Легализация иностранных документов: понятие и способы.

Существует действие документов во времени, по кругу лиц и в пространстве, т. е. на определённой территории. Для действия иностранного официального документа на территории другого государства необходима его легализация, т. е. придание ему юридической силы.

Суть легализации состоит в подтверждении полномочий, подлинности подписи, а в некоторых случаях, печати или штампа должностного лица, выдавшего документ. Легализация документов – это специальная процедура перевода и оформления документов для того, чтобы документы имели юридическую силу за рубежом. Эта процедура достаточно сложна и занимает много времени.

В соответствии с указанной Конвенцией на документах, совершённых компетентным органом одного государства и предназначенных для использования на территории другого государства, проставляется специальный штамп (апостиль) – удостоверительная надпись. Апостиль удостоверяет подлинность подписи, качество, в котором выступает лицо, подписавшее документ, и, в надлежащем случае, подлинность печати или штампа, которыми он скреплён. Подпись, печать или штамп, проставляемые компетентным органом на апостиле, не требуют никакого дальнейшего заверения или легализации.

Легализации или проставления апостиля не требуется, если договорённости между 2-мя или несколькими государствами отменяют или упрощают данную процедуру.

Так, 2-х сторонние договоры об оказании правовой помощи, участницей которых является РФ, а также Минская конвенция 1993 г., определяют порядок, в соответствии с которым документы, которые на территории одной из договаривающихся сторон изготовлены или засвидетельствованы учреждением или специально на то уполномоченным лицом в пределах их компетенции и по установленной форме и скреплены гербовой печатью, принимаются на территориях других договаривающихся сторон без какого-либо специального удостоверения, рассматриваются как официальные и пользуются на территории других государств – участников договора (конвенции) доказательственной силой официальных документов какого-либо удостоверения.

После легализации или удостоверения посредством апостиля, а также в случаях, когда легализация не требуется, производится перевод документов и верность перевода свидетельствуется нотариусами, занимающимися частной практикой, нотариусами, работающими в государственных нотариальных конторах, а также консульскими учреждениями РФ.

Апостиль (apostille) – это специальный штамп (квадрат, со сторонами около 9 см), который в соответствии с Гаагской конвенцией, отменяющий требование легализации иностранных официальных документов, проставляется на официальных документах, исходящих от органов и должностных лиц РФ, включая, среди прочего, документы, исходящие от органов прокуратуры, административных и судебных органов, нотариальные акты. Проставление апостиля на официальном документе не требует дальнейшего заверения или легализации такого документа для целей его признания на территории другого государства-участника Конвенции.

В рамках СНГ ни легализация, ни апостиль при предоставлении иностранных документов не требуется – действует Минская конвенция от 22 января 1993 г. (с изменениями от 28.03.1997 г.).

Таким образом, существует 2 способа легализации иностранных официальных документов:

- общий способ легализации (консульская легализация – документ, составленный и выданный властями одной страны подтверждается консульским агентом другой страны). Он делает отметку, прикрепляет бумажку к судебному поручению – подтверждает подпись и статус лица, иногда печать. Дело это длинное и хлопотное. Самый главный минус – если РФ хочет использовать этот документ за границей, то легализация в РФ будет иметь силу только в РФ, и так всякий раз, т. е. легализация имеет локальный характер.

- в связи с этим, в 1960 г. была принята Гаагская конвенция “Об отмене официального удостоверения, легализации иностранных документов” (апостильская). Её смысл – легализация производится в упрощённом порядке. Чтобы РФ легализовать какой-либо документ (свидетельство о браке и т. д.), РФ нужно проставить специальный штамп – апостиль (прямоугольный штамп, образец которого прилагается к конвенции). Он ставится непосредственно должностными лицами выдавшей страны. Главное, что апостилированный документ будет иметь интерлокальный характер, т. е. будет действовать во всех странах.

Одновременно нужно перевести и легализовать документ. Одно другого не исключает и не заменяет. В РФ – подразделение ФРС РФ, вопросы образования – Министерство образования РФ, вопросы брака – ФРС РФ.