Настройки текстового процессора Word

В этом разделе рассматриваются основные варианты настроек, которые следует использовать для организации наиболее удобного режима отображения редактируемого документа и настроек, обеспечивающих эффективность и удобство редактирования.

Настройка режимов работы

1. Обычно в окне программы “Microsoft Word” включены две панели инструментов: “Стандартная” и “Форматирование”. Включение и отключение этих и других панелей инструментов может быть выполнено выбором в меню “Вид” команды “Панели инструментов ►”.

В последних версиях программы “Microsoft Word” эти ПИ могут быть расположены в одной или в двух строках. Переключение режима отображения ПИ выполняется включением или выключением флажка "Стандартная панель и панель форматирования в одной строке". Этот флажок находится на вкладке "Панели инструментов" ДО "Настройка", открывающегося при выполнении команды "Настройка…" в меню "Сервис".

2. В первом разделе меню "Вид" определяется четыре режима отображения документа на экране компьютера. Это режимы "Обычный", "Web-документ", "Разметкастраницы" и "Структура". Основными режимами, используемыми при вводе и редактировании документов, являются режимы "Обычный" и "Разметкастраницы".

Обычный режим предназначен для ввода, редактирования и форматирования текста. В обычном режиме форматирование текста отображается полностью, а разметка страницы — в упрощенном виде, что ускоряет ввод и редактирование текста. Границы страниц, колонтитулы, фон, графические объекты и рисунки, для которых не определен стиль обтекания В тексте, не отображаются в обычном режиме.

В режиме разметки отображается действительное положение текста, рисунков и других элементов на печатной странице. Этот режим удобно использовать для изменения колонтитулов и полей, а также работы с колонками и графическими объектами.

3. На ПИ "Стандартная" имеется кнопка "Предварительныйпросмотр" . Режим предварительного просмотра удобно использовать для просмотра сразу нескольких страниц документа в уменьшенном виде. В этом режиме отображаются разрывы страниц, скрытый текст и подложки; перед печатью документа можно внести правки и изменить форматирование.

3.4. Более полную информацию о режимах просмотра документов можно получить, просмотрев раздел "Просмотрдокументов" в справке по MicrosoftWindows.

5. Используя в меню "Вид" строку "Масштаб", настройте масштаб изображения наиболее удобный для ввода и форматирования документа. Например: 125% или "По ширинестраницы".

Найдите на панели инструментов "Стандартная" кнопку "Масштаб" и проделайте аналогичные изменения масштаба, используя эту кнопку.

Основные настройки режимов редактирования в программе Word реализуются в окне "Параметры", вызываемом из меню "Сервис". Рассмотрим наиболее важные из них.

Откроем меню Сервис, выберем в нем команду "Параметры…".

В окне "Параметры" наиболее важные настройки реализуются на вкладках "Общие", "Вид", "Правка" и "Сохранение".

Вкладка "Общие"

Просмотрите флажки, помещенные на вкладке "Общие". Особое внимание обратите на флаги "подтверждать преобразование при открытии", "помнить список из:" и счетчик числа запоминаемых файлов справа от этого флажка.

Рис. 3. Вкладка "Общие" ОД "Параметры"

Включение флага "Подтверждать преобразование при открытии" в ряде случаев обеспечивает возможность корректного выбора программы преобразующей (конвертирующей) шрифт открываемого документа, созданного в среде текстового редактора отличного от “Microsoft Word”, в шрифт, используемый в программе Word. При отключении этого флага выбор конвертора осуществляется автоматически и в некоторых случаях отображение информации искажается. Наиболее часто такого рода искажения происходят при попытках включения в документ, создаваемый в среде программы Word, текстов программ, создаваемых в интегрированных средах различных компиляторов. (Такие файлы, обычно, имеют расширения отличные от стандартного расширения программы Word – ".doc".)

Расположенный в нижней части вкладки "Общие" список "Единицы измерения" позволяет выбрать для каждого конкретного документа собственную систему единиц измерения, используемую в разметке горизонтальной и вертикальной линеек, в диалогах, при определении размеров документов и размеров объектов, включаемых в редактируемый документ. (Например, при определении ширины полей, положении колонтитулов и т.п.). Выберите "сантиметры" или "миллиметры".

Рис. 4. Список "Единицы измерения:", находящийся в ОД "Параметры"

вкладка "Общие"

Вкладка "Вид"

Рис. 5. Вкладка "Вид" ОД "Параметры"

Изучите флаги, переключающие режимы работы редактора, находящиеся на вкладке "Вид". Особое внимание обратите на флаги, включающие и отключающие строку состояния, вертикальную линейку и полосы прокрутки.

Вкладка "Правка"

Изучите на вкладке "Правка" флаги, переключающие при правке существующего текста режимы работы редактора. Особое внимание обратите на флаги "заменять выделенные фрагменты при вводе", "использовать клавишу INS для вставки".

Проанализируйте, как изменяется режим работы редактора при включении и отключении этих режимов работы.

Вкладка "Сохранение"

При работе в среде программы “Microsoft Word” включение на вкладке "Сохранение" режимов "разрешить быстрое сохранение" и "автосохранение каждые … минут" может привести к значительному увеличению размеров файла итогового документа. Чтобы исключить возникновение таких ситуаций, отключите эти режимы сохранения.

Чтобы не потерять результаты работы при вводе или редактировании документа, не забывайте периодически сохранять его. Для этого следует либо периодически нажимать кнопку "Сохранить" на ПИ "Стандартная", либо выполнять в меню "Файл" одну из команд "Сохранить" или "Сохранить как…".

Обязательно включите флаг "Запрос на сохранение шаблона Normal.dot " (Обычный) Это необходимо сделать для предохранения от случайных изменений шаблона "Normal.dot" "Обычный", на основе которого создается большинство документов и другие шаблоны. Это также защищает этот шаблон от попыток макровирусов сохранить в нем свой код.

Самостоятельно просмотрите возможности установки параметров редактирования на остальных вкладках окна "Параметры".

Особое внимание обратите на возможные установки режимов проверки правописания на вкладке "Правописание". Просмотрите все имеющиеся флаги режимов проверки правописания и включите их по своему усмотрению.

Ввод текста

Работы, выполняемые в среде различных текстовых редакторов а, в частности и в среде редактора “Microsoft Word”, можно условно разделить на два вида: ввод (набор) новых текстовых документов и редактирование существующих документов.

Как правило, ввод текста является начальным этапом создания документа, а редактирование (форматирование) текста выполняется для придания документу наиболее наглядного внешнего оформления, для улучшения его понятности, удобочитаемости, для наиболее эффективного размещения документа при выводе его на печать.

Ввод текста, вообще говоря, техническая работа, навыки которой приобретаются со временем. Можно конечно ускорить этот процесс, используя различные программные тренажеры.

Далее рассматриваются основные правила и приемы работы при вводе и форматировании различных документов реализуемых в среде программы MicrosoftWord.

Перед началом набора текста, как уже отмечалось выше, следует позаботиться о том, чтобы созданный Вами документ был напечатан на листах, формат которых определяется требованиями к подготавливаемому документу. Безусловно, Вы можете начать набор текста на том листе, который отображается на экране Вашего компьютера в момент открытия окна программы "Microsoft Word". В этом случае в дальнейшем Вам, возможно, придется потратить немало времени на форматирование созданного документа при размещении его на листе бумаги требуемого (или имеющегося у Вас) формата.