибыль организации.
Учёт наличных денежных средств в кассе ведется на основании кассовых документов на счёте 50 «Касса». По дебету счета 50 отражается поступление денежных средств и денежных документов в кассу, а по кредиту − выдача их из кассы организации.
Кассовые операции отражаются в учётных регистрах на основании отчетов кассира.
Основные операции, отражаемые по дебету счета 50 «Касса»:
| Поступление в кассу наличных денег с расчётного счета в банке | Д 50 | К 51 |
| Излишки денег, выявленные при инвентаризации | Д 50 | К 91 |
| Погашение дебиторской задолженности | Д 50 | К 62, 76 |
| Возврат неиспользованных остатков подотчетных сумм | Д 50 | К 71 |
| Оплата наличными деньгами продукции, услуг, активов | Д 50 | К 90, 91 |
| Погашение наличными деньгами задолженности по недостачам, растратам, хищениям | Д 50 | К 73 |
| По кредиту счета 50 «Касса» записываются операции: | ||
| Выдача заработной платы | Д 70 | К 50 |
| Выдача подотчетных сумм | Д 71 | К 50 |
| Сдача денег в банк | Д 51 | К 50 |
| Погашение кредиторской задолженности | Д 60, 76 | К 50 |
Учёт денежных средств на расчетном счете, порядок открытия расчетного счета. Документальное оформление операций по расчетному счету. Проверка выписок банка.
Денежные средства производятся путем перевода с банковских счётов плательщика на счета получателя на основании расчётных документов.
Банки открывают в валюте Российской Федерации и иностранных валютах: текущие, расчётные, специальные банковские счета, счета по вкладам (депозитам) и другие.
Текущие счета открываются физическим лицам для совершения расчётных операций, не связанных с предпринимательской деятельностью или частной практикой.
Расчётные счета открываются юридическим лицам и индивидуальным предпринимателям для совершения расчётов, связанных с предпринимательской деятельностью.
Специальные счета предназначены для учёта денежных средств, находящихся на аккредитивах, чековых книжках и иных платежных документах (кроме векселей), а также для движения средств целевого финансирования.
Счета по вкладам (депозитам) открываются физическим и юридическим лицам для учёта денежных средств, размещаемых в кредитных организациях с целью получения доходов в виде процентов, начисляемых на сумму размещенных денежных средств.
Самое широкое использование из указанных счётов имеют расчётные счета.
Для открытия расчётного счета юридическому лицу в банк представляются:
- заявление на открытие счета установленной формы;
- свидетельство о государственной регистрации юридического лица или нотариально заверенную копию;
- копии Устава и учредительного договора, заверенные нотариально;
- лицензии (разрешения), выданные юридическому лицу на право осуществления деятельности, подлежащей лицензированию;
- карточка с образцами подписей и оттиска печати. Право первой подписи принадлежит руководителю и его заместителю, второй – главному бухгалтеру и его заместителю; подписи фиксируются только в присутствии нотариуса;
- документы, подтверждающие полномочия лиц, указанных в карточке, на распоряжение денежными средствами, находящимися на банковском счёте;
- свидетельство о постановке на учёт в налоговом органе.
Каждая организация имеет право открывать несколько расчётных счётов в разных банках.
На расчётном счёте сосредотачиваются свободные денежные средства и поступления за реализованную продукцию, выполненные работы и услуги, краткосрочные и долгосрочные ссуды, получаемые от банка, и прочие зачисления.
С расчётного счета производятся почти все платежи организации: оплата поставщикам за материалы, работы, услуги, погашение задолженности бюджету, внебюджетным фондам, получение наличными денег в кассу для выдачи заработной платы, материальной помощи, премий и т. п. Выдача денег, а также безналичные перечисления с этого счета банком осуществляются, как правило, на основании приказа организации-владельца расчётного счета или с его согласия (акцепта).
В особых случаях банк принудительно списывает денежные средства с расчётного счета по документам других организаций. Например, по приказам финансовых органов перечисляются суммы просроченных налогов и сборов, по исполнительным листам и т. п. Банк, кроме того, может списывать денежные средства с расчётного счета организации без ее приказа, по собственной инициативе (например, проценты за пользование ссудами, суммы по просроченным ссудам и др.).
При расчетах между организациями, банками и государством применяется календарная система расчётов. Это означает, что все платежи с расчётного счета, включая отчисления в бюджет и выплату заработной платы, производятся в порядке календарной очередности, т. е. в порядке их поступления в банк, если остаток средств достаточен для всех платежей. В иных случаях существует очередность платежей.
Прием и выдача денег или безналичные перечисления производятся банком на основании документов:
- объявление на взнос наличными, которое выписывается при взносе наличных денег на расчётный счёт.
- чек − ценная бумага, содержащая распоряжение чекодателя банку произвести платеж указанной суммы чекодателю;
- платежное поручение – поручение организации банку о перечислении соответствующей суммы с ее расчётного счета на расчётный счёт получателя. Такими получателями могут быть поставщики, вышестоящие организации, финансовые органы, страховые и другие организации.
- аккредитив − обязательство, принимаемое банком по поручению плательщика, произвести платежи в пользу получателя средств по предъявлении последним документов, соответствующих условиям аккредитива, или предоставить полномочия другому банку произвести такие платежи;
- платежное требование и инкассовое поручение − документы для осуществления расчётов по инкассо (банковская операция, посредством которой банк по поручению и за счёт клиента осуществляет действия по получению платежа от плательщика).
Банки как кредитные организации не вмешиваются в договорные отношения своих клиентов при выборе ими форм расчётов.
Организации при совершении данных операций руководствуются Положением Банка России от 19.06.2012г. № 383-П «О правилах осуществления перевода денежных средств».
В случаях, предусмотренных договором банковского счета, клиент оплачивает услуги банка по совершению операций с денежными средствами. В то же время банк может начислять проценты за пользование денежными средствами, находящимися на счёте клиента. Срок зачисления и размер процентов устанавливаются согласно договору банковского счета.
Для учёта безналичных денежных средств и контроля за их поступлением и использованием применяется группа счётов бухгалтерского учёта: 51 «Расчётные счета», 52 «Валютные счета», 55 «Специальные счета в банках», 57 «Переводы в пути». По дебету этих счётов отражается поступление денежных средств, а по кредиту - их выбытие (перечисление, снятие).
Основанием для отражения операций по счёту 51 являются выписки с этого счета, которые банк выдает организации ежедневно (или периодически в установленные им сроки). К выписке банка прилагаются документы, подтверждающие выполнение финансовых операций, нашедших в ней отражение. Выписка является копией (вторым экземпляром) лицевого счета, который банк ведет по расчётному счёту организации.
Бухгалтерские записи по учёту средств на расчётном счёте:
| Получены наличные денежные средства с расчётного счета | Д 50 | К 51 |
| Остаток денежной наличности сдан в банк | Д51 | К 50 |
| Зачислены средства за реализованную продукцию, выполненные работы, услуги, материальные ценности | Д 51 | К 62, 76 |
| Оплачены платежные документы поставщиков и подрядчиков | Д 60 | К 51 |
| Получены кредиты банка и другие заемные средства | Д 51 | К 66, 67 |
| Перечислены платежи в бюджет (налоги) | Д 68 | К 51 |
| Зачислен на расчётный счёт остаток неиспользованного аккредитива | Д 51 | К 55 |
| Получены штрафы, пени, неустойки полученные | Д 51 | К 91 |
| Погашена задолженность по кредитам банка, по займам | Д 66, 67 | К 51 |
| Перечислено в погашение задолженности внебюджетным фондам | Д 69 | К 51 |
| Осуществлены финансовые вложения (приобретение акций, облигаций) | Д 58 | К 51 |
| Перечислено прочим кредиторам | Д 76 | К 51 |
| Погашена задолженность по вкладам в уставной капитал | Д 51 | К 75 |
| Перечислены дивиденды учредителям | Д 75 | К 51 |