Сущность оперативного учета.

Оперативное планирование, являясь составной частью еди­ной системы управления АТО, невозможно без правильно организованного оперативного учета, основная задача которого - давать пра­вильный и своевременный ответ на вопрос о ходе выполнения суточного плана перевозок.

В процессе перевозок водитель на основании товарно-­транспортных документов заполняет оборотную сторону путе­вого листа (выполнение задания), при предоставлении автомобилей из почасового расчета она заполняется заказчиком транс­порта. Перевозки нетоварных грузов, по которым не ведется складского учета (грунт в отвал, строительный мусор и дру­гие грузы), оформляются актом замера или взвешивания на перевозки грузов, составляемым грузоотправителем.

На основании товарно-транспортных документов (наклад­ных), актов замера или взвешивания водитель записывает в путевом листе следующие данные: наименование грузовладельца, пункты отправления и прибытия грузов, номер товарно-­транспортного документа, наименование груза, его массу, вре­мя прибытия под погрузку и разгрузку, простой автомобиля под погрузкой и разгрузкой. Эти записи в путевом листе долж­ны строго соответствовать данным товарно-транспортных до­кументов. Товарно-транспортный документ (накладная -ТТН) на перевозку грузов выписывается грузоотправителем в четырех экземплярах, из которых:

- один остается у грузоотправителя для списания отпущенных товарно-материальных ценностей,

- другой водитель передает грузополучателю для оприходования полученных товарно-материальных ценностей,

- два экземпляра с распиской получателя в приеме груза водитель сдает в АТО, из них один предназначается для расчетов автотранспортной организации за перевозки и прилагается к счету, другой слу­жит основанием для учета транспортной работы и прилагает­ся к путевому листу.

Акт замера или взвешивания перевезенных грузов состав­ляется в трех экземплярах, из которых один остается у грузо­владельца и служит подтверждением выполненной работы, два экземпляра сдаются в АТО для тех же целей, что и ТТН.

По возвращении в АТО водитель предъявляет путевой лист для отметки времени воз­врата автомобиля, показания спидометра и остатка топлива, сдает его диспетчеру, а в крупных АТО - контролеру конт­рольной группы, входящей в отдел эксплуатации.

При приеме путевого листа диспетчер или контролер све­ряет правильность записей в нем с данными прилагаемых товарно-транспортных документов, проверяет выполнение пла­нового задания, выясняет причины невыполнения, при нали­чии сверхнормативных простоев под погрузочно-разгрузочными операциями проверяет наличие документов, их подтверждаю­щих, и т. п. После проверки правильности заполнения путе­вого листа и наличия всех необходимых документов диспетчер (контролер) принимает путевой лист, делает отметку в лицевой карточке водителя и передает лист для обработки, цель кото­рой заключается в подведении итогов работы автомобиля за день или смену по всем показателям и занесении их в соот­ветствующие графы путевого листа на оборотной стороне.

Пробег автомобиля по каждой ездке и общий, с грузом и без груза, за смену определяется по плану города (карте района) при помощи курвиметра или по актам замера расстояний между пунктами следования. Акты замера расстояний состав­ляются совместно с представителями клиентуры. Определенный общий пробег за смену должен совпадать с показаниями спидометра. При расхождении данных выявляются его при­чины и уточняются расстояния перевозки.

Время в наряде в часах определяется с момента выезда ав­томобиля из АТО до его возвращения обратно, за вычетом вре­мени на обед и отдых водителя. Время нахождения автомобиля в наряде в путевом листе разделяется на время движения и вре­мя простоя по различным причинам: под погрузкой и разгруз­кой, по техническим причинам (неисправность автомобиля, замена шин и т. п.), из-за непроезжего состояния дорог. Про­стой под погрузкой и разгрузкой определяются по записям в путевом листе, которые должны строго соответствовать данным товарно-транспортных документов. Простои под погрузкой или разгрузкой или в ожидании их (по вине клиента) свыше 1 ч оформляются водителем актами совместно с представителями грузоотправителя или грузополучателя.

Простои по техническим и другим причинам определяются по записям в разделе «Опоздания, простои в пути, заезды в га­раж и прочие отметки» с разграничениями по видам, например простои из-за замены шин, неисправности сцепления, что имеет значение для установления виновника простоя.

Общее количество перевезенного груза определяется по товарно-транспортным документам, актам замера или взвеши­вания путем определения массы перевезенного груза, указан­ного в этих документах.

Количество тонно-километров подсчитывается по каждой ездке путем умножения количества груза на расстояние пе­ревозки (км). Общее количество тонно-километров определяет­ся как сумма по всем ездкам. Количество перевезенного гру­за в тоннах и выполненных тонно-километрах на прицепах вы­деляется отдельно «в том числе».

При обработке путевого листа одновременно с эксплуатационными показателями работы автомобиля учитывается рас­ход топлива, проводимый курвиметристом или диспетчером, а на некоторых АТО - техником по учету горюче-смазочных материалов. Фактический расход топлива определяется как разница между суммой количества топлива, выданного нату­рой (или талонами), и остатка в баке при выезде автомобиля минус остаток топлива в баке при его возврате. При наличии на территории АТО заправочного пункта (бензоколонки) удоб­нее производить заправку автомобиля при возврате до полно­го бака. В этом случае количество заправленного топлива в конце смены покажет его расход.

В путевом листе наряду с фактическим расходом топлива указывается расход по утвержденным нормам (за пробег и транспортную работу в ткм), после чего устанавливается раз­мер экономии или перерасхода.

По окончании первичной обработки путевых листов состав­ляется реестр (опись) путевых листов, в котором указываются номера путевых листов, номера автомобилей (гаражные), фа­милия водителя и его табельный номер, общий пробег, пробег с грузом, количество тонн и тонно-километров по плану и фактически. Реестр с подведенными итогами по количеству перевезенных тонн и сделанных тонно-километров является документом оперативного учета выполнения сменно-суточного плана перевозок. Одновременно с составлением реестра про­изводится оперативный анализ результатов работы по путе­вым листам.

Путевые листы с товарно-транспортными документами и ак­тами замера или взвешивания передаются по описи в другие отделы АТО или на машинно-счетную станцию для выписки счетов за выполненные перевозки, начисления заработной пла­ты водителям, полного учета работы автомобилей. Если учет рассмотренных выше показателей выполняется на машинно-­счетной станции, то при обработке путевых листов произво­дится шифровка всех вносимых в путевой лист показателей. Количество шифров зависит от количества показателей, по которым АТО необходимо получить итоговые данные за месяц работы.