Шаг 3. Проверяем документы работника

Паспорт

Согласно ст.65 ТК РФ все без исключения работники обязаны предъявить работодателю при трудоустройстве паспорт, ведь данный документ должны иметь все граждане РФ старше 14 лет, проживающие на территории РФ (п. 1 Положения о паспорте гражданина Российской Федерации, утвержденного Постановлением Правительства РФ от 08.07.1997 N 828). При этом не стоит соглашаться, если работника предлагает копию паспорта, и не готов продемонстрировать оригинал. Возможно, работник в данный момент меняет паспорт (в связи со сменой фамилии, в утерей, достижением возраста), но тогда ему выдается временное удостоверение личности гражданина РФ (Постановление Правительства РФ от 08.07.1997 N 828). И его он и должен показать.

Наша справка

В ст. 65 ТК РФ указаны и иные документы удостоверяющие личность. Это может быть также военный билет или временное удостоверение, выдаваемое взамен военного билета (пп. 16 ст. 2 Федерального закона от 12.06.2002 N 67-ФЗ "Об основных гарантиях избирательных прав и права на участие в референдуме граждан Российской Федерации"). Однако паспортные данные впоследствии понадобятся для сдачи налоговой отчетности и отчетности в ПФР, поэтому паспорт работнику все же придется принести.

Какой риск в том, что работник так и не предъявил работодателю оригинал паспорта? Согласно п. 21 Положения о паспорте гражданина РФ паспорт лица, заключенного под стражу или осужденного к лишению свободы, временно изымается органом предварительного следствия или судом. Таким образом, имеется риск того, что на работу может поступить лицо, сбежавшее из мест лишения свободы. Вряд ли это нужно компании.

2) Страховое свидетельство обязательного пенсионного страхования (далее – «Страховое свидетельство»).

Наша справка

Страховое свидетельство - документ, который содержит страховой номер индивидуального лицевого счета в Пенсионном фонде РФ (далее – «СНИЛС») и анкетные данные гражданина. СНИЛС будет нужен, чтобы заполнить персонифицированную отчетность в ПФР по работнику (Федеральный закон от 01.04.1996 N 27-ФЗ "Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования")

Предъявление страхового свидетельства является обязательным для всех работников, кроме работников, принимаемых на работу впервые. Оформить страховое свидетельство такому работнику должен работодатель (ч. 4 ст. 65 ТК РФ, ст. 9 Федеральный закон от 01.04.1996 N 27-ФЗ) (кроме дистанционных работников - ч. 4 ст. 312.2 ТК РФ).

Имейте в виду

Обратите внимание, что при утрате работником страхового свидетельства работодатель должен подавать о нем сведения в ПФР, получить соответствующий дубликат и выдать работнику под роспись (ст. ст. 9, 15 Закона N 27-ФЗ). Безусловно, это придется сделать, если работник уже работает в компании. Но если вы только принимаете работника, и он сообщает что потерял или испортил страховое свидетельство, имейте в виде, что Компании придется заниматься восстановлением страхового свидетельств и для него. Поэтому на практике до приема на работу можно предложить работнику самостоятельно пройти в ближайшее отделение ПФР и подать необходимому заявление. Расписка отделения ПФР (как правило на ней указывается СНИЛС) подтвердит, что работодатель не о чем волноваться.

Трудовая книжка

Ст. 65 ТК РФ также указывает на обязанность работника предъявить трудовую книжку. Исключение устанавливается для случаев, когда трудовой договор заключается впервые или работник поступает на работу на условиях совместительства.

Следует проверить имеется ли запись об увольнении с предыдущего места работы, это необходимо, чтобы в последствии не возникло проблем с оформлением последующих записей. Если запись об увольнении не внесена, не поставлена печать компании или подпись лица, заполнявшего туровую книжку, следует отправить работника к предыдущему работодателю для заполнения трудовой книжки. Бывает так, что при приеме на работу работник сообщает работодателю об утере или порче трудовой книжки

В этом случае можно только оформить работнику новую трудовую книжку. Если работник хочет получить дубликат трудовой книжки, он должен обратиться к своему предыдущему работодателю (п. 31 Правил ведения и хранения трудовых книжек, утвержденных Постановление Правительства РФ от 16.04.2003 N 225 "О трудовых книжках")

Документ воинского учета

Данный документ обязаны предъявлять военнообязанные лица и лица, подлежащих призыву на военную службу. Документ воинского учета - это военный билет либо приписное удостоверение (для призывников) (п. 28 Положения о воинском учете, утвержденном Постановлением Правительства РФ от 27.11.2006 N 719).

Как поступить кадровику, если работник не предъявляет документ воинского учета? Обратите внимание, что работодатель не обязан и не вправе отказать работнику в приеме на работу только из-за того, что у него отсутствует документ воинского учета, так как такой отказ будет не связан с его деловыми качествами (см., например, Апелляционное определение Верховного суда Республики Дагестан от 14.08.2012 по делу N 33-1999/2012). Поэтому, несмотря на отсутствие у работника военного билета кадровая служба может продолжить оформление работника на работу.

На практике

В случае, если у работника отсутствует документ воинского учета, работодатель не обязан оказывать ему содействие в получении или замене такого документа. Однако работодатель обязан разъяснить гражданам порядок исполнения обязанностей по воинскому учету. Поэтому следует рассказать работнику о необходимости обратиться в военкомат для получения военного билета. На практике для доказательства того, что с работником такая беседа проведена, можно взять у него расписку том, что ему разъяснена его обязанность в получении документов воинского учета, и он обязуется ее исполнить в ближайшее время.

5) Документ об образовании или наличии специальных знаний

Документ об образовании и (или) о квалификации или наличии специальных знаний обязаны предъявить те работники, которые поступают на работу, требующую специальных знаний или специальной подготовки. Таким документом может быть дипломом, свидетельство, удостоверение и иными документами (например, сертификатом специалиста)

Наша справка

Согласно ст. 60 Федеральном закона от 29.12.2012 N 273-ФЗ "Об образовании в Российской Федерации" документами об образовании и квалификации являются следующие документы: дипломом о среднем профессиональном образовании, дипломом бакалавра, дипломом специалиста, дипломом магистра.

Приведем примеры других документов. Согласно ст. 60 Закона об образовании присвоение разряда или класса, категории по результатам профессионального обучения подтверждается свидетельством о профессии рабочего.

Ст. 328 ТК РФ установлено, что прохождение подготовки водителя подтверждается наличием водительского удостоверения.

Согласно ст. 11.1 Закон РФ от 11.03.1992 N 2487-1 "О частной детективной и охранной деятельности в Российской Федерации" право на приобретение статуса частного охранника подтверждается удостоверением частного охранника.

Согласно ст. 100 Федеральный закон от 21.11.2011 N 323-ФЗ "Об основах охраны здоровья граждан в Российской Федерации" заниматься медицинской или фармацевтической деятельностью вправе лица имеющие сертификат специалиста.

Как видим, в некоторых случаях, законодательство предусматривает обязательное наличие документов об образовании. Например, в случаях указанных выше. Также работающих на подземных работах (330.2 ТК РФ), работающих на педагогической работе (ст. 331 ТК РФ), работающих по переделенным должностям, профессиям, специальностям связано предоставление компенсаций и льгот либо наличие ограничений (ст. 57 ТК РФ).

Если требования к образованию законодательством не предусмотрено, то компания самостоятельно решает, какие требования предъявляются к квалификации работника на той или иной должности. Эти требования следует указать в должностной инструкции.

Мы рассмотрели документы, которые требуются при приеме большинства работников.

Теперь рассмотрим документы, которые могут потребоваться при приеме на работу тех или иных категорий работников.

1. Педагогические работники предоставляют справку о наличии (отсутствии) судимости

Такая справка требуется, если работник принимается для занятия деятельностью, сфере образования, воспитания, развития несовершеннолетних, организации их отдыха и оздоровления, медицинского обеспечения, социальной защиты и социального обслуживания, в сфере детско-юношеского спорта, культуры и искусства с участием несовершеннолетних (ст. ст. 351.1, 65 ТК РФ)

2. Совместители для работы во вредных условиях труда предоставляют справку о характере и условиях труда по основному месту работы (ст. 283 ТК РФ), так как работах с вредными условиями труда не допускается, если основная работа связана с такими же условиями.

3. Несовершеннолетние работники предоставляют:

С 14 до 15 лет - письменное согласие одного из родителей и органа опеки и попечительства на заключение трудового договора.

С 15 до 16 лет - справку из образовательной организации или документ об окончании обучения (ст. 63 ТК РФ, ст. 61 Закона N 273-ФЗ).

Нельзя

Ст. 65 ТК РФ запрещает работодателю требовать документы, не предусмотренные законодательством. Например, иногда кадровики требуют предоставить свидетельство о постановке физического лица на учет в налоговом органе (далее – «свидетельство ИНН»). Однако в перечне документов, представляемых при трудоустройстве, свидетельство ИНН не упоминается. Поэтому работодатель может попросить работника снять копию со свидетельства ИНН, но не может требовать предоставления такого свидетельства.

При отсутствии ИНН у работника обязанность работодателя по его оформлению, в отличие от оформления страхового свидетельства ПФР, отсутствует. Согласно п.16 Приказа Минфина от 5.11.2009 г. N 114н постановка на учет в налоговом органе физического лица, осуществляется налоговым органом на основании сведений, сообщенных органами, осуществляющими регистрацию физических лиц по месту жительства. То есть все работники, которые регистрируются по месту жительства, ставятся налоговыми органами на учет. Поэтому если они заявляют, что не имеют ИНН, то, скорее всего, они просто не знают о нем. В таком случае кадровики могут уточнить его через электронный сервис на официальном сайте ФНС России

Со всех документов, которые предоставил работник, рекомендуется сделать копии для хранения в личном деле работника, чтобы не запрашивать у работника документы каждый раз, когда в них возникнет необходимость.