Организация регистрации вылетающих пассажиров

В целях соблюдения формальностей, связанных с процедурой вылета, пассажир обязан прибыть на регистрацию или к пропускному пункту с необходимыми для путешествия документами не позднее времени, указанного авиакомпанией (ее агентом).

Если пассажир прибудет на регистрацию или к пропускному пункту по истечении времени окончания оформления пассажиров или явится без необходимых для путешествия документов, авиакомпания имеет право аннулировать бронирование и не обязана задерживать вылет рейса.

Авиакомпания должна предупредить пассажира о времени окончания регистрации.

Стойки регистрации должны привлекательно выглядеть и содержать необходимую информацию о номере рейса, направлении, времени вылета, а так же о правилах перевозки ручной клади, колющих, режущих и других опасных предметов.

Регистрационные стойки должны предоставляться отдельно для пассажиров первого, бизнес и экономического класса с соответствующим обозначением.

Авиаперевозчик обязан принимать во внимание интересы пассажиров, которым в приеме к перевозке должен отдаваться приоритет:

• транзитные, трансфертные пассажиры;

• часто летающие пассажиры;

• несопровождаемые дети;

• пассажиры, требующие помощи или специального ухода и пассажиры преклонного возраста;

• пассажиры, имеющие ограничения по сроку действия визы;

• пассажиры, имеющие авиабилеты на продолжение перевозки от пункта прилета;

• пассажиры с детьми;

• совместно путешествующие группы и семьи.

Способы регистрации

Автоматизированный способ регистрации.

Если аэропорт вылета оборудован автоматизированной системой управления отправками (АСУО), то регистрация пассажиров и багажа производится с помощью такой системы.

Оформление рейса с помощью АСУО предполагает ввод информации о пассажире и багаже с помощью ПК, автоматическую систематизацию и подсчет данных, а также автоматизированное распечатывание посадочных талонов и багажных бирок.

Выпуск полетной документации так же производится в автоматизированном режиме.

Данные, полученные с помощью автоматизированной системы, имеют приоритетное значение перед данными, полученными при подсчете вручную (по полетным купонам, манифестам и т.п.)

Ручной способ регистрации.

В случае отсутствия в аэропорту автоматизированной системы управления отправками регистрация на рейсы производится ручным способом с использованием соответствующих расходных материалов. В обычных условиях расходные материалы хранятся в закрытом под ключ подсобном помещении, доступ в которое имеют лица, специально назначенные начальником службы организации пассажирских перевозок.

Агенты по наземному обслуживанию полностью отвечают за организацию хранения и использования бумажных носителей перевозчика (посадочные талоны, багажные бирки и т.д.) и принимают все возможные меры к предотвращению их несанкционированного использования.

При ручном способе регистрации должны формироваться следующие документы:

- посадочный талон, на котором должны быть указаны фамилия пассажира, № рейса, дата, направление, время посадки, место посадки, номер места на борту ВС и номер посадочного талона;

- багажная бирка, на которой указывается направление, номер рейса, номер багажной бирки;

- пассажирский манифест, где указываются фамилии пассажиров, их регистрационные номера, количество и вес багажа (зарегистрированного и незарегистрированного), наличие и вес платного багажа, номера багажных бирок, а так же указывается категория пассажира (взрослый, ребенок или ребенок до 2-х лет).

Подсчет данных производится вручную по манифесту с проверкой по полетным купонам, изъятым на регистрации.

Время начала и окончания регистрации.

Регистрационная стойка должна быть открыта не позднее, чем за 2 часа до времени вылета, указанного в расписании, на все типы ВС, кроме воздушных судов типа Ту – 134 и Як - 40. Если рейс выполняется на этих типах ВС, допускается открытие регистрации за 1,5 часа до вылета.

Регистрация на рейс закрывается за 40 минут до вылета на широкофюзеляжных ВС и за 30 минут – на узкофюзеляжных. Однако в зависимости от технической вооруженности конкретных аэропортов время закрытия регистрации может изменяться. Время закрытия стойки регистрации происходит не позднее, чем за 20 минут до вылета ВС.

Процедура регистрации.

Агент, ответственный за регистрацию пассажиров, должен попросить предъявить его документы (билет, паспорт, визу и т.п.).

Проверив документы на действительность и принадлежность данному пассажиру, агент проверяет наличие фамилии пассажира в PNL и статус бронирования в билете. После этого агент предлагает пассажиру выбрать место в салоне ВС и поставить вещи на весы.

Агент обязан опросить пассажира о содержании ручной клади на предмет возможных утаенных опасных предметов и информировать пассажира о требованиях безопасности, проверить целостность и надежность упаковки багажа, наличие именных бирок, а так же определить, ориентируясь на желание пассажира, вещи, которые пассажир может взять с собой как незарегистрированный багаж.

После взвешивания багажа агент вносит данные о пассажире и багаже в АСУО, распечатывает посадочный талон и бирки, где указывается количество и вес зарегистрированного и незарегистрированного багажа, а так же о количество (вес) багажа сверх нормы, если такой имеется. Если багажа сверх нормы нет, то агент крепит багажную бирку на багаж пассажира, маркирует его необходимыми информационными бирками, отправляет багаж, возвращает пассажиру документы, отдает посадочные талоны и корешки багажных бирок. В конце оформления агент должен громко и внятно повторить пункт назначения, время и место посадки.

При наличии багажа сверх нормы, агент предлагает пассажиру пройти в кассу для оплаты багажа, указав при этом ее расположение. После возвращения пассажира из кассы, агент изымает полетный купон квитанции платного багажа (ордера разных сборов), проверяя правильность их оформления (направление, № билета, наличие валидатора, вес), отправляет багаж пассажира и отдает ему посадочные талоны и корешки бирок.

Закрытие регистрации.

При закрытии регистрации агент подсчитывает количество мест принятого багажа, проверяет и пересчитывает полетные купоны, вносит необходимую информацию в АСУО и докладывает о готовности к закрытию рейса в компетентные подразделения. При ручном способе регистрации агент подсчитывает данные по пассажирскому манифесту и полетным купонам, после чего передает их компетентным подразделениям авиакомпании или уполномоченному агенту по наземному обслуживанию.

По итогам регистрации должны быть получены следующие данные:

- количество пассажиров по категориям (взрослый, ребенок или ребенок до 2-х лет);

количество занятых кресел по классам обслуживания;

количество и вес багажа (зарегистрированного, незарегистрированного);

количество и вес багажа (зарегистрированного и незарегистрированного) по категориям (локальный, трансфертный, транзитный, VIP, диппочта);

наличие и вес платного багажа.

Оформление опоздавших пассажиров.

Если пассажир прибыл на регистрацию после ее закрытия, он может быть принят к перевозке, при условии, что авиакомпания не будет иметь риск задержать рейс или создать неудобства другим пассажирам. Во многих аэропортах это платная услуга.

Самостоятельная регистрация.

Некоторые авиакомпании в крупных аэропортах России предлагают услугу самостоятельной регистрации на рейс, избегая очередей на стойках регистрации. При необходимости, можно выбрать удобное место в салоне самолета и в ряде случаев заказать специальное питание.