Дмитрий Буланов – руководитель отдела корпоративных
Оглавление КАССОВАЯ ИНСТРУКЦИЯ
1Контактная информация……………………………………………………………………………………4
2Общая информация о кассах………………………………………………………………………………5
3Минимумы кассиров…………………………………………………………………………………………..6
4Стандарты безопасности……………………………………………………………………………………7
5Устройство кассы……………………………………………………………………………………………...10
6Кассовые операции:
6.1 Начало работы………………………………………………………………………………….11
6.2 Внесение размена……………………………………………………………………………..12
6.2.1 Начало сессии…………………………………………………………………...14
6.3 Описание основного экрана кассы…………………………………………………...15
6.4 Описание вкладок…………………………………………………………………………….16
6.4.1 Описание функции «Без кода»…………………………………………17
6.5 Операция ПРОДАЖА:…………….………………………………………………………….18
6.5.1 Оплата кредитной картой………………………………………………..19
6.6 Описание Фискального чека…………………………………………………………….21
6.7 Продажа Подарочной карты (ПДК) 22
6.8 Операция ИЗМЕНЕНИЕ ЦЕНЫ…………………………………………………………..23
6.9 Операция ОТМЕНА чека……………………………………………………………………24
6.10 Операция АННУЛИРОВАНИЕ чека…………………………………………………….25
6.11 Операция СКИДКА СОТРУДНИКА…………………………………………………......26
6.12 Операция ВОЗВРАТ……………………………………………………………………………27
6.13 Возврат-обмен по к/к на большую сумму………………………………………..29
Оглавление (продолжение)
6.14 | Возврат-обмен по к/к на меньшую сумму………………………………………..30 |
6.15 | Закрытие кассы:……………………………………………………………………………….31 |
6.15.1 | Проверка наличных………………………………………………………….32 |
6.15.2 | Завершение смен на POS терминалах………………………………35 |
6.15.3 | Проверка кредитных карт………………………………………………..36 |
6.15.4 | Утилиты поиска разницы………………………………………………...37 |
6.15.5 | Закрытие терминала………………………………………………………..38 |
6.15.6 | Закрытие главной кассы……………………………………………….…39 |
6.16 | Порядок складывания ККЛ………………………………………………………………43 |
7Главное меню……………………………………………………………………………………………………44
7.1 | Отчеты о продажах…………………………………………………………………………...45 |
7.2 | Внесение размена……………………………………………………………………………..46 |
7.3 | Изменение пароля кассира/менеджера…………………………………………...47 |
7.4 | Обновление мастер файла………………………………………………………………..48 |
7.5 | Снятие Z – отчета……………………………………………………………………………...49 |
7.6 | Проверка остатка баланса дисконтной карты сотрудника……………...50 |
8ОНЛАЙН Торговля
8.1 | Выдача ОНЛАЙН заказа с оплатой на кассе……………………………………..51 |
8.2 | ВОЗВРАТ заказа оплаченного на кассе……………………………………………..52 |
8.3 | ВОЗВРАТ заказа оплаченного ОНЛАЙН или Курьеру……………………….53 |
8.4 | Документация по ОНЛАЙН торговле……………………………………………….56 |
9Поиск и устранение неисправностей кассы……………………………………………………..57
10Подключение устройств к системному блоку кассы……………………………………….59
Контактная информация
В случае затруднений и по всем возникающим вопросам кассиры могут связаться с сотрудниками отдела корпоративных бизнес - приложений:
Дмитрий Буланов – руководитель отдела корпоративных
Бизнес - приложений
8-915-074-56-33 [email protected]
Менеджеры корпоративных бизнес - приложений
Поляков Алексей | Кузнецова Вероника | |||||||||||||
8-919-768-89-37 | [email protected] | 8-911-000-34-47 | [email protected] | |||||||||||
Поляков Михаил | Твердохлеб Константин | |||||||||||||
8-919-768-89-72 | [email protected] | 8-910-890-08-78 | [email protected] | |||||||||||
Городниченко Анна | Загудаева Светлана | |||||||||||||
8-985-904-13-98 | [email protected] | 8-919-769-12-60 | [email protected] | |||||||||||
Кудинова Екатерина | Остапенко Ярослава | |||||||||||||
8-919-769-89-16 | [email protected] | 8-985-904-99-21 | [email protected] | |||||||||||
Федорова Лидия | Кучеряева Маргарита | |||||||||||||
8-985-904-99-26 | [email protected] | 8-919-768-89-62 | [email protected] | |||||||||||
Котик Игорь | Ревин Никита | |||||||||||||
8-919-768-89-83 | [email protected] | 8-919-761-77-31 | [email protected] | |||||||||||
Иванова Александра | ||||||||||||||
8-916-653-43-27 | [email protected] |
Общая информация о кассах
Минимумы кассиров
ü Кассиры это наш последний контакт с покупателями. От его/ее отношения зависит конечная удовлетворенность покупателя
ü Любая передача от кассира покупателю осуществляется из рук в руки: кредитная карта, чек, деньги, ручка и т.д.
ü Товар, поступающий на кассу – это уже купленный товар. Кассир всегда обращается с ним бережно: снимая аларм, складывая, упаковывая вещь в пакет, а также передавая пакет покупателю
ü Кассир всегда объявляет сумму покупки достаточно громко
ü Кассир обязан объяснять покупателю важность сохранения чека
ü Кассир обязан скреплять степлером чек по кредитной карте и товарный чек
ü Кассир обязан сообщать покупателю всю интересующую его информацию (предоставляемые магазином услуги, правила...)
ü Кассир не разговаривает по телефону в момент оплаты покупателем его покупки
ü Кассир всегда должен благодарить покупателя за покупку и говорить “до свидания”
Так же в наших магазинах:
ü Не меняют и не разменивают деньги
ü Просто так не дают пакеты и не используют их в личных целях
ü Вешалки – это элементы оформления магазина, поэтому строго запрещается отдавать их клиентам
ü Всегда сверяют размер на обуви (предупреждая образование разнопарок)
ü Если на вещи, которую собирается оплатить покупатель, вы замечаете брак, то сообщайте об этом клиенту и старайтесь предложить альтернативу
ü Всегда отдают всю сдачу; если покупатель отказывается от мелочи, всегда стараемся вежливо его уговорить, либо положить мелочь вместе с покупкой в пакет
Стандарты безопасности
Часть 1. Кассовая зона
1.1 К работе на кассе допускаются только сотрудники, прошедшие специальное обучение и подписавшие договор о полной материальной ответственности;
1.2 Кассир обязан поддерживать чистоту и порядок на кассе, в том числе проконтролировать отсутствие личных вещей на кассе и денежных средств вне денежного ящика;
1.3 Каждый сотрудник должен работать на кассе под своим табельным номером и убедиться в его корректном вводе до начала работы;
1.4 В зоне касс могут находиться только кассиры, работающие в данный момент на кассе, и/или менеджер;
1.5 Кассиру запрещено обслуживать родственников и/или друзей. Если на данный момент он является единственным кассиром в магазине – обслуживание должно происходить в присутствии ответственного лица;
1.6 Касса должна быть заблокирована на личный 4-х значный код, если она не используется в данный момент. Кассиру запрещено сообщать код блокировки своей кассы третьим лицам;
1.7 Кассиру запрещено передавать клиентам фирменные пакеты без покупки, а также использовать их в личных целях;
1.8 Кассиру запрещено самостоятельно осуществлять пересчет кассы, т.е. при сдаче выручки кассир должен соблюдать следующий порядок:
ü В присутствии второго сотрудника (за исключением случаев, когда работает один сотрудник в смену) кассир пересчитывает свою выручку, заполняет справку кассира-операциониста (СКО) по фактическим данным, после чего снимает баланс с кассы;
ü Полученная сумма сверяется с балансом кассы, а расхождения фиксируются в снятом с кассы балансе;
ü Ответственный за сейф пересчитывает денежные средства повторно, сверяет их с СКО и убирает в сейф.
Часть 2. Алармы
2.1 Электрические алармосъемники кассы должны быть заблокированы, если они не используются в данный момент, в том числе, если кассир временно отсутствует на кассе; ответственным за блокировку алармосъемника является действующий кассир; менеджер (ассистент менеджера, старший продавец или любое другое ответственное лицо, в случае отсутствия менеджера) является ответственным за надлежащее выполнение кассиром данного требования;
2.2 Код от алармосъемника должен меняться старшим кассиром и/или менеджером 1 раз в месяц и при увольнении/переводе сотрудника. Код меняется согласно инструкции и должен быть отличен от заводского(1232);
2.3 В магазинах с системой RFID код от алармосъемника могут знать только старший кассир и менеджер/директор магазина;
2.4 Кассир обязан контролировать наличие алармов на всем товаре в кассовой зоне: резерв, возвраты, портная, химчистка, брак, парфюм, аксессуары, а также на товаре, который выносится с кассы в зал и на склад;
2.5 По окончании смены кассир убирает все алармы, накопившиеся за день, в предназначенную для этого коробку и опечатывает ее. На ночь ящик для алармов на кассе должен оставаться пустым;
2.6 В случае обращения покупателя по факту неснятого аларма на уже оплаченном товаре, кассиру необходимо незамедлительно сообщить менеджеру; если покупатель обратился по факту неснятого аларма на уже оплаченном товаре из другого магазина, покупателю необходимо обратиться в магазин, в котором был приобретен данный товар;
Часть 3. Кассовые операции
3.1 При авторизации возвратов (в том числе интернет-возвратов, интернет-отказов), аннулировании чеков, изменении формы оплаты менеджер должен до оформления операции на кассе указать на чеке (сопроводительном документе): дата,слово«ВОЗВРАТ»,подпись,Фамилия И.О.,табельный номер менеджера,количество единиц цифрами и прописью с их четким обозначением в чеке. Также менеджер обязан присутствовать на протяжении всей процедуры возврата и подписать чек менеджера, расходный кассовый ордер и заявление сразу после оформления возврата. В случае, если в магазине нет менеджера, то сотрудник, который был оставлен ответственным, должен подписать чек продажи (как указано выше) с оборотной стороны. Если ответственный сотрудник (или менеджер) работает за кассой, то он не может себе авторизовать возврат, это должно происходить на другой кассе;
3.2 При подписании отмененных чеков менеджер и кассир должны сразу после оформления операции на кассе указать на отмененном чеке: подпись,табельный номер;
3.3 Запрещается аннулировать чеки по истечении 3 минут, а также, если после данного чека уже были осуществлены другие продажи/возвраты;
3.4 Сканирование артикулов производится только по внутреннему штрих-коду (либо с использованием RFID-системы). Кассир должен следить за тем, чтобы количество и стоимость изделий, артикула в чеке соответствовали фактическому наличию.
3.5 Товарный чек выдается кассиром покупателю по его просьбе только в дополнение к фискальному чеку (заполняются все необходимые столбцы, ставится подпись кассира и печать магазина);
3.6 Оплата/Возврат по карте покупателем должна осуществляться в присутствии держателя карты и при наличии документа, содержащего фотографию, ФИО и образец подписи. Без документа допускается принимать к оплате карты, имеющие на себе чип (требующие ввода ПИН-кода) или фото держателя карты, а так же карты, на которых не указано имя держателя;
3.7 На передаваемых покупателям копиях кассовых чеков и слипов с терминала необходимо наличие печати компании, слов «КОПИЯ ВЕРНА», даты, подписи, расшифровки и табельного номера менеджера;
3.8 Сотрудникам не разрешается хранить кассовые чеки покупателей. Если чек был найден, его необходимо уничтожить в присутствии ответственного сотрудника (менеджер, сотрудник СБ);
3.9 «Отчет менеджера» необходимо подписывать ежедневно при закрытии кассы: менеджер лично проверяет наличие и подписи во всех возвратах, отмененных и аннулированных чеках, изменениях цены и подписывает «отчет менеджера», при подписании необходимо указать: подпись,Фамилия И.О.
3.10 На каждой кассе должна быть информационная табличка: «Во избежание случаев мошенничества просим Вас никому не передавать чеки на приобретенные Вами вещи»;
Часть 4. Бланки
4.1 На каждой кассе всегда должен быть в наличии бланк изменения цены. Цена меняется кассиром только в присутствии менеджера (ассистента менеджера или ответственного лица, в случае отсутствия менеджера), данное изменение фиксируется в бланке ручного ввода цены, и менеджер подтверждает его своей подписью;
4.2 Выдача ручного алармосъемника осуществляется ответственным за сейф сотрудником лично в руки под подпись в бланке выдачи ручного алармосъемника;
4.3 При резервировании вещей должен полностью заполняться бланк резервации;
Часть 5. Сейф
5.1 Код от сейфа должен меняться старшим кассиром и/или менеджером 1 раз в месяц и при увольнении/переводе сотрудника, имевшего доступ к сейфу. Код меняется согласно инструкции;
5.2 Сейф всегда должен быть закрыт и на ключ, и на код (если сейф открывается без кода, а только с использованием ключа, необходимо обратиться к курирующему ваш магазин менеджеру корпоративных бизнес-приложений для составления заявки на ремонт сейфа);
5.3 Ключ от сейфа находится только у ответственного за него сотрудника, не выносится за пределы магазина и не передается другому сотруднику без пересчёта сейфа и внесения записи в журнал пересчета сейфа; во время перерыва ответственного кассира, ключ от сейфа хранится в денежном ящике кассы, за которой он работает, или в его личном шкафчике (если на кассе он не работает);
5.4 Приём и\или передача сейфа осуществляется три раза в день. Полученные после подсчёта денежных средств и ПДК данные с учетом резерва всегда фиксируются в журнале пересчёта сейфа (согласно инструкции по пересчету сейфа);
5.5 Резервные денежные средства должны быть опечатаны кассиром и менеджером, номера пломб/сумок указаны в описи под подпись. Каждый раз при снятии пломбы, кассир совместно с менеджером пересчитывает всю наличность в данном мешке. Описи пересчета размена должны храниться в специальной папке (Опись резервных Д/С). Последняя опись должна находиться в сейфе;
5.6 При каждом пересчете сейфа необходимо убедиться в целостности мешков в резерве и актуальности номеров пломб и сумм (их соответствие описи и данным на компьютере);
5.7 После вечернего пересчёта сейфа ключ от сейфа хранится в денежном ящике главной кассы;
5.8 Дубликат ключа от сейфа хранится на территории магазина, информация о местонахождении дубликата ключа известна только старшему кассиру. Хранение осуществляется в специальной тубе, которая должна быть опечатана менеджером и старшим кассиром; 5.9 В сейфе разрешается хранить: денежные средства, ручной алармосъемник (при его использовании необходимо заполнять бланк выдачи/приема алармосъемника), ПДК, медицинские книжки и трудовые книжки уволившихся сотрудников(для регионов).
В случае экстренных ситуаций, связанных с денежными средствами (мошенничество, кражи, крупные недостачи), необходимо незамедлительно сообщить DT, HR, менеджеру корпоративных бизнес-приложений и отделу предотвращения потерь.
Устройство кассы
1. | Монитор | ||||
2. | Системный блок | ||||
3. | Фискальный принтер | ||||
4. | IBM-принтер | ||||
5. | Клавиатура | ||||
6. | Дисплей для покупателя | ||||
7. | Сканер | ||||
8. | Денежный ящик | ||||
Начало работы
1. Нажимаем 2. Вводим «Табельный номер» и 2.1 Только при регистрации нового
«Начать сессию» «Пароль» и нажимаем «ОК» кассира/менеджера мы увидим
данное сообщение и необходимо
присвоить 4-х значный пароль
При регистрации на
Кассе нового
Сотрудника в графу
«Пароль» вводим
Табельный номер
Сотрудника
Внесение размена
1. Нажимаем на красную строку
2. В поле «Вход» вводим 5000
3. Нажимаем «Другое»
4. Нажимаем «ОК»
Начало сессии
7. Выбираем текущую дату (другую | 8. Вводим «ключ» на текущую сессию, | ||
выбрать не получится) | каждый день можно вводить разный ключ, | ||
он будет использован для разблокировки | |||
кассы и должен содержать не менее 4 цифр | |||
Описание вкладок
Вкладка 1 | Вкладка 2 | Вкладка 3 |
Основные кассовые | Дополнительные операции | Закрытие кассы и Online |
операции | операции |
Данная кнопка
позволяет
перепечатать
форму возврата
(РКО, товарная
накладная,
заявление)
Данная кнопка
позволяет
проверить цену
изделия
Описание функции «Без кода»
Функция «без кода» предназначена для продажи услуг Портной и декораций с витрины (кнопка Витрина) Запрещенопродавать ОДЕЖДУ,ОБУВЬ,ПАРФЮМЕРИЮ с помощью данной функции
Операция ПРОДАЖА
1. Сканируем артикула по порядку
2. Нажимаем «Всего»
3. Выбираем способ оплаты: «НАЛ» или «Карта Online»
Оплата кредитной картой
1. После нажатия кнопки «Карта Online», выбираем нужный нам терминал (Кредит Европа Банк ИЛИ Банк Русский Стандарт) и нажимаем «Принять»
2. На выбранный терминал поступает запрос с суммой, после чего следуем указаниям терминала
6.5.1 Оплата кредитной картой (продолжение)
3. Прокатываем карту через выбранный терминал
4. После успешной транзакции на терминале нажимаем кнопку «Принять» на кассе и напечатается фискальный чек.
ОБЯЗАТЕЛЬНО скрепляем вместе фискальный чек и слип с терминала перед передачей его покупателю.
При оформлении возврата на к/к необходимо ввести код авторизации с чека продажи(если возврат без чека, то данный номер необходимо посмотреть на мониторе кассы после введения данных чека из 1С)
ИЛИ
Описание Фискального чека
9837 - Номер транзакции
9997: Номер магазина
151: Номер чека
01: Номер кассы
Продажный код
Контрольная цифра
Информация о
кредитной карте
Форма оплаты
Штрих-код
В данном штрих-коде
содержится следующая
информация о чеке:
Номер магазина
Номер чека
Номер кассы
Номер транзакции
Операция ИЗМЕНЕНИЕ ЦЕНЫ
1. Сканируем все артикула
2. Выбираем вещь из чека, цену которой необходимо изменить
3. Нажимаем «Новая цена»
4. Менеджер вводит свой пароль и нажимает «ОК»
5. Вводим новую цену
6. Заполняем «Бланк ручного изменения цены»
Операция ОТМЕНА чека
Если после сканирования артикулов, покупатель отказывается от одной вещи или от всех вещей:
1. Нажимаем «Отменить чек» 2. Менеджер вводит свой пароль 3. Нажимаем «Да» и нажимает «ОК»
Операция АННУЛИРОВАНИЕ чека
Если после закрытия чека (продажа/возврат) мы понимаем, что чек выбит ошибочно, не прошло более 3-х минут и не было других операций на кассе:
1. Нажимаем | 2. Вводим номер | 3. Менеджер вводит свой | 4. Нажимаем «Да» | ||||
«Аннулировать | транзакции ошибочного | пароль и нажимает «ОК» | |||||
чек» | чека или сканируем | ||||||
штрихкод чека | |||||||
Операция СКИДКА СОТРУДНИКА
1. Сканируем | 2. Нажимаем | 3. На данном | 4. Сканируем карту | 5. Выбираем способ |
все артикула | «Карта Inditex» | экране нажимаем | сотрудника | оплаты |
и нажимаем | «Принять» | |||
«Всего» |
Имя
Фамилия Отчество
Таб. номер
Процедура оформления скидки при возврате абсолютно аналогична продаже
Операция ВОЗВРАТ
1. Нажимаем «Возврат» и | 2. Сканируем чек или | 3. Касса найдет чек в базе | ||||
сканируем штрихкод | вводим данные вручную (в | данных и выделит тот | ||||
возвращаемой вещи | случае возврата без чека | артикул который вы | ||||
данные необходимо брать | сканировали в пункте 1, | |||||
из 1С) и нажимаем «ОК» | ничего не меняя нажимаем | |||||
«ОК» | ||||||
Закрытие кассы
Так выглядит меню закрытие кассы.
При пересменке кассиров необходимо выполнять только «Проверку наличных» и «Проверку карт»,
при закрытии кассы вечером необходимо выполнять все пункты по порядку
Проверка наличных
1. Нажимаем «Проверка наличных»
2. Вводим свой пароль, после чего откроется окно «Денежная наличность в кассе НА ЗАВТРА», в красной строке автоматически появится сумма 5000, далее нажимаем «Подтвердить денежную наличку»
3. Далее откроется окно «Ввести данные сверки», для того чтобы узнать сколько наличных денег должен сдать кассир, мы ничего не меняя нажимаем «ОК»
Пересменка
Для обнуления в пересменку ВСЕГДА ВВОДИМсумму указанную между"пунктиров" (напротив символов 0,00)
В этом случае после внесения будет напечатан отчет, в котором в строке **РАЗНИЦА** будет указано 0,00, это говорит о том, что касса успешно обнулена и на кассу может встать следующий кассир.
Вечернее закрытие
Излишки которые были
Недостачи в течении дня у кассиров
Для обнуления вечером при закрытии вводим сумму:
указанную между пунктиров, напротив символов 0,00,
прибавив к ней суммы излишков ивычтяиз нее суммынедостач всех кассиров, которые стояли сегодня за этой кассой.
В этом случае, если были расхождения, после внесения данных будет напечатан отчет, в котором в строке **РАЗНИЦА** будет указана сумма, отличная от нуля.
5. После внесения необходимой суммы откроется окно «Ввести данные сверки» и сумма будет равна введенной нами(в этом примере 238876), далее нажимаем «ОК»
Проверка кредитных карт
1. Нажимаем «Проверка карт»
2. Нажимаем на типы карт которые принимали в течение дня
3. Вводим данные с инкассации терминала в строку «ИТОГО», строку «РУЧНОЙ» не заполняем!
Утилиты поиска разницы
1. Выбираем «Утилиты поиска разницы»
2. Нажимаем кнопку «Чеки по форме
оплаты»
3. Выбираем «НАЛ» и нажимаем «Искать», затем так же выбираем все типы кредитных карт, которые принимались к оплате в течении дня
Закрытие терминала
1. Нажимаем «Лист Закрытия Терминала», распечатывается
2 копии, на отчете проверяем данные о наличных и безналичных оплатах, в случае необходимости корректируем пункты «Проверка наличных» и «Проверка карт»
2. После того как сделаны все пункты изложенные выше, нажимаем «Закрытие Терминала»
Закрытие главной кассы
1. Нажимаем «Денежное поступление в банк»
В этом окне можно узнать состояние каждой кассы
1. Закрыта
2. Открыта (кассу необходимо закрыть)
3. Не открылось
(касса не работала)
Главное меню
Для того чтобы зайти в «Главное меню» необходимо нажать символ папки
Отчеты о продажах
1. Выбираем «Отчеты», далее «Отчеты о продажах»
2. Выбираем необходимый отчет из представленного списка
Внесение размена
Обновление мастер файла
В случае если какие либо артикула по кассе пробиваются с неправильной ценой, мы можем попробовать обновить мастер файл вручную
1. На главной кассе нажимаем «Непредвиденные обстоятельства»,
далее «Актуализовать мастер файлы».
Процесс проходит в фоновом режиме и занимаем примерно 30-40 минут, после этого времени можно проверить цены
Снятие Z-отчета
Оглавление КАССОВАЯ ИНСТРУКЦИЯ
1Контактная информация……………………………………………………………………………………4
2Общая информация о кассах………………………………………………………………………………5
3Минимумы кассиров…………………………………………………………………………………………..6
4Стандарты безопасности……………………………………………………………………………………7
5Устройство кассы……………………………………………………………………………………………...10
6Кассовые операции:
6.1 Начало работы………………………………………………………………………………….11
6.2 Внесение размена……………………………………………………………………………..12
6.2.1 Начало сессии…………………………………………………………………...14
6.3 Описание основного экрана кассы…………………………………………………...15
6.4 Описание вкладок…………………………………………………………………………….16
6.4.1 Описание функции «Без кода»…………………………………………17
6.5 Операция ПРОДАЖА:…………….………………………………………………………….18
6.5.1 Оплата кредитной картой………………………………………………..19
6.6 Описание Фискального чека…………………………………………………………….21
6.7 Продажа Подарочной карты (ПДК) 22
6.8 Операция ИЗМЕНЕНИЕ ЦЕНЫ…………………………………………………………..23
6.9 Операция ОТМЕНА чека……………………………………………………………………24
6.10 Операция АННУЛИРОВАНИЕ чека…………………………………………………….25
6.11 Операция СКИДКА СОТРУДНИКА…………………………………………………......26
6.12 Операция ВОЗВРАТ……………………………………………………………………………27
6.13 Возврат-обмен по к/к на большую сумму………………………………………..29
Оглавление (продолжение)