Новые особенности направления работника в командировку

Стецюк Е.,

бакалавр факультета экономики

РГУ имени С.А.Есенина,

Научный руководитель – Юрина Е.В.

Ни одно предприятие не обходится без направления сотрудников в командировки. Цели командировок могут быть различными: от закупки материалов до повышения квалификации, в том числе за границей. В любом случае, независимо от назначения, факт направления сотрудника в командировку должен быть оформлен надлежащим образом.

Как известно, существует определенный порядок направления работника в командировку, независимо от ее вида. В связи с частым изменением законодательства в этот порядок вносятся изменения. Поэтому любое предприятие должно следить за изменениями законодательства, в том числе в области командировок.

Так, Правительством РФ были приняты Постановление № 1595 от 29.12.2014 и Постановление № 771 от 29.06.2015 г., которые внесли некоторые изменения в правила направления работников в служебные командировки [1].

В связи с изменениями, вносимыми указанными постановлениями Правительства РФ, значительно упростился порядок документального оформления направления сотрудников в командировки. Так, были отменены командировочные удостоверения и служебные задания. Работники теперь не должны представлять отчёт о выполнении задания. Также была отменена обязанность вести журнал работников, выезжающих в командировки [2].

Из новой редакции п. 3 Положения № 749 следует, что цель командировки теперь достаточно отразить в приказе о направлении в командировку, который можно составить как по унифицированной форме № Т-9 или Т-9а, так по форме, разработанной организацией самостоятельно.

Фактический срок пребывания работника в месте командирования теперь определяется по проездным документам, представляемым работником по возвращении из служебной командировки, что следует из п. 4 Положения № 749.

Работники, как и прежде, должны подтвердить командировочные расходы, предоставив в бухгалтерию соответствующие документы. Все подтверждающие документы сотрудники сдают в бухгалтерию вместе с авансовым отчетом, который должен быть представлен в течение трех рабочих дней с даты возвращения.

Расходы на проезд подтверждаются билетами, посадочными талонами, квитанциями и т. д. Если билеты потерялись, то безопаснее запросить их копии у перевозчика, или попросить другой документ, из которого будет ясно, что конкретный работник воспользовался услугами транспорта в конкретный день и в определенное время. Если компания покупала электронный билет, то проблем быть не должно: для подтверждения расходов достаточно распечатать контрольный купон железнодорожного билета (выписку из автоматизированной системы) или маршрут/квитанцию в случае авиа-перелета.

Работнику, который был в командировке на личном или служебном транспорте, необходимо сдать в бухгалтерию служебную записку, которая и подтвердит срок командировки. При этом содержание служебной записки не законодательно не установлено. Сказано лишь то, что в ней необходимо отразить фактический срок поездки. Важно помнить, что этот документ подтверждает не использование автомобиля, а период нахождения в месте командирования [3].

В случае отсутствия проездных документов фактический срок пребывания работника в командировке подтверждается документами по найму жилого помещения в месте командирования. При проживании в гостинице такой срок подтверждается квитанцией (талоном) либо иным документом, подтверждающим заключение договора на оказание гостиничных услуг.

При отсутствии проездных документов, документов по найму жилого помещения работником представляются служебная записка и (или) иной документ о фактическом сроке его пребывания в командировке, содержащий подтверждение принимающей стороны о сроке прибытия (убытия) работника к месту командирования (из места командировки).

Как уже было сказано выше, законодательство не стоит на месте, а изменяется. Практически ежегодно в нем происходят изменения, касающиеся расчетов с подотчетными лицами, в том числе вносятся изменения в порядок направления работника в командировку [4].

В ближайшее время изменения коснутся порядка выплаты суточных и, следовательно, их учета. Минфин предлагает вместо «расходы, связанные с проживанием вне постоянного места жительства (суточные)» ввести понятие «расходы, связанных с проживанием вне места постоянного жительства (суточные) при направлении работника в служебную командировку за пределы РФ». А положение «иные расходы, произведенные работником с разрешения руководителя» заменить на «иные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства». Таким образом, планируется отменить суточные относительно командировок на территории Российской Федерации и выплачивать их только при заграничных командировках. Это будет отмечено в новой редакции постановления Правительства РФ от 13 октября 2008года №749. Но в списке оплачиваемых командировочных расходов появятся новые виды затрат [5].

По-прежнему работодатель будет обязан оплатить сотруднику расходы на проезд и проживание во время командировки.

В то же время документ с поправками предусматривает, что работнику оплачивают как суточные так и иные расходы, связанные с командировкой. О каких именно расходах идет речь, проект постановления не уточняет. Поэтому чтобы избежать конфликтов с работниками, а также проблем при проверке, советуем установить в трудовом или коллективном договоре компании перечень расходов, оплату которых компания берет на себя.

Поскольку суточные для российских командировок планируется отменить, то при расчете налогов необходимо будет учесть некоторые нюансы.

При расчете НДФЛ по-прежнему будет действовать необлагаемый лимит суточных – 2500 руб. в день. А по российским поездкам такой номы больше не будет.

При расчете налога на прибыль можно списать расходы на проезд и проживание. Никаких нормативов при этом нет. А вот списать дополнительные расходы, связанные с командировками, будет опасно. Дело в том, что в подпункте 12 пункта 1 статьи 264 Налогового кодекса РФ прямо перечислены командировочные расходы, которые можно списать при расчете прибыли. И здесь нет, например, расходов на питание сотрудников [6].

В завершение можно сделать вывод о том, что в связи с изменением законодательства, а именно отмены командировочных удостоверений, служебных заданий и в будущем отмены суточных в организации уменьшится документооборот, и как следствие упростится учет расчетов с подотчетными лицами.

ЛИТЕРАТУРА

4. Постановление Правительства РФ от 13.10.2008 № 749 (ред. от 29.07.2015) «Об особенностях направления работников в служебные командировки».

5. Постановление Правительства РФ от 29.12.2014 N 1595 «О внесении изменений в некоторые акты Правительства Российской Федерации»

6. Постановление Правительства РФ от 29.07.2015 N 771 «О внесении изменений в Положение об особенностях направления работников в служебные командировки и признании утратившим силу подпункта «б» пункта 72 изменений, которые вносятся в акты Правительства Российской Федерации по вопросам деятельности Министерства труда и социальной защиты Российской Федерации, утвержденных постановлением Правительства Российской Федерации от 25 марта 2013 г. N 257»

7. Бабаев Ю.Л. Теория бухгалтерского учета/ Ю.Л. Бабаев – М. КроРус, 2011. – 341с.

8. Бородин В.А. Бухгалтерский учет: Учебник для вузов; ЮНИТИ-ДИАНА; 2012 г., - 165 с.

9. Косолапова М.В. Теория бухгалтерского учета. Нормативное обеспечение дисциплины: Учебно-практическое пособие для самостоятельной работы; Дашков и К; 2011г., - 354 с.