Вопрос 15. Классификация деловых писем.
По функциональному признаку:
m Письма, требующие ответа. Важны сроки. Это может быть представление (в случае реакции на нарушение действующего законодательства, в нем обычно просит устранить причины нарушения, а сейчас указывают, что еще и наказывать, а некоторые вообще меру назначают; ответ на представление – 1 месяц, срок пресекательный), требование (мера прокурорского реагирования, сейчас они вторгаются в сферу ОРД, выдача прокурору документов в случае, если он находится в отделе по надзору за органами предварительного следствия, дознания + оформление второй формы допуска; он должен быть допущен, вопрос, могут ли зональные следователи давать указания по уголовным делам: пишет указания, но пишет указания от имени РСО).
m Письма, не требующие ответа.
По структурным признакам:
m Стандартные письма. Здесь структура: введение 15%, основная часть 70%, заключение 15%.
m Нерегламентированные письма, авторский текст. Комментарий к УПК под ред. Томина В.Т., Полякова М.П.. Там своеобразный подход, своеобразный слог, много практики.
По тематическому признаку:
m Корреспонденция по общим вопросам
m Коммерческая переписка
По адресатам:
m Обычные не более 4 адресатов.
m Циркулярные письма (отправляем один и тот же текст 20 адресатам).
По композиционным особенностям:
m Одноаспектные письма (1 аспект, 1 вопрос, 1 проблема)
m Многоаспектные письма
Вопрос 16. Требования к содержанию делового письма.
Для языка деловой переписки характерна нейтральность тона изложения. При этом используются средства логической, а не эмоциональной оценки фактов, отсутствуют просторечные и диалектные слова и выражения, а также междометия, модальные слова и имена с суффиксами субъективной оценки.
Задача языка такой переписки - обеспечить объективное отношение к излагаемым фактам, лишить эмоциональности и субъективности взгляда на вещи, а также отразить строго логическую последовательность изложения.
Смысловая точность деловой речи - одно из главных условий, обеспечивающих практическую, а нередко и правовую ценность делового письма. Действительно, неправильно выбранное слово может существенно исказить смысл такого письма, дать возможность двоякого толкования той или иной фразы или придать всему тексту нежелательную тональность.
Любое деловое письмо должно быть убедительным. Основным условием придания деловому письму убедительности является его доказательность. Правильно отобранные точные факты и убедительная аргументация, основанная на правилах формальной логики, - вот что необходимо любому деловому письму, не говоря уже о рекламационных и претензионных письмах, а также о письмах, направляемых в арбитраж.
Деловые письма представляют собой официальную корреспонденцию и применяются для решения многочисленных оперативных вопросов, возникающих в управленческой и коммерческой деятельности. Деловое письмо - всегда официальное сообщение. Информация, содержащаяся в деловом письме, носит протокольный характер. Вот почему письма регистрируются, и факт устного сообщения не исключает необходимости почтового отправления.
Письмо составляется обычно по схеме: вступление, основная часть, заключение. Вступительная часть содержит: ссылку на документ, его отдельные пункты, послужившие основанием составления письма; констатацию факта, в ней указываются цель (причина) составления письма.
При ссылке на документ указываются его данные в следующей последовательности: наименование вида документа, автор, дата, регистрационный номер документа, заголовок. В основной части излагается описание события, сложившейся ситуации, их анализ и приводимые доказательства. Именно в этой части необходимо убедить, доказать, что в проводимом совещании (конференции, круглом столе) необходимо участвовать, что производимая продукция или выполняемые услуги лучшие, что просьбу необходимо выполнить и т.д. Заключение письма представляет собой выводы в виде просьб, предложений, мнений, отказов, напоминаний и т.д. Письмо может содержать только одну заключительную часть. Основные вопросы письма надо четко сформулировать и расположить в последовательности, наиболее оптимальной для восприятия. После составления и написания служебное письмо необходимо отредактировать. Деловое письмо практически всегда начинается с обращения. Эта небольшая по объему часть текста исключительно значима для целей общения. Правильно выбранное обращение не только привлекает внимание адресата, но и задает переписке нужную тональность, способствует налаживанию и поддержанию деловых отношений. Важность обращения определяется автором письма, обращение позволяет обеспечить себе слушателя. Особого внимания заслуживает знак препинания, следующий за обращением. Запятая после обращения придает письму будничный характер, знак восклицания подчеркивает значимость и официальный стиль. Составитель текста должен принять во внимание следующие факторы:
1. Общественную позицию адресата в соотношении с собственной;
2. Степень знакомства, характер отношений;
3. Официальность/неофициальность ситуации общения;
4. Этикетные разрешения, действующие в данном речевом коллективе.
Существуют единые требования и правила оформления писем в организациях, на предприятиях (независимо от форм собственности и вида деятельности) и ведется делопроизводство традиционным способом или на основе современной информационной технологии. Порядок оформления реквизитов письма определен Типовой инструкцией по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти (М., 2001) и государственным стандартом ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».
3 «К»: короткие слова, короткие фразы, короткие абзацы.
Вопрос 17. Требования к форме делового письма.
Решаются следующие задачи:
¥ Обеспечивается юридическая сила документа,
¥ обеспечивается качественное его исполнение и оперативный поиск.
¥ Возможность обработки с помощью средств вычислительной техники.
¥ Создание и фиксация данного документа как исторического источника информации.
Правила оформления:
ª К содержанию документов:
§ Точность, ясность, логичность изложения
§ Соблюдение закона 3 «К»: короткие слова, короткие фразы, короткие абзацы.
§ Соблюдение кис принципа. Коротко, ясно, доступно.
§ Грамотность и корректность
§ Тон изложения – нейтральный
§ Требования логики, ясных мыслей
§ Максимальная доступность текста для понимания: удобочитаемость текста. Есть индексы, в данном случае индекс туманности Ганнинга (американский ученый). В тексте исследуется общее количество слов, количество законченных мыслей, средняя длина предложения, процент сложных слов. Удобочитаемость текста тем выше, чем ниже индекс туманности.
Как оформить бланк делового письма?
Оформление деловых писем должно соответствовать общим требованиям унификации и стандартизации. В отечественной практике документационного обеспечения управления оформление писем должно соответствовать ГОСТ Р6.30-97. Согласно требованиям ГОСТ официальная переписка компании ведется с использованием специальных бланков для писем.
Бланк письма (горизонтальный или угловой) должен содержать следующие реквизиты:
· Эмблему (логотип) организации
· Наименование организации — автора документа
· Адрес организации
· Дату документа
· Регистрационный номер документа
· Ссылку на номер и дату входящего документа
Наличие указанных реквизитов должно облегчить операции по регистрации и обработке письма в компании-получателе.
Как правильно указать регистрационный номер письма?
Вне зависимости от тематики и содержания, письма, отправляемые из Вашей организации, делятся на две группы: инициативные и ответные.
Если Вы пишите инициативное письмо (просьбу, запрос, предложение, претензию), для удобства присвойте своему письму исходящий номер. И не забудьте дату. Предпочтителен вариант размещения исходящего номера и даты на одной строке в левом верхнем углу письма под «шапкой» бланка, например:
21.05.02 № 01-07/111
Если же Вы пишите письмо-ответ, в нем помимо исходящего номера необходимо дать ссылку на дату и номер инициативного документа, на который Вы отвечаете. Ссылочную дату и номер перепишите из инициативного письма. Например:
27.06.02 № 01-07/113
на № 03-21/135 от 03.06.02.
Какую еще информацию со стороны отправителя помимо реквизитов должно содержать письмо?
Помимо реквизитов компании-отправителя, составитель письма должен указать:
· Должность, фамилию и инициалы подписывающего (в конце письма под подписью)
· Фамилию, инициалы и номер телефона составителя (если составитель не подписывает письмо)
· Перечень приложений (если есть)
Например, конец письма может выглядеть так:
С уважением,
В.И. Петров
Генеральный директор
Исп. Н.М. Михайлова
тел.(095) 232-5566
Приложение: бланк заказа на 2л. в 1экз.
Какие реквизиты получателя должны быть указаны в письме?
Реквизиты адресата максимально могут состоять из следующих частей:
· Наименование организации (в именительном падеже)
· Наименование структурного подразделения (в именительном падеже)
· Должность получателя (в дательном падеже)
· Фамилия и инициалы получателя (в дательном падеже)
· Почтовый адрес и индекс
Каждая из указанных составных частей адресата размещается с новой строки. Знаки препинания между строками не ставятся. В зависимости от формы бланка письма (горизонтальной или угловой) реквизиты адресата размещаются в левом или правом верхнем углу письма. Например:
Главному редактору
Журнала «Свободная мысль»
Ефимову Н.В.
125468, Москва
Ленинградский просп., 49
В ответах на обращения частных лиц сначала указывается почтовый адрес, а уже затем — фамилия и инициалы получателя.
Какие реквизиты получателя должны быть указаны в письме?
Представьте, что Вы сами получили по почте деловое или рекламное письмо. На что Вы сами обычно обращаете внимание? Прежде, чем прочесть хотя бы слово, замечаете качество и форму конверта. Затем смотрите на название компании-отправителя и его адрес. После этого сверяете название и адрес Вашей собственной компании-получателя и смотрите, кому персонально адресовано письмо. Вся эта информация и должна быть на Вашем конверте. Реквизиты получателя обычно располагаются в верхней части конверта, а отправителя — в нижней.
Многие компании используют конверты с окошками для адреса. Если письмо сложить, этот адрес будет виден в окошке.
При использовании обычного конверта необходимо помнить, что адрес получателя на конверте должен точно соответствовать адресу в письме.
На что еще обратить внимание при оформлении письма?
Важную роль в оформлении письма будет играть выбранная Вами бумага. Стоит уделить внимание тому, какой тип бумаги больше всего соответствует целям и стилю Вашего письма. Обычные деловые письма отпечатываются на простой белой бумаге нормальной плотности. Письма-приглашения и поздравления печатаются на плотной или тисненой бумаге. Рекламные письма могут быть напечатаны на цветной бумаге или бумаге со специальным покрытием.
Вопрос 18. Реквизиты делового письма.
· К форме:
· ГОСТ 2003 года – 30 реквизитов, которые там написаны. Реально, 31 реквизит, в ГОСТе не указано грифов секретности.
| реквизит | Номер реквизита по госту | Требования к оформлению | Примечания |
| Государственный Герб Российской Федерации | Помещается на бланках деловых писем и иных документов в соответствие с ФКЗ от 25 декабря 2000 года №2-ФКЗ «О государственном гербе РФ». Размещается в 2 вариантах: одноцветный и одноцветный вариант. В многоцветном он помещается на бланках ФКЗ и ФЗ, указах и распоряжениях Президента, Постановлений и распоряжений Правительства РФ, решений КС, Верховного, Высшего арбитражного судов, постановлений и документов ГД и Совета Федерации Федерального собрания РФ, документах Президента, Правительства, а также документы КС, Верховного, Высшего арбитражного судов. В одноцветном варианте Герб РФ на бланках Администрации Президента, полномочных представителях Президента в Федеральных округах, Федеральных органов исполнительной власти, бланки Генпрокуратуры, уполномоченного по правам человека в РФ, ЦБ, Центризбиркома РФ. | Порядок применения бланков и печати с изображением герба РФ установлен Постановлением Правительства от 27декабря 1995 года № 12/68 | |
| Герб субъекта РФ | Проставляется на бланках документах в соответствии с Законом ЯО №17-З. | Не воспроизводится герб субъекта на бланке, на котором помещен герб РФ. | |
| Гриф утверждения документа | При утверждении должностным лицом пишется большими буквами без кавычек: УТВЕРЖДАЮ, далее наименование должности, подпись, расшифровка подписи и дата. При утверждении документа другим документом пишется большими буквами без кавычек: УТВЕРЖДЕНО, далее реквизиты утверждающего документа | Размещается в верхнем правом углу документа | |
| Оттиск. печати | Проставляется на документах, удостоверяющих права лиц, фиксирующих определенные факты, а также на различных финансовых документах. Примерный перечень документов с гербом: на актах приемки законченных строительством объектах, на доверенностях, на заданиях на проектирование объектов, отзывы о диссертациях, исполнительные листы, командировочные удостоверения, банковские и иные финансовые документы, титульные списки на строительство. | Ставится на свободном поле левее подписи, с частичным перекрытием оригинальной подписи лица, либо на документе в месте, обозначенных буквами: М.П. |
+ см. вопрос 17.
Вопрос 19.
Основные требования к текстам документов. Особенности расположения реквизитов углового и продольного бланков делового письма.
Основные особенности оформления текста письма состоят в следующем.
* Текст служебного письма, как правило, должен касаться одного вопроса или нескольких вопросов, если они взаимосвязаны и будут рассматриваться в одном структурном подразделении организации-адресата.
* Письма печатаются на стандартных листах или бланках формата А4 или А5; при оформлении письма на двух и более страницах вторая и последующие страницы нумеруются посередине верхнего поля листа арабскими цифрами.
* Если письмо оформлено на бланке должностного лица, то его текст излагается от 1-го лица единственного числа: «прошу...», «направляю...». В остальных случаях текст письма излагается от 3-го лица единственного числа.
* Если к тексту письма предусмотрено приложение, то оно указывается ниже основного текста, например: Приложение: на 10 л. в 1 экз. Если приложений несколько, то дается сокращенное наименование каждого документа приложения с обозначением количества экземпляров и листов.
+ см ГОСТ
Вопрос 20. Согласование документа. Правила оформления.
Гриф согласования- реквизит официального документа, выражающий согласие учреждения или его органа, не являющегося автором документа, с его содержанием.1
Гриф согласования(реквизит 23) документа состоит из слова СОГЛАСОВАНО, должности лица, с которым согласован документ (включая наименование организации), личной подписи, расшифровки подписи (инициалов, фамилии) и даты согласования.2
Например:
СОГЛАСОВАНО
коммерческий директор
ЗАО "Термика"
Личная подпись Е.Н. Ярославцева
Дата
Если согласование осуществляют письмом, протоколом и др., гриф согласования оформляют следующим образом:3
СОГЛАСОВАНО
Письмо ЗАО "Термика"
от 06.04.2009 № 430
или
СОГЛАСОВАНО
Протокол общего собрания
акционеров ЗАО "Термика"
от 06.04.2009 № 10
Рис. 1.
Пример оформления реквизита "Гриф согласования документа"
Схема расположения реквизита "Гриф согласования документа" приведена на рисунке 2.
Рис. 2.
Расположение реквизита "Гриф согласования документа"
20 - текст документа; 21 - отметка о наличии приложения; 22 - подпись;
23 - гриф согласования документа; 24 - визы согласования документа; 25 - оттиск печати;
26 - отметка о заверении копии; 27 - отметка об исполнителе;
28 - отметка об исполнении документа и направлении его в дело;
29 - отметка о поступлении документа в организацию;
30 - идентификатор электронной копии документа
Гриф согласования может располагаться на отдельном листе согласования, в этом случае в документе перед подписью делается отметка: Лист согласования прилагается.4
Лист согласования может оформляться следующим образом:5
|
Заполненный лист согласования подписывается и датируется руководителем службы ДОУ и прилагается к проекту документа.6
При наличии возражений по тексту документа гриф согласования не подписывается.7
Внешнее согласование в зависимости от содержания документа должно осуществляться в следующей очередности:
· с подчиненными и неподчиненными организациями, когда последние выступают обязательной стороной в правоотношениях, возникающих вследствие издания правового акта, или когда содержание документа затрагивает их непосредственные интересы;
· с научными организациями, занимающимися исследованиями в той области, к которой имеет отношение содержание документа;
· с органами, осуществляющими государственный надведомственный контроль (надзор) в определенной области.8
Внешнее согласование может быть оформлено грифом согласования, справкой о согласовании, листом согласования или представлением протокола обсуждения проекта документа на заседании коллегиального органа.
Вопрос 21. Утверждение документа. Порядок оформления.