Документальное оформление и учет поступления основных средств
Основными нормативными документами, регламентирующими порядок учета основных средств, являются Положение по бухгалтерскому учету «Учет основных средств» (ПБУ 6/01), утвержденное приказом Министерства финансов РФ от 30.03.2001 г. № 26н с учетом изменений, внесенных приказом Министерства финансов РФ от 12.12.2005 г. № 147н, и Методические указания по бухгалтерскому учету основных средств, утвержденные приказом Минфина России от 13.10.2003 г. № 91н.
Формы первичных документов для оформления операций с основными средствами и краткие указания по их заполнению утверждены Постановлением Государственного комитета Российской Федерации по статистике от 21.01.03г. №7 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету основных средств".
Основные средства могут поступать в организацию в результате:
1. внесения учредителями в качестве вклада в уставный (складочный) капитал;
2. приобретения за плату у изготовителей и у торговых организаций;
3. сооружения, изготовления или строительства;
4. получения по договору дарения (безвозмездно);
5. обмена на другое имущество (поступления основных средств по договорам, предусматривающим исполнение обязательств не денежными средствами).
При любом варианте поступления основных средств прием основных средств при их поступлении в организацию осуществляет приемочная комиссия, состав которой утверждается приказом руководителя организации. Комиссия производит осмотр объекта и по результатам осмотра принимает решение о его готовности к использованию и составляется акт о приеме-передаче основных средств (формы №ОС-1, №ОС-1а, №ОС-1-б ). Этот документ применяется для учета ввода объектов в эксплуатацию, за исключением тех случаев, когда ввод объектов в действие должен в соответствии с действующим законодательством оформляться в особом порядке.
Акты утверждаются руководителями организации-получателя и организации-сдатчика и составляются в количестве не менее двух экземпляров. К акту прилагается техническая документация, относящаяся к данному объекту.
Акт о приеме-передаче содержит следующие данные об объекте основных средств: наименование объекта, инвентарный номер, первоначальная стоимость, дата ввода в эксплуатацию, дата изготовления и поступления в организацию, срок полезного использования, способ и норма амортизационных отчислений. В разделе «Краткая индивидуальная характеристика объекта» указывается содержание драгоценных материалов, а также основные качественные и количественные показатели объекта, относящиеся к нему важнейшие пристройки, приспособления и принадлежности; при этом следует ограничиваться двумя - тремя наиболее важными для данного объекта качественными показателями, исключая дублирование сведений в имеющейся в организации технической документации на этот объект. В случае группового учета основных средств краткая индивидуальная характеристика дается не по каждому объекту отдельно, а в целом по всей группе объектов, учитываемых в инвентарной карточке.
В актах предусмотрен реквизит «Государственная регистрация прав на недвижимость», который заполняется при оформлении прав на недвижимое имущество и в случаях сделок с ним.
В случаях приобретения объектов основных средств, бывших в эксплуатации, в формах № ОС-1 и № ОС-1а предусмотрен раздел 1, в котором указываются сведения о состоянии объекта на дату передачи. Данный раздел заполняется на основании данных передающей стороны (организации-сдатчика), имеющих информационный характер.
В акте данные об объекте основных средств, находящемся в собственности двух или нескольких организаций, записываются соразмерно доле организации в праве общей собственности. При этом на первой странице в раздел «Справочно» заносятся сведения об участниках долевой собственности (с указанием их доли в праве общей собственности), а также в случае, если стоимость приобретения объекта основных средств была выражена в иностранной валюте (условных денежных единицах), — сведения о наименовании иностранной валюты, ее сумме по курсу Центрального банка РФ на дату, выбранную в соответствии с требованиями, действующими в системе бухгалтерского учета.
При принятии к учету производственного и хозяйственного инвентаря, инструмента, оборудования (если эти объекты однотипны, имеют одинаковую стоимость и поступили в одном календарном месяце) составляется общий акт по форме № ОС-1б.
После оформления акты с приложенной к ним технической документацией передаются в бухгалтерию организации, где на объект основных средств открывается инвентарная карточка (книга).
Инвентарные карточки являются регистром аналитического учета основных средств. Бухгалтерия ведет инвентарные карточки в одном экземпляре: на каждый объект - по форме № ОС-6, на группу объектов - по форме № ОС-6а, для объектов основных средств малых предприятий — по форме № ОС-66.
В инвентарных карточках приводятся основные данные по объекту на дату принятия к учету (первоначальная стоимость, срок полезного использования) и дату передачи (фактический срок эксплуатации, сумма начисленной амортизации), а также сведения о переоценке, внутреннем перемещении.
Инвентарные карточки хранятся в бухгалтерии в картотеке. Группировка инвентарных карточек в картотеке может производиться применительно к Классификации основных средств, включаемых в амортизационные группы, утвержденной постановлением Правительства РФ от 01.01.02г. № 1, а внутри разделов, подразделов, классов и подклассов — по месту эксплуатации (структурным подразделениям организации).
Записи в инвентарные карточки производятся на основании актов о приеме-передаче объектов основных средств (формы №ОС-1, №ОС-1а, №ОС-1б), об их перемещении (форма № ОС-2), документов по дооборудованию, реконструкции, модернизации, капитальному ремонту (форма № ОС-3) и списанию (формы № ОС-4, № ОС-4а, № ОС-46), а также на основании технических паспортов и других документов.
Для оформления операций с оборудованием, требующим монтажа, используются три первичных документа. При поступлении оборудования к установке на склад приемочной комиссией составляется в двух экземплярах акт о приеме (поступлении) оборудования (форма № ОС-14). Передача оборудования монтажным организациям оформляется актом о приеме-передаче оборудования в монтаж (форма №ОС-15). Если при поступлении оборудования на склад в состав комиссии входил представитель подрядной монтажной организации, отдельный акт на передачу оборудования в монтаж (форма № ОС-15) не составляется. В этом случае представитель монтажной организации расписывается в получении оборудования на ответственное хранение непосредственно в акте о приеме (поступлении) оборудования (форма № ОС-14), и ему передается копия акта.
Если в процессе ревизии, монтажа или испытания оборудования выявлены дефекты, не установленные при его поступлении на склад, составляется акт о выявленных дефектах оборудования (форма № ОС-16). В этом случае акт о приеме (поступлении) оборудования (форма № ОС-14) является предварительным, составленным по наружному осмотру.
Синтетический учет наличия и движения основных средств, принадлежащих организации на правах собственности, согласно Плану счетов бухгалтерского учета ведется на счете 01 «Основные средства», счет балансовый, активный, инвентарный. Этот счет предназначен для обобщения информации о наличии и движении основных средств организации, находящихся в эксплуатации, запасе, на консервации, в аренде, доверительном управлении. По дебету счета отражается принятие к бухгалтерскому учету основных средств, а также увеличение их первоначальной стоимости при достройке, дооборудовании, реконструкции и переоценке. По кредиту счета отражается списание первоначальной стоимости по выбывшим объектам основных средств, а также уменьшение их первоначальной стоимости при частичной ликвидации основных средств и переоценке. Сальдо счета показывает стоимость имеющихся в организации основных средств: находящихся в эксплуатации, запасе, на консервации, переданных в текущую аренду.
Корреспонденция счетов по операциям, связанным с поступлением основных средств приведена в таблицах .
Корреспонденция счетов по учету основных средств, поступивших в качестве вклада в уставный капитал организации
| № п/п | Содержание хозяйственной операции | Корреспонденция счетов | |
| Дебет | Кредит | ||
| 1. | Отражена задолженность учредителя по вкладу в уставный капитал | 75/1 | |
| Отражена стоимость объекта ОС, поступившего в счет вклада в уставный капитал (в денежной оценке, согласованной учредителями организации) | 08/4 | 75/1 | |
| Отражена сумма НДС, восстановленная передающей организацией и указанная в документах по передаче объекта основных средств | 19/1 | ||
| Отражены расходы по доставке, установке и монтажу объекта и доведению его до состояния пригодного для использования | 08/4 | 60, 10, 70, 69 | |
| Принят на учет объект основных средств по первоначальной стоимости | 08/4 | ||
| Предъявлена бюджету к вычету сумма НДС по полученному от учредителя объекту основных средств | 68/ндс | 19/1 |
Корреспонденция счетов по учету основных средств, приобретенных за плату, не требующих монтажа
| № п/п | Содержание хозяйственной операции | Корреспонденция счетов | |
| Дебет | Кредит | ||
| Принят к оплате счет поставщика за приобретенный за плату объект основных средств: | |||
| - стоимость объекта | 08/4 | ||
| - НДС | 19/1 | ||
| Принят к оплате счет транспортной организации за доставку объекта основных средств: | |||
| - стоимость доставки | 08/4 | ||
| - НДС | 19/1 | ||
| Списываются командировочные расходы, связанные с приобретением основных средств | 08/4 | ||
| Начислены проценты по кредиту (займу), полученному на приобретение основного средства до ввода объекта в эксплуатацию. | 08/4 | ||
| Начислены проценты по кредиту (займу) после ввода объекта в эксплуатацию | 91/2 | ||
| Отражаются собственные затраты организации, связанные с приобретением объекта и доведением его до пригодного к использованию состояния | 08/4 | 10, 70, 69 | |
| Введен объект основных средств в эксплуатацию | 08/4 |
Корреспонденция счетов по учету основных средств, приобретенных за плату, требующих монтажа,
| № п/п | Содержание хозяйственной операции | Корреспонденция счетов | |
| дебет | кредит | ||
| Принят к оплате счет поставщика за приобретенное за плату оборудование, требующее монтажа: | |||
| - стоимость объекта | |||
| - НДС | 19/1 | ||
| Принят к оплате счет транспортной организации за доставку оборудования, требующего монтажа: | |||
| - стоимость доставки | |||
| - НДС | 19/1 | ||
| Оборудование передано в монтаж сторонней организации | 08/4 | ||
| Отражены затраты на монтаж, выполненный сторонней организацией | 08/4 | ||
| Списаны материалы, используемые при монтаже | 08/4 | ||
| Введен в эксплуатацию смонтированный объект основных средств |
Корреспонденция счетов по учету основных средств, полученных безвозмездно