Учет кассовых операций в иностранной валюте

Организации, занимающиеся внешнеэкономической деятельностью, обязаны хранить иностранную валюту в банках. В необходимых случаях иностранная валюта может находиться в кассах организаций. Порядок хранения, использования и учета иностранной валюты регулируется Инструкцией о порядке ведения кассовых операций в наличной иностранной валюте на территории Республики Беларусь, утвержденной Национальным банком 13.02.2008г. №24, а также Инструкцией о порядке проведения валютных операций с использованием наличной иностранной валюты и наличных белорусских рублей от 17.01.2007г., № 1.

Источниками поступления наличной иностранной валюты в кассы субъектов хозяйствования могут быть:

— выручка от оказания услуг;

— средства, получаемые в оплату обязательств по контрактам, если указанная форма расчетов предусмотрена этими контрактами;

— наличная валюта, полученная с текущего валютного счета или со счета по покупке иностранной валюты для выдачи под отчет на служебные командировки;

— возвращенные неиспользованные средства, ранее полученные на командировочные расходы;

— средства, внесенные в кассу в качестве вклада в уставный фонд и др.

Основным каналом поступления валюты в кассу является ее получение в банке с валютных счетов, которое производится по заявлению на снятие наличной иностранной валюты. В кассах организации могут иметь наличную валюту в пределах лимита остатка. Для установления лимита остатка субъекты хозяйствования подают в уполномоченные банки заявки установленной формы, на основании которых банки устанавливают лимит в разрезе иностранных валют, либо в эквиваленте одного вида.

Полученная из банка иностранная валюта расходуется строго на цели, на которые она получена.

Кассовые операции оформляются кассовыми документами типовой формы (приходными и расходными кассовыми ордерами КО-1В, КО-2В, платежными ведомостями). Кассовые расходные ордера подписываются руководителем и главным бухгалтером организации.

Полученная в кассу иностранная валюта должна быть расходована обязательно в течение текущего рабочего дня. Если она не была использована (или не вся использована), необходимо ее сдать в банк не позднее следующего рабочего дня за исключением сумм, не превышающих лимита остатка кассы.

Для получения наличной иностранной валюты со своего счета организация обязана представить в уполномоченный банк заявление на снятие наличной иностранной валюты, расчет потребности в наличной иностранной валюте с детальным указанием целей ее использования, подписанный руководителем, копию приказа о командировании работника за границу для выполнения служебного задания. В случаях возмещения произведенных расходов на служебные командировки в банк представляются также копии авансового отчета и других документов, подтверждающих расходование средств.

Не обязательно принимать наличную иностранную валюту в кассу организации, если полученная командированным работником сумма не превышает сумму, предназначенную для выдачи ему под отчет. Если же работник получил со счета иностранную валюту, предназначенную для выплаты иным лицам, то она подлежит обязательному отражению в кассе.

Подотчетные лица обязаны отчитаться об использовании средств на командировку и представить авансовый отчет не позднее 3 рабочих дней со дня возвращения, исключая день прибытия, а неизрасходованную валюту возвратить. За нецелевое использование и невозвращение в установленный срок средств в иностранной валюте, выданных под отчет, к организации применяется штрафная санкция в размере до 10-кратной суммы этих средств.

Выдача наличной иностранной валюты на расходы по служебным командировкам за границу может осуществляться за счет возврата ранее полученных с текущего счета и выданных на эту цель средств, хранящихся в кассе организации в пределах установленного лимита.

Работники, которые получили наличную иностранную валюту за пределами республики в качестве авансов в счет оплаты по договорам транспортной экспедиции, обязаны представить отчет об использовании иностранной валюты, а неиспользованную сумму сдать в кассу организации (предпринимателю) не позднее 3 рабочих дней со дня возвращения из командировки, исключая день прибытия.

При использовании корпоративной или личной карточки работник обязан предъявить отчет об израсходованных суммах с приложением к нему карт-счетов (слипов) и других документов не позднее 15 рабочих дней со дня возвращения из служебной командировки, исключая день прибытия.

Выдача иностранной валюты лицам, не состоящим в списочном составе предприятия, производится по расходным ордерам (или ведомости) на основании заключенных договоров.

Операции с наличной иностранной валютой учитываются в отдельной кассовой книге по операциям в иностранной валюте (КО-4В), которую ведет кассир, ознакомленный с Инструкцией о порядке ведения кассовых операций в наличной иностранной валюте и подписавший договор о полной индивидуальной материальной ответственности.

По распоряжению руководителя организации внезапная инвентаризация кассы производится не реже одного раза в квартал. Записи в кассовой книге производятся по мере поступления и выдачи наличной валюты. На начало дня кассиром указывается остаток иностранных валют в разрезе их видов (наименование, сумма), в течение дня записи производятся по видам валют, выводится остаток на конец дня. Рублевый эквивалент сумм по приходу и расходу иностранной валюты определяется ежедневно по действующему официальному курсу Национального банка Республики Беларусь.

Учет кассовых операций с иностранной валютой осуществляется на счете 50 “Касса” субсчете 4 «Валютная касса» с указанием номинала валюты и рублевого эквивалента. Записи на счете 50 по операциям с иностранной валютой будут следующие. При поступлении сумм валюты в кассу производится запись по дебету субсчета 50-4 и кредиту счетов: 52 “Валютные счета” — при получении наличной валюты из банка, 90 “Реализация” на сумму выручки от реализации в иностранной валюте. Выявленные в результате ревизии кассы излишки наличной валюты, не подтвержденные приходными кассовыми ордерами, подлежат оприходованию, что отражается по дебету субсчета 50-5 и кредиту счета 92 “Внереализационные доходы и расходы”. При возврате неизрасходованных подотчетных сумм делается запись по дебету субсчета 50-4 и кредиту счета 71 “Расчеты с подотчетными лицами”.

Остаток денежных средств в кассе на 1-е число месяца должен быть переоценен в соответствии с действующим на тот момент официальным валютным курсом Национального банка. Может возникнуть либо положительная, либо отрицательная курсовая разница. Положительная разница возникает в том случае, если за единицу иностранной валюты устанавливается больший эквивалент национальных денежных единиц, чем в предыдущий период. Положительная курсовая разница отражается по дебету субсчета 50-4 и кредиту счета 92 “Внереализационные доходы». Отрицательная курсовая разница отражается в обратном порядке. Записи производятся только в рублях.

По кредиту счета 50 отражается расход иностранной валюты по целевому назначению. По кредиту выдача валюты под отчет на служебные командировки отражается в корреспонденции с дебетом счета 71 и внесение наличной валюты на валютный счет — в корреспонденции с дебетом счета 52. При внесении наличной иностранной валюты на счет в банке заполняется заявление на взнос наличной иностранной валюты. Выявленная в результате ревизии кассы недостача иностранной валюты отражается по дебету счета 94 “Недостачи и потери от порчи ценностей” и кредиту субсчета 50-4, а затем списывается при установлении виновности кассира в дебет счета 73 “Расчеты с персоналом по прочим операциям”, субсчет “Расчеты по возмещению материального ущерба” и кредиту счета 94. В случае если виновность кассира не установлена или суд отказал в иске, что должно быть подтверждено документально, сумма недостачи отражается по дебету счета 92 “ Внереализационные доходы и расходы ” и кредиту счета 94.

В отдельных случаях организация вправе выдавать командируемым работникам авансы в наличных рублях для покупки этими сотрудниками иностранной валюты в обменных пунктах. Расчет суммы выдаваемого аванса в рублях производится по текущему рыночному курсу.

При составлении авансового отчета за полученные рубли подотчетное лицо прилагает к отчету чеки кассового аппарата обменного пункта, свидетельствующие о покупке иностранной валюты. Превышение курса покупки иностранной валюты над официальным курсом Национального банка Республики Беларусь относятся на затраты по производству продукции и учитываются при налогообложении.

Отражение на счетах бухгалтерского учета приобретения в обменном пункте иностранной валюты для служебной командировки за границу можно проиллюстрировать следующими примерами.

1. Приобретение иностранной валюты по курсу, превышающему официальный курс Национального банка Республики Беларусь.

Курс НБ – 2800 р., курс покупки – 2900 р.

Куплено 500 долларов США для командировочных расходов.

Записи на счетах:

Дебет	Кредит
		1 450 000 р. (выдано под отчет рублей: 2900 р.* 500 долл.)
50-4		500 долл. / 1 400 000 р. (принята к учету иностранная валюта по курсу НБ)
		50 000 р. (разница между курсом покупки и курсом НБ)
	50-4	500 долл. / 1 400 000 р. (выдана под отчет иностранная валюта по курсу НБ)

2. Приобретение иностранной валюты по курсу ниже официального курса Национального банка Республики Беларусь.

Курс НБ – 2800 р., курс покупки – 2780 р.

Куплено 500 долл. США.

Записи на счетах:

Дебет	Кредит
	50-1	1 390 000 р. (выдано под отчет рублей: 2780 р.* 500 долл.)
50-4		500 долл. / 1 400 000 р. (принята к учету иностранная валюта по курсу НБ)
		10 000 р. (разница между курсом НБ и курсом покупки)

Действующей инструкцией разрешено в рассматриваемой ситуации не принимать к учету в кассу организации купленную в обменном пункте валюту. Окончательный расчет с подотчетным лицом производится белорусскими рублями по официальному курсу Национального банка на дату составления авансового отчета о расходовании подотчетной суммы в инвалюте.