Укажите в поле Название документа некоторые слова из названия документа

Очень часто бывает, что названия документов, воспроизводимые по памяти, в точности не совпадают с реальными. Система ищет документы на основе данных, указанных в Карточке поиска. Тогда какие слова из названия указать?

Вот простые рекомендации:

· Указывайте те слова из названия, по которым можно судить, о чем говорится в документе (которые отражают его суть).

· Указывайте по возможности два или три слова, этого чаще всего бывает достаточно.

Слова положение и в данном случае суть документа не передают. Скорее всего, есть много «…положений об осуществлении…». Поиск по таким общим словам (если не указывать дату) иногда дает сотни документов из разных разделов.

С другой стороны, в документе говорится о безналичных расчетах, осуществляемых физическими лицами. Недостаточно указать только одно из этих слов – можно получить слишком много документов. Следовательно, лучше использовать два или три слова из названия.

В поле Название документа, как и в других, имеется Словарь. Он содержит все слова, встречающиеся в названиях всех доступных документов. С помощью словаря значительно облегчается выбор слов, так как их не нужно полностью набирать с клавиатуры.

Чтобы система нашла все документы, в названиях которых встречаются отмеченные вами слова с любыми окончаниями (в разных грамматических формах), вместо окончания указывается звездочка *.

В поле Название документа наберите: безналичн* (рис. 2.4).

Отметьте слово безналичн*, нажав клавишу . Оно появится ниже, в списке отмеченных слов.

Если требуется указать только одно слово, не нужно отмечать его. Достаточно нажать клавишу[Enter] или кнопку Выбрать.

По мере того как вы набираете слово буква за буквой, курсор перемещается по словарю к словам, соответствующим уже набранной части. С какого-то момента можно не набирать слово дальше, а перейти к нему с помощью клавиш или .

Найдите и отметьте таким же образом два других слова: физическ* и расч*.

Порядок выбора слов не имеет значения для поиска документов.

Если вы случайно отметили не то слово, которое нужно, удалите его из списка отмеченных слов. Для этого поставьте на него курсор и нажмите клавишу [Del].

Наконец, укажите условие, с учетом которого эти слова должны встречаться в названии: непременно все три (условие И), хотя бы одно из них (условие ИЛИ), либо ни одного (КРОМЕ). Условие И установлено по умолчанию.

Нажмите кнопку , чтобы вернуться в Карточку поиска. Найден 1 документ!

Результат поиска получен!

Постройте список документов, нажав клавишу , и взгляните на полное название найденного документа. Хотя это название не было известно точно, вы нашли документ и убедились, что поиск и в этом случае остается легким и понятным.

Чтобы разобрать еще один пример, вернитесь в Карточку поиска.

Ситуация 3

Поиск документа, когда известно его содержание и примерное время его принятия