Выставочная деятельность в туризме
Выставочные мероприятия занимают особое место в современном маркетинге туризма. Они предоставляют туристской фирме широкие возможности в области распространения и одновременно получения экономической, организационной, технической и коммерческой информации при относительно доступной ее стоимости. Выставочные мероприятия являются своего рода зеркалом развития отрасли, средством прогнозирования конъюнктурных изменений, а также социальным явлением с экономическим, политическим и социальным подтекстом. Туристское предприятие обладает многочисленными возможностями, чтобы превратить для клиента посещение выставки во впечатляющее переживание, например, при помощи организации шоу-программ, викторин, лотерей и т.д.
Участие в работе выставок и ярмарок является эффективным средством формирования маркетинговых коммуникаций туристских предприятий: реклама (печатная, щиты и др.), пропаганда, личная продажа (работа стендистов), стимулирование сбыта (раздача сувениров, предоставление скидок и т.д.).
В настоящее время термины "выставка" и "ярмарка" приобрели настолько близкое смысловое значение, что используются часто как слова-синонимы. Схожие черты (направленность на организованный рынок, ограниченная продолжительность, периодичность проведения в конкретных местах и ряд других).
Международное бюро выставок определяет выставку как показ, основная цель которого состоит в просвещении публики путем демонстрации средств, имеющихся в распоряжении человечества, для удовлетворения потребностей в одной или нескольких областях его деятельности или будущих его перспектив.
Ярмарка, по определению Союза международных ярмарок, это экономическая выставка образцов на территории той страны, на которой она находится, представляет собой крупный рынок товаров, и где разрешается представлять образцы своей продукции для заключения торговых сделок в национальном или международном масштабах.
Выставочные мероприятия можно систематизировать по ряду признаков
| Признак классификации | Виды выставочных мероприятий |
| Цель проведения | a Торговые a Информационно-ознакомительные |
| Частота проведения | a Периодические a Ежегодные a Сезонные |
| Характер предложения экспонатов | a Универсальные a Многоотраслевые a Отраслевые a Специализированные |
| Состав участников | a Региональные a Межрегиональные a Национальные a Международные |
Каждая выставка, хотя она и может быть причислена к тому или иному виду, в конечном счете, обладает индивидуальными чертами, которые со временем могут изменяться.
В мире проводится достаточно много выставочных мероприятий, так или иначе связанных с туризмом. Важнейшими из них являются выставки в Брюсселе, Милане и Вене, "Всемирная неделя туризма и путешествий" в Париже. С каждым годом набирает обороты и популярность выставка "Путешествия и туризм" в Москве (MITT) и т.д.
Для того чтобы сделать участие в выставке (ярмарке) более эффективным средством маркетинговых коммуникаций, "туристская фирма должна с особой тщательностью планировать свое участие и работу на этих мероприятиях.
Выставочная (ярмарочная) деятельность в первую очередь связана с туристским и гостиничным бизнесом.
Всемирные выставки — события достаточно редкие — они проходят раз в два - четыре года. Их посещают сотни тысяч туристов. Торгово-промышленные выставки привносят много нового в гостиничный бизнес.
Туризм является важной статьей дохода для экономики. Индустрию туризма во многом поддерживает желание людей посмотреть как город, так и его многочисленные отраслевые выставки .
Город обеспечивает необходимую среду обитания — количество гостиниц и др. Поэтому вклад выставок в турдеятельность в городскую экономику имеет определенную важность.
Тот, кто решает приехать на выставку, не только размещаются в отелях, от их участия в выставках выигрывают также музеи, театры, рестораны, такси, магазины розничной торговли. Кроме того, это обеспечивает налоговые поступления, которые поддерживают жизненно необходимую городскую сферу услуг. Тем самым крупные центры выставок и конференций стали выступать в роли «экономического двигателя» для любого большого города.
Например, выставки в Нью-Йорке стали подразделять на три основные категории, прежде всего связанные с показателями использования мест проживания.
В первую очередь, наиболее существенными для города являются выставки городского масштаба, которые оказывают благоприятное экономическое воздействие на город в целом. Существуют следующие критерии для выставки городского масштаба — это такие выставочные шоу и конгрессы, их сопровождающие, организация которых требует бронирования более 10 000 гостиничных номеров.
Вторая категория — крупные торговые выставки, для посетителей которых, как правило, бронируются от 5 тыс. до 10 тыс. гостиничных номеров. К таким выставкам можно отнести выставку «PC Expo», ежегодно проводимую в «Jacob Javits Convention Center», — самом крупном выставочном центре города.
Третья категория — это мероприятия, организованные для потребителей и открытые для широкой публики. Хотя они не привлекают в таком количестве людей, тратящих большие суммы денег, как первые две категории, но чрезвычайно популярны у местных жителей.
Выставка — процесс показа, осуществляемого в конечном малом интервале времени, в отличие от музейного, где экспозиция претерпевает малые изменения во времени. Исключением являются международные выставки типа «Экспо», продолжительность которых достигает шести месяцев.
Главная направленность любой выставки в настоящее время — реклама инноваций в виде товара или услуг, заключение контрактов на продажу после окончания выстави.
Выставка-ярмарка - стремление ее организаторов показать, что демонстрируемая продукция, товар предназначены, прежде всего, для рынка или для получения инвестиций для продвижения на рынок.
Для России и Европейских стран исторически сложилось размещение выставок в специально сооруженных для этой цели помещениях, как правило, в выставочных центрах.
| Выставочная площадь брутто в павильонах ( в кв.м.) | ||
| Италия | - Милан | 270.000 |
| Германия | - Франкфурт | 263.005 |
| Россия | - Москва (ВВЦ) | 190.000 |
| Германия | - Дюссельдорф | 171.300 |
| Германия | - Берлин | 83.500 |
| Россия | -Москва (Экспоцентр) | 60.000 |
| Россия | - Санкт-Петербург (Ленэкспо) | 30.000 |
Для азиатских и африканских стран, кроме проведения выставок в выставочных залах, характерно также их проведение на открытых площадках, на которых за короткий срок разбивается, подобно туристскому лагерю, выставочный городок.
Крупнейшим выставочным центром России является Всероссийский выставочный центр (190 000 кв.м.), за ним следуют Экспоцентр (60 000 кв.м.) и Ленэкспо (30 000 кв.м.).
Чтобы участие туристской фирмы в выставке обеспечило успех, необходимо выполнить ряд правил таких как:
- Определить группу потенциальных посетителей. Зачем необходимо это участие: чтобы развить свой рынок? Проникнуть на рынок? Изучить рынок?
- Заказать выставочную площадь.
-Согласовать бюджет.
Расходы имеют четыре основных статьи:
a прямые затраты;
a затраты на выставочное оборудование;
a затраты на работу с посетителями;
a затраты на оплату труда работников.
Директор выставки, контролирующий бюджет, должен составить график работы, точкой отсчета в котором должен быть день открытия выставки. Основные этапы должны быть ограничены сроками. Все дни общих совещаний должны быть заранее установлены, а каждый член коллектива должен работать по своему собственному графику.
-Дизайнер должен хорошо понимать структуру и род деятельности фирмы.
-Проект стенда должен соответствовать государственным и местным требованиям планирования, правилам организаторов и владельцев выставочного зала. Организаторы вправе ознакомиться проектом, но это необязательно.
-Нанять дополнительный персонал для работы. Обслуживание — это не дополнительный приработок, и оно не должно превращаться в праздник для персонала. Решить сколько человек там должно находиться в каждый определенный момент времени. Обеспечьте достаточное количество специалистов для демонстрации продукции в любое время, с учетом часов пик.
-Обеспечить бронирование необходимого числа мест в гостинице для своего персонала и зарубежных агентов.
-Заказать пригласительные билеты и значки участников.
- Организовать рассылку приглашений в своей стране (может быть, стоит вложить в пакет письмо или каталог или приглашение на прием, чтобы привлечь наиболее нужного посетителя).
-Спланировать рекламную и информационную работу.
- За неделю до открытия обзвонить своих гостей, которые не успели ответить на приглашение, и напомните им о приеме. Решить, кто из сотрудников произнесет приветственную речь и ответит на вопросы прессы.
-Пригласить фотографа.
Несмотря на то, что Вы приглашаете прессу, целесообразно иметь и свои собственные снимки почетных гостей Вашего стенда или званого приема, чтобы потом использовать их в публикациях, в том числе в Вашем фирменном журнале.
-Когда выставка заканчивается, подвести итоги,организовать транспорт и убрать экспонаты. Возможно, они понадобятся для работы зарубежным агентам…. поэтому позаботьтесь, чтобы все было разобрано и тщательно упаковано. Составить подробный отчет. Стоило ли дело затраченных усилий? Проверить счета. И не забудьте оформить заявку на участие в выставке на следующий год!
Правильность в организации подходов к проведению выставок зависит от умелого предвыставочного и послевыставочного маркетинга, чем сама выставка. Задача предвыставочного этапа состоит в том, чтобы заставить прийти на выставку как можно больше потенциальных покупателей туристского товара.