Понятие «документный текст» и «текст документа». Алгоритм действий автора документа.

Понятие документный текст (ДТ) шире понятия текст документа.

Текст документа – реквизит документа, основная часть информации документа.

Документный текст – единица письменной речи; произведение, обладающее речевой и грамматической связностью и реализующее социальную задачу автора с помощью системы реквизитов, то есть постоянных элементов содержания.

Алгоритм действий автора документного текста:

– осознание типовой официально-деловой ситуации;

– выбор жанра документа;

– работа над формой документа;

Документ не будет документом без обязательных его составляющих - реквизитов.

Реквизит документа - это обязательный элемент оформления официального документа. Совокупность реквизитов, из которых состоит документ, называют формуляром документа.

Самым важным элементом любого документа является егобланк. Бланк
содержит всю необходимую информацию об издателе документа, то есть об организации, где он был создан. Как правило, бланк включает в себя эмблему организации, её название, которое также содержит организационно-правовую форму предприятия, ниже следует сокращённое наименование; далее - информация
о местонахождении организации, справочные данные (например, контактный телефон/факс, электронная почта).

В бланке обязательно указывается назначение документа - его название (приказ, акт, протокол, постановление и так далее).

После вида документа составитель указывает дату - обеспечивает юридическую силу документа.

За датой следует регистрационный номер документа, который является его порядковым номером. Допускается в данном реквизите указывать также индекс структурного подразделения (например: № 158/юр) Место издания оформляется в соответствии с наименованиями объектов по месту регистрации организации.

Адресатом документа может быть предприятие, структурное подразделение, должностное или физическое лицо.

Некоторые документы имеют гриф утверждения, который придаёт документу нормативный или правовой характер. Это - способ удостоверения документа и придания ему юридической силы. Гриф проставляется на документе вверху.

Заголовок к тексту - реквизит, кратко излагающий его содержание. Реквизит облегчает регистрацию, поиск документа и организацию контроля. Заголовок должен максимально кратко и точно отражать содержание документа и грамматически согласовываться с названием вида документа:

1. Письмо - о чём? - О предоставлении кредита

2. Акт - о чём? чего? - О проведении работ/Проведения работ

3. Протокол - чего? - Заседания кафедры

Подпись представляет собой собственноручную подпись полномочного должностного лица и обеспечивает удостоверение документа, придаёт ему
юридическую силу. В состав данного реквизита входит полное наименование должности лица, подписывающего документ, его личная подпись и расшифровка (инициалы, фамилия без скобок).

РАБОТА С ТЕКСТОМ ДОКУМЕНТА

Текст документа - основной и главный реквизит, который должен содержать достоверную, объективную и полную информацию, изложенную ясно и точно, нейтрально и, насколько это возможно, кратко.

Поиск информации

Прежде чем приступить к поиску и сбору информации, необходимо убедиться, насколько чётко понята цель работы, содержание и характер ожидаемой информации, объём, структура, форма и сроки её предоставления.

Поиск нужной информации начинается либо с составления библиографии вопроса, либо с подбора соответствующих документов: писем, факсов, отчётов, актов, справок, если информация связана с финансово-хозяйственной или иной внутренней деятельностью фирмы.

Развитие деловой коммуникации в 10-15 веках.

Периоды становления и развития официально-делового стиля русского литературного языка:

дописьменный (до X в.);

письменный (X – 21 вв.):

– древнерусский период;

– старорусский период;

– период петровских реформ;

– имперский период;

– советский период;

– новейший период.

Характеристика документных текстов 17-20 веков

Характеристика документных текстов 20 века.

Стиль документов ХХ века

Октябрьская революция уничтожила старую систему управления страной. Резкое изменение общественного устройства сопровождалось изменениями в деловой коммуникации.

Изменение номинаций участников деловой коммуникации:

– наименования сословий и титулов:купец, дворянин, мещанин, князь, граф // гражданин;

– наименования лиц по должности: городовой // милиционер; чиновник // советский служащий;

– наименования государственных учреждений: сенат, департамент, дума, управа, присутствие, палата // советы, комиссариаты, комитеты, совнаркомы, наркоматы;

– наименования новых должностей: комиссар, председатель совета.

Середина – вторая половина ХХ в.: преобразование Совета Народных Комиссаров в Совет Министров СССР, создание Единой государственной системы делопроизводства (ЕГСД) и Унифицированной системы организационно-распорядительной документации (УСОРД).

Развитие российского общества в конце ХХ века изменило структуру документных объектов – количество видов документов возросло вслед за появлением новых документируемых отношений.

В XX в. унификация документов принимает целенаправленный характер. Были разработаны новые правила ведения служебной документации: 28 в 1918 г. введена единая форма бланков делового письма. В 20-е годы ХХ в. началась работа по созданию новых стандартов делового письма, появились трафаретные тексты. В советское время жанр «письмовников» был подвергнут критике. Умение писать письма утрачивалось, значение деловой корреспонденции недооценивалось. Это было связано с тем, что отсутствие рыночных отношений не требовало от пишущего мастерства красноречия. Конец ХХ века ознаменовался новым этапом в развитии документооборота – внедрением электронных форм. Это стало возможным, с одном стороны, благодаря широкому внедрению компьютерной техники, росту числа пользователей сети Интернет.

Синтаксический уровень.

Предложения начинаются с обстоятельственных конструкций исходя з заявления, в соответствии…, которые выражают повод (причину) рассмотрения заявления и юридические основания вынесенного решения («Исходя из письменного заявления Маркина И. Б., принимая во внимание его активную трудовую деятельность, а также в соответствии с п.п. 10.3 и 11.5 КД ОАО «КАДВИ», приказываю оказать материальную поддержку проекту интеграции технологии «Шестерёнка» в систему «Грузовой подъёмник» Маркину И. Б. в размере 1000 (одной тысячи) рублей»).

Приказ содержит множество простых предложений, осложнёнными однородными дополнениями с зависимыми словами, каждое из которых обозначено как отдельный пункт:

«ПРИКАЗЫВАЮ:

1. Объявить всем работающим и обучающимся в РГПУ им А. И. Герцена дни отдыха с 07.05. 2000 по 10. 05. 2000.

2. Сотрудникам университета всех подразделений, кроме работающих по графику, недоработку рабочего времени, образовавшуюся за счёт объявленных нерабочими днями 8, 10 мая 2000 г. отработать 6, 13 мая 2000 г..

3. Сотрудникам университета, которым установлена шестидневная рабочая неделя, недоработку рабочего времени, образовавшуюся за счёт объявленных выходных дней, отработать в последующий период согласно графикам.

4. ……

5. ……

6. ……

7. ……».

Постановление – правовой акт, принимаемый высшими и некоторыми центральными органами коллегиального управления в целях разрешения наиболее важных и принципиальных задач, стоящих перед данными органами [2, с. 98].

Ключевым словом этой части является: «ПОСТАНОВЛЯЕТ: …». Например: «Совет директоров ПОСТАНОВЛЯЕТ».

На лексическом уровне преобладают однозначные термины: индивидуальный предприниматель, удостоверение личности, хозяйственный договор, государственная регистрация.

На морфологическом уровне используются отглагольные существительные, прилагательные и причастия. Преимущество отдаются предлогам и союзам (о, за, после, и …).

На словообразовательном уровне четко выделяется группа существительных на –ние (использование, выполнение, удостоверение).

На синтаксическом уровне наблюдается введение однородных членов предложения, использование широко распространённых предложений.

На лексическом уровне наблюдается использование клишированных фраз: «На основании…», «В соответствии с Кодексом Республики Беларусь…», «Утвердить прилагаемые….».

Распоряжение – это правовой акт, издаваемый руководителем организации (предприятия, учреждения), действующим на основе единоначалия в целях разрешения оперативных вопросов [11, с. 94]. Широко используется как самостоятельный документ в деятельности органов государственного управления (президента, правительства).

Распоряжение может включать констатирующую часть, где есть вступление, доказательство, заключение. Основная часть – распорядительная (указывается действие, которое необходимо предпринять, поручения, срок исполнения, ответственные за исполнение). Ключевое слово, которое разделяет констатирующую и распорядительную части, отсутствует [12, с. 98].

На морфологическом наблюдается использование инфинитивов: «назначить», «создать».

На синтаксическом уровне используются простые распространённые предложения: «Назначить главного бухгалтера В. И. Азаренко ответственной за поступление и хранение бланков строгой отчетности».

Понятие редактирования

В задачи редактора входит проверка фактов и логической точности, устранение недочетов композиции документа и языковых ошибок.

Редактору необходимо знать ту область науки, производства, бизнеса, культуры, с которой связано содержание редактируемого материала.

В сфере делопроизводства тексты документов редактируются самими составителями документов или их референтами.

Этапы работы над текстом

При первом (ознакомительном) чтении редактор текста оценивает соответствие написанного ДТ его теме, цели, типовой ситуации.

По прочтении документа редактор устанавливает связи между основными и неглавными аспектами проблемы, фактами, оценивает смысловую целостность текста и может прогнозировать, как будет понят текст читателем.

После этого редактор приступает к углубленному чтению, чтобы выявить недостатки. Редактор продумывает последовательность действий; выясняет, какие дополнительные сведения по обсуждаемым проблемам желательно собрать; обдумывает, какие виды правки лучше использовать при работе с данным документом. Редактор проверяет верность изложенных автором документа сведений; продумывает, достаточен ли фактический материал или нужны дополнительные сведения; проверяет цитаты, ссылки, библиографические данные. Существенные замечания на этом этапе работы редактор обсуждает с автором документа.

Следующий этап работы над текстом – контрольное чтение. Редактор читает выправленный текст, анализирует свою работу и передает подготовленный текст автору на подпись.