Учёт материалов на складах и в бухгалтерии
Учёт материалов на складе осуществляется заведующим складом или кладовщиком, то есть материально-ответственным лицом. Учёт движения и остатков материалов на складе осуществляется в карточках учёта материалов (форма М-17). В начале года бухгалтерия открывает карточки, регистрирует их в специальном реестре и передаёт на склад под расписку. На каждый номенклатурный номер открывается отдельная карточка, поэтому складской учёт называют сортовым учётом и осуществляется он в натуральном выражении. Записи в карточках производятся на основании первичных документов в день совершения операции. После каждой записи выводится остаток материалов. В конце месяца, в целях контроля, материально-ответственное лицо подсчитывает оборот за месяц по приходу и расходу, выводит остаток на конец месяца: Сальдо начальное + Приход – Расход = Сальдо конечное. Этот остаток должен соответствовать аналогичному показателю остатка на конец дня последней операции по движению материалов за текущий месяц. Склад располагает оперативными сведениями о состоянии запасов, если остаток материалов не совпадает с установленной нормой, материально-ответственное лицо обязано сообщить об этом в отдел снабжения.
Бухгалтерия в установленные сроки, но не реже одного раза в неделю получает со склада первичные документы, которые контролируются по существу операции и правильности их оформления, в т.ч. полноты проставленных в документах шифров.
Бухгалтерия устанавливает тождество данных центральных складов и кладовых подразделений предприятия (цехов, участков) о внутренней переработке материалов.
При обработке документов 2-е экз. раскладываются по складам (кладовым и др. местам хранения), группам и номенклатурным номерам материалов. Картотека этих документов используется для справок и выверки аналитического сортового учета и составления отчетности. На 1-м экз. первичных документов бухгалтерия проставляет учетные шифры видов операций, источников поступлений или направлений отпуска (расхода) материалов (по корреспондирующим счетам). Выявленные суммы записываются в соответствующие регистры синтетического учета. После разметки 1-е экз. передаются соответствующим исполнителям: первичные документы с приложенными к ним счетами-фактурами, накладными – для учета приобретения и заготовления МПЗ, а расходные документы – для учета затрат на производство и калькулирование себестоимости.
По окончании месяца на основании данных о приобретении и заготовлении материалов бухгалтерия определяет:
- остатки материалов в пути и материалов, не вывезенных со складов поставщиков
- данные о неотфактурованных поставках
- остаток задолженности поставщикам по не оплаченным в срок расчетным документам
Эти данные используются для принятия мер по розыску непоступивших грузов, затребования счетов-фактур от поставщиков, оплаты задолженности поставщикам, а также для отражения в бухгалтерской отчетности. Для систематического контроля за сохранностью МПЗ, на предприятиях проводятся контрольные выборочные проверки остатков материалов и др. ценностей в натуре. Выявленные излишки и недостачи материалов отражаются в карточке учета материалов (ф. М-17), а после рассмотрения и утверждения результатов инвентаризации делаются необходимые бухгалтерские записи.
На всех предприятиях должен быть налажен учет и контроль использования МПЗ в производстве. Основой бухгалтерского учета является количественный (натуральный) учет использования материалов в подразделениях. Учет использования МПЗ организуется в зависимости от особенностей сырья, материалов, п/ф, техпроцессов и характера возникающих потерь.
Бухгалтерский метод учета материалов. Сущность данного метода в том, что в бухгалтерии на каждый вид запаса в разрезе субсчетов открываются карточки количественно-суммового учета. В них работники бухгалтерии на основании первичных документов, поступающих со склада, в хронологическом порядке отражают движение МПЗ. Информацию из карточек переносят в аналитические (количественно-суммовые) оборотные ведомости, которые открываются отдельно на каждый синтетический счет МПЗ по МОЛ, а внутри них – по субсчетам и учетным группам. Недостатком данного метода является то, что фактически происходит дублирование складского учета в бухгалтерии.
Взаимосверка данных складского учета МПЗ с данными учета в бухгалтерии. С целью проверки полноты и правильности отражения операций в карточках учета материалов на складе и данных бухгалтерского учета материалов ежемесячно проводится сверка их натуральных измерителей по каждому виду МПЗ (проверяется начальное сальдо, оборот по приходу и расходу за месяц, конечное сальдо). Эти данные при правильном ведении учета должны совпадать, т.к. все операции по оформлению движения МПЗ регистрируются на основании одних и тех же первичных документов. В случае обнаружения ошибок, они исправляются.
Более прогрессивным является оперативно-бухгалтерский или сальдовый метод учёта. Бухгалтерия не дублируется складской учёт, а используется в качестве регистров аналитического учёта карточки учёта материалов, ведущиеся на складе. В конце месяца, МОЛ переносит количественные данные об остатках на первое число месяца по каждому номенклатурному номеру из карточек в сальдовую книгу остатков материалов на складе, без оборотов по приходу и расходу. После проверки остатки таксируют по учётным ценам и выводят итоги по группам материалов и в целом по складу. Данные сальдовой книги сверяют со стоимостными данными ведомости остатков и с итоговыми данными записей в регистрах синтетического учёта. Сальдовый метод является наиболее эффективным в условиях ручной обработки данных.