Одготовка товаров к отгрузке

Использование контракта купли – продажи заключается в выполнении сторонами взятых на себя обязательств:

- со стороны продавца – в передаче или поставке товара покупателю;

- со стороны покупателя – в уплате установленной цены.

Для того чтобы выполнить свои обязательства, продавец должен своевременно подготовить товар к отгрузке и оформить документацию, необходимую для отправки товара и получение причитающихся платежей.

При поставке машин и оборудования к исполнению контракта относятся и организация его технического обслуживания.

Подготовка товара к отгрузке предполагает выполнение продавцом требований, предъявляемых к упаковке и маркировке товаров с учетом условий транспортировки, климатических особенностей и специфики таможенного режима страны – назначения. Эти требования весьма разнообразны и имеют значительные особенности для разных стран, видов транспорта, различных товаров.

1а) Требования к упаковке

Правильная и рациональная упаковка может быть достигнута лишь тогда, когда есть точное представление о требованиях, предъявляемых к упаковке товара в процессе транспортировки от завода – изготовителя до покупателя.

На ряду со значением пути следования транспортно – технических и климатических условий сюда относится также детальное знание свойств товара, например, таких как физическое состояние, наружный вид, цвет, вес, количество, поведение по отношению к физическим и химическим воздействиям и тому подобное. В связи с этим к упаковке предъявляются следующие требования:

- вид упаковки должен соответствовать особенностям товара;

- упаковка должна обеспечивать полную сохранность товара во время его транспортировки с учетом погрузочно-разгрузочных работ;

- упаковка должна соответствовать климатическим условиям, требованиям таможенного режима и законодательству, действующему в стране назначения.

Требования к упаковке в связи с транспортировкой

При выборе упаковки необходимо учитывать: способ, расстояние и продолжительность транспортировки, возможность перегрузки товаров в пути, время, режим и влажность во время транспортировки, время года, а значит условия погоды, способы оплаты транспортировки и совместимость с другими грузами.

1. При морской перевозке учитывают:

- давление на груз других грузов;

- боковое давление под влиянием крена судна;

- глубину трюмов и их размеры;

- размеры грузовых люков;

- возможность проникновения посторонних запахов и загрязняющих веществ.

2. При железнодорожных перевозках учитывают:

- возможность частых перевалок, толчков в пути в результате торможения и при маневрировании на железнодорожных станциях;

- размеры мостов, тоннелей, а также габариты, вес и внешнюю форму грузового листа.

При перевозке на открытых железнодорожных платформах грузов, восприимчивых к сырости, упаковка должна быть влагонепроницаемой.

3. При авиаперевозках тара должна быть максимально облегченной, так как ставка тарифов велика.

Особые требования предъявляются к легко воспламеняемым грузам. Их упаковывают в огнестойкую, плотно закрытую тару.

Требования к прочности тары низкие по сравнению с другими видами транспорта, так как нет толчков.

4. При автомобильных перевозках упаковка зависит от вида товара, грузоподъемности автомашины, состояния дороги и других условий.

Требования к упаковке в связи с климатическими условиями

Особые к тем грузам, которые поставляются в тропические страны, где влажность воздуха достигает 90 %, а средняя температура 30 – 40° тепла. Эти товары требуют особо прочной упаковки, пропитанной особыми составами, изготовленной из специальных материалов. Часто используются запаянные или плотно закрытые ящики, а также металлические контейнеры.

Требования к упаковке, обусловленные таможенным режимом

Основное требование заключается в максимальном приспособлении к соответствующим указаниям таможенных правил. Это имеет особое значение при взимании специфических таможенных пошлин с веса брутто товара. В этом случае упаковка должна быть по возможности более легкой, особенно если вес товара велик по отношению к весу самого товара.

При взимании таможенных пошлин с веса нетто, обычно пользуются легальным весом нетто, определяемым путем вычитания из веса брутто веса упаковки согласно установленной в таможенном тарифе шкале скидок на отдельные виды упаковки, бочки, ящики, барабаны, мешки. Эта шкала скидок называется тарным тарифом. Если на данную упаковку нет информации в тарном тарифе, то при исчислении пошлины за основу берется вес нетто, указанный в таможенных документах страны отправления.

В случаях, когда упаковка представляет самостоятельную ценность или сделана из ценных материалов, она облагается особой пошлинной дополнительно к обложению товара.

1б) Требования к маркировке

Под маркировкой понимают необходимые надписи изображения и условные обозначения, помещаемые на упаковке, бирках или самом товаре. Маркировка имеет большое значение для опознания товара во время перегрузок или выдачи товара разным адресатам.

Маркировка должна содержать:

1) обозначение для адресата-получателя груза:

- наименование грузополучателя и отправителя;

- вес нетто и брутто;

- номер контракта и данного места.

Все эти обозначения называются товарной маркировкой.

2) сведения для транспортной организации, перевозящей груз:

- наименование стран и пунктов отправления и назначения;

- маршрут при перегрузках.

Эти обозначения называют грузовой маркировкой.

3) обозначения, необходимые во время перевозки:

- номера вагонов и люков;

- название судна.

Эти обозначения делает транспортная организация, а не отправитель. Они называются транспортной маркировкой.

4) обозначения, указывающие как надо обращаться с товаром во время его перевозки и хранения. Эта маркировка называется специальной.

5) указание страны происхождения товара и соответствие требованиям таможни в отношении размера надписи и способов их нанесения.

2. Внешнеторговая документация, оформляющая исполнение коммерческой сделки

2а) Документы, подтверждающие исполнение внешнеторговой сделки, то есть поставку продавцом товара, его транспортировку, страхование, хранение на складах, прохождение через таможню. Все эти документы принято называть внешнеторговыми.

В зависимости от выполняемых функций внешнеторговые документы можно разделить на следующие группы:

1. по обеспечению производства экспорта товара;

2. по подготовке товара к отгрузке;

3. коммерческие документы;

4. документы по платежно-банковским операциям;

5. страховые документы;

6. транспортные документы;

7. транспортно-экспедиционные документы;

8. таможенные документы.

Документы, которые следуют с грузом от пункта отправителя до пункта назначения, называют транспортно-сопроводительными. К ним относят обычно документы, входящие в группу коммерческих, транспортных и таможенных.

Документы, составляемые в связи с отгрузкой товара, называют отгрузочными.

Каждый из документов содержит определенные реквизиты, но общими для всех документов реквизитами являются:

1. наименование грузоотправителя и грузополучателя;

2. их адреса;

3. номера телефонов, факсов или телексов;

4. название документа;

5. дата и место его выписки;

6. номер контракта и дата его подписания;

7. номер отгрузочной спецификации;

8. наименование и описание товара;

9. его количество (число мест/ вес брутто и нетто);

10. вид упаковки и маркировки.

2б) Документация по обеспечению производства экспорта товара:

1. Поручение на покупку – документ, выдаваемый на предприятии для покупки изделий или материалов. Необходим для производства или изготовления товаров, которые заказаны покупателем или будут предложены для продажи иным образом.

2. Инструкция по изготовлению – документ, выдаваемый на предприятии для изготовления товаров.

3. Наряд на вызов со склада – выдается на предприятии и содержит указания отпустить со склада товары, заказанные клиентом.

4. Таблица фактурирования – документ, выдаваемый на предприятии, содержащий сведения о проданных товарах и используемый в качестве основы для составления коммерческого счета.

5. Инструкция по упаковке – документ, выдаваемый на предприятии, содержащий информацию о том, как следует упаковывать товары.

6. Наряд на внутреннюю транспортировку – содержит инструкции в отношении транспортировки товара на предприятии.

7. Статистические и другие внутренние административные документы – выдаются на предприятии с целью сбора статистических данных о производстве и других внутренних статистических данных.

2в) Документация по подготовке транспорта к отгрузке:

1. Заявка на фрахтование – документ, в котором поставщик просит перевозчика зарезервировать место для определенной отправки и указывает желательное средство транспорта и время отправки.

2. Инструкция по отправке – содержит подробные сведения о грузе и требованиях экспортера в связи с его перевозкой.

3. Поручение на отгрузку воздушным транспортом – выписываемый продавцом документ, в котором даны подробности о партии товара, позволяющие авиалинии подготовить авиа – грузовую накладную.

4. Ордер на местные перевозки – документ, содержащий инструкции по местной перевозке товара, например, со склада предприятия на склад перевозчика.

5. Извещение о готовности к отправке – выдается поставщиком и уведомляет покупателя о том, что заказанные товары готовы к отправке.

6. Ордер на отправку – документ, выдаваемый поставщиком, отправляющим товары покупателю.

7. Извещение об отправке – документы, посредствам которого продавец информирует покупателя об отправке товара.

8. Извещение о распределении документов – документ, в котором сторона, ответственная за выписку комплекта внешне – торговых документов, указывает различных получателей оригиналов и копий этих документов, а также указывается число экземпляров, отправляемых каждому из лиц

9. Разрешение на поставку – выдаваемый получателем документ, разрешающий отправку товаров после получения от продавца извещения о готовности товара к отгрузке.

2г) Коммерческие документы

Коммерческие документы дают стоимостную, качественную и количественную характеристики товара. Эти документы оформляет на своих бланках продавец, а покупатель принимает по ним оплату.

1. Коммерческий счет – основной расчетный документ. Содержит требования продавца к покупателю об уплате указанной в нем сумме за поставленный товар.

В счете указывается цена за единицу товара и общая сумма счета или платежа; базисные условия поставки товара; способ платежа и форма расчета; наименование банка, где должен быть произведен платеж; сведения об оплате стоимости перевозки, когда оплачивается и кем; сведения о страховании и размер страховой суммы.

Этот счет обычно выписывается большом количестве экземпляров, иногда до 25, что связано с выполнением этим счетом разнообразных функций.

Так, счет необходим для предоставления:

- банку - для получения с покупателя платежа;

- страховому обществу – для исчисления страховых сумм;

- таможенным органам – для начисления таможенных пошлин;

- торговой палате – для выдачи сертификата о происхождении товара;

- правительственным органам – для получения экспортно-импортных лицензий;

- транспортным организациям;

- статистическим органам – для ведения статистики.

По выполняемым функциям коммерческий счет можно подразделить на следующие виды:

1. счет–фактура;

2. счет–спецификация;

3. предварительный счет.

1. Счет–фактура выписывается обязательно после окончательной приемки товара покупателем. Кроме своего основного назначения как документа, указывающего сумму платежа за товар, счет–фактура может использоваться в качестве накладной.

По требованию таможенных органов во многих странах счет–фактура выписывается на установленных бланках, и такие счета служат одновременным счетом на оплату и сертификатом о происхождении товара.

2. Счет–спецификация объединяет реквизиты счета и спецификации. В нем указываются цена за единицу товара, по видам и сортам, а также общая стоимость всей партии товара. Выписывается в тех случаях, когда партия содержит разные по ассортименту товары. Иногда этот документ называют специфицированным счетом.

3. Предварительный счет выписывается в тех случаях, когда приемка товара производится в стране назначения или при частичных поставках. Содержит сведения о качестве и стоимости партии товаров и подлежит оплате.

После приемки товара или поставки всей партии, продавец выписывает счет–фактуру, по которому производится окончательный расчет.

Кроме этого, к числу документов, дающих количественную характеристику товара, относятся:

- спецификация;

- техническая документация;

- упаковочный лист.

Спецификация – содержит перечень всех видов и сортов товара, входящих в данную партию с указанием количества и рода товаров.

Техническая документация – требуется при поставках оборудования (паспорт, различные схемы, чертежи).

Упаковочный лист – содержит перечень всех видов и сортов товаров, находящихся в каждом товарном месте (ящике, коробке, контейнере). Обычно требуется тогда, когда в первой упаковке содержаться разные по ассортименту товары обычно помещается так, чтобы покупатель мог его легко обнаружить.

Другие документы, свидетельствующие о качестве товара:

- сертификат о качестве;

- гарантийные обязательства (если это оборудование);

- протокол совместных испытаний;

- разрешение на отгрузку товара (какой товар и когда будет отправлен).

2д) Документы по платежно–банковским операциям:

1. Инструкция по банковскому переводу, - в котором клиент поручает своему банку произвести выплату определенной суммы в указанной валюте названной стороне различным способом (например, по телеграфу, авиапочтой или на усмотрение банка).

2. Заявка на банковскую тратту – заявка, в которой клиент просит банк выдать банковскую тратту, в которой указывается сумма и валюту тратты, лица, получающие платеж, место и страна платежа.

3. Извещение об инкассовом платеже – документ, посредством которого банк сообщает о произведенном платеже по инкассо. В нем приводятся подробные данные о получателе и методы реализации средств.

4. Извещение о платеже по товарному аккредитиву.

5. Заявка на банковскую гарантию – документ, посредством которого клиент просит банк выдать гарантию в пользу названной стороны с указанием суммы и валюты платежа, а также конкретных условий гарантии.

6. Банковская гарантия – документ, согласно которому банк обязуется выплатить оговоренную сумму денег названной стороне на условиях, указанных в нем.

7. Вексель – может быть переводной или простой.

Переводной вексель – документ, содержащий безусловное требование, адресованное одним лицом другому об уплате по предъявлению самого документа по требованию или на точно установленную дату определенной суммы денег названному в документе лицу или предъявителю векселя.

8. Долговое обязательство – документ, выписываемый покупателем, в котором содержится одностороннее обязательство выплатить по предъявлению этого требования в срок, указанный в документе, указанную сумму денег конкретному лицу или предъявителю.

2е) Страховые документы

Страховые документы – отражают взаимоотношения между страховщиком и страхователем. Роль страховщика заключается в возмещении убытков, понесенных страхователем от несчастного случая.

К страховым документам относятся:

1. Страховой полис, выдаваемый страховщиком документ, подтверждающий договор страхования и содержащий условия заключенного договора, в котором страховщик обязуется за конкретную плату возместить страхователю убытки, связанные с риском и несчастными случаями, указанными в договоре. Страховой полис выдается страховым обществом страхователю после уплаты им страховой премии. Они бывают различных видов и носят разное наименование, в зависимости от порядка оформления страхования и характера риска:

1) рейсовый страховой полис – оформляется на определенный период времени и содержит следующие основные данные:

а) наименование страхователя;

б) условия страхования;

в) размер страховой суммы и возмещения, которую уплачивает страховщик в случае гибели или повреждения застрахованного товара;

г) размер страховой премии, вносимой страхователем в качестве оплаты за страхование.

2) генеральный полис – договор на длительное время между страхователем и страховщиком. В нем указываются:

а) срок его действия;

б) объем и пределы ответственности страховщика;

в) сроки платежа;

г) страховые премии;

д) другие специальные условия и оговорки.

3) смешанный полис – страхует объект, как на определенный рейс, так и на определенный срок.

2. Страховой сертификат – документ, выдаваемый страховым обществом страхователю удостоверяющий, что страхование было произведено, и что был выдан полис. Такой сертификат на конкретный груз используется в основном в том случае, если товары застрахованы с условиями генерального полиса и по требованию страхователя он может обмениваться на страховой полис, поскольку во многих странах законодательство признает в качестве документа страхования такой страховой полис.

3. Страховое объявление – документ, используемый в случае, если страхователь дополнительно сообщает своему страховщику подробные сведения об отдельных отправках, на которые распространяется договор страхования, а им – генеральный полис.

4. Счет страховщика – выдается страховщиком с указанием суммы произведенного страхования и с требованием уплаты этой суммы.

5. Ковернот – документ, выдаваемый страховщиком или страховым маклером для извещения страхователя о том, что его инструкции по страхованию выполнены или что эти инструкции выполнены страховым агентом в пользу страхователя.

2ж) Транспортные документы

Транспортные документы выписываются грузоперевозчиком в удостоверении того, что товар принят им к перевозке.

1. При морских перевозках - коносамент (или морская накладная или штурманская расписка или доковая расписка).

2. При железнодорожных перевозках - железнодорожная накладная или дорожная ведомость.

3. При авиаперевозках - авиагрузовая накладная.

4. При автодорожных перевозках – накладная автодорожной перевозки.

5. При внутренних перевозках – универсальные транспортные документы.

Документы, обеспечивающие перевозку грузов:

- расписка о получении груза;

- гарантийное письмо;

- экспедиторское свидетельство о транспортировке;

- подтверждение на фрахтование тоннажа;

- заявление-требование об отправке;

- фрахтовый счет;

- извещение о прибытии груза;

- извещение о возникновении препятствий к поставке груза или к перевозке груза;

- извещение о поставке;

- грузовой манифест;

- фрахтовый манифест;

- контейнерный манифест.

Коносамент – документ, выдаваемый судовладельцем грузоотправителю о принятии груза к перевозке морским путем.

Коносамент выполняет 3 функции:

1. Удостоверяет принятие судовладельцем или перевозчиком груза к перевозке – расписка, удостоверяющая, что определенные товары в указанном количестве погружены на судно для перевозки к условленному месту назначения, и что товары приняты под охрану судовладельца. На коносаменте обязательно должно содержаться указание судоходной компании, что груз на борту или груз принят к погрузке.

2. Является товарораспорядительным документом, что дает право владельцу оригинала документа потребовать от судовладельца выдачи товара и иметь право распоряжаться этим товаром.

3. Свидетельствует о заключении договора перевозки груза морским путем и является единственным доказательством наличия договора о морской перевозке между грузоотправителем и судовладельцем.

В коносаменте указывается название судна и его владельца, тоннаж судна, наименование порта погрузки и выгрузки, сумма фрахта с указанием места, где производится оплата фрахта, а также число выданных экземпляров коносамента. Подписывается капитаном судна или пароходным агентом и грузоотправителем.

Различают 3 вида коносамента:

1. Именной- который указывает, что товар должен быть доставлен определенному получателю с указанием его наименования и адреса.

2. Ордерный– грузоотправитель может передать свои права третьему лицу.

3. Коносамент на предъявителя – товар передается любому лицу – держателю коносамента.

2з)Транспортно – экспедиторские документы

Транспортно-экспедиторские документы оформляют выполнение экспедитором различного рода операций по обработке грузов, складирование, организацию перевозки включая перегрузку товара, проверку его состояния, маркировки, упаковки, оформления необходимых документов и др.

Документы следующие:

1. Погрузочное поручение – документ, который в зависимости от условий поставки выписывается грузоотправителем или грузополучателем на бланке транспортно-экспедиторской фирмы и содержит перечень операций, поручаемых экспедитору и инструкций по их выполнению.

Документ содержит следующие сведения: наименование и адрес отправителя, дата заказа, точная дата поставки, вид упаковки, порядок оформления коносамента, необходимость страхования груза.

2. Экспедиторская инструкция – документ, выдаваемый экспедитору и содержащий инструкции относительно мер, которые он должен принять для экспедирования указанных товаров.

3. Счет экспедитора– выдается экспедитором с указанием оказываемых услуг их стоимости с требованием их оплаты.

4. Экспедиторское свидетельство о получении груза– выдается экспедиторам с целью подтверждения того, что он взял на себя ответственность за сохранение груза, отправить ее получателю или хранить определенное время.

5. Извещение об отправке- выдается грузоотправителем перевозчику или другому получателю, содержит информацию о грузах, предоставленных к отправке, и включает необходимые расписки об ответственности.

6. Расписка о получении товаров (складская квитанция)– документ, выдаваемый портом или складом, подтверждает получение товаров на определенных условиях и удостоверяет, что товары, принятые на хранение, занесены в складскую книгу и подлежат выдаче либо самому владельцу, либо его доверенному лицу.

7. Ордер на выдачу товаров – документ, который выдается стороной, имеющей право давать распоряжение о выдаче товаров названному грузополучателю.

8. Пропуск на товар – документ, дающий право на вывоз указанных в нем товаров с охраняемой территории порта или конечного пункта.

9. Документы на портовые сборы– документы, в которых указывается стоимость оказанных услуг по хранению и обработке грузов, плата за простой судна или другого транспорта и другие сборы с владельца указанных в них товаров.

2и)Таможенные документы

Таможенные документы,необходимые для оформления перехода товаров через таможенную границу следующие:

1. Таможенная декларация – заявление распорядителя груза, представляемое таможне в установленный срок от одного дня до двух недель, считая со дня прибытия товара на таможню.

Содержит следующие данные: номер грузового документа, какой товар принят на таможню, наименование товара, цена и стоимость партии товара, перечисляются документы, сопровождающие груз: сертификат о качестве, отгрузочная спецификация, счет.

2. Экспортные, импортные лицензии выдаются на основе заявления экспортера или импортера.

В них указываются следующие данные: название страны, откуда или куда идет груз, цена каждой позиции, срок готовности товара к отгрузке или срок его прибытия.

Лицензия предоставляется на определенный срок по истечении, которого в случае не использования она теряет силу.

3. Декларация валютного контроля по экспорту – это документ, заполняемый продавцом, с помощью которого можно проконтролировать перевод суммы в осмотренном варианте, получаемый в результате торговой сделки.

4. Декларация валютного контроля по импорту – сумма, выделенная под торговую сделку на импорт товара.

5. Валютная лицензия – документ, разрешающий покупателю перевести определенную сумму в иностранной валюте продавцу в уплату за товары.

6. Грузовая декларация – необходимые для таможни данные для груза или фрахта. Грузовая декларация составляется по образцу, который приняла международная конвенция в Лондоне в 1965г. в качестве основного документа, содержащего информацию о грузе.

7. Сертификат о происхождении товара – выдается в стране продавца, в котором органы власти четко удостоверяют, что товары, к которым относится данный сертификат, происходит из конкретной страны.

Этот сертификат может содержать сведения об изготовителе или поставщике, а термин «страна» может включать группу стран, регион или какую-либо часть страны. Такой документ обязателен при импорте в случае, если для данного товара предоставляется привилегированный режим: льготный тариф, скидки с общего тарифа, беспошлинный ввоз, освобождение от дополнительного обложения и др.

В свидетельствах о происхождении сырьевых товаров требуется указание места добычи, а полуфабрикатов и изделий страны производства. Такие свидетельства выдаются торговыми палатами, союзами предпринимателей. Иногда требуется, чтобы этот сертификат был заверен консулом той страны, куда ввозится товар. Обычно консул заверяет подпись лица выдавшего свидетельство, а эта операция называется консульской легализацией.

8. Свидетельство об осмотре товара и контроле качества товара, где компетентные органы удостоверяют, что в данных товарах имеется качество в соотношении с национальными или международными стандартами, и что эти товары подвергнуты осмотру, если того требует положение контракта или законодательство страны.

9. Ветеринарное свидетельство удостоверяет, что живой скот или птица не заражены паразитами или болезнями, сведения о происхождении живого товара и вакцинации и другой обработки, которой они подвергались.

10. Санитарное свидетельство выдается компетентным органом страны экспортера и удостоверяет, что все пищевые продукты, особенно мясопродукты пригодны для употребления людьми и содержат отметки о проведенном контроле.

11. Фитосанитарное свидетельство удостоверяет незараженность растений, плодов, овощей, фруктов и пригодность их для потребления, содержит сведения относительно дезинфекции и другой обработки.

12. Карантинные свидетельства выдаются в стране-экспортере и удостоверяют, что товары не заражены вредителями и болезнями и, что они происходят из районов благополучных в карантинном отношении. Карантинному надзору подвергаются семена, клубни, хлопок-сырец и хлопковое волокно, сухофрукты, табак-сырец, шерсть и т.д.

13. Транзитное гарантийное свидетельство – национальный таможенный документ, позволяющий провозить грузы таможенным транзитом без предварительной упаковки, импортных пошлин и сборов. Служит гарантией, что эти товары можно не проверять на таможне, если таможенные печати и пломбы не повреждены.