Учет расчетов с подотчетными лицами по командировкам на территории

Российской Федерации

Служебной командировкой признается поездка работника, осуществляемая по распоряжению руководителя организации, на определенный срок в другую мест­ность для выполнения служебного поручения вне места его посто­янной работы.

В служебную командировку могут направляться только работники организации. Согласно Кодексу законов о труде не предусмотрено направлять в командировку работников, выполняющих работы по договору подряда.

Под служебной командировкой, совершаемой в установленном порядке, понимаются также поездки работника, которые связаны с:

• покупкой материально-производственных запасов;

• осуществлением работ капитального характера (выполне­нием функций заказчика и т.п.);

• подготовкой и повышением квалификации работников;

• участием в общих собраниях акционеров обществ, в кото­рых организация имеет акции (вклады);

• другими аналогичными нуждами.

Служебные поездки работников, постоянная работа которых протекает в пути и носит разъездной либо подвижной характер, не считаются командировками.

Не могут быть направлены в командировку также:

§ беременные женщины;

§ работники младше 18 лет (за исключением творческих работников средств массовой информации, организаций кинематографии, театров, театральных и концертных организаций, цирков и иных лиц, участвующих в создании и (или) исполнении произведений, профессиональных спортсменов и т.д.);

§ работники, проходящие обучение в организации в период действия ученического договора.

Работников некоторых категорий можно направить в командировку только с их письменного согласия:

§ женщин, имеющих детей в возрасте до трех лет;

§ работников, имеющих детей-инвалидов в возрасте до 18 лет;

§ работников, осуществляющих уход за больными членами их семей в соответствии с медицинским заключением.

Выше названные сотрудники направляются в командировку с их письменного согласия и при условии, что это не запрещено им медицинскими рекомендациями. Работодатель должен получить подпись этих работников под текстом извещения о том, что они ознакомлены со своим правом отказаться от служебной командировки.

В случае производственной необходимости руководитель организации может направлять в служебные поездки граждан, связанных с предприятиями договорами подряда, поручения, авторского договора, если это предусмотрено условиями договора. Такая поездка командировкой не является, так как отношения по договорам гражданско-правового характера регулируются нормами гражданского права, а не трудовым законодательством, и осуществляется за счет средств предприятия. В аналогичном случае без оформления договора выплачиваемые гражданину средства в счет компенсации произведенных расходов включаются в облагаемый подоходным налогом доход.

Срок командировки определяется руководителем предприятия и не должен превышать 40 дней (не считая времени нахождения в пути). Исключение составляют отдельные случаи, когда Правительством Российской Федерации установлены более продолжительные сроки командировки.

В каждой организации следует вести журнал регистрации выбывающих и прибывающих командированных работников.

Командировочное удостоверение может не выписываться при возвращении работника из командировки в место постоянной работы в тот же день, в который он был командирован. Но фактическое время пребывания в командировке определяют по отметкам в командировочном удостоверении, поэтому рекомендуется все же оформлять этот документ во избежание споров с налоговым инспектором.

Командировочное удостоверение должно обязательно содержать отметки о прибытии и выбытии работника. Отметки в данном документе заверяются печатью, используемой в хозяйственной деятельности организации. Если работник командируется в разные населенные пункты, то соответствующие отметки должны быть заверены печатью предприятия, отправляющего и принимающего работника. При этом фактическое время пребывания в месте командировки определяется по данным отметкам о дне прибытия в место командировки и дне выбытия из него.

Днем выезда в командировку считается день отправления транспортного средства из места постоянно работы командированного, а днем прибытия – день прибытия указанного транспортного средства в место постоянной работы. При этом в случае отправления средства до 24 часов включительно днем отъезда считаются текущие сутки, а с 0 часов и позднее – последующие сутки. То же относится и ко дню приезда. Вопрос о явке на работу в дни отъезда и приезда решается по согласованию с администрацией.

За командированным работником сохраняется место работы (должность) и средний заработок во время командировки, в том числе за время нахождения в пути. Заработная плата пересылается работнику по его просьбе за счет предприятия, которым он командирован.

В случае временной нетрудоспособности командированного работника, удостоверенной в установленном порядке, и невозможности вернуться к месту постоянного жительства работнику кроме пособия по временной нетрудоспособности возмещаются расходы по найму жилья и суточные. При этом дни временной нетрудоспособности не включаются в срок командировки.

При командировках в такую местность, откуда работник может ежедневно возвращаться к месту постоянного жительства, суточные не выплачиваются. Вопрос о такой возможности решается руководителем предприятия. Когда в данных случаях командированный остается в месте командировки, то при предоставлении документов о найме ему могут быть возмещены соответствующие расходы.

В течение трех дней по возвращении из командировки подот­четное лицо обязано отчитаться за полученные и израсходован­ные суммы. С этой целью им составляется авансовый отчет на ос­нове документов (счетов магазинов, товарных чеков, желез­нодорожных, авиационных и прочих билетов) и прилагается ко­мандировочное удостоверение. Целесообразность произведенных расходов под­тверждается начальниками цехов, отделов или служб в зависимо­сти от целевого назначения командировки. После проверки бухгалтером авансового отчета и определения суммы к отчету пос­ледний утверждается руководителем организации и принимается к учету.

Командировочные расходы включаются в себестоимость работ, услуг, продукции.

В случае превышения фактических расходов над нормой их полностью включают в себестоимость, но суммы пре­вышения в дальнейшем не участвуют в расчете налогооблагаемой прибыли.

Оплата проезда осуществляется по фактическим расходам, подтвержденным соответствующими документами.

Возмещение работникам затрат по проезду в мягких вагонах, в каютах I – IV групп тарифных ставок морского и I, II речного флота, на воздушном транспорте I класса производится в каждом отдельном случае с разрешения руководителя организации. Таким образом, оплату расходов по проезду высоким классом следует подтвердить приказом руководителя либо разрешительной визой на проездных документах или заявлении подотчетного лица, при отсутствии которых данные суммы могут быть не приняты в целях налогооблажения.

Расходы за пользование внутригородским транспортом должны покрываться суточными. В случае возмещения данных затрат дополнительно они производятся за счет использования прибыли с соответствующим налогооблажением доходов работника.

Плата за предоставление пассажирам постельных принадлежностей в поездах производится при наличии подтверждающих документов, обеспечить порядок выдачи которых по требованию пассажира должен начальник дороги.

Руководитель предприятия, организации имеет право возместить работнику расходы на оплату проезда без предоставления проездных документов по минимальной стоимости проезда.

Когда характер командировки предусматривает необходимость каких-либо дополнительных производственных расходов (например, телефонных переговоров, провоза багажа), руководителем предприятия до направления работника в командировку издается соответствующее распоряжение о возмещении указанных расходов. При этом данные затраты при наличии такого распоряжения и оправдательных первичных документов (счетов, квитанций) могут быть отнесены на себестоимость продукции (работ, услуг) предприятия.

Расходы на провоз личного багажа разрешены федеральным государственным служащим при условии, что продолжительность превышает 30 суток.

Работникам, направленным для выполнения монтажных, наладочных и строительных работ, выплачивается за каждый календарный день пребывания на месте производства работ надбавка к зарплате взамен суточных, рассчитываемая как процент тарифной ставки, оклада, но не свыше размера установленной нормы суточных при командировках. Во время нахождения в пути работникам выплачиваются суточные. Жилье таким сотрудникам предоставляется бесплатно. В случае отсутствия такой возможности расходы по найму жилья возмещаются по фактическим расходам по документам в пределах установленных норм для командированных работников.

При возвращении из командировки и сдаче авансового отчета с приложением оправдательных документов задолженность подотчетных лиц списывается.

Выплата компенсации за использование автомобиля сотрудника

Организация при необходимости может направить своего работника в командировку на служебной автомашине, принадлежащей данной организации. Все расходы, связанные с эксплуатацией и обслуживанием автомобиля во время поездки, будут считаться затратами на проезд к месту командировки и обратно.

Руководитель и работник могут заключить договор о том, что в командировку работник поедет на личном автомобиле. В этом случае работнику можно:

1. выплатить компенсацию за использование личного автомобиля в период командировки,

2. заключить договор аренды машины без экипажа,

3. заключить договор безвозмездного использования автомобиля,

4. заключить договор аренды автомашины с экипажем только на время поездки, но тогда водитель этой машины не может состоять в штате организации.

По распоряжению администрации предприятия командируемому работнику может быть выдан аванс на командировочные расходы, включающий ориентировочные затраты по эксплуатации и обслуживанию автомобиля во время поездки (оплата ГСМ, техническое обслуживание, мелкий ремонт, приобретение запасных частей и т. п.).

Водителю организации также выдается путевой лист легкового автомобиля (унифицированная форма № 3, утвержденная постановлением Госкомстата России от 28 ноября 1997 г. № 78), который выписывается на срок командировки. В нем обязательно должны быть проставлены:

· порядковый номер,

· дата выдачи,

· штамп и печать организации, которой принадлежит автомобиль.

Основанием для включения затраты в издержки производства и обращения являются оправдательные документы, представленные работником вместе с авансовым отчетом:

§ путевой лист;

§ чеки ККМ на приобретение ГСМ;

§ чеки ККМ или квитанции установленного образца за стоянку автомобиля и др.

В бухгалтерском учете стоимость фактически израсходованных ГСМ в полном размере учитывается в составе расходов.

В целях налогообложения прибыли учитывается только стоимость топлива, рассчитанного по нормативу, на основании данных о пробеге автомашины.

Затраты по использованию служебного автотранспорта во время командировки относятся на тот же источник, что и командировочные расходы. Например, могут включаться в первоначальную стоимость приобретения основных средств, материалов, товаров или учитываться в составе управленческих расходов.