Методы осуществления контроля расчетов с покупателями

Для снижения величины дебиторской задолженности в АО «Учалинский ГОК» должно быть разработано «Положение о работе с дебиторской и кредиторской задолженностью».

Данное положение определяет участников управления (субъектов управления), ответственных за состояние дебиторской задолженности АО «Учалинский ГОК». Выполнение задач управления дебиторской задолженностью распределено между: финансовым отделом (в рамках Департамента финансов), отдел транспорта и учета электроэнергии и взаимодействия с потребителями (в рамках Департамента реализации услуг и учета электроэнергии), Департаментом бухгалтерского и налогового учета, Управлением правового обеспечения, отдела экономической безопасности (в рамках Управления безопасностью), Кураторами по договору.

В рамках системы управления дебиторской задолженности каждый из выше указанных подразделений Общества на данный момент наделен функциями.

Финансовый отдел (Департамента финансов) осуществляет:

- регулярный контроль и анализ состояния дебиторской задолженности Общества;

- формирование кредитной политики, в рамках которой определяет допустимые условия заключения договоров с потребителями АО «Учалинский ГОК», доводит требования кредитной политики до Департамента бухгалтерского и налогового учета, Управления правового обеспечения, Кураторов по договору.

- в рамках кредитной политики минимизирует отвлечение ресурсов АО «Учалинский ГОК» в дебиторскую задолженность;

- формирует график платежей на основании полученных сведений о сроках погашения дебиторской задолженности, согласно сводным данным от Кураторов по договору в части условий заключенных договоров;

- осуществляет корректировку графика платежей на основании полученных от Кураторов по договору сведений об изменении сроков погашения дебиторской задолженности;

- направляет отчет о состоянии дебиторской задолженности за месяц до окончания каждого квартала Кураторам по договору для отражения мероприятий, направленных на взыскание задолженности;

- по прошествии десяти рабочих дней получает от Кураторов по договору отчет о состоянии дебиторской задолженности с указанием мероприятий, проведенных для урегулирования с потребителями вопросов погашения дебиторской задолженности, срок исполнения по которой наступил в соответствии с условиями договора, и направляет данный отчет на согласование в Управление правового обеспечения.

- по прошествии трех рабочих дней получает от Управления правового обеспечения согласованный отчет о состоянии дебиторской задолженности и производит анализ полученных данных;

- координирует взаимодействия участников процесса управления дебиторской задолженностью.

Департамент бухгалтерского и налогового учета и отчетности осуществляет:

- контроль учета дебиторской задолженности Общества;

- формирует достоверную информацию о текущем состоянии расчетов с потребителями в разрезе договоров;

- в рамках согласования договора проверяет наличие в договоре условия по предоставлению потребителям актов сверки расчетов на ежеквартальной основе.

- формирует проекты актов сверок расчетов на ежеквартальной основе и передает их Кураторам по договорам для подписания со стороны потребителя;

- формирует реестр дебиторской задолженности, в том числе подтвержденной и неподтвержденной актами сверки расчетов, а также с выделением размера просроченной задолженности.

- обеспечивает рассмотрение вопросов, связанных со снижением налоговых рисков;

- формирует резерв по сомнительной дебиторской задолженности на основании корректных данных о состоянии дебиторской задолженности.

- осуществляет списание безнадежной дебиторской задолженности.

Управление правового обеспечения осуществляет:

- взаимодействие с финансовым отделом (Департамента финансов) по рассмотрению материалов о состоянии дебиторской задолженности с целью подготовки к претензионно - исковой работе с дебиторами;

- представительство с целью защиты интересов Общества в судах общей юрисдикции и арбитражных судах;

- подтверждение заключения о списании безнадежной к взысканию дебиторской задолженности на основе информации предоставленной финансовым отделом (Департамент финансов);

Отдел логистики и взаимодействия с потребителями (Департамент реализации добываемого сырья) осуществляет:

- контроль учета переданного сырья;

- взаимодействие с финансовым отделом в рамках Департамента финансов и Управлением правого обеспечения Общества, Кураторами по договору по заключенным договорам передачи добываемого сырья;

Отдел экономической безопасности (Управление безопасности) осуществляет:

- контроль проверки контрагентов на этапе заключения договора;

- участие в мониторинге дебиторской задолженности;

- организация проведения мероприятий по взысканию задолженности.

Кураторы по договору Филиалов АО «Учалинский ГОК» осуществляют:

- заключение договоров с надежными потребителями с целью предотвращения создания просроченной дебиторской задолженности;

- при заключении договоров в четко определяют сроки исполнения и потребителем договорных обязательств;

- при заключении договоров включают в условие заключаемых договоров обязанность потребителей о подтверждении на ежеквартальной основе расчетов;

- согласовывают график исполнения и потребителем договорных обязательств с финансовым отделом (Департамента финансов);

- инициируют заключение дополнительных соглашений об изменении сроков исполнения потребителями договорных обязательств, а также корректируют график оплаты обязательств по согласованию с финансовым отделом (Департамента финансов);

- в соответствии с условиями договорных обязательств формируют в информационной системе SAP достоверные данные о планируемых сроках погашения дебиторской задолженности, а также своевременно отражают изменения в таких данных.

- при получении от Департамента бухгалтерского и налогового учета проектов актов сверки расчетов обеспечивает оформление и предоставление подписанных потребителю актов сверки расчетов;

- отражают в ежеквартальном отчете о состоянии дебиторской задолженности мероприятия, проведенные для урегулирования с потребителем вопросов погашения дебиторской задолженности, срок исполнения по которой наступил в соответствии с условиями договора, и направляет в финансовый отдел для анализа;

- в случае неисполнения потребителем обязательств по договору осуществляет взаимодействие с контрагентом, проводит необходимые мероприятия по взысканию задолженности;

- в случае неисполнения потребителем обязательств по договору не позднее пяти рабочих дней с момента неисполнения потребителем обязательств направляет в Управление правового обеспечения заявку на подготовку претензии, если урегулирование задолженности не привело к положительному результату.

- формирование достоверной информации о текущем состоянии дебиторской задолженности в том числе о ее размерах, сроках возникновения, планируемых сроках погашения, динамике просроченной части дебиторской задолженности;

- постоянный мониторинг состояния дебиторской задолженности;

- своевременное инициирование претензионно-исковой работы по взысканию дебиторской задолженности;

- реализация необходимых методов по взысканию и погашению задолженности в случае нарушения потребителем условий договора

В АО «Учалинский ГОК» должны быть применены следующие методы управления дебиторской задолженностью.

Анализ состояния дебиторской задолженности.

Для управления дебиторской задолженностью первостепенным является организация управленческого учета, в части расчетов с контрагентами. На

сегодняшний день на рынке существует множество компьютерных систем, позволяющих автоматизировать управленческий учет, в том числе учет дебиторской задолженности. Крупные предприятия, в том числе добывающей отрасли, пользуются системами класса ERP, отражающие все особенности бизнес-процессов предприятия, способствующие созданию единой информационной базы, способные предоставить достоверную информацию в режиме реального времени. АО «Учалинский ГОК» в финансовом анализе деятельности использует немецкую программу «SAP».

Проверка контрагентов на этапе заключения договоров

Проверка заключается в предъявлении к контрагенту со стороны АО

«Учалинский ГОК» требований благонадежности. Контрагент должен предоставить согласие на поверку Отделу экономической безопасности АО «Учалинский ГОК». Требования благонадежности к контрагенту: должен быть платежеспособен, в отношении него не должно быть возбуждено уголовных дел о банкротстве, и не должен быть признан несостоятельным (банкротом), деятельность контрагента должна быть безубыточной за последний отчетный год, у контрагента не должна быть задолженность по уплате налогов, отсутствие о наличии вступивших в законную силу о недобросовестном исполнении контрагентом договорных отношений, отсутствие сведений о предстоящем исключении из ЕГРЮЛ.

Кредитная политика

АО «Учалинский ГОК» применяет умеренный тип кредитной политики к своим дебиторам, ориентируясь на средний уровень кредитного риска, при предоставлении услуг с отсрочкой платежа, и средний уровень прибыли.

В АО «Учалинский ГОК» для урегулирования просроченной дебиторской задолженности используются методы, как досудебного взыскания задолженности, так и судебной (исковой) работы.

Переговоры. Одним из методов досудебного взыскания является переговоры. Целью проведения переговоров является нахождение компромисса при возникновении разногласий между Обществом и его дебиторами.

Переговоры должны быть запротоколированы и иметь подписи участников переговоров. При величине задолженности более 50 млн. р., в переговорах в обязательном порядке, принимают участие финансовый отдел (в рамках Департамента финансов) АО «Учалинский ГОК» для оценки текущего финансового состояния дебитора. Результатам переговоров может быть реструктуризация долга дебиторов.

Претензионная работа. Цель претензионной работы - возврат задолженности. Данный метод осуществляется в отношении просроченной дебиторской задолженности (оспариваемой и неоспариваемой Обществом).

Введение ограничения режима потребления.

Порядок ограничение режима потребления согласовывается при заключении договора по передаче добываемого сырья и оформляется актом согласования аварийной и технологической брони. Вводить частичное или полное ограничение поставок АО «Учалинский ГОК» может только по инициированию сбытовых организаций применительно к их конечным потребителям, не исполняющим условий договора или к конечным потребителям, заключающий прямой договор передачи добываемого сырья (металлов) напрямую, без посредников с АО «Учалинский ГОК».

Данный метод экономического воздействия на потребителей вводится в крайних случаях, если переговоры и претензионная работа не имели результата.

Судебная (исковая) работа. Цель исковой работы — своевременная и полная защита и восстановление нарушенных прав и экономических интересов Общества, выявление и анализ причин неисполнения договорных обязательств с дебиторами АО «Учалинский ГОК». Судебная работа инициируется в том случае, если претензия не удовлетворена, а переговоры прошли безрезультатно. Функции исковой работы возложены на Управление правового обеспечения.

В редких случаях до вынесения судебного вердикта Обществом реализуется ходатайство о наложение ареста на имущество дебитора.

Уступка прав требования (цессия). Целью является - возврат дебиторской задолженности. Составляется договор уступки права требования задолженности, который предусматривает:

- расчеты третьего лица пред Обществом при помощи векселей;

- отросточку оплаты при помощи цессии более чем на 30 дней;

- уступку более десяти процентов имеющейся дебиторской задолженности за услуги по передаче добываемого сырья на последнюю отчетную дату, без учета реструктуризированной задолженности.

Отступное. Целью отступного является - возврат дебиторской задолженности в виде денежных средств или имущества потребителя.

При погашении дебиторской задолженности на сумму более, чем 10 процентов от имеющейся дебиторской задолженности и в случае, если сумма передаваемых денежных средств по договору об отступном меньше, чем сумма первоначального долга или в случае, если по договору об отступном передается вексель, то данные сделки должны быть предварительно согласованы филиалом в форме письма с отделом финансов (в рамках Департамента финансов) Управлением правового обеспечения, Управлением безопасности АО «Учалинский ГОК».

Новация Цель применения новации — замена первоначального обязательства потребителя услуг по существующему договору другим обязательством того же потребителя услуг, предусматривающий иной способ исполнения обязательства.

Филиалы Общества имеют право применять новацию к обязательствам потребителей услуг только по предварительному письменному согласованию с отделом финансов (в рамках Департамента финансов), Управлением правового обеспечения, Управлением безопасности АО «Учалинский ГОК».

Сторнирование начисления. Целью является - уточнение задолженности после урегулирования разногласий. Выполнение сторнирования начислений возможно при урегулировании разногласий, сформированных на основании подтверждающих задолженность и ее погашение первичных документов.

Списание дебиторской задолженности за услуги по передаче добываемого сырья. Целью является - списание долгов при невозможности их возврата дебиторами.

Списание безнадежной задолженности производится на основании данных проведенной инвентаризации, письменного обоснования и приказа Генерального директора. Списанная дебиторская задолженность подлежит отражению на забалансовых счетах.

В результате исследования организации и методов управления дебиторской задолженностью на АО «Учалинский ГОК» можно сделать вывод. Функции по управлению дебиторской задолженностью в Обществе распределены между отделами в рамках Департаментов, и Управлений, что в свою очередь может снизить ответственность персонала за результаты своей работы. В АО «Учалинский ГОК» имеются значительные размеры дебиторской задолженности, которая составляет треть оборотных активов Общества, данный факт конечно напрямую не свидетельствует о плохой работе данных подразделений предприятия, но делает акцент на совершенствовании процесса управления дебиторской задолженностью.

Методы управления дебиторской задолженностью в АО «Учалинский ГОК», затрагивают как текущий анализ состояния дебиторской задолженности, так и работу по инкассации просроченной дебиторской задолженности. Обществом вводятся инструмент рефинансирования и экономические методы воздействия на потребителей, предлагается реструктуризации долга, проводится претензионно-исковая работа.

При продлении или перезаключении договоров с недобросовестными потребителями отсутствуют требования финансовых гарантий со стороны АО «Учалинский ГОК» к потребителям.

В связи с ростом задолженности таких категорий потребителей как сбытовые организации и гарантирующие поставщики, тяжело вести работу по предупреждению образования просроченной дебиторской задолженности, поскольку их задержку по оплате счетов могут формировать конечные потребители, чаще всего с данными предприятиями ведётся претензинно-исковая работа.

Согласно проведенному исследованию АО «Учалинский ГОК», можно выделить ряд проблем по управлению дебиторской задолженностью Общества.

Согласно анализу финансового стояния АО «Учалинский ГОК» и коэффициентов эффективности управления дебиторской задолженностью, можно сделать вывод, что дебиторская задолженность Общества составляет треть его оборотных активов, в абсолютном выражении ее величина велика и составляет 1398212,00 тыс. р., а также наблюдается ее постоянство на протяжении 2013-2015гг.

Оборачиваемость как оборотного капитала, так и дебиторской задолженности за период с 2013-2015 гг. снижается. Период погашения дебиторской задолженности увеличивается.

У АО «Учалинский ГОК» наблюдаются проблемы с показателями ликвидностью финансовой устойчивости.

У Общества имеется сомнительная дебиторская задолженность с периода 2013-2015 гг., образовавшаяся в результате спорных вопросов с конечными потребителями.

Функции по управлению дебиторской задолженностью в Обществе распределены между отделами в рамках различных служб, что в свою очередь может снизить ответственность персонала за результаты своей работы.

При ежегодном продлении или перезаключении договоров с недобросовестными потребителями отсутствует требования финансовых гарантий со стороны АО «Учалинский ГОК».

Из-за несовершенства законодательной базы в области наложения штрафов и пеней из-за просрочки платежа, потребители могли задерживать оплату услуг до тех пор, пока Общество не начинало претензионно - исковую работу.

Сложность воздействия на конечных потребителей добываемого сырья организаций по введению ограничения режима потребления со стороны АО «Учалинский ГОК», поскольку инициирует введение ограничение режима потребления сбытовые организации.

В целях совершенствования управления дебиторской задолженности на анализируемом предприятии целесообразно проведение следующих мероприятий.

Поскольку, функции по управлению дебиторской задолженностью распределены между различными подразделениями Общества, одной из рекомендаций является объединение работников данных подразделений в одну отдельную структуру, для синхронизации процесса управления. Данная практика уже введена в ОАО «Сибайский ГОК» поскольку уровень дебиторской задолженности данного предприятия - выше.

В АО «Учалинский ГОК» предлагается создание Комиссии по управлению дебиторской задолженности, матричная структура которой, представлена на рисунке 3.1.

Рисунок 3.1 - Организационная структура по управлению дебиторской задолженностью для АО «Учалинский ГОК»

Сформированная комиссия действует как совещательный орган, в рамках управления дебиторской задолженностью. Контролирующим и оценивающим эффективность ее деятельности является Заместитель генерального директора по экономике и финансам. При этом, данная организационная структура управления не предполагает введение дополнительных кадров и штатного расписания.

Наладить взаимодействие органов по управлению дебиторской задолженностью АО «Учалинский ГОК» с органами, ответственными за управление дебиторской задолженностью в сбытовых организациях. Совместно с данными организации определить конечных потребителей с высоким уровнем просроченной дебиторской задолженности, с которыми приговоры и претензионная работа не перенесли результата. Для данных потребителей целесообразно ужесточить инициирование сбытовыми организациями введение ограничения режима поставок до полной выплаты задолженности.

Целесообразно начать взаимодействие с гарантирующим поставщиком ОАО "Сибайский ГОК", поскольку, доля дебиторской задолженности, приходящаяся на данную организацию высокая и, согласно таблице 3.2, составляет 23% от всего объёма дебиторской задолженности АО «Учалинский ГОК». Совместно с гарантирующим поставщиком необходимо выявить круг потребителей, составляющих наибольший риск для гарантирующего поставщика, благодаря которым формируется просрочка по оплате с сетевой организацией, и принимать совместные меры по частичному, а затем полному ограничению режиму потребления.

При условии, что с гарантирующим поставщиком взаимодействие будет налажено и принесёт эффект — снижение просроченной дебиторской задолженности для АО «Учалинский ГОК», возможна дальнейшая апробация данного взаимодействия с независимыми сбытовыми организациями.

Максимально активизировать работу Управления правового обеспечения с судебными органами в части взыскания задолженности путем инициирования банкротства потребителей, имеющих высокую долю просроченной дебиторской задолженности (свыше 300 тыс. р. согласно ФЗ № 127 «О несостоятельности (банкротстве)») или путем наложения ареста на имущество данных потребителей.