Текст служебного документа. Виды текстов.

Современный служебный документ — это письменный текст, зафиксированный средствами графики язык слов.

В современной практике делопроизводства распространен термин «управленческий документ».

Управленческая документация — это система документации, обеспечивающая управленческие процессы в обществе.

Существуют унифицированные системы управленческой документации разных сфер — законодательство, юстиция, планирование, организация, финансирование, снабжение.

В ГОСТ 16 487—83 текст документа определяется как

«речевая информация, зафиксированная любым типом письма или

любой системой звукозаписи».

В «Словаре современной архивной терминологии социалистических стран» приводится другая формулировка «Текст документа — речевое произведение, зафиксирован образом содержательной частью документа. Языковой материал, содержащийся в элементах оформления

документа или во внетекстовых формах передачи информации — чертежах, схемах, диаграммах— выполняет вторичную, ориентирующую

функцию.

По способу синтаксической организации речи, а также по виду ее пунктуационного и пространственно- графического оформления могут быть выделены такие типы текстов или их участков в текстах смешанных

форм:

1. Традиционная, линейная запись связной речи:

По проекту для выработки печатных бумаг комбинат должен

обеспечиваться глиноземом очищенным с 12%-ным содержанием

А120.

Ввиду того что в выделении фондов на очищенный глинозем

отказано, комбинат вынужден проводить технически сложные

работы по комплексной переработке первичного сырья, что влечет

значительный перерасход средств.

В настоящее время производство печатных бумаг не обеспечено

ни очищенным глиноземом (как требуется по проекту), ни

глиноземом собственного производства.

Прошу вас оказать помощь в... — данный текст представляет

собой последовательность полностью синтаксически оформленных

предложений, соответствующих по стилю изложения традиции

служебной переписки.

2. Трафарет — традиционная, линейная запись, но

с пробелами, которые заполняются переменной информацией.

Заполнив пробелы, мы можем получить примерно такой текст:

Справка № 141. Выдана Александрову В. П.

в том, что он проживает по Зеленоградской улице, д. 7, кв. 41

и имеет сына 1986 г. рождения.

Справка дана для представления по месту работы.

Естественно, фактические сведения могут быть различными: работает на...; состоит на учете в...;

имеет среднемесячный заработок... и т. д.

Трафарет представляет собой вид формализованного текста: в нем заранее предусматривамое любым типом письма или любой системой звукозаписи и

заключающее в себе всю или основную часть речевой информации документа».

3. Анкета:

Фамилия

Имя

Отчество

Год и место рождения и т. д.

У анкеты есть сходство с трафаретом, но есть и отличия. Прежде всего, неодинакова синтаксическая организация речи.

Анкета — это перечень заранее подготовленных вопросов. Вопрос и ответ — два связанных по смыслу самостоятельных предложения.

Они могут иметь одинаковую форму («Фамилия Петров.

Имя Владимир. Отчество Николаевич. Год рождения

1968»), но это не обязательно («Служба в рядах Советской

Армии не служил»).

Содержание анкеты оказывается более дробным, чем в трафарете.

Текст анкеты располагается по вертикали.

4. Таблица — это совокупность данных, представленных

в цифровой или словесной форме и заключенных

в графы вертикальной и горизонтальной плоскостей.

Бланк официального документа — стандартный лист бумаги с воспроизведенной на нем постоянной информацией документа и

местом, отведенным для переменной информации.

В одном документе допускается сочетать тексты разных типов. Традиционная запись связной речи может быть иллюстрирована табличным материалом, она может предварять анкету и т. д. Форма, в которой представляются тексты документов, определяется характером

содержащейся в них информации.

Формализованные типы текстов — трафареты, анкеты,

таблицы — являются одним из главных средств унификации формы служебных документов. По мнению известного советского документалиста П. В. Веселова, унификация оправдана прежде всего с экономической точки зрения: составление унифицированного текста требует меньших затрат труда и времени.

Составитель документа, работая по образцу, получает возможность сосредоточить внимание на важнейших, нестандартных аспектах информации.

В унифицированном тексте адресат документа может сразу же выделить ключевые моменты сообщения (по данным исследований, унифицированный текст воспринимается почти в десять раз интенсивнее, чем не-

унифицированный).

Унификация текстов служебных документов осуществляется

на основании ГОСТов и других инструктивных материалов. Они закрепляют: требования к содержанию — его объему, внутренней структуре; образцы общей формы документов — состав реквизитов, их расположение на поле бланка и т. п.; требования к языку документов.