Документооборот движения наличных денежных средств
Поступление наличных денежных средств в кассу может быть как от сторонних организаций и лиц (от учредителей, покупателей и др.), так и от работников предприятия (возврат неиспользованного аванса, займа и т.п.). Расход денежных средств из кассы организации может иметь место при выдаче их работникам в виде заработной платы, пособий, материальной помощи и др., подотчетным лицам, при внесении наличных денег в банк на расчетный и другие счета. Движение денежных средств следующее:
на основании товарных накладных, заявлений на материальную помощь и др. в бухгалтерии оформляются приходные и расходные кассовые ордера, платежные ведомости;
приходные и расходные кассовые ордера регистрируются в журнале регистрации приходных и расходных кассовых ордеров. Стрелка 2а означает, что расходные кассовые ордера, оформленные на основании платежных ведомостей, заполняются и регистрируются только после выдачи наличных денег и закрытия платежной ведомости;
приходные и расходные кассовые документы передаются в кассу, подписываются кассиром и на основании их производится прием и выдача наличных денег;
все поступления и выдачи наличных денег в конце рабочего дня кассир записывает в кассовую книгу;
кассир передает в бухгалтерию отчет кассира (второй отрывной экземпляр листа кассовой книги с приложенными к нему приходными и расходными кассовыми документами);
бухгалтер группирует однотипные операции по отчету кассира за истекший день и записывает их в журнал-ордер 1 и ведомость 1;
итоговые данные журнала-ордера 1 и ведомости 1 переносятся в Главную книгу.
3. Документальное оформление и учет кассовых операций в белорусских рублях
Для осуществления расчетов наличными денежными средствами и их хранения предприятия имеют кассы. Касса представляет собой специально оборудованное изолированное помещение, имеющее сигнализацию, устройства, препятствующие проникновению туда посторонних лиц, несгораемые металлические шкафы для хранения денег и ценных бумаг.
Все наличные деньги и другие ценности предприятий должны храниться в металлических шкафах или сейфах, которые по окончании работы кассы закрываются ключом и опечатываются сургучной печатью кассира. Ключи от металлических шкафов и сейфов, печати хранятся у кассиров, а учтенные дубликаты ключей в опечатанных кассиром пакетах, пеналах — у руководителя предприятия. Не реже одного раза в квартал комиссией должна проводиться проверка их наличия.
Кассовые операции осуществляет кассир. При приеме его на работу руководитель предприятия обязан под роспись ознакомить его с Правилами ведения кассовых операций и расчетов наличными денежными средствами в Республике Беларусь и заключить с ним договор о полной индивидуальной или коллективной (бригадной) материальной ответственности. Кассиру запрещается передоверять выполнение порученной ему работы другим лицам.
Бухгалтерам, другим работникам предприятия, пользующимся правом подписи кассовых документов, исполнять обязанности кассиров запрещается, за исключением случаев, когда в штате нет другого лица, на которого можно возложить ведение кассовых операций.
В случае внезапного оставления кассиром работы находящиеся у него под отчетом наличные деньги и другие ценности немедленно пересчитываются другим кассиром, которому они передаются, в присутствии руководителя и главного бухгалтера предприятия или в присутствии комиссии из лиц, назначенных руководителем предприятия. Результаты пересчета и передачи наличных денег и других ценностей отражаются в акте.
Предприятия могут иметь в своих кассах наличные деньги на конец рабочего дня в пределах лимита остатка кассы. Лимит рассчитывается самим предприятием, а затем утверждается банком. Вся денежная наличность сверх лимита в кассе предприятия должна быть сдана в банк независимо от установленного срока сдачи наличных денег. Предприятия могут сдавать наличные деньги в кассы банков, работникам службы инкассации и эксплуатационным предприятиям Министерства связи Республики Беларусь.
Предприятия, которым установлен лимит остатка кассы, имеют право хранить в своих кассах наличные деньги сверх установленного лимита остатка только оплату труда, выплаты пособий, дивидендов, пенсий на срок не свыше 3 рабочих дней (для колхозов, органов местного управления и самоуправления, расположенных в сельской местности, — не свыше 5 рабочих дней), включая день получения денег в банке. По истечении этого срока (на четвертый или шестой рабочий день соответственно) не использованные по назначению суммы наличных денег сдаются в банк.
Наличные деньги могут быть получены предприятиями в банках, в которых открыты соответствующие счета. Наличные деньги, полученные предприятиями из касс банков, расходуются на те цели, на которые они получены.
В большинстве случае деньги поступают в кассу с расчетного счета через кассира, который получает их по денежным чекам, которые, как правило, сброшюрованы в чековые книжки. Предприятие по заявлению получает чековую книжку в банке и хранит ее в кассе вместе с наличными деньгами.
Прием наличных денег предприятиями, не использующими кассовые суммирующие аппараты или специальные компьютерные системы, осуществляется по приходным кассовым ордерам формы КО-1. Лицу, внесшему деньги в кассу, в подтверждение о приеме наличных денег выдается отрывная квитанция к приходному кассовому ордеру .
Выдача наличных денег из касс предприятий может производиться по:
расходному кассовому ордеру формы КО-2;
платежной ведомости с последующим наложением штампа с реквизитами расходного кассового ордера либо приложением расходного кассового ордера на общую сумму выплаченных наличных денег по платежной ведомости (ведомостям) без составления расходного кассового ордера на каждого получателя. На титульном листе платежной ведомости делается разрешительная надпись о выдаче наличных денег за подписями руководителя и главного бухгалтера предприятия с указанием сроков выдачи и суммы наличных денег прописью.
По истечении установленных сроков выдачи наличных денег на оплату труда, выплаты пенсий, пособий кассир должен в платежной ведомости против фамилий лиц, которым не произведены указанные выплаты, поставить штамп или сделать отметку «депонировано», составить реестр депонированных сумм, а на титульном листе платежной ведомости указать суммы фактически выплаченную и невыплаченную (цифрами и прописью) и заверить данные своей подписью. Депонированные суммы кассир сдает в банк. На сумму сдаваемых наличных денег в банк составляется один общий расходный кассовый ордер.
Выдачу наличных денег кассир производит только лицу, указанному в расходном кассовом ордере или платежной ведомости либо лицу, указанному в доверенности. При этом кассир требует предъявления документа, удостоверяющего личность получателя, записывает наименование и номер документа, кем и когда он выдан и берет расписку получателя.
В случае выдачи наличных денег по доверенности в тексте расходного кассового ордера после фамилии, имени, отчества получателя наличных денег бухгалтером делается запись: "По доверенности", указываются фамилия, имя, отчество лица, которому доверено получение наличных денег. Если выдача наличных денег производится по платежной ведомости, то перед подписью получателя наличных денег кассир делает запись: "По доверенности". К расходному кассовому ордеру или платежной ведомости прилагается оформленная в соответствии с законодательством Республики Беларусь доверенность.
При получении приходных и расходных кассовых ордеров, платежных ведомостей кассир обязан проверить:
наличие и подлинность подписи главного бухгалтера;
правильность их оформления;
наличие перечисленных приложений;
на расходном кассовом ордере или приложенных к нему документах, платежной ведомости — наличие и подлинность подписи руководителя предприятия.
Приходные и расходные кассовые документы должны быть заполнены четко и ясно чернилами, шариковой ручкой или выписаны с помощью компьютера. Подчистки, помарки или исправления, даже оговоренные, в этих документах не допускаются. В случае несоответствия приходных и расходных кассовых ордеров, платежных ведомостей предъявляемым к их заполнению требованиям кассир возвращает документы бухгалтеру для надлежащего оформления.
Прием и выдача денег по кассовым ордерам может производиться только в день их составления. Приходные и расходные кассовые ордера, платежные ведомости при приеме или выдаче по ним наличных денег подписываются кассиром. Приложенные к ним документы должны быть погашены штампом или надписью: "Оплачено" с указанием даты.
Приходные и расходные кассовые ордера до передачи в кассу заполняются и регистрируются бухгалтером в журнале регистрации приходных и расходных кассовых ордеров в белорусских рублях по форме 1 или форме 1-а. Журнал по форме 1 открывается отдельно на приходные и расходные кассовые ордера, а журнал по форме 1-а ведется по усмотрению руководителя предприятия и главного бухгалтера вместо журнала по форме 1 и открывается один на приходные и расходные кассовые ордера.
Все поступления и выдачи наличных денег в конце рабочего дня кассир записывает в кассовую книгу по форме № КО-4, листы которой должны быть пронумерованы, прошнурованы и скреплены сургучной печатью. Количество листов в кассовой книге заверяется подписями руководителя и главного бухгалтера предприятия. Записи в кассовую книгу производятся под копировальную бумагу в двух экземплярах. Первый экземпляр остается в кассовой книге. Второй экземпляр является отрывным и служит отчетом кассира. Первые и вторые экземпляры листов нумеруются одинаковыми номерами.
Записи в кассовой книги начинают на лицевой стороне неотрывной части листа. При этом лист сгибают по линии отреза, накладывая отрывную часть листа на неотрывную. Для ведения записей на оборотной стороне неотрывной части листа отрывную часть листа накладывают на лицевую сторону неотрывной части.
На каждом листе кассовой книги указывается дата и остаток наличных денежных средств на начало дня. Кассир делает записи в кассовой книге в день получения или выдачи наличных денег отдельно по каждому приходному и расходному кассовому ордеру. В конце рабочего дня кассир подсчитывает итоговые обороты за день, выводит остаток наличных денежных средств в кассе на конец дня и передает в бухгалтерию отчет (второй отрывной экземпляр листа кассовой книги с приложенными к нему приходными и расходными кассовыми ордерами).
Полученные бухгалтерией отчеты кассира обрабатываются. Бухгалтер проверяет записи по существу, сверяет с первичными документами, в специальной графе по каждой операции проставляет шифр корреспондирующего счета. Правильность произведенных записей, а также выведенного остатка денег на начало и конец дня заверяется подписью бухгалтера, а отчет кассира с оправдательными документами остается в бухгалтерии.
Бухгалтер группирует однотипные операции по отчету кассира за истекший день и записывает их в журнал-ордер 1 и ведомость 1. В журнале-ордере 1 производятся записи по кредиту счета 50 «Касса» в корреспонденции с дебетом других счетов, а в ведомости 1 — по дебету счета 50 «Касса» в корреспонденции с кредитом других счетов.
Счет 50 «Касса» применяется для обобщения информации о наличии и движении денежных средств в кассе предприятия. По дебету этого счета отражается поступление денежных средств в кассу предприятия, а по кредиту — выплата денежных средств из кассы. С целью контроля за соблюдением кассовой дисциплины в сроки, установленные руководителем предприятия, но не реже одного раза в квартал проводится внезапная инвентаризация кассы.
Для проведения инвентаризации кассы приказом руководителя предприятия назначается комиссия. Комиссия проверяет наличие денег и других ценностей путем полного пересчета всех денег, находящихся в кассе. По итогам работы комиссия составляет акт инвентаризации наличных денег и других ценностей в двух экземплярах, который подписывается комиссией и материально ответственным лицом. Один экземпляр акта передается в бухгалтерию предприятия, второй остается у материально ответственного лица.
До начала инвентаризации от каждого материально ответственного лица или группы лиц, отвечающих за сохранность наличных денег и других ценностей, берется расписка. Расписка включена в заголовочную часть акта.
При обнаружении в кассе недостачи или излишков наличных денег и других ценностей в акте указывается сумма недостачи или излишка и объясняются обстоятельства их возникновения.
Излишки наличных денежных средств подлежат оприходованию и отнесению на прочую текущую деятельность (по счету 90), а недостачи отражаются на счете 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей».
Для отражения операций по движению наличных денег используется активный счет 50:
1) По дебету счета 50:
К51, 52 – поступления в кассу с расчетных или валютных счетов;
К90, 91 – поступление выручки за наличный расчет (ОС,НА,матер.,акции и т.д);
К71 – возврат неиспользованных подотчетных сумм;
К73 – возврат займа или возмещение недостачи;
К75 – поступление от учредителей в счет включений в уставный капитал;
К90/7 – оприходование излишка денег в кассу, безвозмездно;
К91/7 – дооценка наличной иностранной валюты в кассе (курсовая разница в кассе) (есть и др. варианты);
2) по кредиту счета 50:
Д51, 52 – К50 – сдача денег на расчетные или валютные счета;
Д70 – К50 – выплата заработной платы, премий, пособий;
Д76/5 – К50 – выплата депонированной зарплаты;
Д71 – выдача аванса под отчет или возмещение перерасхода по командировкам и хозяйственным расходам;
Д76/1 – выплата алиментов непосредственно получателю;
Д57/1 – сдача денег инкассатору;
Д94 – недостаток денег в кассе.
4.Документальное оформление и учет кассовых операций в наличной иностранной валюте
Документальное оформление и отражение в бухгалтерском учете кассовых операций в наличной иностранной валюте производится в соответствии с Правилами ведения кассовых операций в наличной иностранной валюте на территории Республики Беларусь, утвержденными постановлением Правления Национального банка Республики Беларусь от 28.06.2004 № 98.
Для осуществления операций с наличной иностранной валютой организация должна иметь кассу, расположенную в обособленном помещении. Вся наличная иностранная валюта и другие ценности хранятся в металлических шкафах или сейфах, которые по окончании работы кассы закрываются ключом и опечатываются. Допускается хранение в одном металлическом шкафу или сейфе наличной иностранной валюты и наличных белорусских рублей, но при этом они должны быть размещены отдельно. Помещения касс по решению руководителя могут быть оборудованы средствами охранной, тревожной и пожарной сигнализации.
Организации могут иметь в своей кассе наличную иностранную валюту в пределах лимитов остатка, устанавливаемых ежегодно (как правило, в течение I квартала) уполномоченными банками по согласованию с руководителем организации. Лимит остатка кассы устанавливается банком в номинале иностранной валюты, а при работе с несколькими видами наличной иностранной валюты — в номинале каждой иностранной валюты или в эквиваленте одного вида иностранной валюты.
При приеме наличной иностранной валюты кассиры в организациях обязаны проверять ее подлинность и платежность, руководствуясь при этом нормативными правовыми актами Национального банка Республики Беларусь, справочными и информационными материалами, поступающими из официальных источников (банки-эмитенты иностранной валюты и платежных документов, Интерпол, Национальный банк, другие организации, имеющие лицензию на издательскую деятельность справочных изданий).
Кассовые операции по приему и выдаче наличной иностранной валюты оформляются первичной учетной документацией, формы которой утверждены постановлением Министерства финансов Республики Беларусь от 19.04.2001 № 43 "Об утверждении бланков унифицированных форм первичной учетной документации" (с изменениями и дополнениями, внесенными постановлением Министерства финансов Республики Беларусь от 09.07.2004 № 107).
Прием наличной иностранной валюты предприятиями, не использующими кассовые суммирующие аппараты или специальные компьютерные системы, осуществляется по приходным кассовым ордерам формы КО-1в (рис. 2.7.11), подписанным главным бухгалтером или лицом, им уполномоченным, и кассиром. В приходном кассовом ордере указывается сумма валюты по номиналу и ее рублевый эквивалент по курсу Национального банка Республики Беларусь на дату составления. В приходном кассовом ордере в строке "Основание" указывается источник поступления наличной иностранной валюты, а в строке "Принято от" — фамилия, имя, отчество вносителя наличной иностранной валюты, реквизиты документа, удостоверяющего или подтверждающего личность вносителя средств (паспорт, удостоверение беженца, вид на жительство). В подтверждение приема наличной иностранной валюты выдается квитанция к приходному кассовому ордеру. Квитанция заверяется печатью (штампом) или оттиском кассового аппарата.
Выдача наличной иностранной валюты из касс предприятий производится по:1) расходному кассовому ордеру формы КО-2в , в котором указывается сумма валюты и ее рублевого эквивалента по курсу Национального банка Республики Беларусь. В расходном кассовом ордере расписка в получении наличных денег должна быть сделана получателем денег только собственноручно чернилами или шариковой ручкой с указанием полученной суммы прописью. При оформлении расходных кассовых ордеров с помощью технических средств все реквизиты и сумма получаемых наличных денег распечатываются, получателем наличных денег проставляется только подпись; 2) платежной ведомости с последующим проставлением на ней реквизитов расходного кассового ордера либо приложением расходного кассового ордера на общую сумму выплаченной наличной иностранной валюты по платежной ведомости (ведомостям). Платежная ведомость выписывается либо оформляется с помощью технических средств с указанием по итогу наименования, суммы иностранной валюты по номиналу цифрами и прописью. В графе напротив фамилии, имени, отчества получателя средств проставляется сумма наличной иностранной валюты по номиналу цифрами. При выдаче наличной иностранной валюты нескольким лицам по платежной ведомости получатели предъявляют документы, удостоверяющие или подтверждающие их личность (паспорт, удостоверение беженца, вид на жительство), и расписываются в соответствующей графе платежной ведомости.
Приходные и расходные кассовые ордера, платежные ведомости при приеме или выдаче по ним наличной иностранной валюты подписываются кассиром. Приложенные к ним документы должны быть погашены штампом или надписью: "Оплачено" с указанием даты (число, месяц, год).
Приходные и расходные кассовые ордера до передачи в кассу заполняются и регистрируются бухгалтером в журнале регистрации приходных и расходных кассовых ордеров в иностранной валюте формы 1 или 1а. Журнал формы 1 открывается отдельно на приходные и расходные кассовые ордера, а журнал формы 1а ведется по усмотрению руководителя организации и главного бухгалтера вместо журнала формы 1 и открывается один на приходные и расходные кассовые ордера. Расходные кассовые ордера, оформленные на основании платежных ведомостей, заполняются и регистрируются только после выдачи наличной иностранной валюты и закрытия платежной ведомости.
Все поступления и выдачи наличной иностранной валюты учитываются в кассовой книге формы КО-4в. Записи в ней ведутся по видам валют. В кассовой книге после итоговых данных за день указываются курсы валют и эквивалент в денежных единицах Республики Беларусь оборота валют за день.
Учет кассовых операций в иностранной валюте ведется на счете 5 «Касса», субсчет «Валютная касса» (например, субсчет 4). Поступление денежных средств в кассу организации отражается по дебету счета 50-4 в корреспонденции с кредитом счетов учета денежных средств, расчетов, доходов от реализации продукции (работ, услуг) и др. Выплата денежных средств из кассы организации отражается по кредиту счета 50-4 в корреспонденции с кредитом счетов учета денежных средств, расчетов, финансовых результатов и др.
Наличные денежные средства в иностранной валюте и операции с ними отражаются на счетах бухгалтерского учета в белорусских рублях в суммах, определяемых путем пересчета иностранной валюты по официальному курсу, устанавливаемому Национальным банком Республики Беларусь. Одновременно эти средства и операции отражаются в валюте расчетов и платежей, что необходимо для контроля за реальным движением денежных средств в различных валютах.
Курсовые разницы, возникающие при переоценке денежных средств, стоимость которых выражена в иностранной валюте, отражаются на счете 98 «Доходы будущих периодов». По окончании отчетного месяца курсовые разницы списываются с состав финансовых доходов и расходов или расходов в установленном законодательством порядке (по счету 91).