Учет расчетов с подотчетными лицами. Порядок документального оформления и компенсации расходов на служебные командировки за границу регламентируется Положением о регулировании труда работников

Порядок документального оформления и компенсации расходов на служебные командировки за границу регламентируется Положением о регулировании труда работников, направленных на работу в учреждения Республики Беларусь за границей, и гарантиях и компенсациях при служебных командировках за границу, утвержденным Постановлением Министерства труда № 55 от 14.04.2000 г. В соответствии с указанным Положением при командировании за границу бухгалтерская служба организации обязана ознакомить работников с порядком целевого использования выданного им под отчет аванса в иностранной валюте и об ответственности за ее недостачу.

Направление работников в служебные командировки за границу осуществляется на основании приказа, подписанного руководителем организации. Перед отправкой работника в командировку организация обязана выдать ему аванс в иностранной валюте.

При направлении работников в командировку руководитель устанавливает задание по командировке, в котором определяются цель командировки и срок пребывания за границей. Задание подписывается руководителем и командируемым работником. Кроме того, руководителем определяется ответственное лицо по организации зарубежных командировок и их контролю, порядок и форма письменного отчета. Отчет о состоявшейся командировке должен быть представлен в двухнедельный срок со дня прибытия.

За работниками, направляемыми в краткосрочную командировку за границу, сохраняются место работы (должность) и средний заработок.

На период пребывания в командировке работнику выплачиваются суточные, а также возмещаются расходы по проезду до места командирования и обратно, провозу багажа, найму жилого помещения, комиссионные по обмену в банке чека или одного вида иностранной валюты на другую. Кроме того, возмещаются расходы по получению служебного заграничного паспорта, виз, медицинскому страхованию, по оплате обязательных сборов. Возмещение транспортных расходов в пределах пункта командирования производится за счет суточных.

Направляемым в служебную командировку за границу работникам выдается аванс в инвалюте на предстоящие расходы в размере, установленном в соответствии с нормами возмещения. Для получения авансов на командировки организации должны представить в банк расчет потребности в наличной иностранной валюте и копию приказа о командировке. В расчете указываются цели ее использования (по отдельным позициям расходования). Расчет подписывает руководитель организации.

Возмещение суточных и расходов по найму жилья в иностранной валюте по служебным командировкам осуществляется за счет средств субъектов хозяйствования по нормам, установленным Министерством финансов Республики Беларусь.

При отсутствии или недостаточности валютных средств субъекты хозяйствования могут приобрести их безналичным путем в порядке, установленном Национальным банком Республики Беларусь. В порядке исключения они могут быть приобретены за денежные единицы Республики Беларусь в обменных пунктах уполномоченных банков Республики Беларусь. При этом отражение операций по выдаче под отчет денежных единиц Республики Беларусь для приобретения иностранной валюты за наличный расчет, оприходование валюты и ее выдача на командировочные расходы осуществляются на основании подтверждающих документов в установленном порядке. Для покупки под отчет выдаются суммы денежных единиц Республики Беларусь исходя из курса покупки иностранной валюты в обменном пункте.

Может быть произведено также последующее возмещение командировочных расходов в иностранной валюте или в денежных единицах Республики Беларусь по курсу Национального банка на дату авансового отчета. При получении наличной иностранной валюты со счета в целях возмещения произведенных расходов по командировке в банк представляются копия приказа о направлении работника в командировку, копия авансового отчета и другие подтверждающие документы и заявление на снятие наличной иностранной валюты.

Окончательный расчет с командированным работником должен быть произведен не позднее 30 дней с момента представления авансового отчета.

Не допускается использование валютных средств, полученных на командировки, на другие цели.

Целевое использование иностранной валюты, выданной работникам под отчет, регламентируется перечнем возмещаемых расходов по командировкам согласно Положению о регулировании труда работников, направленных на работу в учреждения Республики Беларусь за границей, и гарантиях и компенсациях при служебных командировках за границу. В этой связи не допускается использование иностранной валюты, полученной на командировочные расходы на другие цели.

Суточные за время пребывания в командировке выплачиваются:

а) при проезде по территории республики — в денежных единицах Республики Беларусь по нормам, установленным законодательством об оплате служебных командировок в пределах республики;

б) при проезде и за время пребывания на иностранной территории — в иностранной валюте по нормам, установленным для страны, в которую направляется работник в служебную командировку.

При выезде из республики в служебную командировку за границу день пересечения границы включается в дни, за которые суточные выплачиваются в иностранной валюте, а за день пересечения границы при возвращении в республику оплата производится в денежных единицах республики по нормам, установленным для командировок в пределах республики.

День пересечения государственной границы определяется по отметке в паспорте. По каждой командировке для возмещения суточных в иностранной валюте бухгалтер должен составлять справку о днях пересечения границы работником на основании отметок таможни в паспорте, а если отметок нет, то возмещение суточных производится согласно датам, указанным в представленных билетах на проезд.

Выплата суточных и возмещение расходов по найму жилого помещения в случае временной остановки в пути следования и пребывания на иностранной территории по заданию руководства или по другим независящим от работника причинам (в соответствии с графиком движения при международных перевозках, необходимостью пересадки на другой вид транспорта и т.д.) продолжительностью более суток производится по нормам для страны, в которой работник находится проездом.

При выезде в командировку и возвращении в республику в тот же день работнику выплачиваются суточные в иностранной валюте в размере 50% установленной нормы.

Расходы по найму жилого помещения возмещаются при обязательном представлении подтверждающих документов в оригинале.

Суммы на питание и другие услуги (кофе, вызов такси, телефон и др.), включенные в счета за наем помещений, оплачиваются за счет суточных и возмещению не подлежат. Расходы по бронированию мест в гостинице возмещаются в пределах норм расходов по найму жилья.

Следует иметь в виду, что при командировке работников в Россию и другие страны СНГ, оплата расходов по найму жилого помещения (исключая время нахождения в пути, кроме водителей грузовых автомобилей и лиц, командированных вместе с ними) при отсутствии подтверждающих документов производится в размере 5% от предельной нормы возмещения расходов по найму жилого помещения.

Расходы по проезду возмещаются командированным работникам в следующем порядке:

а) по проезду воздушным, железнодорожным и водным транспортном по тарифу 2-го класса (на самолетах — по тарифу экономического класса, на судах — по тарифу туристического класса, на железнодорожном транспорте — купе). Если отсутствует вагоны 2-го класса, то расходы возмещаются по тарифу первого класса. Кроме этого возмещаются расходы по оплате страховых и комиссионных сборов при следовании указанными видами транспорта;

б) по проезду транспортом общего пользования (за исключением такси) на вокзал, аэропорт или пристань, а также с вокзала, аэропорта или пристани в месте отправления, назначения и пересадок, если они находятся за пределами населенного пункта (кроме случаев бесплатного предоставления средств перемещения).

С предварительного разрешения руководителя соответствующего государственного органа расходы по проезду могут быть возмещены по тарифу высшего класса.

Возмещение расходов за пользование транспортом в пределах пункта командирования производится за счет суточных.

В случае командирования работников на автотранспорте организации, возмещение суточных и расходов по найму жилья осуществляется в установленном порядке. Другие расходы, связанные с поездками на автотранспорте за границей (приобретение ГСМ, оплата за стоянку, дорожных, таможенных сборов за рубежом, страховой сбор по автотранспорту, вынужденный мелкий ремонт), возмещаются по фактическим затратам на основании подтверждающих документов в оригинале (чека, квитанции). Указанные расходы относятся на затраты производства. Кроме указанных расходов производится возмещение расходов, связанных с международными перевозками грузов. К ним относятся оплата разрешений на проезд по территории иностранных государств; ветеринарному и фитосанитарному контролю, мойке транспортных средств; оплата услуг по приграничной обработке транспортных средств на терминалах, по конвоированию грузов, находящихся под таможенным надзором, эвакуации транспортных средств в случаях аварий и технических неисправностей, факсимильной связи; уплата экологических налогов и сборов; других расходов.

Лица, получившие наличную иностранную валюту на командировочные расходы, обязаны не позднее трех рабочих дней (при использовании корпоративной пластиковой карточки – не позднее 15 рабочих дней) со дня возвращения их из командировки, исключая день прибытия, представить в бухгалтерию авансовый отчет об ее использовании и неиспользованную валюту возвратить в кассу.

Сумма авансового отчета по результатам командировки за границу утверждается по официальному курсу Национального банка Республики Беларусь на дату авансового отчета.

Если работник получил под отчет наличную валюту и не смог по каким-либо причинам выехать в установленный срок в командировку, то он должен не позднее трех рабочих дней с момента получения валюты возвратить ее в кассу организации или на ее валютный счет. Если остаток неизрасходованной валюты возвращен работником в кассу и при этом происходит превышение лимита остатка валюты в кассе, организация в тот же день вносит возвращенную сумму на валютный счет. Оформляется заявление на взнос наличной иностранной валюты.

Допускается выдача аванса под отчет или суммы возмещения произведенных расходов по командировке за счет сданного в кассу неиспользованного остатка иностранной валюты.

Аналитический учет расчетов с подотчетными лицами ведется по каждому работнику в отдельности в разрезе отдельных сумм, выданных под отчет. При этом выдача сумм на командировки не производится, если работник не отчитался за предыдущую подотчетную сумму.

Аналитический и синтетический учет расчетов с подотчетными лицами совмещен в одном регистре (ведомости, журнале-ордере). Учетные записи производятся по каждому работнику с указанием даты и суммы, выдаваемой под отчет на основании расчетных кассовых документов, даты и суммы, списываемой с работника на основании авансового отчета.

Представленный в течение 3 рабочих дней после возвращения из командировки в бухгалтерию авансовый отчет о расходовании подотчетных сумм подлежит проверке. Бухгалтер проверяет наличие всех документов, включенных в отчет, их достоверность и подлинность, правильность составления. Бухгалтер составляет справку о датах пересечения границы, которую подписывает сам и подотчетное лицо (или делается ксерокопия паспорта с отметками таможни). Производится арифметический подсчет сумм, устанавливается соответствие дат документов по отчетному периоду, приложенных к отчету, а также сумм по документам и записям в авансовом отчете. Определяются целевое назначение и законность произведенных расходов, их соответствие установленным нормам.

Возмещаемые работнику в пределах норм расходы на командировку (нормируемые расходы), а также фактически произведенные и документально подтверждаемые другие возмещаемые в установленном порядке целевые расходы по командировке не относятся к личному доходу работника и не облагаются подоходным налогом.

Для учета расчетов с работниками по командировкам предназначен счет 71 “Расчеты с подотчетными лицами”. По дебету этого счета учитываются суммы, выданные (перечисленные) под отчет в корреспонденции с кредитом счетов 50 “Касса”, 51 “Расчетный счет”, 52 “Валютные счета”. Выдача средств инвалюты под отчет отражается в рублевом эквиваленте по официальному курсу Национального банка на день выдачи.

По дебету счета 71 отражается также сумма дооценки задолженности по подотчетным суммам в связи с изменением валютного курса, т.е. положительная курсовая разница, в корреспонденции с кредитом счета 92 “Внереализационные доходы и расходы”. При падении валютного курса производится обратная запись.

При возврате неиспользованной наличной валюты дебетуются счета 50 или 52 и кредитуется счет 71. В случае невозвращения иностранной валюты производится удержание с работника в установленном порядке. На сумму выявленной недостачи валюты в пересчете по курсу Национального банка на день ее выявления делается запись по дебету счета 94 “Недостачи и потери от порчи ценностей” и кредиту счета 71. Затем сумма задолженности работника по невозвращенной валюте относится в дебет счета 73 “Расчеты с работниками по прочим операциям”, субсчет “Расчеты по возмещению материального ущерба” с кредита счета 94 (на сумму выявленной недостачи). При внесении подотчетным лицом взыскиваемых сумм производится запись по дебету счета 50 или 70 и кредиту счета 73. При изменении курса Национального банка на дату внесения инвалюты производится переоценка задолженности по счету 73 в корреспонденции со счетом 92.

В тех случаях, когда по результатам авансового отчета командированного работника у предприятия возникает кредиторская задолженность, необходимо производить ее переоценку на момент погашения (или на конец месяца) при росте валютного курса дополнительной записью по дебету счета 92 “Внереализационные доходы и расходы” и кредиту счета 71, а при падении валютного курса — дебету счета 71 и кредиту счета 92.

Списание задолженности подотчетных лиц производится на основании утвержденных авансовых отчетов по кредиту счета 71. Использование средств на командировочные расходы отражается по дебету счетов 08, 20, 26, 92, 97 в зависимости от целевого характера командировки.

Порядок записей по учету командировочных расходов рассмотрим на следующем примере.

Место нахождения организации — Молодечно. Работник командирован в Германию, во Франкфурт.

Получено в кассу с валютного счета 1000 евро (EUR) для служебной поездки. Курс Национального банка Республики Беларусь на дату получения валюты в кассу — 4040 р. за 1 EUR . Обслуживающему банку уплачен сбор в размере 3% за снятие наличной валюты. В тот же день работнику выдано под отчет 1000 EUR и 60000 бел. р.

Работник выехал в командировку 05.08, границу пересек 06.08, из командировки возвратился 12.08, границу пересек 11.08.

При возвращении из командировки 13.08 работник представил авансовый отчет.

Курс Национального банка Республики Беларусь на дату представления авансового отчета — 4050 р. за 1 EUR .

К авансовому отчету приложены следующие документы:

§ железнодорожный билет I класса по маршруту Минск — Франкфурт стоимостью 200 EUR (дата отправления 06.08 в 6 ч 31 мин, дата прибытия на место 07.08 в 9 ч 33 мин);

§ авиабилет экономического класса на обратный путь из Франкфурта в Минск стоимостью 295 EUR (дата вылета — день пересечения границы 11.08);

§ билеты на проезд электропоездом по маршруту Молодечно — Минск и Минск — Молодечно стоимостью 8000 р. (дата отправления 05.08 и 12.08);

§ счет отеля за проживание в течение 4 суток на сумму 270 EUR .

Норма возмещения суточных — 40 EUR в сутки, норма возмещения расходов по найму жилья — до 100 EUR в сутки, стоимость железнодорожного билета II класса — 185 EUR.

Авансовый отчет утвержден в полной сумме.

Расчет сумм командировочных расходов осуществляется нижеследующим образом:

1. Суточные:

а) за день пересечения границы при следовании в Германию и время пребывания там (в EUR) за 5 суток (6, 7, 8, 7, 10-го числа):

40 EUR х 5 суток = 200 EUR .

б) за день пересечения границы при возвращении из Германии и дни пребывания в командировке на территории Беларуси (в белорусских рублях) за 3-е суток (5, 11, 12-го числа):

15000 х 3 = 45000 р.

2. Возмещение расходов на проживание:

а) в пределах норм

90 EUR х 4 сутки = 360 EUR .

3. Расчет возмещения расходов на проезд в пределах установленных норм:

а) за проезд во Франкфурт из Минска согласно стоимости железнодорожного билета II класса и стоимости авиабилета экономического класса на обратный путь:

185 EUR + 295 EUR = 480 EUR

Фактические расходы по проезду составили 495 EUR (200 + 295). Превышение фактических расходов по проезду над установленной нормой составляет 15 EUR (495 – 480) и возмещается работнику;

б) сумма оплаты проезда по маршруту Молодечно — Минск и Минск — Молодечно согласно представленным билетам составляет 8000 р.

Командированному работнику в соответствии с приказом руководителя возмещаются по авансовому отчету все произведенные расходы, в том числе суммы превышения расходов по найму жилья и проезду над установленной предельной нормой возмещения.

Остаток неизрасходованной валюты и белорусских рублей подотчетное лицо возвратило в кассу в день представления авансового отчета.

Учетные записи на счетах:

№ пп	Содержание хозяйственных операций	Корреспондирующие счета	Сумма
Д-т	К-т	инвалюта	р.
	Получена инвалюта	50-4			4 040 000
	Уплачен сбор банку за получение наличных валютных средств				121 200
	Выдана под отчет на командировку инвалюта		50-4		4 040 000
	Выдан под отчет аванс в белорусских рублях		50-1		60 000
	Произведена дооценка задолженности подотчетного лица в инвалюте в связи с ростом валютного курса на дату авансового отчета (4050 - 4040) х 1000				10 000
	Списаны на затраты командировочные расходы в инвалюте в пределах норм (200 + 270 + 480)				3 847 500
	Списано превышение расходов над установленными нормами				60 750
	Списаны на затраты командировочные расходы в белорусских рублях (45000 + 8000)				53 000
	Возвращен в кассу остаток подотчетных сумм инвалюты белорусских рублей	50-4 50-1			141 750 7 000

Проверка расчетов с работниками по служебным командировкам осуществляется бухгалтерской службой организации. Бухгалтер в присутствии подотчетного лица должен проверить наличие приложенных и включенных в авансовый отчет документов, правильность подсчетов и соответствие сумм авансового отчета установленным нормам, а также сроки командировки. Установленные при проверке ошибки исправляются подотчетным лицом, которое зачеркивает неправильную сумму (или текст) и записывает правильную сумму или подтверждает исправления подписью. Этим самым подотчетное лицо не оспаривает размера возмещения расходов.

Проверкой устанавливается превышение предельных размеров возмещаемых расходов в соответствии с установленными нормами для целей налогообложения.