Учет денежных средств в кассе, инвентаризация кассы, учет ее результатов

Бухгалтерский учет движения и использования наличных денежных средств, документальное оформление кассовых операций организуется в соответствии с Инструкцией о порядке ведения кассовых операций и порядке расчетов наличными денежными средствами в белорусских рублях на территории Республики Беларусь, утвержденной постановлением Правления Национального банка Республики Беларусь № 107 от 29 марта 2011 г., Инструкцией о порядке ведения кассовых операций в наличной иностранной валюте на территории Республики Беларусь, утвержденной постановлением Правления Национального банка Республики Беларусь № 98 от 28 июня 2004 г. (с посл. изм. от 18.10.2010г. № 436) и Инструкцией об организации наличного денежного обращения в РБ, утвержденной постановлением Правления Национального банка Республики Беларусь № 112 от 30.03.2011г., Положением о порядке использования кассового оборудования, платежных терминалов, автоматических электронных аппаратов, торговых автоматов и приема наличных денежных средств, банковских пластиковых карточек в качестве средства осуществления расчетов на территории РБ при продаже товаров, выполнении работ, оказании услуг, осуществлении деятельности в сфере игорного бизнеса, лотерейной деятельности, проведении электронных интерактивных игр, утвержденного постановлением СМ РБ и НБ РБ от 06.07.2011г.

На начало рабочего дня в кассе могут находиться деньги в пределах сумм, необходимых в качестве разменных денег для обеспечения бесперебойного функционирования, с учетом необходимости ускорения оборачиваемости и своевременного поступления денег в банки, обеспечения их сохранности, сумма которых рассчитывается с учетом объемов и специфики деятельности конкретной организации.

При необходимости размер потребности в разменных наличных белорусских деньгах устанавливается решением руководителя организации, причем отдельно по каждой кассе. В этом случае организации имеют право хранить в своих кассах наличные деньги сверх установленного размера только в период выплаты заработной платы в течение срока не свыше трех рабочих дней, в сельской местности – не более 5 рабочих дней.

Руководитель организации приказом также определяет порядок, планируемый размер и сроки сдачи выручки из касс в обслуживающий или другой банк, работникам службы инкассации, либо в организации Министерства связи и информации РБ, срок действия приказа, что должно быть сообщено обслуживающему банку. При установлении сроков сдачи выручки учитываются те же факторы. Порядок и сроки сдачи выручки могут быть пересмотрены в случае изменения объемов кассовых оборотов и по другим причинам. Сроки сдачи выручки уполномоченными лицами устанавливается исходя из необходимости обеспечения сохранности наличных денег, но не реже одного раза в 7 дней.

Организации принимают наличные денежные средства и банковские пластиковые карточки в качестве средства осуществления расчетов на территории РБ при реализации товаров, выполнении работ, оказании услуг с применением кассового оборудования, модели (модификации) которого включены в Государственный реестр, а также с помощью платежных терминалов, автоматических электронных аппаратов, торговых автоматов.

Кассовое оборудование применяется только после регистрации в налоговом органе (в инспекциях Министерства по налогам и сборам РБ).

Организации, имеющие право не применять кассовые суммирующие аппараты, осуществляют прием наличных денег по приходным кассовым ордерам или другим документам в соответствии с действующим законодательством.

Касса организации должна быть оборудована специальным образом. Это должно быть изолированное помещение, имеющее сигнализацию, металлические решетки на окнах, несгораемые металлические шкафы или сейфы для хранения денег и ценных бумаг. Допускается совместное хранение в одном металлическом шкафу или сейфе наличных белорусских рублей и наличной иностранной валюты, но они должны быть размещены отдельно.

Двери в кассу во время совершения операций должны быть заперты с внутренней стороны. Доступ в кассу посторонних лиц воспрещается.

Кассовые операции производит кассир, являющийся материально ответственным лицом. Для этого при приеме на работу руководитель организации обязан под расписку ознакомить его с инструкциями по ведению кассовых операций №№ 107 и 112, после чего с кассиром заключается письменный договор о полной индивидуальной или коллективной (бригадной) материальной ответственности. Он несет ответственность за сохранность всех принятых на хранение наличных денег и за всякий ущерб, причиненный организации как в результате умышленных действий, так и в результате ненадлежащего исполнения своих обязанностей. Кассиру запрещено передоверять свои обязанности другим лицам, хранить в кассе наличные деньги, не принадлежащие организации.

Не допускается хранение в кассах наличных денег, принятых без использования кассовых суммирующих аппаратов, специальных компьютерных систем, билетопечатающих машин, таксометров, зарегистрированных в налоговых органах, или без приходных документов, формы которых установлены законодательством.

Перед открытием кассы, металлических шкафов, сейфов кассир обязан осмотреть сохранность печатей, замков, дверей и оконных решеток, убедиться в исправности охранной, тревожной, пожарной сигнализации (в случае их наличия).

В случае повреждения или снятия печати, поломки замков, дверей, решеток или неисправности охранной сигнализации кассир обязан немедленно сообщить об этом руководителюорганизации, который в свою очередь должен сообщить о происшествии в органы внутренних дел и принять меры к охране кассы до прибытия их сотрудников. Руководитель, главный бухгалтер или лица, их замещающие, а также кассир после получения согласия сотрудников органов внутренних дел проверяют наличие в кассе наличных денег.

Проверка наличия в кассе наличных денег должна быть проведена до начала операций по приему и выдаче наличных денег из кассы. По результатам проверки составляется акт произвольной формы, который подписывается всеми участвовавшими в проверке лицами. Один экземпляр акта передается в органы внутренних дел, второй – остается в организации, в случае наличия договора страхования третий экземпляр акта отсылается в страховую организацию, в случае наличия вышестоящей организации четвертый экземпляр акта отсылается в вышестоящую организацию.

В конце рабочего дня кассир закрывает шкаф или сейф ключом и опечатывает его печатью.

Ключи от металлических шкафов и сейфов, печати хранятся у кассиров, которым запрещается оставлять их в замочных скважинах металлических шкафов, сейфов, передавать посторонним лицам либо изготавливать неучтенные дубликаты.

Учтенные дубликаты ключей помещаются в упаковку, исключающую какую-либо возможность несанкционированного доступа к дубликатам ключей, и хранятся у лиц, ответственных за сохранность ценностей. Не реже одного раза в квартал проводится проверка их наличия. При обнаружении утраты ключа руководителю юридического лица, подразделения, индивидуальному предпринимателю, частному нотариусу необходимо сообщить о происшествии в органы внутренних дел и принять меры к немедленной замене замка металлического шкафа или сейфа.

В случае внезапного оставления кассиром работы (болезнь, по иной уважительной причине) находящиеся у него под отчетом наличные деньги немедленно пересчитываются другим кассиром, которому они передаются, в присутствии руководителя и главного бухгалтера или комиссии из лиц, назначенных руководителем организации.

Результаты пересчета и передачи наличных денег отражаются в акте произвольной формы, в котором делается отметка об отсутствии кассира при проведении пересчета и передачи наличных денег.

В случае если пересчет наличных денег и других ценностей невозможен, касса закрывается и опечатывается без пересчета наличных денег.

Не позднее следующего рабочего дня со дня опечатывания кассы пересчет наличных денег осуществляется лицом, назначенным руководителем организации, в присутствии руководителя и главного бухгалтера или комиссии, назначенной руководителем организации, в количестве не менее 3 человек.

Наличные деньги в кассу поступают в виде выручки за реализованную продукцию, работы, услуги, товары и из других источников, например, плата работников за проживание в общежитиях организации, возврат подотчетными лицами не использованных ими авансов, по чеку из банка и т. д.

При приеме наличных денег в качестве выручки или возврата денег кассиры обязаны проверить их подлинность и платежеспособность. При определении подлинности наличных денег необходимо руководствоваться требованиями законодательства, справочной и методической литературой по определению подлинности денежных знаков, информацией, размещенной на официальном сайте Национального банка РБ в глобальной компьютерной сети Интернет, официальными материалами и оперативной информацией органов внутренних дел. При определении платежности наличных денег необходимо руководствоваться требованиями Инструкции о порядке определения платежности и обмена банкнот НБ РБ, утвержденной постановлением Правления НБ РБ от 06.06.2011г.

С расчетного или другого счета в банке наличные деньги банк может выдавать по чеку из денежной чековой книжки кассиру организации или другому ее работнику, который на это уполномочен, на следующие текущие нужды:

- выдачу заработной платы работникам организации и всех выплат, связанных с ней, для чего организация подаёт в банк ежемесячно соответствующие сведения;

- командировочные расходы;

- хозяйственные нужды;

- другие цели, например, на закупку сельскохозяйственной и дикорастущей продукции у населения.

Чеки сброшюрованы в чековой книжке, которую организация получает в банке по заявлению – обязательству, подписанному руководителем организации и главным бухгалтером, скрепленному печатью организации согласно заявленным в банк их образцам, и платежное поручение в 2-х экземплярах на оплату стоимости чековой книжки. При получении лимитированной чековой книжки в банк также предоставляется платежное поручение в двух экземплярах для депонирования денежных средств на сумму чековой книжки. В чековой книжке все чеки должны быть пронумерованы, на них проставляется номер расчетного или валютного счета, указывается наименование банка и владельца счета.

Чековая книжка выдается кассиру организации, ФИО которого и образец подписи указаны в заявлении – обязательстве. Она хранится в кассе вместе с наличными деньгами.

Все реквизиты в чеке заполняет организация. В чеке указывается требуемая сумма и ее назначение (на выдачу заработной платы и др.). Сумма пишется с заглавной буквы, прописью с прочеркиванием незаполненной строки. Заполненные чеки подписываются руководителем, главным бухгалтером и скрепляются печатью организации. На оборотной стороне чека указывается, на какие цели необходимы деньги. Никакие исправления в чеке не допускаются. Отрывная часть чека остается в банке при выдаче организации наличных денег с ее банковского счета, а его корешок – в чековой книжке.

Организации имеют право расходовать наличные деньги только на те цели, на которые они получены.

Прием наличных денег в кассу оформляется приходным кассовым ордером формы № КО-1.

Приходный кассовый ордер подписывает главный бухгалтер и кассир. При приеме наличных денег от физических и юридических лиц им выдается квитанция к приходному ордеру. В случае необходимости она заверяется печатью.

Основанием для внесения записей в кассовую книгу организации о получении наличных денег с банка являются приходный кассовый ордер, корешок чека чековой книжки.

Расход денег из кассы чаще всего связан с выплатой работникам заработной платы, выдачей аванса на командировочные расходы, выплатой пособий и др.

Из выручки организации могут расходовать наличные деньги для проведения текущих операций: на выплату заработной платы, командировочных расходов, на покупку канцелярских товаров, на выплату по договору займа, аренды и другим, но с учетом установленных размеров или норм для осуществления таких выплат, например, норм командировочных расходов, установленного размера для расчетов наличными денежными средствами между юридическими лицами, обособленными подразделениями, в соответствии с заключенными договорами и т.д.

Организации (независимо от наличия у них текущего (расчетного) банковского счета) могут осуществлять расчеты наличными деньгами с другими юридическими лицами, их обособленными подразделениями, индивидуальными предпринимателями на территории Республики Беларусь, в том числе путем внесения наличных денег непосредственно в кассы банков с последующим зачислением их на текущие (расчетные) банковские счета получателей, в общей сумме не более 300 базовых величин на протяжении одного дня за некоторыми исключениями, предусмотренными законодательно (расчетов при оптовой торговле алкогольной, непищевой спиртосодержащей продукцией, непищевым этиловым спиртом, табачным сырьем, табачными изделиями, а также ликвидируемыми организациями и др.).

Количество юридических лиц, их обособленных подразделений, индивидуальных предпринимателей, с которыми организация производит расчеты наличными деньгами в общей сумме не более 300 базовых величин на протяжении одного дня, не ограничивается.

Нормативными документами утвержден перечень организаций, имеющих право принимать платежи наличными деньгами в кассу до 300 базовых величин от других юридических лиц, подразделений и ИП.

К ним относятся следующие организации:

- осуществляющие выставочную деятельность – за оказываемые ими услуги (кроме оплаты аренды площадей);

- осуществляющие через магазины-склады оптовую или розничную торговлю – за приобретаемые у них товары;

- органы управления рынками – за оказываемые ими услуги (кроме оплаты аренды торгового места);

- реализующие топливо и оказывающие услуги, непосредственно связанные с транспортировкой грузов (перевозкой пассажиров), – за топливо и услуги, включенные в перечень таких услуг.

Расчеты наличными деньгами по платежам в бюджет, государственные внебюджетные фонды осуществляются без ограничения размеров как для плательщика, так и для получателя.

Выручка может использоваться при условии отсутствия наложения ареста и обращения взыскания на денежные средства организации, находящиеся на текущих (расчетных) банковских счетах; приостановления операций по текущим (расчетным) банковским счетам; картотеки к внебалансовому счету «Расчетные документы, не оплаченные в срок» (далее – картотека). Данные условия должны быть оговорены при заключении договора текущего (расчетного) банковского счета или при внесении изменений в действующие договоры.

Не имеют права расходовать наличные деньги из выручки ликвидируемые организации, в отношении которых приняты решения о прекращении деятельности, либо в отношении которых открыто конкурсное производство.

Полученные в банке по чеку наличные деньги организации для выдачи заработной платы должны оформляться приходным кассовым ордером КО-1 типовой формы и выдаются по назначению в сроки, установленные решением руководителя организации, или в общеустановленном порядке, то есть, в течение 3 рабочих дней, а в сельской местности - 5 рабочих дней, включая день получения денег в обслуживающем банке. По истечении указанного срока не использованные по назначению суммы наличных денег сдаются в обслуживающий или иной банк, инкассаторам либо в организации Минсвязи и информатизации РБ.

Выдача наличных денег оформляется расходным кассовым ордером формы № КО-2. При выдаче денег конкретному лицу в кассовом ордере указывается фамилия, имя, отчество лица, кому должны быть выданы деньги, цель выдачи, указываются данные документа, подтверждающего личность получателя, берется его подпись в получении денег.

Расходный кассовый ордер подписывает главный бухгалтер, кассир, руководитель организации или работник, им уполномоченный, лицо, получившее деньги. К расходным кассовым ордерам должны быть приложены оправдательные документы: ведомости на выдачу заработной платы и другие.

Приходные и расходные кассовые ордера выписываются бухгалтерией в день совершения кассовой хозяйственной операции. Никакие исправления в кассовых ордерах не допускаются.

Бланки типовых форм КО-1 «Приходный кассовый ордер» и КО-1в «Приходный кассовый ордер» относятся к бланкам строгой отчетности, поэтому их движение должно учитываться в книге учета бланков строгой отчетности в соответствии с Инструкцией о порядке приобретения, учета, хранения, использования и возврата бланков документов с определенной степенью защиты и печатной продукции, информация о которых подлежит включению в электронный банк данных бланков документов и документов с определенной степенью защиты и печатной продукции, утвержденной постановлением МНС, Минфина и Минсвязи РБ от 12.08.2011г. № 33/77/17. При этом организация может приобрести приходные кассовые ордера для выписки на ПЭВМ с соблюдением всех реквизитов формы их типовой формы.

При выписке кассовые ордера должны быть зарегистрированы в книге их регистрации (отдельно на белорусские рубли и на иностранную валюту, отдельно приходные и расходные ордера, либо приходные и расходные ордера регистрируются в одной книге) в следующем порядке: номер, дата, сумма, записывается в соответствующую колонку исходя из содержания кассовой операции, ФИО лица, на которое выписан кассовый ордер.

Регистрация приходных и расходных кассовых ордеров может осуществляться посредством программно-технических средств. Выходная форма «Вкладной лист журнала регистрации приходных и расходных кассовых ордеров» составляется за соответствующий день и должна содержать данные учета движения наличных денег по целевому назначению.

Выдача приходных и расходных кассовых ордеров, платежных ведомостей на руки лицам, вносящим или получающим наличные деньги, запрещается.

Из главной кассы наличные деньги могут выдаваться перед началом рабочего дня в другие кассы организации (например, в кассу филиала) по утверждённым документам и в соответствии с действующим законодательством.

В этом случае главный кассир ведет книгу учета принятых и выданных кассиром наличных денег. Выдача денег другим кассирам или раздатчикам осуществляется под их роспись в книге. В книге отражается принятие от них невыданных наличных денег и кассовых документов, подтверждающих проведенные операции. Книга должна быть пронумерована, прошнурована и скреплена печатью организации. Количество листов в книге учета принятых и выданных кассиром наличных денег заверяется подписями руководителя и главного бухгалтера организации.

Работники бухгалтерии и другие работники, пользующиеся правом подписи кассовых документов, не привлекаются к исполнению обязанностей кассира (за исключением небольших организаций, не имеющих в штате кассира).

Кассир подписывает приходные и расходные кассовые ордера только после приема или выдачи наличных денег.

Выдачу заработной платы, премий, пособий и других выплат более чем трем работникам рекомендуется производить по платежной ведомости. На титульном (заглавном) листе платежной ведомости учиняется разрешительная надпись о выдаче наличных денег за подписями руководителя и главного бухгалтера организации или лиц, ими уполномоченных, с указанием сроков выдачи и суммы наличных денег прописью.

При выдаче наличных денег по платежной ведомости получатели предъявляют документы, удостоверяющие их личность, или справку, подтверждающую их личность, и расписываются в получении денег в соответствующей графе платежной ведомости.

Выдача заработной платы производится в течение трех рабочих дней, для сельскохозяйственных организаций – в течение 5 рабочих дней.

Выдача наличных денег своим работникам может производиться по удостоверению, выданному организацией при наличии на нем фотографии и личной подписи владельца удостоверения, подписи должностного лица и оттиска печати организации.

В случае выдачи наличных денег по доверенности, оформленной в установленном законодательством порядке, в платежной ведомости или в тексте расходного кассового ордера после фамилии, имени и отчества получателя наличных денег кассиром делается запись «По доверенности», указываются фамилия, имя и отчество лица, которое получило по доверенности наличные деньги.

В случае если доверенность выдана на разовое получение наличных денег, она прилагается к расходному кассовому ордеру или платежной ведомости.

В случае если доверенность выдана на получение наличных денег в течение определенного времени, ее копия, удостоверенная в установленном законодательством порядке, хранится в организации.

По истечении установленных сроков выдачи наличных денег на оплату труда, выплату стипендий, пенсий, пособий, дивидендов, алиментов кассир должен:

- в платежной ведомости напротив фамилий лиц, которым не произведены указанные выплаты, поставить штамп или написать «Депонировано»;

- составить реестр депонированных сумм;

- в платежной ведомости записать прописью суммы фактически выплаченных и подлежащих депонированию наличных денег, сверить их с общим итогом по платежной ведомости и подтвердить запись своей подписью. Если наличные деньги выдавались не кассиром, а раздатчиком, то на ведомости дополнительно делается запись «Деньги по ведомости выдавал» и ставится подпись раздатчика. Выдача наличных денег кассиром и раздатчиком по одной ведомости запрещается;

- заполнить расходный кассовый ордер на отдельном бланке на общую сумму выплаченных наличных денег по платежной ведомости либо по всем платежным ведомостям, проставив в нем их номера, дата и номер расходного кассового ордера проставляется на каждой платежной ведомости.;

- записать в кассовую книгу фактически выплаченную сумму наличных денег.

Депонированные суммы сдаются в обслуживающий банк на 4-й и 6-й рабочий день соответственно. На сумму сдаваемых наличных денег составляется один общий расходный кассовый ордер.

Бухгалтер организации производит проверку отметок, сделанных кассирами в платежных ведомостях, и подсчет выданных и депонированных по ним сумм.

Организации сдают выручку и наличные свободные деньги в обслуживающий или иной банк, в организации Министерства связи и информатизации Республики Беларусь либо работникам службы инкассации.

Наличные деньги из кассы могут сдаваться в банк двумя способами:

1) путём инкассации, для чего организация заключает договор на инкассаторское обслуживание с банком или специализированной организацией, в котором наряду с другими условиями оговаривается время инкассации. К этому времени кассир кассы должен подготовить инкассаторскую сумку, т.е. сложить деньги купюрно, пересчитать их суммы, оформить препроводительную ведомость к сумке с денежной выручкой, вложить в инкассаторскую сумку деньги и препроводительную ведомость, опечатать сумку. Кассир также оформляет накладную к сумке с денежной выручкой с указанием купюрной описи сдаваемых денег, которая вместе с инкассаторской сумкой отдается инкассатору и копию препроводительной ведомости к сумке с денежной выручкой. Копия остается у кассира, в ней инкассатор расписывается о том, что он принял опломбированную сумку без пересчета вложенных в нее денег.

Все три вышеуказанных документа должны быть подписаны руководителем организации, сдающей деньги, и ее главным бухгалтером.

В препроводительной ведомости и накладной к сумке с денежной выручкой предусмотрен акт о вскрытии сумки и пересчете вложенных денег при их принятии в банке, в котором указывается их фактическое наличие, недостача или излишки, количество неплатежных, сомнительных или дефектных купюр.

На счет организации в банке зачисляется фактическая сумма денег, указанная в акте. Если при этом она отличается от суммы сданных с кассы денег, указанной в накладной, то излишки денег отражаются записью:

Д-т сч. 50 К-т сч. 90/7.

На выявленную недастачу денег при их приеме в банке составляется запись:

Д-т сч. 90/8 К-т сч. 50.

2) по объявлению на взнос наличными работником организации, сдающей деньги в банк для зачисления на свой расчетный, валютный или специальный счет. Для подтверждения приема денег банк выдает организации квитанцию к объявлению на взнос наличными, которую кассир прикладывает к расходному кассовому ордеру.

Все поступления, выдачи и сдача наличных белорусских рублей организации в банк регистрируются кассиром в кассовой книге формы № КО-4 в следующем порядке: дата, номер кассового ордера, краткое содержание кассовой операции, сумма, корреспондирующий счёт. Исправления в кассовой книге должны быть заверены подписью главного бухгалтера, подчистки не допускаются.

Кассовая книга должна быть пронумерована, прошнурована и скреплена печатью организации. Количество листов в кассовой книге заверяется подписями руководителя и главного бухгалтера.

Каждый лист кассовой книги состоит из двух равных частей. Неотрывная часть листа (с горизонтальной линовкой) как первый экземпляр остается в кассовой книге. Отрывная часть листа (без горизонтальной линовки) является вторым экземпляром и заполняется с лицевой и оборотной стороны через копировальную бумагу. Вторые экземпляры листов служат отчетом кассира.

Первые и вторые экземпляры листов нумеруются одинаковыми номерами.

Подчистки и незаверенные исправления в кассовой книге не допускаются. Исправления заверяются подписями кассира, а также главного бухгалтера или лица, его заменяющего.

На каждом листе кассовой книги проставляются дата и остаток наличных денег в кассе за предыдущий день (период).

Записи в кассовой книге начинаются на лицевой стороне неотрывной части листа после строки «Остаток на начало дня».

Предварительно лист необходимо согнуть пополам по линии отреза так, чтобы отрывная часть была подложена под неотрывную часть листа, которая остается в книге. Для ведения записей после строки «Итого по странице» отрывную часть листа накладывают на лицевую сторону неотрывной части и продолжают записи по горизонтальным линиям оборотной стороны неотрывной части листа.

Кассир записывает в кассовую книгу каждую кассовую операцию сразу после получения или выдачи наличных денег отдельно по каждому кассовому ордеру.

Ежедневно в конце рабочего дня кассир подсчитывает и записывает в кассовую книгу отдельно итоги приходных и расходных кассовых операций за день, выводит остаток денег на следующее число. Первый экземпляр отчета остается в кассовой книге, а второй отрывается и передается в бухгалтерию в качестве отчета кассира с приложенными к нему первичными документами, подтверждающими совершенные кассовые операции, под роспись в кассовой книге. Кассовые отчёты проверяются бухгалтерией по форме и по существу.

В дни выдачи заработной платы в кассовой книге в строке «В том числе на оплату труда» указывается сумма остатка наличных денег, не выплаченных по платежным ведомостям на оплату труда. При этом сумма выданных за день наличных денег по платежной ведомости на оплату труда расходным кассовым ордером не оформляется и не отражается в кассовой книге. Платежные ведомости на оплату труда в обязательном порядке хранятся в кассе вместе с остатком наличных денег и являются документами, подтверждающими отсутствие недостачи наличных денег в кассе.

В аналогичном порядке записи в кассовую книгу осуществляются при выплате по платежным ведомостям стипендий, пенсий, пособий, дивидендов, алиментов.

Записи в кассовой книге ведутся до полного использования листов кассовой книги.

Кассовая книга может вестись с помощью программно-технических средств при условии обеспечения полной сохранности кассовых документов. При этом листы кассовой книги должны формироваться в виде выходной формы «Вкладной лист кассовой книги». Одновременно с ней формируется выходная форма «Отчет кассира». Данные документы формируются в конце каждого рабочего дня и должны содержать все необходимые реквизиты кассовой книги.

Юридические лица и ИП, применяющие упрощенную систему налогообложения и ведущие учет в книге учета доходов и расходов, кассовую книгу могут не вести.

В соответствии с действующим законодательством выручка наличными деньгами должна приниматься с применением кассового оборудования, зарегистрированного в налоговой инспекции. К каждой единице кассового оборудования должна вестись книга кассира. Книга кассира предназначена для ежедневной контрольной записи показаний денежных оборотов, регистрируемых кассовым оборудованием. Она также должна быть прошнурована, пронумерована и скреплена подписями руководителя организации и главного бухгалтера, а также печатью организации. Записи в книге кассира делаются ежедневно в хронологическом порядке перьевой или шариковой ручкой, без помарок на основании показаний кассового оборудования и подтверждающих документов.

В начале рабочего дня (смены) в книгу кассира записывается дата, показание нарастающего оборота кассового оборудования на начало дня (смены) и суммы наличных денежных средств, полученных кассиром перед началом работы для расходных операций. По окончании рабочего дня (смены) кассиром заполняются остальные реквизиты: выручка за день (смену), возврат денег из кассы, сдача денег в банк, остаток денег в кассе на конец дня (смены).

Кассир составляет отчет о закрытии смены. Для этого ежедневно снимаются показания счётчиков кассовых аппаратов представителем администрации организации, которые записываются в книги кассиров.

Кассовые ленты после их использования хранятся в организации в качестве отчётных документов законодательно установленное время, потом списываются по акту. При расхождении сумм выручки с выручкой, определённой по счётчику кассового оборудования, должны быть выявлены причины расхождения, которые рассматриваются руководством, а излишки или недостачи наличности отражаются в книге кассира. Внесение в книгу кассира исправлений осуществляется путем зачеркивания ошибочных записей и надписи правильных, которые заверяются подписями лица, уполномоченного юридическим лицом.

Если при приеме наличных денег или пластиковых банковских карточек с использованием кассового оборудования кассир допустил ошибку, например, указал неверную сумму, он должен сформировать правильный платежный документ, который выдается плательщику, а ошибочно сформированный документ записать в реестр ошибочно сформированных документов кассового оборудования и приложить к нему.

Прием наличных денег юридическими лицами, их подразделениями, ИП, имеющими право не использовать кассовое оборудование, специальные компьютерные системы и платежные терминалы, осуществляется по приходным кассовым ордерам и специальным документам (квитанция о приеме наличных денежных средств и др.), которые имеют определенную степень защиты.

Для обобщения информации о наличии и движении денежных средств в кассах организации, в том числе филиалов и представительств, имеющих отдельный баланс, в Типовом плане счетов предназначен синтетический активный счет 50 «Касса».

Поступление наличных денежных средств в кассу организации отражается на счете 50 в отчёте кассира следующими записями:

Д-т сч. 50 К-т сч. 75/1 - поступили наличные деньги от учредителей в качестве их вклада в уставный капитал организации;

Д-т сч. 50 К-т сч. 51, 55 - поступили наличные деньги с расчетного и специальных счетов организации для выдачи заработной платы и выплат, связанных с ней, на командировочные расходы, на хозяйственные и другие нужды;

Д-т сч. 50 К-т сч. 52 - поступили наличные деньги с валютного счета организации для выдачи авансов на командировочные расходы;

Д-т сч. 50 К-т сч. 57/1 - поступили наличные деньги в головную кассу организации из касс филиалов;

Д-т сч. 50 К-т сч. 58/2 – возвращен в кассу краткосрочный займ, ранее выданный организацией наличными деньгами другому субъекту хозяйствования;

Д-т сч. 50 К-т сч. 69 – получены наличные деньги в кассу организации из ФСЗН;

Д-т сч. 50 К-т сч. 60 – возвращены поставщиками авансы, ранее выданные им наличными деньгами;

Д-т сч. 50 К-т сч. 62 – поступили авансы от покупателей и заказчиков в счет будущей отгрузки им продукции, товаров, выполнения работ, оказания услуг;

Д-т сч. 50 К-т сч. 90/1 или 62 - оплачено покупателями и заказчиками наличными денежными средствами за реализованную им продукцию, товары, выполненные работы, оказанные услуги;

Д-т сч. 50 К-т сч. 91/1 или 62 - оплачено покупателями и заказчиками наличными денежными средствами за реализованные им долгосрочные активы (объекты основных средств, нематериальных активов, долгосрочных ценных бумаг, долей в уставном капитале других субъектов хозяйствования и других);

Д-т сч. 50 К-т сч. 71 - внесен в кассу подотчетным лицом неизрасходованный аванс;

Д-т сч. 50 К-т сч. 76/2 – поступило страховое возмещение при наступлении страхового случая;

Д-т сч. 50 К-т сч. 70 – возвращена работником излишне выданная ему заработная плата;

Д-т сч. 50 К-т сч. 50 - поступили наличные деньги в головную кассу организации с ее операционных касс;

Д-т сч. 50 К-т сч. 73/1 – погашен работником займ, ранее выданный ему организацией на строительство жилья и получение первого высшего образования;

Д-т сч. 50 К-т сч. 73/2 - погашена работниками задолженность по недостачам, растратам, хищениям, другим видам ущерба, нанесенного организации;

Д-т сч. 50 К-т сч. 76 - внесены деньги в кассу прочими дебиторами.

Расходование денег из кассы отражается в отчете кассира на счетах бухгалтерского учета следующими записями:

Д-т сч. 51, 52, 55 К-т сч. 50 - внесены деньги на текущий (расчетный), валютный и специальный счета организации;

Д-т сч. 70 К-т сч. 50 – выплачена из кассы работникам заработная плата, премии, материальная помощь и другие выплаты, связанные с расходами на персонал;

Д-т сч. 71 К-т сч. 50 - выданы деньги подотчетным лицам на командировки, на хозяйственные нужды, на закупку сельскохозяйственной продукции у населения;

Д-т сч. 73/1 К-т сч. 50 - выданы работникам займы на различные цели;

Д-т сч. 60 К-т сч. 50 – произведена оплата счетов поставщиков и подрядчиков за полученные от них товарно-материальные ценности, выполненные работы, оказанные услуги;

Д-т сч. 60 К-т сч. 50 – произведены расчеты наличными деньгами с бюджетом по налогам и сборам;

Д-т сч. 76/2 К-т сч. 50 – выданы страховые суммы по договорам страхования при наступлении страхового случая;

Д-т сч. 50 К-т сч. 50 – выданы деньги из головной кассы кассирам операционных касс организации для расчетов с работниками по оплате труда;

Д-т сч. 75/1 К-т сч. 50 – выданы деньги учредителю при его выходе из состава учредителей в сумме его доли в уставном капитале организации и в чистых активах, превышающих размер уставного капитала;

Д-т сч. 76/1 К-т сч. 50 – выданы алименты на содержание несовершеннолетних детей;

Д-т сч. 81 К-т сч. 50 – оплачено наличными деньгами за собственные акции (доли в уставном капитале) организации при их выкупе у акционеров;

Д-т сч. 94 К-т сч. 50 – списывается недостача денег, выявленная при инвентаризации в кассе;

Д-т сч. 91/4 К-т сч. 50 – списывается недостача денег, прозошедшая по чрезвычайным обстоятельствам и выявленная при инвентаризации в кассе;

Д-т сч. 91/4 К-т сч. 50 – оплачены расходы по финансовой деятельности организации (выданы проценты по ценным бумагам и др.).

Имеет особенности учет движения иностранной валюты в кассе. По иностранной валюте лимит остатка кассы на конец рабочего дня, порядок и сроки сдачи наличной иностранной валюты устанавливает обслуживающий банк по согласованию с организацией ежегодно, как правило в течение 1-го квартала, исходя из необходимости ускорения оборачив