Вопрос.8. Типичные ошибки в текстах деловых писем.

1.Чаще всего в текстах деловых писем встречаются структурные ошибки, связанные с несоблюдением порядка расположения информации и формы документа. Например, если существуют уже разработанные типовые бланки, нет необходимости писать отдельное письмо по этому же поводу. Не стоит также дублировать в тексте данные, указанные в реквизитах и предыдущем письме, повторять наименование предприятия рядом с должностью лица, подписавшего документ, так как эти сведения уже содержатся на служебном бланке или в штампе, поставленном в верхнем левом углу листа.

2. Синтаксические ошибки:

1.Ошибки, связанные с несоблюдением порядка слов (см. п. 5.3. предыдущей темы расположение ключевых слов)	К 20 декабря завод «Прогресс» выполнил план. Завод «Прогресс» выполнил план к 20 декабря. К 20 декабря выполнил план завод «Прогресс». Смысл предложения меняется в зависимости от того, какие слова поставлены в конце фразы.
2.Ошибки при употреблении полной и краткой форм прилагательных (более принята краткая форма).	Неправильно: Выводы комиссии обоснованные и справедливые. Правильно: Выводы комиссии обоснованны и справедливы.
3. Неправильное использование предлогов (о, за, в, на)	Употребимо: решение о заседании, вопрос о проекте, на совещании обсуждалось (в процессе), в совещании принимали участие ( в составе) и пр. Но неправильно: Директор отметил о важности поставленного вопроса. Оплачивать за услуги. Правильно: Директор отметил важность поставленного вопроса. Оплачивать услуги.
4. Ошибки в структуре сложного предложения. Пояснение в сложных предложениях должны следовать сразу за союзами «что», «который», «чтобы», «если», «вследствие того, что» и т.п.	Неправильно: Начальник отдела собрал на совещание сотрудников для обсуждения проектов, которые ранее выдвигали свои предложения. (Кто: сотрудники или проекты?) Правильно: Начальник отдела собрал сотрудников, которые ранее выдвигали свои предложения, на совещание для обсуждения проектов.

3. Лексические ошибки:

1. Неправильное использование слов (слова не подходят по смыслу, стилю или имеют разный смысл в разных сферах).	Неправильно: Эта информация передана опосредственно. Правильно: Эта информация передана опосредованно. Неправильно: Эта реклама направлена на визуалистическое восприятие. Правильно: Эта реклама направлена на визуальноевосприятие. Неправильно: Нам сегодня привезли железо (о комплектующих к компьютеру). Правильно: Нам сегодня привезли комплектующие.
2. Неуместное или неоправданное использование иностранных слов. Использование иностранной лексики может быть оправдано только тремя обстоятельствами: необходимостью (невозможностью лаконично заменить русскими словами), уместностью и точностью употребления.	Неправильно: Срок действия договора может быть пролонгирован. Правильно: Срок действия договора может быть продлен.
3.Плеоназмы (излишества), которые проявляются в незнании точного значения терминов.	Неправильно: промышленная индустрия (индустрия уже предполагает наличие промышленности), форсировать работу ускоренными темпами (форсирование означает ускорение) и пр.
4.Тавтология (смысловой повтор).	Неправильно: польза от использования, следуетперечислить следующие проблемы и пр.
5. Неразличение слов-паронимов(близких по звучанию, но различных по смыслу).	Командированный командировочный, поместить разместить, методический методологический, и пр.
6.Ошибки в употреблении слов - синонимов (одинаковых или близких по смыслу).	Возвести (стены, здание) построить (дом, завод).

В заключение хотим сказать несколько слов об оформлении письма. Выбирать бумагу для делового письма необходимо очень тщательно, поскольку впечатление, которое она может создать у получателя письма, влияет на репутацию фирмы-отправителя. Бумага должна быть хорошего качества, внешне привлекательная и немного консервативная: белая или слегка тонированная.

Во многих странах мира для личных писем используют различную как по цвету, так и по способу оформления бумагу. Белый, кремовый, светло-голубой, серый или бледно-зеленый это цвета бумаги для официальной или личной корреспонденции, которую ведут женщины. Бумага для личных писем мужчин отличается от женской только более спокойными тонами.

Основные выводы.При составлении делового документа важно продумать цель документа, средства ее достижения (исходя из особенностей адресата) и структуру текста.

Полезно воспользоваться методом мысленной карты и создать текст в соответствии с изученными правилами.

К основным правилам написания письма относятся: применять слова в их прямом значении, использовать простые конструкции, делать каждое предложение завершенным и точным, использовать одно предложение для выражения одной мысли, писать глаголы в действительном залоге. При чтении документа человек обращает внимание сначала на его внешнее оформление и структуру построения, потом на содержание.

В процессе изучения содержания необходимо обращать внимание на грамотность и легкость изложения. Важно стараться, чтобы каждый из этих аспектов был безупречен.

Ответьте на вопросы:

1. Какие виды служебных документов используются в деловой среде?

2. В чем существенное отличие деловой переписки в России от деловой переписки за рубежом?

3. Что такое одноаспектные и многоаспектные письма?

4. В чем состоит суть метода мысленной карты?

5. Каких правил необходимо придерживаться при составлении текста документа?

6. Какую роль играют реквизиты в деловой переписке? Какие реквизиты являются необходимыми в деловом документе?

7. Как можно быстро проверить текст на наличие ошибок и опечаток?

8. Что такое читабельность текста и как она определяется?

9. Как правильно выполнить перечисление в тексте?

10. Как избавить текст от лишних слов? По каким критериям можно определить, что слово в тексте лишнее?

11. В чем своеобразие построения официально-деловой речи?

12. Как можно структурировать текст делового письма?