Приемы документального и фактического контроля

ПРИЕМЫ ДОКУМЕНТАЛЬНОГО И ФАКТИЧЕСКОГО КОНТРОЛЯ

В процессе проведения ревизии широко применяются приемы документального и фактического контроля.

Приемы ДОКУМЕНТАЛЬНОГО контроля можно подразделить на 2 большие группы:

I.Приемы формально-правовой проверки документов.

1.проверка соблюдения правил составления, полноты и подлинности оформления документов.

2.сопоставление учетных и отчетных показателей с показателями бизнес-планов и установленными нормативами

3.проверка соблюдения правил учета, отдельных хоз.операций

4.проверка соответствия отраженных в документах операций законодательно установленным нормам

5.проверка арифметических расчетов – перерасчет, т.е. арифметический контроль

II.приемы проверки реальности, отраженных в документах обстоятельств и процессов

1.сопоставление данных в документах, отражающих операции с данными документов, которые явились основанием для этих операций

2.подтверждение (сверка расчетов)

3.проверка записей в регистре в бух.учете и отч-ти, правильности корреспонденции счетов.

4.прослеживание ,(сканирование)

5.аналитические процедуры

6.специальные методы в число которых входят встречная проверка, взаимная проверка, контрольное сочетание, восстановление натурально стоимостного учета, логическое исследование хоз.операций

7.подготовка альтернативных балансов (как промежуточных – сырья, материалов, выхода продукции, так и заключительного, пробного баланса)

Приемы ФАКТИЧЕСКОГО контроля:

1.инвентаризация

2.осмотр

3.наблюдение

4.контрольный запуск сырья в пр-во

5.экспертная оценка

6.контрлльная закупка и др.

ПРЕДМЕТ, СОДЕРЖАНИЕ И ЗАДАЧИ РЕВИЗИИ

Существует 2 противоположных подхода к управлению организацией:

-структурный, -процессный

СТРУКТУРНЫЙ – это построение управление из различных комбинаций - линейной и функциональной подчиненности. Линейная субординация: директор à гл.инженер à нач.цеха à мастер àи т.д.

При ПРОЦЕССНОМ ориентация идёт не на орг.структуру, а на бизнес процессы. Различают: основные БП, обеспечивающие БП, БП развития, БП управления. Основные БП ориентированы на пр-во продукции, оказание услуг. Обеспечивающие – все те, что обеспечивают основные БП. БП развития включают в себя проектирование, стратегическое планирование и т.д. БП управления – выделение систематизированных управленческих действий по работе с документами. Элемент любой системы управления – контроль. Он необходим как для системной, так и для процессной системы управления.

ЦЕЛЬ РЕВИЗИИ – проверка обоснованности и целесообразности целей должностных лиц приёмами и методами, характерными для ревизии. Ревизор выявляет ответственность должностного лица, по итогам работы ревизора могут быть собраны материалы для принятия решения о соответствии лица занимаемой должности, его материальной и уголовной ответственности.

Аудитор выявляет слабые стороны БП. По итогам его работы ставиться задача изменения правил ведения процессов или ужесточения требований к их соблюдению. Специальных нормативных документов, где прописывались бы требования к действиям ревизора нет. Деятельность аудитора регламентируется спец.документами, которые получили название «Стандартов аудиторской деятельности».

Ревизия проверяет фин. и хоз. деятельность предприятия, а аудитор проверяет бух. и фин. отчётность.

Обязанность ревизора – определить обоснованность и целесообразность действий должностных лиц. Обязанность аудитора – представить квалифицированное мнение об отчётности орг.

Ревизия выявляет виновных лиц, причины неэффективных действий и нарушения законодательства. По итогам ревизии принимаются решения о мерах дисциплинарного взаимодействия. Возможна передача дел в следственные органы.

В ходе аудита проверяется соответствие хоз.процессов нормам и правилам, определённым положениями по бух.учёту.

Этические нормы аудита запрещают высказывать своё мнение о должностных лицах, определять их виновность.

Ревизор может высказать строго обоснованное мнение о должностных лицах.

Основные задачи ревизии:

Проверка сохранности имущества и эффективность его использования в хоз.деятельности орг. Выявление злоупотреблений, условий их возникновения и разработка мероприятий по предупреждению злоупотреблений. Проверка исполнительской дисциплины и оценка эффективности деятельности управленческого персонала орг. Исследование Системы Внутреннего Контроля, выявление её узких мест и повышение эффективности её функционирования.

ПРАВИЛА ПРОВЕДЕНИЯ РЕВИЗИИ.

ВНЕЗАПНОСТЬ. Ревизор должен принимать неожиданные для контролируемых лиц средства и способы проверки их действий. Не нужно разглашать этапы подготовки ревизии и время её начала. Например, многие привыкли, что в ходе любой ревизии обязательно проверяют кассу, но неожиданной будет проверка всех касс организации и кассовых аппаратов.

АКТИВНОСТЬ. Ревизор должен проявлять инициативу, высокую оперативность в работе, соблюдать сроки проверки. Медлительность в ревизии позволяет скрыть нарушения (заполнить недостающие документы, завезти и вывезти ценности, оприходовать неучтённое). Однако не нужно проявлять опрометчивость и делать поспешные выводы (сообщать непроверенные данные следствию, непродуманно отстранять от работы должностных лиц)

НЕПРЕРЫВНОСТЬ. Ревизоры не могут уйти из проверяемой организации на несколько дней. Ревизионные действия должны вестись активно и непрерывно до полного выявления обнаруженных фактов нарушений, возмещения выявленного ущерба и привлечения виновных к ответственности.

ОБОСНОВАННОСТЬ. Вскрытые факты и выводы ревизии должны быть документально обоснованны, что предполагает дополнительную проверку любого факта приводимого заинтересованными лицами в своё оправдание. Не соблюдение правила обоснованности является причиной повторной и дополнительной ревизии, бух.экспертиз, возврата материалов ревизии следственным органам.

ГЛАСНОСТЬ. Первоначально результаты ревизии обсуждаются с руководством обревизованной орг. Затем о них информируют непосредственно заказчика данной работы (собственник, руководство вышестоящей орг.) Правило гласности ревизии способствует устранению любой ошибки допущенной ревизующими и ориентирует их на объективную оценку материала.

ПРАВА РЕВИЗОРА

Ревизор – ответственный представитель ревизующего органа. Его права и обязанности прописаны в должностных инструкциях.

Если ревизию проводит аудиторская фирма, то права и обязанности определяются договором.

В соответствии с «Положением о ведомственном контроле за финансово-хозяйственной деятельностью предприятия» и с инструкциями МинФина «О порядке проведения комплексной ревизии производственной и финансово-хозяйственной деятельности» ревизор имеет право:

1. Проверять в ревизуемой организации

- денежные, бухгалтерские и др. первичные документы(кассовые, банковские, авансовые отчёты, наряды, путевые листы)

- наличие денег, ценностей и ценных бумаг у кассира и подотчётных лиц

- регистры бух.учёта, бухгалтерскую, статистическую и оперативную отчётность, сметы, планы и другие необходимые документы по производственной и финансово-хоз. деятельности ревизуемой орг.

- знакомиться с приказами, распоряжениями и указаниями должностных лиц ревизуемой орг.

2. Требовать от должностных лиц проверяемой орг. все необходимые ревизору документы, справки, расчёты, заверенные копии отдельных документов для приобщения их к акту ревизии, письменные и устные объяснения по вопросам, возникающим в ходе ревизии.

3. Осматривать объекты строительства, территорию, склады, мастерские и др. производственные, хозяйственные и служебные помещения, места хранения оборудования, автопарки; проверять наличие и сохранность имущества, товарно-материальных ценностей у материально-ответственных лиц; требовать проведения полной или частичной инвентаризации основных фондов, товарно-материальных ценностей, расчётов и денежных опер. В необходимых случаях опечатывать сейфы, кассы, кассовые помещения, склады, архивы, другие места хранения материальных ценностей и документов. При этом печать должна находиться у ревизора, а ключи у материально-ответственного лица.

4. Проводить контрольные обмеры выполненных строительно-монтажных работ и незавершённого пр-ва, строительства или требовать от руководителей их проведения.

5. Проверять качество выполнения строительно-монтажных работ и выпускаемой промышленной продукции; соблюдение норм расхода и правильность списания сырья, материалов, топлива и других материальных ценностей, нормы естественной убыли при транспортировке и хранении материальных ценностей, полноту оприходования выпускаемой готовой продукции, в случае необходимости привлекать для этих целей из сторонних организаций соответствующих специалистов.

6. Привлекать по соглашению с администрацией работников ревизуемой организации к выполнению работ и заданий по ревизии.

7. Обращаться с запросами к другим орг. и лицам, не состоящим в штате ревизуемой орг. по вопросам ревизии(о расчётах, о взаимных поставках, о подлинности подписей и т.д.). Знакомиться с подлинниками документов, находящихся в банковских учреждениях и др. организациях, связанных с деятельностью ревизуемой орг. В случае необходимости проверять в др. орг., с их согласия, подлинность выявленных в процессе ревизии сомнительных расчётов и актов(встречные проверки).

8. Производить в составе ревизионной группы, а при крайней необходимости самостоятельно, изъятие подлинных документов вызывающих сомнения или подтверждающие факты подделок, подлогов или других видов злоупотреблений.

9. При выявлении хищений, подлогов или других видов злоупотреблений денежными средствами, имущ., товарно-мат. И другими ценностями с разрешения руководителя, назначившего ревизию передавать на месте материалы ревизии следственным органам для привлечения к ответственности допустивших эти злоупотребления. Требовать от руководителя отстранения этих лиц от работы, связанной с материальной ответственностью, принимать меры по возмещению причинённого ущерба в соотв. с договорами о материальной ответственности..

10. пользоваться всеми видами связи для взаимодействия по делам ревизии с вышестоящей орг.и другими орг., а так же служебной перепиской, имеющимися у орг.транспортными ср-вами для передвижения по объектам с целью их обследования.

11. принимать и рассматривать жалобы по вопросам ревизии.

ПЛАНИРОВАНИЕ РЕВИЗИИ

Осуществляется поэтапно. 2 основных этапа:

1.разработка программы

2.составление плана ревизии

Программа ревизии. Задание на ревизию дает заказчик. Заказчиками могут быть администрация орг-ции, собственник орг., госорганы. Получив задание, ревизоры разрабатывают программу ревизии. Программа содержит след.разделы:

-цель ревизии

-вопросы, подлежащие проверке

-ср-ва и условия, необходимые для проведения ревизии

-сроки и место исполнения

-состав участников ревизии

-формы документального оформления ревизии

Программа разрабатывается на основе действующего инструктивного мат-ла и опыта, накопленного ревизующим органом. Программу утверждает начальник органа или начальник.

В разделе цель ревизии формируются главные задачи ревизии. Пр., анализ финансового состояния акционерного общ-ва; влияние дебиторской и кредиторской зад-ти на фин. хозяйственную деят-ть акционерного общ-ва и расчеты с бюджетом, проверка закон-ти и эффективности использования внеоборотные активов. Часто в данном разделе приводится перечень структурных подразделений орг.

В разделе вопросы подлежащие проверке перечисляются направления фин.-хозяйственной деят-ти орг. пр., внеоборотные активы, ОС, ценные бумаги, вложения в уставный капитал, оборудование к установке и т.д.

В разделе ср-ва и условия, необходимые для проведения ревизии содержится перечень орг.техники, ср-в связи и доставки, условия проживания, время работы.

В разделе сроки и место исполнения указывается время начала и окончания ревизии, промежуточные контрольные сроки, место расположения объектов ревизии.

В разделе состав участников ревизии дается перечень лиц , допущенных к проведению ревизии. Отдельно может быть составлен перечень лиц, имеющих допуск к конфиденциальной инф-ции.

В разделе формы документального оформления ревизии приводятся образцы ведомостей, формы итогового акта ревизии, описей, актов.

Полная, правильно составленная программа ревизии концентрирует внимание ревизующего на основных моментах ревизии, раскрывает их содержание, т.е. помогает ревизующему детально проверить каждый вопрос. Недостаточно продуманная программа может привести к безсистемной проверке док-тов, результаты которой часто сводятся к случайному обнаружению нарушений в деят-ти организации. При больших затратах времени, ревизия может не дать должных результатов.

ПЛАН РЕВИЗИИ

На основе программы составляется план ревизии, который привязан к специфике конкретной организации, структуре ее управления, географическому расположению имущества, графику работы. Поэтому план составляется на месте ревизии.

План ревизии должен обладать определенными характеристиками.

Действенность. В плане должны содержаться точные указания на исполнителей, сроки ревизионных мероприятий. Такой план позволяет контролировать эффективность работы ревизора.

Конкретность. Вопросы программы, подлежащие проверке в плане конкретизируются до такого вида, чтобы можно было определить срок выполнения и назначить исполнителей.

Например: программой предусмотрено проверить состояние хранения готовой продукции.

Вопрос программы в плане может быть отражен следующим образом:

1. проверить обеспеченность организации складскими помещениями и их состояние.

2. Выявить нарушения в движении перв. документов и заполнении регистров б/у.

3. Проверить соблюдение установленного порядка складирования готовой продукции.

4. Выявить факты порчи готовой продукции на складах.

5. Выявить факты хранения продукции вне складов.

6. Выявить факты хранения неучтенной продукции.

Реальность. План выверяется с точки зрения реальных возможностей, выделенных для ревизии людей и материальных ресурсов. В нем предусматривается возможность привлечения к ревизии дополнительных ресурсов.

Например: нельзя провести инвентаризацию крупного склада без привлечения рабочих по мере пересчета переносящих ценности в помещении.

Гибкость и мобильность. В ходе ревизии план совершенствуется, дополняется, уточняется. Если бы план, составленный в начале ревизии, оставался неизмененным и не корректировался по мере выявления фактов нарушений и злоупотреблений. Иногда план, даже тщательно продуманный, приходиться пересматривать после проверки отдельных фактов. Внесение в план изменений должно быть обусловлено конкретными фактами. Выявление каких-либо фактов может вызвать необходимость проверки новых обстоятельств, непредусмотренных ранее ни программой, ни рабочим планом, более углубленного рассмотрения изученных вопросов. План корректируется до тех пор, пока по каждому выявленному факту не будут собраны материалы, дающие верное представление об изучаемых явлениях.

ОБЯЗАННОСТИ РЕВИЗОРА

Приступая к ревизии, проводящий ее специалист должен помнить, что он обязан:

1.поставить в известность об этом рук-ля ревизуемой организации, сообщить о задачах, в ходе ревизии информировать об отдельных выявленных недостатках и нарушениях для принятия мер к их устранению в период проведения ревизии

2.проверять законность фин.-хоз. операций, совершенных ревизуемой организацией, обеспечение и сохранность собственности, соблюдение сметно-финансовой и штатной дисциплины, поставку бу и достоверность отч-ти кач-во первичных док-тов, правильность бух.записией и мат.учета складского хоз-ва; проверять факт.наличие имущества и его соотв.учетным данным, выявлять случаи бесхозяйственности, расточительности, хищений, недостач, незаконного и непроизводственного расходования ден.ср-в и др.товарно-материальных ценностей;

3.точно и объективно освещать в акте ревизии все выявленные факты недостатков, злоупотреблений и хищений, неправильного составления или умышленного искажения бух.отч-ти, нарушения сметно-финансовой и штатной дисциплины, излишеств в расходовании ср-в и всякого рода без хоз.потерь с указанием виновных в этом лиц и размеров причиненного ущерба. Обязательно подтверждать все обнаруженные факты документами или ссылками на них, а также требовать объяснения т виновных лиц

4.получать от рук-ля и главбуха ревизуемой орг. соотв. объяснения одновременно с подписанием или акта, обсуждать рез-ты ревизии на широком совещании работников ревизуемой орг.

5.проверять полномочия должностных лиц и законность и целесообразность их действий.

6.соблюдать конфиденциальность в отношении инф.полученной в ходе ревизии

7.следить за безопасностью и в случае возникновения опасности немедленно покинуть ревизуемой объект

РЕВИЗОРУ ЗАПРЕЩАЕТСЯ:

1.оказывать давление

2.употреблять обвинительные суждения

3.угрожать наказанием

4.давать оценку должностным лицам

5.высказывать предложения

6.поддаваться на провокации

7.учавствовать в увеселительных мероприятиях

8.допускать неделовое отношения

9.прикасаться к мат.ценностям

10. привлекать на роль экспертов специалистов ревизуемой орг.