Виды бух документов и их классификация.

Для правильной организации первичного учета и рационального использования первичной документации необходимо знать ее основные виды, назначения, содержание, способы использования и т.д. Это достигается с помощью классификации документов по различным признакам. В БУ документы классифицированы по назначению, объему отражаемых операций, месту составления, способу использования, порядку заполнения и т.д.

По назначению: распорядительные и оправдательные. Распорядительными называются документы, которые содержат распоряжения на совершение операции и не являются основанием для записи в учете, ибо нет подтверждения, что операция произошла. К ним относятся приказы, распоряжения, доверенности, чеки и т.д. Исполнительными (оправдательными) называются документы, подтверждающие факты исполнения операций. К ним относят товарно-транспортные накладные, накладные и т.д.

Обе эти группы подразделяются по месту составленияна внутренние и внешние.

По объему отражаемых операций документы делят на первичные и сводные. Первичными называют документы, которыми впервые производят регистрацию данных хозяйственной операции (приходный и расходные кассовые ордера, накладные и т.д.) Сводными называют документы, которые составляют на основании первичных (кассовый отчет, товарный отчет и т.д.)

По способу использованиядокументы делятся на разовые и накопительные. Разовые документы применяются для однократного оформления и отражения операции. Сразу же после составления они передаются в бухгалтерию для учетных записей (кассовые ордера, платежные поручения и т.д.) Накопительные документы предусматривают возможность постепенного накапливания данных о фактах хозяйственной деятельности на протяжении определенного периода времени (наряды, заборные листы, лимитные карты и т.д.)

По порядку заполнения делятся на заполняемые ручным путем и автоматизированные.

Первичные учетные документы, учетные регистры, отчетность и прочие могут составляться на бумажных и машинных носителях информации. Электр-й док-т – информ. Зафиксир на мишинном носитле и соответствующая треов-ям установл законом. Электронные документы могут применяться во всех сферах деятельности, где используются программные и технические средства, необходимые для создания, обработки, хранения, передачи и приема информации.

Электронный документ состоит из общей и особенной части. Общая часть состоит из информации, составляющей содержание документа. Особенная часть состоит из одной или нескольких электронных цифровых подписей. Электронный документ на машинном носителе приравнивается к документу на бумажном носителе и имеет одинаковую с ним юридическую силу.

56.Сущность документооборота, его организация.

Бухгалтерские документы(доки) проходят длинный и сложный путь от момента выписки до сдачи их на хранение в архив. Доки служат основанием и доказательством законности совершенных операций на протяжении многих лет, поэтому хранение доков д. обеспечить возможность их хранения для проверки, извлечения необходимой инфы и оформления различных справок в любое время. Путь, который проходят доки от момента их поступления до сдачи в архив, называется документооборотом(д/о). Д/о оформляется графиком. Работу по составлению графика д/о-та организует главный бухгалтер. График д/о-та утверждается приказом руководителя организации.График д.способствовать улучшению всей учетной работы,усилению контрольн.функций БУ.

График м.б. оформлен в виде схемы или перечня работ по созданию,проверке и обработке доков, выполняемых каждым подразделением организации,а также всеми исполнителями с указанием их взаимосвязи и сроком выполнения работ. Работники организации создают и представляют документы, относящиеся к сфере их деятельности по графику д/о-та. Для этого каждому исполнителю вручается выписка из графика,где перечисляются доки,относящиеся к сфере деятельности исполнителя, указываются сроки их представления. Контроль за соблюдением исполнителями графика д/о-та осуществляет главный бухгалтер. Первичные документы, учетные регистры, бухгалтерские отчеты и балансы подлежат обязательной передаче в архив.В течение определенного времени (2-3 месяца) первичные доки находятся на обработке в бухгалтерии. Обработанные документы до сдачи месячной квартальной отчетности находятся в бухгалтерии для отражения их информации в учетных регистрах.После окончания учетного процесса за месяц документы комплектуются в дела и хранятся в текущем архиве бухгалтерии, спец.шкафах или помещениях под ответственностью лиц, уполномоченных главным бухгалтером(ГБ). Бланки строгой отчетности хранятся в сейфах или спец.помещениях,позволяющих обеспечить их сохран-ность.Обработанные первичн.доки текущего месяца, относящиеся к определенному учетному регистру, комплектуются в хронологическом порядке. Сохранность первичных доков,учетных регистров, бухгалтерской отчетности,оформление и передачу их в архив обеспечивает ГБ организации.Выдача первичных доков,учетных регистров и бухгалтерских отчетов из архива бухгалтерии не допускается, и только в отдельных случаях проводится по распоряжению ГБ. В случае выемки из дел первичных документов составляется акт о выдаче документов во временное пользование. Этот акт вкладывается на место вынутых доков и хранится до их возвращения. По истечении года документы передаются в архив организации и при этом подразделяются на 1) документы, используемые в практических целях со сроком хранения 3-5 лет и подлежащие после этого уничтожению без разрешения архивного учреждения; 2) документы, подлежащие хранению длительный срок. Изъятие первичных документов и учетных регистров из архива организации может производиться только органами дознания предварительного следствия, прокуратуры и судами. Изъятие оформляется протоколом, копия которого вручается под расписку соответствующему должностному лицу организации. В случае пропажи или гибели документов руководитель организации назначает приказом комиссию по расследованию причин пропажи или гибели документов. В необходимых случаях для участия в работе в комиссию приглашаются представители следственных органов, охраны и пожарного надзора. Результаты работы комиссии оформляются актом, который утверждается руководителем организации. При ликвидации государственных организаций их документы переходят правопреемникам, а заключительный отчет ликвидационной комиссии передается в государственный архив. При отсутствии правопреемника документы передаются в государственный архив. При ликвидации организации негосударственной собственности, не имеющих правопреемника, органы, зарегистрировавшие устав данной организации, должны принять меры по сохранности документов. Передача всех документов от донного юридического лица другому оформляется актом.

57.Инвентаризация как способ первичного наблюдения.Одним из важнейших требований, предъявляемых к учету, является требования к реальности и точности его показателей. Данные б/у должны давать точную инфу о состоянии и движении средств организации и источников их образования. Однако на практике учетные показатели не всегда соответствуют фактическому наличию средств и источников их образования. Основными причинами таких расхождений могут быть:

1)естественные потери(убыль), возник под влия-м внеш ср-ы;

2) ошибки, допускаемые при приеме и отпуске средств;

3)ошибки в учете (арифм ошибки в подсчетах, неправ записи);

4)злоупотребление материально ответственных лиц.

Необходима периодическая сверка фактического наличия имущества с учетными данными. Фактические остатки имущества определяются с помощью инвентаризации.

Инвентаризация -проверка и документальное подтверждение фактического наличия средств и источников их образования, выявления отклонений от учетных данных и принятие решения по внесению изменений в данные БУ.

Основные задачи инвентаризации:

1)установление фактического наличия хоз.ресурсов;

2)контроль за сохранностью товарно-матер. ценностей

3)выявление наличия неполноценного и ненужного организации с целью его реализации;

4)проверка реальности дебиторской и кредиторской задолженности, расходов будущих периодов и всех начисленных резервов.

Проведение инвентаризации обязательно в следующих случаях:

1) при реорганизации или ликвидации организации;

2)перед составление годовой бухг.отчетности;

3)при смене руководителей организации и(или) материально ответственных лиц;

4)при выявлении фактов хищения или порчи активов;

5)в случае чрезвычайных обстоятельств;

6)в иных случаях предусмотренных законодат-вом РБ