Использование информационных технологий при систематизации законодательства
В Генеральной прокуратуре, прокуратурах субъектов Российской Федерации, других органах и учреждениях прокуратуры внедрена и функционирует прикладная система - АИК «Надзор».
АИК «Надзор» - автоматизированный информационный комплекс единой системы информационно-документационного обеспечения надзорного производства органов прокуратуры, созданный для автоматизации делопроизводственной и надзорной деятельности.
База данных содержит информацию:
- о всех входящих, исходящих и внутренних документах,
- о всех корреспондентах (гражданах, организациях),
- о движении подлинников и копий документов,
- об исполнении документов и поручений,
- о направлении документов в дела, надзорные и наблюдательные производства.
Система АИК «Надзор» предоставляет возможность работать с электронными образами документов, осуществлять в базе данных автоматизированный поиск документов по различным критериям, организовывать контроль за исполнением документов и поручений, получать отчеты по контрольным документам, оперативно получать справку об объеме документооборота за отчетный период.
В органах прокуратуры применяются и иные формы документооборота. Одни из них предназначаются для специализированных прокуратур, другие носят временный характер.
Делопроизводство: понятие, значение, этапы
Это деятельность, обеспечивающая совокупность работ по документированию и осуществлению документооборота в прокуратуре. Согласно Инструкции по делопроизводству в органах и учреждениях прокуратуры РФ (утверждена приказом Генерального прокурора РФ от 28 декабря 1998 г.) ответственность за организацию делопроизводства в городских и районных прокуратурах возлагается на прокуроров городов (районов), которые должны обеспечить изучение работниками Инструкции и осуществлять контроль за ее исполнением. Непосредственное ведение делопроизводства осуществляют специалисты (заведующие канцеляриями) и другие работники канцелярий. Все работники прокуратуры несут персональную ответственность за выполнение требований Инструкции в части, относящейся к кругу их служебных обязанностей.
От оперативности обработки и четкости движения документов зависит скорость получения информации, необходимой для принятия прокурорского или следственного решения. Поэтому необходимо уделять большое внимание рациональной организации документооборота, сократив до минимума сроки прохождения документов из канцелярии прокуратуры до конкретного исполнителя.
Вся документация делится на три документопотока:
1) входящие (поступающие) документы;
2) исходящие (отправляемые) документы;
3) внутренние документы.
Количество документов всех потоков за год составляет объем документооборота конкретной организации. В технологической цепочке обработки и движения документов можно выделить следующие этапы:
1. прием и первичная обработка документов
2. предварительное рассмотрение и распределение документов
3. регистрация
4. рассмотрение документов прокурором
5. контроль за исполнением
6. информационно-справочная работа
7. исполнение документов и отправка
8. подшивка документов в дело
Предварительное рассмотрение и распределение документов. Регистрация документов.
Это установление структурного подразделения (должностного лица), куда (кому) следует передать на рассмотрение или исполнение документ (их складывают в специальные папки). Работник канцелярии в случае необходимости приобщает к поступившему документу наряд с предыдущей перепиской по данному вопросу. Документ, имеющий конкретную фамилию адресата, название структурного подразделения, сразу передается исполнителю.
Обработка, рассмотрение и передача документов исполнителям проводится в день их поступления, а срочных документов – немедленно.
Необходимо отметить следующее обстоятельство. Лицо, предварительно рассматривающее документы, в силу выполняемых им обязанностей, получает доступ ко всей поступающей в прокуратуру документации. Этот сотрудник должен пользоваться доверием, строго соблюдать служебную этику и хранить служебную тайну. Утечка информации по конкретному проверочному материалу, уголовному делу может значительно осложнить ход проверки, расследования.
Прием и первичная обработка входящих документов
Движение документа в прокуратуре начинается с приема его сотрудником канцелярии.
Имеет ли право напрямую, минуя канцелярию, кто-то из сотрудников прокуратуры принять документ? Ответ отрицательный. Если следователю принесли документ, который имеет отношение только к уголовному делу, находящемуся в его производстве, он должен рекомендовать сдать его в канцелярию для регистрации.
Незарегистрированный документ в материалы уголовного дела не должен попадать, у всякого знакомящегося с материалами возникает вопрос, как он туда попал, через кого. Обращения, прочие документы, полученные работниками прокуратуры на личном приеме, при выезде в другие прокуратуры, учреждения и организации или доставленные нарочным, передаются в экспедицию не позднее следующего дня с отметкой о времени и месте получения документа.
Первичная обработка документа заключается, прежде всего, в проверке правильности доставки, целостности упаковки и наличии вложений. Ошибочно присланная корреспонденция пересылается по принадлежности либо возвращается в почтовое отделение. Сотрудник канцелярии проверяет правильность адресования вложенного в конверт документа, количество листов, наличие приложений. При отсутствии листов или приложений ставится в известность отправитель письма и составляется акт в трех экземплярах. Первый экземпляр посылается отправителю, второй – приобщается к документу, третий – остается в канцелярии. Такой же акт рекомендуется составлять при обнаружении денег, акций, иных ценных бумаг и материальных ценностей (см. образец).
Особенно важна эта операция по документам, которые в дальнейшем будут приобщены к материалам уголовного дела с тем, чтобы не было претензий к следователю, что часть материалов он «утаил», не приобщил к делу.
При вскрытии корреспонденции необходимо сохранять конверт или ту часть упаковки, на которой указаны почтовые реквизиты, в случаях: если дата почтового штемпеля необходима как свидетельство даты отправки или получения документа (исковые заявления, судебные повестки, жалобы граждан, кассационные жалобы и протесты); если на документе вообще отсутствует дата; если дата документа или его регистрации существенно отличается от даты получения документа; если адрес отправителя можно установить только с помощью конверта; если в конверте отсутствуют отдельные документы или установлено несоответствие номеров документов номерам на конверте.
В таких случаях конверт присоединяется к документу и вместе с ним поступает в дело.
Полученные документы затем распределяются на регистрируемые и нерегистрируемые. На регистрируемых проставляется отметка о поступлении – в виде штампа автоматическим нумератором. Штамп с указанием даты поступления проставляется на обращениях граждан на свободном от текста месте лицевой стороны первой страницы; на документах, поступивших из учреждений, – на нижнем поле в правом углу лицевой стороны первого листа; на почтовых отправлениях, не подлежащих вскрытию (пакеты с пометкой “лично”), – на обратной стороне конверта. Ценные письма, бандероли и посылки, поступающие в прокуратуру, учитываются в Книге учета ценных писем, бандеролей, посылок.
РЕГИСТРАЦИЯ ДОКУМЕНТОВ
Это запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующая факт его создания, отправления или получения путем присвоения ему порядкового номера. Регистрация и учет поступающих в прокуратуру обращений должны проводиться в соответствии с требованиями Инструкции по делопроизводству в органах и учреждениях прокуратуры РФ (п. 2.3.2).
Регистрация преследует цели учета документов, контроля за их исполнением и справочной работы по документам. Регистрация придает юридическую силу документу, так как фиксирует факт его создания или получения. Пока документ (например, приказ, представление, протест) не зарегистрирован, не получил своего номера, не оформлен, он как бы еще не существует. Если полученный документ не зарегистрирован, прокуратура за него не отвечает, так как факт получения не подтвержден. В первую очередь регистрируются документы особого контроля, поручения руководства прокуратуры и обращения с личного приема. Корреспонденция, изъятая из ящика “Для обращений и заявлений”, регистрируется в общем порядке.
Поступающая в органы прокуратуры корреспонденция регистрируется в зависимости от вида и содержания документа в алфавитной или ведомственной картотеке.
Входящие документы следует регистрировать только на карточках либо компьютерах. Журнальная форма регистрации не должна применяться ввиду ее серьезных технологических недостатков: формального характера закрепления документа за валовым порядковым номером, сложности ведения по журналу поисковой, справочной и контрольной работы, обязательной многократной регистрации и отсутствия возможности отразить движение документа в процессе рассмотрения и исполнения.
В районных прокуратурах, где ежегодный документооборот не превышает 200 единиц, допускается регистрация в книгах с указанием всех данных, предусмотренных карточками (п. 2.3.1.2 Инструкции).
Документы регистрируются один раз: входящие – в день поступления, внутренние и исходящие – в день подписания.
До разрешения документа карточка хранится у специалиста (работника канцелярии) в контрольной картотеке. После исполнения документа специалистом (работником канцелярии) заполняются соответствующие графы карточки, и она переставляется в картотеку исполненных документов. Карточки в картотеках расставляются по корреспондентам. В работе находятся картотеки за текущий и прошедший годы. Общий срок хранения карточек – три года.
Одна из главных целей регистрации – создание банка данных о документах. Специалисты прокуратур (работники канцелярий) на основе этого банка данных обязаны за несколько минут ответить на вопросы двух типов:
1) у кого, где, в какой стадии работы находится любой документ;
2) в каких документах можно найти информацию по конкретному вопросу.
Информационно-справочная работа, как и сама система регистрации, может вестись также с использованием компьютеров. Введение автоматизированных систем позволяет значительно расширить возможности информационно-справочного обслуживания, так как с помощью компьютера можно наводить справки по любой комбинации данных, включенных в регистрационную карточку документа, затрачивая минимальное время.