Особенности содержания деловых писем.

Язык делового письма характеризуется употреблением слов с «универсальным» значением, таких, например, как «слабо», и «недостаточно», «мало». Например, «До настоящего времени подготовка к зимнему сезону ведется слабо (недостаточно)». Употребление подобных слов позво­ляет дать общую оценку ситуации с целью последующей выработки конкретных мероприятий по исправлению сложившегося положения.

Если в деловом письме автор документа лицо юридическое, то действия передаются от третьего лица единственного числа: предприятие гарантирует..., не возражает..., предлагает...; от третьего лица множественного числа: Совет директоров, администрация предприятия убеди­тельно просят...; от первого лица множественного числа: просим..., сообщаем..., подтверждаем...

Если автор, лицо физическое, то действия передаются от первого лица единственного числа: Прошу..., ставлю Вас в известность.... довожу до Вашего сведения...; от первого лица множественного числа: поддерживаем..., одобряем..., напоминаем..., выражаем...; и т.д.

Еще одна специфическая особенность делового языка — сочетаемость слов, проявляю­щаяся в ограниченной возможности слова вступать в смысловые связи с другими словами.

Примеры точного сочетания слов между собой:

· инициатива — брать на себя, выступать с, поддерживать, проявлять, развивать, сдержи­вать, терять, уступать;

· налог — взимать, облагать, платить, снижать, сокращать;

· обязанность — возлагать, выполнять, исполнять, нести, освобождать от, распределять, отстранять от;

· руководство — брать на себя, возлагать, осуществлять, отстранять от, подменять, укреп­лять и т. д.

Примеры устойчивых языковых оборотов.

Примеры устойчивых языковых оборотов, объясняющих мотив написания письма:

· В порядке оказания технической помощи...

· В соответствии с протоколом...

· В подтверждение нашей договоренности...

· В связи со сложной экономической ситуацией... и т. д.

Следующие варианты являются типичным «стандартным» началом письма-извещения:

· Доводим до Вашего сведения, что наш завод прекратил производство комбайнов «Нива» прежней конструкции...

· Извещаем Вас, что мы сократили на месяц срок поставки запрошенных Вами изде­лий...

· В ответ на Ваш запрос, ставим Вас в известность ... и т. д.

Примеры стандартных языковых конструкций, выражающих просьбу, требование, пожела­ние:

· Убедительно просим Вас...

· Обращаемся к Вам с просьбой...

· В ответ на Ваше письмо просим Вас...

· Настоятельно требуем выполнения принятых Вами обязательств...

· Категорически настаиваем на выполнении...

· Выражаем уверенность в том, что...

· Выражаем удовлетворение по поводу Вашего письма и выражаем надежду на...

Типичными речевыми оборотами, используемыми в сопроводительных письмах, являются:

· При этом направляем (посылаем, высылаем, препровождаем) Вам...

· Согласно прилагаемому списку высылаем отдельным пакетом...

· Одновременно с этим письмом высылаются ... и т. д.

Примеры выражений-клише, используемых в письмах-рекламациях, письмах-претензиях:

· К нашему сожалению, мы вынуждены сообщить, что качество поставляемого Вами товара не удовлетворяет требованиям...

· Мы официально заявляем Вам рекламационный акт на...

В качестве заключительных, могут выступать следующие фразы:

· Просим Вас не задерживать ответ...

· Просим извинить нас за задержку с ответом...

· Рассчитываем, что наши замечания будут учтены...

· По получении письма просим сообщить телексом подтверждение...

· Будем признательны за срочное выполнение нашего заказа.

· Заверяем Вас, что мы незамедлительно свяжемся с соответствующими организа­циями по поводу...

· Ожидаем Вашего согласия (одобрения, подтверждения)...

· Заверяем Вас, что мы предпримем срочные меры для исправления сложившегося по­ложения.

Кроме типового характера, некоторые языковые формулы заключительных фраз выступают также в качестве юридически значимых компонентов текста. Например, в гарантийном письме:

· Гарантируем возврат кредита в сумме... в срок до...

· Оплату гарантируем. Наш расчетный счет...

Или в письме- претензии:

· ... в противном случае Вам будут предъявлены штрафные санкции.

1. Макет делового письма.

Рис.1. Макет делового письма.
3. Образцы деловых писем

4. Рекомендации по оформлению делового письма

Для выполнения лабораторной работы необходимо:

1. Изучить теоретический материал по данной лабораторной работе.

2. Ознакомиться с заданием на лабораторную работу.

3. Рассмотреть образцы оформления делового письма.

4. Выбрать бланк письма (продольный или угловой).

5. Ознакомиться с макетом делового письма и расположить на нем реквизиты в соответствии с ГОСТ Р6.30-2003.

6. При составления текста письма воспользоваться шаблонными языковыми оборотами (см. раздел 1.4)

7. Проанализировать на соответствие созданное деловое письмо приведенным образцам.

5. Варианты заданий.

Вариант 1. Составьте письмо – ответ производственного объединения «Новосибирскгаз» ди­ректору Химфармзавода и начальнику управления «Новосибирскгаз»о ежемесячной поставке Химфармзаводу 64 т. Сжиженного газа в течение 2006 года. Указанный объем учтен в разна­рядке. Поставка будет осуществляться через управление «Новосибирскгаз». Для создания логотипа или эмблемы организации использовать водяные знаки.

Вариант 2. Составьте письмо – просьбу ОАО «Индивидум» в комитет по внешнеэкономиче­ским связям о выделении квоты на экспорт круглого леса в количестве 10 тыс. куб. м. Для создания логотипа или эмблемы организации использовать водяные знаки.

Вариант 3. Составьте письмо – отказ производственного объединения пассажирских перевозок производственному кооперативу «Вектор» по вопросу обеспечения запасными частями парка автобусов. Указать причину причину отказа. Для создания логотипа или эмблемы организации использовать водяные знаки.

Вариант 4. Составьте письмо – просьбу государственной торговой компании «Сибторг» в бол­гарскую фирму «Миаве 3» о возможности поставки в Новосибирскую область экологически чис­того детского питания. Для создания логотипа или эмблемы организации использовать водяные знаки.

Вариант 5. Составьте письмо администрации Московской области в Ассоциацию японо- рос­сийской торговли с просьбой дать подробный список экспортной продукции. Для создания логотипа или эмблемы организации использовать водяные знаки.

Вариант 6. Составьте гарантийное письмо ЗАО «Холод» ОАО «Прогресс» об оказании техни­ческой помощи в разработке рабочих чертежей насосной станции. ЗАО «Холод» просит произ­вести эту работу непосредственно на площадке. Для создания логотипа или эмблемы организации использовать водяные знаки.

Вариант 7. Составьте письмо – ответ типографии издательства «Наука» товариществу на вере «Триника» о возможности выполнить заказ на изготовление бланков учета и отчетности. Для создания логотипа или эмблемы организации использовать водяные знаки.

6. Контрольные вопросы:

1. Понятие «деловое письмо».

2. Классификация деловых писем.

3. Признаки, классифицирующие деловые письма.

4. Основные черты делового стиля письма.

5. Особенности содержания деловых писем.

6. Наиболее часто используемые устойчивые языковые обороты текста деловых писем.

Лабораторная работа №5.