Документирование и документооборот организации
Документирование – это способ оформления хозяйственных операций.
Документирование хозяйственных операций определено Федеральным законом «О бухгалтерском учете», Положением по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации [1,2].
Порядок создания, принятия и отражения в бухгалтерском учете, а также хранения первичных документов регламентируется Положением о документах и документообороте в бухгалтерском учете [3].
Первичные документы фиксируют факт совершения хозяйственной операции. Они должны содержать достоверные данные и оформляться своевременно, в момент совершения операции, а если это не представляется возможным - непосредственно после ее окончания. При реализации товаров, продукции, работ и услуг с применением контрольно-кассовых машин допускается составление первичного учетного документа не реже одного раза в день по его окончании на основании кассовых чеков.
По назначению первичные документы подразделяются на:
· организационно–распорядительные;
· оправдательные;
· комбинированные;
· документы бухгалтерского оформления.
Организационно–распорядительные документы содержат задание или разрешение на проведение операции. К ним относятся приказы, распоряжения, указания, доверенности и т.п. Состав и требования к оформлению организационно-распорядительных документов определяются Госстандартом России. Информация, содержащаяся в этих документах, не отражается в учетных регистрах.
Оправдательные документы подтверждают факт совершения операции. К ним относятся накладные, требования - накладные, приходные ордера, акты приемки и т.п. Информация, содержащаяся в них, заносится в учетные регистры.
Комбинированные документы сочетают в себе признаки разрешительных и оправдательных документов, например, расходный кассовый ордер, платежная ведомость и т.п.
Документы бухгалтерского оформления заполняются бухгалтером. Это различные расчеты, справки. Информация данных документов также заносится в учетные регистры.
Первичные документы принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных (типовых) форм первичной учетной документации. Документы, форма которых не предусмотрена в этих альбомах, утверждаемые организацией, должны содержать следующие обязательные реквизиты: наименование документа (формы), код формы; дату составления; наименование организации, от имени которой составлен документ; содержание хозяйственной операции; измерители хозяйственной операции (в натуральном и денежном выражении); наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления; личные подписи и их расшифровки (включая случаи создания документов с применением средств вычислительной техники).
Документы должны составляться такими средствами, которые обеспечивают сохранение записей длительное время (чернилами, шариковой ручкой, на пишущей машинке, на принтере).
Внесение исправлений в кассовые и банковские документы не допускается. В остальные первичные учетные документы исправления могут вноситься лишь по согласованию с лицами, составившими и подписавшими эти документы, что должно быть подтверждено подписями тех же лиц, с указанием даты внесения исправлений (ошибка зачеркивается тонкой чертой, над ней надписывается правильная запись и оговаривается исправление).
Документы, выполненные на машинных носителях, оформляются в соответствии с ГОСТом 6.10.4 – 84 “Унифицированные системы документации. Придание юридической силы документам на машинном носителе и машинограмме, создаваемым средствами вычислительной техники. Основные положения” [4].
Порядок оформления хозяйственных операций первичными документами следующий.
На выполнение хозяйственной операции должно быть получено разрешение соответствующей, имеющей на это право управляющей инстанции, т.е. составлен разрешительный документ. Например, для выдачи денег из кассы организации необходимо иметь разрешение руководителя организации и главного бухгалтера; для расчета отпускных ¾ приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работнику; для отпуска материала со склада ¾ разрешение начальника отдела снабжения и т.п.
При совершении разрешенной хозяйственной операции составляется оправдательный первичный документ. Форма оправдательного первичного документа зависит от содержания хозяйственной операции по конкретному разделу учета. Унифицированные формы первичных учетных документов по банковским операциям устанавливаются Банком России, по другим операциям – Госкомстатом России [5,6,7]. Перечень основных форм унифицированных первичных учетных документов по разделам учета представлен в табл. 11.
Таблица 11
Основные формы унифицированных первичных документов
| Раздел учета | Название документа | Номер формы |
| Учет кассовых операций | Приходный кассовый ордер Расходный кассовый ордер Журнал регистрации приходных и расходных кассовых документов Кассовая книга Книга учета принятых и выданных кассиром денежных средств | КО–1 КО–2 КО–3 КО–4 КО–5 |
| Учет расчетного счета | Платежное поручение Платежное требование Аккредитив Заявление об отказе от акцепта Реестр счетов Реестр переданных на инкассо расчетных документов Платежный ордер Инкассовое поручение Извещение о постановке в картотеку | |
| Учет расчетов с подотчетными лицами | Авансовый отчет | АО-1 |
| Учет труда и его оплаты: - по учету кадров - по учету использования рабочего времени и расчетов с персоналом по оплате труда | Приказ (распоряжение) о приеме работника на работу Приказ (распоряжение) о приеме работников на работу Личная карточка работника Личная карточка государственного служащего Штатное расписание Учетная карточка научного, научно-педагогического работника Приказ (распоряжение) о переводе работника на другую работу Приказ (распоряжение) о переводе работников на другую работу Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работнику Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работникам График отпусков Приказ (распоряжение) о прекращении действия трудового договора (контракта) с работником Приказ (распоряжение) о прекращении действия трудового договора (контракта) с работниками Приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку Приказ (распоряжение) о направлении работников в командировку Командировочное удостоверение Служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении Приказ (распоряжение) о поощрении работника Приказ (распоряжение) о поощрении работников Табель учета использованного рабочего времени и расчета заработной платы Табель учета использования рабочего времени Расчетно–платежная ведомость Расчетная ведомость Платежная ведомость Журнал регистрации платежных ведомостей Лицевой счет Лицевой счет (свт) Записка-расчет о предоставлении отпуска работнику Записка-расчет при прекращении действия трудового договора (контракта) с работником Акт о приемке работ, выполненных по трудовому договору (контракту), заключенному на время выполнения определенной работы | Т–1 Т-1а Т–2 Т-2ГС Т-3 Т–4 Т–5 Т-5а Т–6 Т-6а Т-7 Т–8 Т-8а Т-9 Т-9а Т-10 Т-10а Т-11 Т-11а Т–12 Т–13 Т–49 Т–51 Т–53 Т-53а Т–54 Т–54а Т-60 Т-61 Т-73 |
| Учет материалов | Доверенность Приходный ордер Акт о приемке материалов Лимитно–заборная карта Требование-накладная Накладная на отпуск материалов на сторону Карточка учета материалов Акт об оприходовании материальных ценностей, полученных при разборке и демонтаже зданий и сооружений | М–2; М–2а М–4 М–7 М–8 М–11 М–15 М–17 М–35 |
| Учет основных средств | Акт (накладная) приемки–передачи основных средств Акт приемки–сдачи отремонтированных, реконструированных и модернизированных объектов Акт на списание основных средств Акт на списание автотранспортных средств Инвентарная карточка учета основных средств Акт о приемке оборудования Акт приемки–передачи оборудования в монтаж Акт о выявленных дефектах оборудования | ОС–1 ОС–3 ОС–4 ОС–4а ОС–6 ОС–14 ОС–15 ОС–16 |
| Учет нематериальных активов | Карточка учета нематериальных активов | НМА–1 |
| Учет работ в капитальном строительстве | Справка о стоимости выполненных работ и затрат Общий журнал работ Акт приемки законченного строительством объекта Акт приемки законченного строительством объекта приемочной комиссией | КС–3 КС–6 КС–11 КС–14 |
Порядок применения форм первичной учетной документации разъяснен постановлением Госкомстата России от 24.03.99 № 20 [8]. В соответствии с этим постановлением в унифицированные формы первичной документации (кроме форм по учету кассовых операций), утвержденные Госкомстатом России, организация при необходимости может вносить дополнительные реквизиты. При этом все реквизиты утвержденных Госкомстатом России унифицированных форм остаются без изменения (включая код, номер формы, наименование документа). Удаление отдельных реквизитов из унифицированных форм не допускается. Вносимые изменения должны быть оформлены соответствующим организационно-распорядительным документом организации.
Первичные документы, поступающие в бухгалтерию, подлежат обязательной проверке:
· по форме (полнота и правильность оформления документа, заполнение реквизитов);
· арифметически (подсчет сумм);
· по содержанию (законность документированных операций, логическая увязка отдельных показателей).
Рассмотрим пример такой проверки. Перед Вами заполненное требование-накладная на отпуск материала, по которому произведена хозяйственная операция.
Типовая межотраслевая форма № М-11
Утверждена постановлением Госкомстата России
от 30.10.97 № 71а
ТРЕБОВАНИЕ - НАКЛАДНАЯ № _________
| Коды | |
| Форма по ОКУД | |
| ----------------------------------------------------------------------------------------------------- по ОКПО организация |
| Дата составления | Код вида операции | Отправитель | Получатель | Корреспондирующий счет | Учетная единица выпуска продукции (работ, услуг) | |||
| структурное подразделение | вид деятельности | структурное подразделение | вид деятельности | счет, субсчет | код аналитического учета | |||
| Склад | Цех № 1 |
Через кого ______________________________________________________________________
Затребовал ____Исакеев А.С._______ Разрешил ________________________________
| Корреспондирующий счет | Материальные ценности | Единица измерения | Количество | Цена, руб., коп. | Сумма без учета НДС, руб., коп. | Порядковый номер по складской картотеке | ||||
| счет, субсчет | код аналитического учета | Наименование | номенклатурный номер | код | наименование | затребовано | Отпущено | |||
| Цемент | 0512 | кг | 40 | 40 | 80-00 | 3800-00 | ||||
Отпустил ______________________________ _____________ _________________________
должность подпись расшифровка подписи
Получил ______________________________ _____________ _________________________
должность подпись расшифровка подписи
Произведем проверку документа, полученного бухгалтером:
- по форме.
Вывод: форма документа является унифицированной и соответствует совершаемой операции;
- арифметически.
Вывод: в документе сделана арифметическая ошибка в сумме операции: 40 кг * 80 руб. = 3200 руб., а в документе – 3800 руб.
- по существу.
Вывод: в документе не проставлены обязательные реквизиты: номер документа, наименование организации, дата составления документа, разрешительная подпись на отпуск материалов; нет марки материала; нет подписи лиц, отпускающих и получающих материалы.
Окончательный вывод: документ не может быть принят для отражения в регистрах бухгалтерского учета.
После приемки и проверки документов информация с первичного документа переносится в учетные регистры, а на самом документе делается отметка, исключающая возможность его повторного использования. Например, при ручной обработке на документе проставляется дата записи в учетный регистр.
Все первичные документы, на основании которых производится прием или выдача денег, подлежат обязательному гашению штампом или надписью от руки “Получено” или “Оплачено” с указанием даты (числа, месяца, года).
Движение первичных документов с момента их создания, получения от других организаций, принятия к учету, обработки до передачи в архив представляет собой документооборот. В организации документооборот регламентируется графиком. Работу по составлению графика документооборота организует главный бухгалтер. График должен предусматривать оптимальное число подразделений и исполнителей для прохождения каждым первичным документом, определять минимальный срок его нахождения в подразделении.
График документооборота может быть оформлен в виде схемы или перечня работ по созданию, проверке и обработке документов, выполняемых каждым подразделением организации, а также всеми исполнителями с указанием их взаимосвязи и сроков выполнения работ. График документооборота утверждается приказом руководителя организации. Пример фрагмента графика документооборота организации представлен ниже.
График документооборота ООО «Салют» (фрагмент)
Утвержден приказом № 5 от 10 января 20ХХг.
| Наименование документа | Создание документа | Проверка документа | Обработка документа | Передача в архив | |||||||||
| Количество экземпляров | Ответственный за выписку | Ответственный за оформление | Ответственный за исполнение | Срок исполнения | Ответственный за проверку | Кто представляет | Порядок представления | Срок представления | Кто исполняет | Срок исполнения | Кто исполняет | Срок передачи | |
| Требование-накладная | цех | ОМТС, бухгалтерия | склад | Ежедневно (до__часов) | бухгалтерия | 1 экз.-цех, 2 экз.- склад | При отчете при реестре | Ежедневно (до__часов | бухгалтерия | ежедневно | бухгалтерия | По истечении квартала |
Первичные документы, учетные регистры, бухгалтерские отчеты и балансы подлежат обязательной передаче в архив. Сроки хранения документов в архиве организации определяются правилами, установленными Главным архивным управлением (главные книги и отчеты, вспомогательные регистры, первичные документы – 5 лет, лицевые счета работников организации – 75 лет) [9,10].
Для сдачи в архив документы подбираются в хронологическом порядке, комплектуются, переплетаются и подшиваются в папки. Сдача документов в архив сопровождается справкой.
Изъятие первичных документов, учетных регистров, отчетных документов у организации может производиться органами дознания, предварительного следствия, прокуратуры, судами, налоговыми инспекциями и налоговой полицией на основании постановлений этих органов в соответствии с действующим законодательством.
Изыматься могут все документы, за исключением документов, содержащих сведения, составляющие государственную тайну.
Изъятие документов производится на основании письменного мотивированного постановления должностного лица организации, которая производит изъятие. Изъятие документов производится в присутствии должностных лиц организации. Должностным лицом изымающего органа при изъятии составляется специальная опись изъятых документов и производится фиксация их содержания. Изъятие оформляется протоколом, копия которого вручается под расписку соответствующему должностному лицу организации.
С разрешения и в присутствии представителей органов, производящих изъятие, можно дооформить документы (сделать опись, пронумеровать, прошнуровать, опечатать, заверить подписью и печатью) и снять с них копии с указанием основания и даты изъятия.
В случае пропажи или гибели документов приказом руководителя организации назначается комиссия по расследованию причин пропажи или гибели, в которую при необходимости приглашаются представители следственных органов, охраны, пожарного надзора. Результаты работы комиссии оформляются актом, утвержденным руководителем.
Основные нормативные документы:
1. О бухгалтерском учете. Федеральный закон от 21 ноября 1996 г. № 129-ФЗ // Экономика и жизнь. 1996. № 48.
2. Положение по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации. Утверждено приказом Минфина РФ от 27 июля 1998 г. № 34 н // Экономика и жизнь. 1998. № 36.
3. Положение о документах и документообороте в бухгалтерском учете. Утверждено Минфином СССР 29 июля 1983 г. № 105 // Бухгалтерский учет: Сб. нормативных документов: В 3 ч. / Под ред. П. С. Безруких. Ч. 1. – М.: Финансы и статистика, 1987. С.81-86.
4. Придание юридической силы документам на машинном носителе и машинограмме, создаваемым средствами вычислительной техники (извлечение) // Бухгалтерский учет: Сб. нормативных документов: В 3 ч. / Под ред. П. С. Безруких. Ч. 1. – М.: Финансы и статистика, 1987. С.78-81.
5. Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету кассовых операций, по учету результатов инвентаризации. Постановление Госкомстата России от 18 августа 1998г. № 88.
6. Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты. Постановление Госкомстата России от 4 апреля 2001г. № 26 // Экономика и жизнь. 2001. № 21.
7. Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты, основных средств и нематериальных активов, материалов, малоценных и быстроизнашивающихся предметов, работ в капитальном строительстве. Постановление Госкомстата России от 30 октября 1997г. № 71а.
8. Об утверждении порядка применения унифицированных форм первичной учетной документации. Постановление Госкомстата России от 24 марта 1999г. № 20.
9. Об изменении сроков хранения документов бухгалтерского учета. Решение Центральной экспертно-проверочной комиссии при Росархиве и Центральной комиссии Госналогслужбы РФ от 27 июня 1996 г. // Экономика и жизнь.1996. № 44.
10. Перечень типовых документальных материалов, образующихся в деятельности министерств ведомств и других учреждений, организаций и предприятий с указанием сроков хранения материалов. Утвержден Главным архивным управлением при Совете Министров СССР от 15 августа 1988 г.