Бухгалтерский учет наличных операций в ООО «АСТ»

Для осуществления расчетов наличными деньгами и хранения денежных документов ООО «АСТ» имеет кассу. Помещение оборудовано охранной сигнализацией и видеокамерой, для обеспечения сохранности денежных средств. Так же доступ в кассу не разрешен лицам, не имеющим отношение к кассе. Все наличные деньги и ценные бумаги хранятся в сейфе, который по окончанию рабочего дня закрывается ключом, и опечатываются печатью кассира. Ключи от сейфа и печать хранятся у кассира, дубликат ключей хранится у руководителя ООО «АСТ». С кассиром заключен договор о полной материальной ответственности, он несет ответственность за сохранность средств в кассе, правильность оформления первичных кассовых документов и ведения кассовой книги, а так же за сохранность всех принятых им ценностей и за ущерб, причиненный предприятию, как в результате умышленных действий, так и в результате небрежного или недобросовестного отношения к своим обязанностям. В случае возникновения спорных моментов и недостач при учете кассовых операций договор является основанием для наказания кассира.

Наличные деньги, полученные кассой, расходуются только на те цели, на которые они были получены (выдача заработной платы, командировочные или хозяйственные расходы). ООО «АСТ» может иметь в своей кассе наличные деньги в пределах лимита их остатка (500000 руб.), установленного учреждением банка БТБ 24 по согласованию с руководителем ООО «АСТ» (Дягилевым В.В.). Сверх лимита наличные деньги в кассе могут храниться только во время выдачи заработной платы не более трех рабочих дней. Всю денежную наличность сверх лимита организация сдает в банк.

Первичные документы в ООО «АСТ» оформляются в момент совершения хозяйственной операции. В ООО «АСТ» учет ведется с использованием автоматизированной системы бухгалтерского учета «1С «Бухгалтерия 8.0»», приходные кассовые ордера и расходные кассовые ордера распечатываются из программы и имеют раздельную (отдельно по приходным и по расходным ордерам) нумерацию без пропусков и регистрируются в журнале регистрации приходных и расходных кассовых ордеров, в котом подсчитываются итоги за день по приходу и выбытию денежной наличности. Так же автоматически на основании ПКО, РКО и платежных ведомостей оставляется кассовая книга и отчет кассира. По окончанию месяца кассир проверяет и распечатывает кассовую книгу и отчет кассира, к отчету подбирает документы, распечатанные ранее, в течении месяца, подтверждающие поступление и расход денежных средств.

«1С: Бухгалтерия 8.0» формирует необходимые бухгалтерские сводные регистры, оборотно-сальдовые ведомости по счетам «50», и по счету «51», «шахматки», анализ счета «50» и «51» – все те формы, которые необходимы бухгалтеру для учета денежных средств, а так же для расчета итоговых данных, формирующих бухгалтерскую отчетность. Разные виды отчетов можно подготовить с помощью различных параметров. Используя режим формирования произвольных отчетов, можно изменять существующие и создавать новые отчеты и справки как для внутреннего учета, так и для внешний отчетности.

При расчетах с рекламодателями ООО «АСТ» использует контрольно-кассовую машину «ОКА 102К», которая является инструментом контроля за налично-денежным оборотом, полнотой и своевременностью оприходования наличной выручки. К ККМ имеется журнал кассира-операциониста по форме №КМ-4, который применяется для учета операций по приходу и расходу наличных денежных средств, журнал пронумерован, прошнурован и скреплен печатью и подписями. В ООО «АСТ» от ведется с 25.09.2006 г. При принятии денежных средств от рекламодателя кассир выбивает ему чек на сумму оплаченной рекламы или проданных журналов. По окончанию рабочего дня кассир ООО «АСТ» снимает показания счетчика ККМ, сумма выручки записывается в журнал. Так же на сумму выручки кассир составляет приходный кассовый ордер, который регистрируется в журнале регистрации приходных и расходных кассовых ордеров и кассовой книге.

Для учета наличия и движения денежных средств в кассе ООО «АСТ» используется активный счет 50 «Касса». Сальдо счета указывает на наличие суммы свободных денег в кассе предприятия на начало месяца; оборот по дебету – суммы, поступившие наличными в кассу, а по кредиту – суммы, выданные наличными. Кассовые операции записываются по кредиту счета 50 к которому открыт субсчет 1 «Касса организации» и отражаются в журнале-ордере №1. Обороты по дебету этого счета записываются в разных журналах-ордерах и, кроме того, контролируются ведомостью №1. Основанием для заполнения журнала-ордера №1 и в ведомости №1 служат отчеты кассира.

Основными источниками поступления денежных средств в кассу ООО «АСТ» являются:

– поступление от рекламодателей за оказание рекламных услуг, за реализацию журналов, газет, буклетов.

– поступлении от подотчетных лиц при возврате неиспользованного остатка денежных средств, полученных под отчет;

– при поступлении от работников организации в погашение причиненного материального ущерба, выданных займов и ссуд, излишне полученной заработной платы.

Ряд примеров по поступлению и выбытию денежных средств в ООО «АСТ» и их отражение на счетах:

16 декабря 2008 г. поступила оплата по счету за рекламу в газете «Автопроспект» №40 от ООО «Евразия-Авто» на сумму 2610 рублей. При этом кассир отбил чек, поступление зарегистрировал в справку-отчет кассира операциониста составил приходный кассовый ордер №288 на соответствующую сумму. Поступление было оформлено следующей проводкой:

Д 50.01 К 62.01 2610 – поступление от рекламодателя 14 октября 2008 г. Рыбалову Р.А. была выдана сумма денежных средств расходным кассовым ордером №285 в размере 140 руб. на приобретение комплектующих для ПК. В тот же день 14.10.2008 г. Рыбалов предоставил чеки бухгалтеру для составления авансового отчета на сумму 133 руб., оставшуюся сумму неиспользованного подотчета (7 руб.) внес в кассу по приходному ордеру №243 на сумму 7 руб. В бухгалтерском учете были сделаны следующие записи:

Д 71.01 К 50.01 140 руб. – выдано в подотчет Рыбалову Р.А. Д 50.01 К 71.01 7 руб. – возврат неиспользованных подотчетных сумм 28 октября 2008 г. кассиром была сдана выручка в банк ВТБ 24 в размере 350000 руб. по расходному кассовому ордеру №300

Д 51 К 50.01 350000 руб. – сдана выручка в банк

Подтверждающим документом о сданной выручке из банка является квитанция со штампом банка, которая при формировании отчета кассира за 30 июня подкалывается к расходному ордеру.

Выдача заработной платы в ООО «АСТ» оформляется платежной ведомостью, 28 октября 2008 г. была выдана заработная плата двум менеджерам Морозову и Лущикову на сумму 8000 руб., каждый из которых расписался за получившую сумму. По платежной ведомости была составлена бухгалтерская запись:

Д 70 К 50.01 8000 руб. – выдана заработная плата менеджерам

В ООО «АСТ» в состав комиссии входят: финансовый директор (Стадник Н.С.), гл. бухгалтер (Осипова Н.С.), экономист (Савченко А.А.).

Инвентаризация денежных средств кассы ООО «АСТ» проводится регулярно один раз в месяц в соответствии с Порядком ведения кассовых операций в Российской Федерации, утвержденным решением Совета директоров Центрального банка Российской Федерации от 22 сентября 1993 года №40 и сообщенного письмом Банка России от 4 октября 1993 года №18., для выявления фактического наличия денежных средств и достоверности правильного ведения учета кассовых операций.

В обязательном порядке в ООО «АСТ» инвентаризация проводится в следующих случаях:

- перед составлением годовой бухгалтерской отчетности;

- при смене кассира;

- если были выявлены факты хищения наличных денег;

Порядок и сроки проведения инвентаризации ООО «АСТ» определяет руководитель организации. Инвентаризацию проводит специальная комиссия, назначенная приказом руководителя.

При проведении инвентаризации комиссия проверяет достоверность данных бухгалтерского учета и фактического наличия денежных средств, разных ценностей и документов, находящихся в кассе, путем полного пересчета.

Одновременно с проверкой фактического наличия денежных средств и денежных документов в кассе организации проводится проверка:

– правильности оформления первичных расходных документов – наличие подписей получателей наличных денег, наличие подписи руководителя организации и главного бухгалтера на расчетно-платежных (платежных) ведомостях на выплату заработной платы и иных платежных документах, для которых наличие указанных подписей необходимым для осуществления расходования денежных средств;

– полнота и правильность оприходования денежных средств, полученных в учреждении банка. Наличные деньги должны быть оприходованы в кассе в день их получения в банке. Проверка осуществляется посредством проведения сплошной сверки данных выписок о состоянии расчетного счета организации в кредитной организации с данными кассовой книги;

– полнота и своевременность оприходования наличных денег, сданных по приходным кассовым ордерам;

– соблюдение лимита остатка наличных денег в кассе в течение отчетного года.

Результаты инвентаризации в ООО «АСТ» оформляется Актом инвентаризации наличных денежных средств ИНВ-15. Результаты инвентаризации оформляются актом в двух экземплярах и подписываются всеми членами комиссии и лицами, ответственными за сохранность ценностей, и доводятся для сведения руководителя организации. Один экземпляр акта передается в бухгалтерию организации, второй – остается у материально ответственного лица.

В результате инвентаризации могут быть выявлены излишки денежных средств или недостача, которые оформляются следующими проводками:

Дебет 50 Кредит 91–1 – на сумму излишка.

Дебет 94 Кредит 50 – на сумму недостачи.

20 мая 2008 г. в ООО «АСТ» была проведена инвентаризация наличных денежных средств, по результатам которой фактическое наличие денежных средств составило 158384 руб., по учетным данным сумма денежных средств-158384 руб. Результаты оформлены актом №3 от 20 мая 2008 г. Излишек и недостач выявлено не было.