Стадии процесса решения информационной задачи.

12.8.1. С учетом всего вышесказанного в процессе постановки и решения информационной задачи можно выделить следующие стадии:

1) Организационная стадия:

2) Стадия непосредственного решения задачи:

12.8.2. Организационная стадия включает в себя следующие элементы (части):

А) Постановка задачи (определение перечня искомых видов информации)

Б) Установление (формулирование, согласование, внедрение) обязанностей.

12.8.3. Стадия непосредственного решения задачи включает в себя следующие элементы (части):

В) Сбор исходной информации;

Г) Регистрация информации;

Д) Преобразование информации (получение искомой информации);

Е) Контроль точности информации;

Д) Формирование и представление пользователям итоговой информации (отчетов).

Установление ответственности при решении информационной задачи.

Установление ответственности - универсальный метод, повышающий качество выполнения любой функции или действия. Не является исключением и работа с информацией. Установление ответственности за объем и содержание информации является необходимым условием для получения полной и достоверной информации.

Для обеспечения качественного решения информационной задачи должна быть установлена ответственность за каждое действие, связанное с работой с информацией.

Структура содержания обязанностей в рамках решения информационной задачи.

12.10.1. На наш взгляд, обязанности, установленные для решения информационной задачи, должны включать в себя, как минимум, следующие обязательные элементы:

1) Правила преобразования информации;

2) Описание системы применяемых баз данных;

3) Перечень необходимых исходных видов информации;

4) Обязанности по сбору, передаче и регистрации информации;

5) Характеристики точности и обязанности по контролю точности информации;

6) Отчеты – содержание, формы, пользователи, сроки представления;

7) Итоговый перечень обязанностей (краткое содержание действий, ответственные, сроки, место, объем труда).

12.10.2. Схема влияния Предприятия, Закона и поставленных Задач на указанные элементы, взаимного влияния этих элементов друг на друга и их влияния на конечный результат (качество и эффективность решения информационной задачи) представлена на Рисунке 1.

Расчетный период. Начальные данные.

Понятие «Расчетный период».

Расчетный период – это тот период, информация о котором является содержанием отчетов, формируемых в рамках решения поставленной информационной задачи, причем имеется возможность отражать в этих отчетах эту информацию применительно к любому моменту и к любой части этого периода. То есть по отношению к Расчетному периоду в базе данных должна быть зарегистрирована исходная информация о каждом известном и относящемся к этому периоду факте (Сплошной метод регистрации).

Предварительные моменты и Предварительные периоды.

Предварительные моменты – моменты, более ранние, чем начало Расчетного периода, по отношению к которым требуется отражать в отчетах итоговую информацию о свойствах и состояниях объектов.

Предварительные периоды - периоды времени, более ранние, чем начало Расчетного периода, по отношению к которым требуется отражать в отчетах итоговую информацию о процессах.

Наличие Предварительных моментов и Предварительных периодов может быть обусловлено, например, требованиями закона.

Пример 1. Допустим, поставлена информационная задача по формированию деклараций по налогу на прибыль организаций. Допустим, что дата начала Расчетного периода установлена, как 01 апреля 2016 года. Налоговым периодом по указанному налогу является календарный год, и налоговая декларация должна формироваться нарастающим итогом за период с начала года. Отчетом (налоговой декларацией) будет охватываться период с 01 января 2016 года, а база данных Сплошным методом будет формироваться за период, начинающийся только с 1 апреля 2016 года. В этом случае Предварительным периодом является период с 01 января по 31 марта 2015 года включительно.

Пример 2. Допустим, поставлена информационная задача по формированию бухгалтерских балансов по РСБУ. Допустим, что дата начала Расчетного периода установлена, как 01 января 2016 года. Применительно к этому Расчетному периоду первый баланс будет формироваться по состоянию на 31 декабря 2016 года. РСБУ предусматривают, что состояния объектов в балансе должны быть отражены на начало отчетного года и на начало каждого из 2-х предыдущих лет. То есть в отчете необходимо будет отразить состояния объектов на 01.01.14, 01.01.15, 01.01.16 и 31.12.16. База данных Сплошным методом будет формироваться за период, начинающийся только с 1 января 2016 года. В этом случае Предварительными моментами являются 01.01.14 и 01.01.15.

Начальные данные.

13.3.1. Начальные данные – это необходимая для получения итоговой информации исходная информация о фактах, имевших место на начало Расчетного периода и до его начала.

13.3.2. Начальные данные должны включать в себя следующие виды исходной информации:

А) Информация о состояниях и свойствах на начало Расчетного периода.

Б) Информация, достаточная для получения итоговой информации о состояниях и свойствах объектов на Предварительные моменты.

В) Информация, достаточная для получения итоговой информации о процессах за Предварительные периоды.

Пример 1. Допустим, поставлена информационная задача по формированию деклараций по налогу на прибыль организаций применительно к Расчетному периоду, датой начала которого является 01 апреля 2016 года. В этом случае Начальные данные должны включать в себя, в том числе, исходную информацию, достаточную для получения итоговой информации за Предварительный период, то есть за период с 01 января по 31 марта 2016 года.

Пример 2. Допустим, поставлена информационная задача по формированию бухгалтерских балансов по РСБУ применительно к Расчетному периоду, датой начала которого является 01 января 2016 года. В этом случае Начальные данные должны включать в себя, в том числе, исходную информацию, достаточную для получения итоговой информации на Предварительные моменты, то есть на 01.01.14 и 01.01.15.

13.3.3. Носители начальных данных – это носители информации, на основании которых формирует начальные данные лицо, ответственное за их формирование.

Виды носителей начальных данных и способы их получения могут быть самыми разнообразными. Самым распространенным видом таких носителей могут быть БД, которые велись по отношению к периодам до начального момента БД.

13.3.4. Механизм создания ответственности за объем и содержание начальных данных.

А) Должно быть установлено лицо (лица), на которое возложена ответственность за объем и содержание информации, являющейся начальными данными (лицо, удостоверяющее начальные данные).

Б) Носители, на которых содержатся итоговые значения начальных данных, должны быть защищены от изменений и иметь подпись ответственного лица.

Если такие условия соблюдены, то начальные данные можно назвать ответственными.

13.3.5. Необходимо отметить, что лицо, формирующее начальные данные, и лицо, их удостоверяющее, могут не совпадать между собой.

Окончательное решение о значениях начальных данных принимает лицо, их удостоверяющее.

13.3.6. Лицо, ответственное за формирование начальных данных, должно представить лицу, ответственному за их удостоверение, значения начальных данных с указанием способа их определения по каждому их виду.

Если по конкретному виду начальных данных имеется несколько носителей, и они противоречат друг другу, то необходимо представить разные варианты значений этого вида начальных данных с указанием способа получения каждого из них.

Если информация на носителе противоречит физическому смыслу этого вида данных, то необходимо представить информацию, основанную на носителе, с указанием этого носителя, а также дать наиболее вероятные значения данных, соответствующие физическому смыслу этого вида данных.

13.3.7. Регистрация начальных данных.

Начальные данные должны быть зарегистрированы в БД. Структура различных видов начальных данных не всегда может соответствовать структуре имеющихся в БД регистров. В этом случае для регистрации начальных данных необходимо разрабатывать специальные индивидуальные способы.