Аналитический и синтетический учет расчетов с работниками по оплате труда, обобщение информации по оплате труда.

Аналитический учет заработной платы и связанных с ней расчетов ведется по каждому работнику организации в расчетно-платежных ведомостях, карточках учета выработки, машинограммах начислений и удержаний, лицевых счетах и расчетных листках. Данные аналитического учета используются для расчета средней заработной платы, пособий по временной нетрудоспособности, заработка за время отпуска и определения размера пенсий.

Расчет заработной платы производится ежемесячно в ведомости начисления заработной платы, составляемой в разрезе структурных подразделений организации. В ней указывается табельный номер каждого работника, производство, цех, участок, категория персонала. Основанием для составления расчетных ведомостей являются первичные документы (табели учета рабочего времени, наряды, карточки учета выработки, справки-расчеты дополнительной заработной платы, больничные листы, расчеты отпускных, суммы удержаний налогов, кассовые ордера на выданные авансы и др.).

На основании расчетных ведомостей составляют платежные ведомости, в которых указывается сумма к выдаче по каждому работнику и всего к выдаче по каждой ведомости. Они подписываются руководителем, главным бухгалтером, регистрируются и передаются в кассу для выдачи заработной платы.

Вместо расчетных и платежных ведомостей могут использоваться расчетно-платежные ведомости (форма № Т-49). Они делятся на две части: в одной показывается сумма начисленной заработной платы по видам оплат, в другой – сумма удержаний и вычетов. В последней графе ведомости отражается сумма к выдаче.

Для получения сводных данных по расчетам с работниками по оплате труда используются итоговые данные всех расчетно-платежных (расчетных) ведомостей за отчетный период.

Для отражения на синтетических счетах бухгалтерскго учета всех начисленных работникам доходов (заработной платы и других) по организации в целом составляется «Сводка данных по расчетам с рабочими и служащими» (форма № РТ-3). Она используется также для составления бухгалтерских записей на удержания и вычеты из доходов работников.

Кроме нее в бухгалтерии составляется «Сводка начисленной заработной платы по составу и категориям работников» (форма № РТ-4). Может быть составлена «Сводка начисленной заработной платы по составу и категориям работников, учета расчетов с работниками по страхованию и распределению заработной платы» (форма № РТ-5) взамен форм № РТ-3 и № РТ-4. Они используются для составления установленной отчетности и анализа фонда заработной платы.

В условиях автоматизации учета итоговые данные по организации в требующихся группировках получают с помощью ЭВМ (ПЭВМ) в соответствующих машинограммах.

При отсутствии средств автоматизации учета свод заработной платы де­лают вручную. Для этого составляется разработочная таблица типовой формы № 5 «Сводка начисленной заработной платы по ее составу и категориям работников и сводка по расчетам с рабочими, служащими».

В разработанной таблице №5:

–обобщаются данные о начисленных суммах заработной платы и других выплатах по кате­гориям персонала (рабочие, служащие, в том числе руководители, специали­сты), видам выплат, входящих и не входящих в фонд заработной платы;

– обобщаются сводные данные по расчетам с работниками в группировке информации по структурным подразделениям организации: задолженность на начало месяца (за организацией; за работниками), начислено (общей суммой), удержания (по видам) и задолженность на конец месяца (за организацией; за работниками).

Для учета расчетов с рабочими и служащими в Типовым плане счетов предусмотрен синтетический счет 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда».

На этом счете отражается обобщенная иныформация о расчетах с персоналом как состоящим, так и не состоящим в списочном составе организации по всем видам заработной платы, премиям, пособиям и другим выплатам.

По кредиту счета 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» отражается сумма основной и дополнительной заработной платы и аналогичных ей выплат, начисленной работникам организации за отчетный месяц, в корреспонденции с дебетом счетов:

20 «Основное производство» – на сумму начисленной заработной платы рабочим основного производства за изготовление продукции, выполнение работ, оказание услуг;

23 «Вспомогательные производства» – на сумму начисленной заработной платы рабочим вспомогательных производств;

25 «Общепроизводственные затраты» – на сумму начисленной заработной платы рабочим, обслуживающим оборудование, специалистам и руководителям цехов;

26 «Общехозяйственные затраты» – на сумму начисленной заработной платы работникам аппарата управления организации;

28 «Брак в производстве» – на сумму начисленной заработной платы рабочим за исправление брака;

29 «Обслуживающие производства и хозяйства» – на сумму начисленной заработной платы работникам обслуживающих производств и хозяйств;

08 «Вложения в долгосрочные активы» – на сумму начисленной заработной платы рабочим за работы по погрузке, разгрузке и монтажу основных средств при их приобретении;

10 «Материалы» (15 «Заготовление и приобретение материальных активов», 16 «Отклонение в стоимости материалов») – на сумму начисленной заработной платы рабочим за погрузку и разгрузку материалов при их приобретении;

44 «Расходы на реализацию» – на сумму начисленной заработной платы рабочим за упаковку, погрузку и разгрузку готовой продукции, заработной платы работникам торговых организаций;

69 «Расчеты по социальному страхованию и обеспечению» – на сумму пособия по временной нетрудоспособности всем категориям персонала»;

91 /4 «Прочие доходы и расходы» – на сумму начисленной заработной платы рабочим за работы по ликвидации основных средств;

90/8 «Доходы и расходы по текущей деятельности» – на суммы материальной помощи и других аналогичных выплат за счет собственных источников организации;

96 «Резервы предстоящих платежей» – на суммы отпускных рабочим из созданного резерва на их выплату.

Начисление отпускных отражается в учете, как и начисление заработной платы за отработанное время.

Если часть отпускных приходится на месяц, следующий за отчетным, то она включается в состав будущих расходов. На их сумму составляется бухгалтерская запись:

Д-т сч. 97 К-т сч. 70

В следующем месяце эта сумма включается в затраты организации записью:

Д-т сч. 20, 23, …25, 26…, 08….К-т сч. 97.

Начисление выходного пособия отражается записью:

Д-т сч. 20, 26, 44… К-т сч.70.

В целях налогового учета не все расходы на оплату труда могут включаться в себестоимость продукции, работ, услуг, что необходимо учесть при организации учета начисления доходов работникам.

По дебету счет 70 отражается выплата заработной платы, премий, пособий, а также суммы удержанных налогов, платежей по исполнительным листам, других удержаний, вычетов, выдача заработной платы работникам из кассы, перечисление ее им в безналичном порядке.

На рассчитанную сумму подоходного налога, подлежащего удержанию из начисленной работникам заработной платы, составляется бухгалтерская запись:

Д-т сч. 70 К-т сч. 68/4 «Налоги на доходы физических лиц».

На сумму отчислений в ФСЗН на пенсионное обеспечение, удерживаемых из заработной платы работников, составляется запись:

Д-т сч. 70 К-т сч. 69.

На сумму удержаний по исполнительным листам судов составляется запись:

Д-т сч. 70 К-т сч. 76/1.

Удержания за товары, купленные работником в кредит, возможны в том случае, если предприятие произвело расчеты с торговыми организациями на всю сумму обязательств за товары. В таком случае составляется запись:

Д-т сч. 70 К-т сч. 76.

На суммы, удержанные из заработной платы за неисправимый брак, составляется запись:

Д-т сч. 70 К-т сч. 28 «Брак в производстве».

На суммы, удержанные в погашение предоставленных работникам займов и в возмещение причиненного ущерба, составляется запись:

Д-т сч. 70 К-т сч. 73/1,2.

Для выплаты заработной платы из кассы организации законодательно установлен срок (3 рабочих дня в городской местности и 5 дней - в сельской), конкретные даты ее выдачи в организации оговариваются в коллективном договоре или трудовом соглашении.

На сумму выплаченной из кассы заработной платы составляется запись:

Д-т сч. 70 К-т сч. 50.

При выдаче заработной платы наличными деньгами из кассы организации, по истечении указанного срока кассир закрывает все платежные ведомости, то есть, по каждой ведомости подсчитывает общую сумму выданной заработной платы и сумму не выданной заработной платы (депонированной), записывает их прописью в конце ведомости, ведомость закрывается.

В платежной ведомости против фамилии работника, не получившего заработную плату кассир в графе ведомости «Расписка в получении» пишет «Депонировано».

На сумму не выданной заработной платы составляется реестр депонированной заработной платы. В учете на ее сумму составляется запись:

Д-т сч. 70 К-т сч. 76/5 «Расчеты по депонированным суммам».

Работник может получить не выданную заработную плату в день очередной выдачи заработной платы или аванса по расходному кассовому ордеру или ведомости выдачи депонированной заработной платы. При этом будет сделана бухгалтерская запись:

Д-т сч. 76/5 «Расчеты по депонированным суммам»

К-т сч. 50 «Касса».

Расчеты по заработной плате могут осуществляться в безналичном порядке путем перечисления организацией денег на банковские карточки работников или на их лицевые счета в соответствующем банке. Для этого организация в установленные сроки передает в банк списки с указанием фамилии, имя, отчества работников, номеров их банковских карточек и перечисляемых сумм заработной платы и выплат, связанных с ней (премий и др.), перечисляет деньги в банк, что отражается следующими записями:

Д-т сч. 70 К-т сч. 76

Д-т сч. 76 К-т сч. 51.

Организации могут создавать резерв на оплату трудовых отпусков рабо­чим, если отпуска предоставляются неравномерно в течение года.

Образование и использование данного резерва отражается на пассивном счете 96 «Резервы предстоящих платежей».

Резерв на оплату отпусков рабочим образуется ежемесячно исходя из фактически начисленной заработной платы рабочим, пособий по временной нетрудоспособности и планового процента отчислений в данный резерв. Пла­новый процент отчислений в резерв определяется ежегодно как процентное отношение планируемой годовой суммы на оплату трудовых отпусков рабочим к их плановому фонду оплаты труда (без сумм на оплату отпусков).

Суммы, ежемесячно резервируемые для оплаты отпусков, отражаются в учете записью:

Д-т сч. 20,23,25 и других (в зависимости от места закрепления рабочих, для которых создается резерв на оплату отпусков) К-т сч. 96 – на сумму начисленного резерва на отпуска и на отчисления в ФСЗН от суммы на отпуска.

Следует учитывать, что отчисления в ФСЗН от сумм пособий, начисленных за счет средств ФСЗН, например, по больничным листкам не производится.

К счету 96 в целях контроля движения средств резерва может вводиться отдельный субсчет «Резерв на отпуска».

При начислении отпускных рабочим суммы заработной платы за отпуск, а также отчислений в Фонд социальной защиты населения с этой зарплаты относятся в уменьшение образованного резерва на отпуска и в затраты про­изводства не включаются.

Суммы, фактически начисленные рабочим за отпуска за счет созданного резерва, отражаются записью:

Д-т сч. 96 «Резерв на отпуска» К-т сч. 70.

Сумма отчислений на социальное страхование от сумм, фактически начислен­ных рабочим за отпуска за счет созданного резерва, отражается записью:

Д-т сч. 96 «Резерв на отпуска» К-т сч. 69.

Пример 13. В январе месяце фактический фонд оплаты труда рабочих основных производств составил 640 млн. р., начислено пособий по временной нетрудоспособности рабочим – 6 млн. 200 тыс. р. Плановый процент отчислений в резерв — 10%.

Сумма, подлежащая резервированию на оплату предстоящих отпусков, составит 64 млн.р. 620 тыс. р. (640 000 000 р. + 6 200 000 р.) * 10% : 100%.

Начисление резерва отражается записью:

Д-т сч. 20 К-т сч. 96 / «Резерв на отпуска» - 64 620 000 р.

Резерв на отчисления в ФСЗН от суммы отпускных составит 21 760 000 р. (640 000 000 р. * 10% : 100% * 34% : 100%) и отражается записью:

Д-т сч. 20 К-т сч. 96 / «Резерв на отпуска» - 21 760 000 р.

В феврале рабочим основных производств начислено отпускных за счет ранее созданного на эту цель резерва в сумме 27 млн. р., произведены отчисления в ФСЗН от суммы отпускных 34% или 9 млн. 180 тыс. р.

На сумму отпускных, начисленных за счет резерва на эту цель, составляется запись:

Д-т сч. 96/ «Резерв на отпуска» К-т сч. 70 – 21 760 000 р.

На сумму отчислений в ФСЗН, начисленных за счет резерва на эту цель, составляется запись:

Д-т сч. 96/ «Резерв на отпуска» К-т сч. 69 – 9 180 000 р.

В конце года производят инвентаризацию резерва на оплату отпусков.

Сумма отпускных, начисленных рабочим за отчетный год, сопоставляется с фактическим остатком резерва на отпуска, числящегося на конец года по данным бухгалтерского учета на кредите счета 96. Недостающая сумма резерва доначисляется, а излишне начисленная — сторнируетсядекабрем отчетного года.

Синтетический учет расчетов с рабочими и служащими обобщается при полной журнально-ордерной форме в ряде журналов-ордеров. Так, общие итоги по операциям, связанным с начислением заработной платы (кредит счета 70), отражаются в журналах-ордерах № 10 и № 10/1.

Данные разработанной таблицы № 5 в части начислений заработной платы и других выплат руководителям и специалистам структурных подраз­делений организации при полной журнально – ордерной форме используются также для заполнения ведомостей № 12 по учету затрат цехов и ведомости № 15 «Общезаводские расчеты, расходы будущих периодов и коммерческие расходы».

Сводные данные по видам удержаний используются для их отражения в соответствующих журналах-ордерах. Так, итоговая сумма удержанного по­доходного налога проводится по кредиту счета 68 «Расчеты по налогам и сбо­рам» в журнале-ордере № 8; удержанных алиментов, удержаний за товары, полученные в кредит, депонированных сумм и др. — по кредиту счета 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами» в журнале-ордере № 8; кредитовые обороты по счету 28 отражаются в журнале-ордере № 10, удержаний в Фонд социальной защиты населения — по кредиту счета 69 «Расчеты по социальному страхованию и обеспечению» в журнале-ордере №10/1; удержаний невозвращенного остатка подотчетных сумм — по кредиту счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами» в журнале-ордере № 7 и т.д.

Аналитический учет удержаний из заработной платы при полной журнально-ордерной форме ведется в ведомости № 7, а синтетический – в журнале-ордере № 8.

Операции по выплате заработной платы и другие дебетовые обороты по счету 70 отражаются в журналах-ордерах, предназначенных для учета оборотов по кредиту счетов, корреспондирующих со счетом 70. Например, по счету 50 – в журнале-ордере № 1 и др.

Для анализа фонда заработной платы, контроля его использования, составления отчетности по труду производится обобщение (свод) данных о доходах работников по источникам их начисления в группировке по видам выплат (в том числе входящих в фонд заработной платы и не входящих в него) и об удержаниях по их видам, по категориям работников, структурным подразделениям и организации в целом.

Фонд заработной платы по составу видов выплат, входящих и не входящих в него, определен нормативными документами, согласно которым в фонд заработной платы входят все расходы организации на заработную плату как в денежной, так и в натуральной форме, независимо от источника финансирования их выплат;

– заработная плата за фактически выполненную работу— по тарифным ставкам и окладам, в процентах от выручки, в долях от прибыли, включая суммы индексации заработной платы в связи с повышением цен на товары и услуги, заработная плата работников, не состоящих в штате организации, за работы по договорам гражданско-правового характера, включая договоры подряда, если расчеты производятся непосредственно самими организациями, и др.;

– выплаты стимулирующего характера— надбавки к тарифным ставкам и окладам, вознаграждения за выслугу лет и стаж работы, премии и вознаграждения за производственные результаты, включая премии за экономию конкретных видов материалов и др.;

– выплаты, компенсирующего характера, связанные с режимом работы и условиями труда, — доплаты за условия труда, доплаты за работу в зонах радиоактивного загрязнения, доплаты за работу в ночное время, за работу в многосменном режиме, в выходные и праздничные (нерабочие) дни, в сверхурочное время и др.;

– выплаты за неотработанное время — оплата отпусков, компенсации за неиспользованные отпуска, оплата дополнительно предоставляемых по коллективным договорам отпусков сверх предусмотренных законодательством, заработная плата, сохраняемая по месту основной работы за работниками, привлекаемыми на сельскохозяйственные и другие работы, оплата отпусков по инициативе нанимателя и др.;

– денежные компенсации— на удорожание стоимости питания, компен­сации работникам отдельных отраслей за непредоставление гарантируемого законодательством жилья, коммунальных услуг и т.д. и др.;

–заработная плата в натуральной форме— стоимость продукции, вы­данной в порядке натуральной оплаты, стоимость выдаваемых бесплатно предметов (включая форменную одежду, обмундирование), остающихся в личном постоянном пользовании, или сумма льгот в связи с их продажей по сниженным ценам, стоимость подарков работникам (к юбилейным датам, праздникам и т.п.), оплата путевок работникам за счет средств нанимателя (на лечение, отдых, экскурсии и т.п.), предоставление питания работникам в столовых, буфетах бесплатно или по сниженным ценам (кроме специального питания) и др.

В составе фонда заработной платы не учитываются: выходное пособие, выплачиваемое работникам при сокращении численности или штата, реор­ганизации или ликвидации организации; пособия и выплаты из Фонда со­циальной защиты населения и других внебюджетных фондов; надбавки к пенсиям, единовременная помощь работникам, уходящим на пенсию; расходы на проведение культурно-просветительных и оздоровительных мероприятий; расходы на приобретение спортивной формы, спортивного инвентаря или плата за их прокат; плата за содержание детей в дошкольных учреждениях за счет нанимателя, компенсация удорожания стоимости питания детей в дошкольных учреждениях, санаториях, оздоровительных лагерях и др.

При планировании и в отчетности заработная плата делится на основную и дополнительную.

К основной относится заработная плата за отработанное время и выработанную продукцию по тарифным ставкам, окладам, сдельным расценкам, премии за выполнение и перевыполнение установленных заданий, доплаты за работу в ночное время, в выходные дни, государственные праздники и праздничные дни, за бригадирство, совмещение профессий, сверхурочные работы.

Дополнительная заработная плата начисляется за неотработанное время в соответствии с Трудовым Кодексом РБ: оплата основных и дополнительных отпусков, за время выполнения государственных и общественных обязанностей, льготных часов подростков, за время военных сборов, компенсации за неиспользованный отпуск и др.