Учет затрат рабочего времени
Задача менеджмента в XXI веке – научиться управлять эффективностью управленческого и творческого труда. Отчасти эту задачу решает тайм-менеджмент (управление временем, организация времени). Но лишь отчасти. Проблема в том, что классические технологии управления личным временем разрабатывались для свободного применения людьми, уже мотивированными на повышение личной эффективности.
Планирование личного развития по принципам тайм-менеджмента. Стремясь повысить эффективность использования своего рабочего времени, менеджер на определенном этапе сталкивается с проблемой изменения своих трудовых привычек. Чтобы ситуацию с экономией времени можно было оценить как реальный прорыв, необходимы изменения качественные. И здесь необходимо задуматься не столько над тем, что он делает в течение рабочего дня, сколько над тем, как он это делает. Другими словами, он должен подробно рассмотреть свои трудовые навыки и произвести их оценку с точки зрения эффективности и возможностей усовершенствования, т.е. определить для себя направления личного профессионального развития.
Наиболее простая и результативная рекомендация для тех, кто хочет определить свои трудовые привычки - вести систематический учет расходов своего времени.
В таблице 7 приведен хронометраж рабочего дня руководителя компании НПФ «ДНК-Технология»
Таблица 7. Хронометраж рабочего дня руководителя Колина Владимира Васильевича
| № п/п | Наименование операции | Длительность, мин | % от общего времени |
| А – Работа | |||
| I | Подготовительно-заключительная | ||
| Подготовка к работе | 0,7 | ||
| Вход в систему | 0,2 | ||
| Итого: | 0,9 | ||
| II | Оперативная | ||
| Оформление перевода сотрудника | 13,8 | ||
| Оформление табеля учета рабочего времени | 4,2 | ||
| Консультация посетителя | 0,4 | ||
| Копирование документов | 0,6 | ||
| Оформление отпусков за свой счет | 6,5 | ||
| Оформление б/л | 35,7 | ||
| Оформление очередных отпусков | 10,4 | ||
| Подготовка приказа о поощрении | 0,4 | ||
| Работа с базой «Консультант» | 3,3 | ||
| Переход в бухгалтерию за документами | 0,6 | ||
| Прием заявки на оформление пропуска | 0,2 | ||
| Служебный разговор | 5,2 | ||
| Телефонный разговор | 6,3 | ||
| Итого: | 87,8 | ||
| III | Непроизводительная работа | ||
| Поиск приказа для выдачи в бухгалтерию | 1,5 | ||
| Итого: | 1,5 | ||
| Итого работы: | |||
| Б - Перерывы | |||
| I | Зависящие от исполнителя | ||
| Прием пищи | 6,1 | ||
| Отдых и личные надобности | 3,5 | ||
| Итого: | 9,6 | ||
| IV | Не зависящие от исполнителя |
Таблица 8.Фактический баланс рабочего времени
| № п/п | Наименование операции | Повторяемость за смену | Общая продолжительность, мин |
| А – Работа | |||
| I | Подготовительно-заключительная | ||
| Подготовка к работе | |||
| Вход в систему | |||
| Итого: | |||
| II | Оперативная | ||
| Оформление перевода сотрудника | |||
| Оформление табеля учета рабочего времени | |||
| Консультация посетителя | |||
| Копирование документов | |||
| Оформление отпусков за свой счет | |||
| Оформление б/л | |||
| Оформление очередных отпусков | |||
| Подготовка приказа о поощрении | |||
| Работа с базой «Консультант» | |||
| Переход в бухгалтерию за документами | |||
| Прием заявки на оформление пропуска | |||
| Служебный разговор | |||
| Телефонный разговор | |||
| Итого: | |||
| III | Непроизводительная работа | ||
| Поиск приказа для выдачи в бухгалтерию | |||
| Итого: | |||
| Итого работы: | |||
| Б - Перерывы | |||
| I | Зависящие от исполнителя | ||
| Прием пищи | |||
| Отдых и личные надобности | |||
| Итого: | |||
| IV | Не зависящие от исполнителя |
Тсм= 540 мин.
Коэффициент использования рабочего времени:
К= (Тфпз+ Тфоп+ Тфотл+Тобс) / Тсм = 5+473+8+52=538/540 = 0,99
Тпз=Тфпз/Тсм∙100%=5/540∙100%=0,92%
Коэффициент использования рабочего времени:
Коп=Тфоп/Тсм∙100%=473/540∙100%=87,59%
Коэффициенты прямых потерь:
Кпп=Тфпп/Тсм∙100%=8/540∙100%=1,48%
Коэффициент потерь рабочего времени из-за расходования времени работником на личные надобности:
Котл=Тфотл/Тсм∙100%=52/540∙100%=9,63%
Хронометражная работа нужна для эффективной организации рабочего времени – тайм-менеджмент.
Фотография рабочего дня руководителя фирмы вполне приличная. Время обеда он сократил на 8 минут. Перезагрузку компьютера он не предусмотрел и от него это не зависело. Оперативная работа из общей суммы рабочего времени составляет 86,9%. Большую часть времени руководитель заполнял бланки «Начисление по больничным листам», также оформление отпусков заняла немало времени. Пустой «тратой» времени был телефонный разговор не по работе, который отнял у руководителя 6,3% от общей суммы рабочего времени.
Таблица 9. Хронометраж рабочего дня лаборанта отдела НПФ «ДНК-Технология» Шкитиной Маргариты Владимировны.
| № п/п | Наименование операции | Длительность, мин | % от Тсм |
| А – Работа | |||
| I | Подготовительно-заключительная | ||
| Подготовка к работе: | |||
| Открытие бокса | 0,21% | ||
| Включение термостата, вортекса, плавилки | 1,25% | ||
| Подъем в шлюз | 0,42% | ||
| Надевание формы | 0,63% | ||
| Итого: | 2,50% | ||
| II | Оперативная | ||
| Получение задания | 2,30% | ||
| Разлитие балка (раствор с реагентами) в ванночку | 4,80% | ||
| Включение настольной пипетки | 0,63% | ||
| Надевание носиков | 1,46% | ||
| Включение программы | 0,21% | ||
| Вручную восьмиканальной пипеткой запечатываем парафином | 55,63% | ||
| Установка наборов в термостат | 3,75% | ||
| Нагревание наборов | 7,30% | ||
| Остывание наборов, в это время ставим другие наборы в термостат | 0,00% | ||
| Наклеивание наклеек на пакеты, для упаковывания наборов | 3,33% | ||
| Набор укладывается наклейкой вверх в холодильник | 5,83% | ||
| Упакованные пробирки ставятся в штативчики на следующий цикл | 1,88% | ||
| Итого: | 87,1 | ||
| III | Непроизводительная работа | ||
| Перемывание пробирок | 0,42 | ||
| Итого: | 0,42 | ||
| Итого работы: | 87,5 | ||
| Б - Перерывы | |||
| I | Зависящие от исполнителя | ||
| Уход в шлюз | 0,42 | ||
| Надевание формы и халата | 0,83 | ||
| Путь в столовую | 0,42 | ||
| Прием пищи | 7,71 | ||
| Отдых и личные надобности | 1,88 | ||
| уход в шлюз | 0,42 | ||
| надевание чистой формы | 0,83 | ||
| IV | Итого: | 12,5 | |
| Не зависящие от исполнителя | |||
| Итого: | 12,5 | ||
| Всего затрат: | 100% |
Таблица 10. Фактический баланс рабочего времени
| № п/п | Наименование операции | Повторяе-мость за смену | Общая продолжитель-ность, мин |
| А – Работа | |||
| I | Подготовительно-заключительная | ||
| Подготовка к работе: | |||
| Открытие бокса | |||
| Включение термостата, вортекса, плавилки | |||
| Подъем в шлюз | |||
| Надевание формы | |||
| Итого: | |||
| II | Оперативная | ||
| Получение задания | |||
| Разлитие балка (раствор с реагентами) в ванночку | |||
| Включение настольной пипетки | |||
| Надевание носиков | |||
| Включение программы | |||
| Вручную восьмиканальной пипеткой запечатываем парафином | |||
| Установка наборов в термостат | |||
| Нагревание наборов | |||
| Остывание наборов, в это время ставим другие наборы в термостат | |||
| Наклеивание наклеек на пакеты, для упаковывания наборов | |||
| Набор укладывается наклейкой вверх в холодильник | |||
| Упакованные пробирки ставятся в штативчики на следующий цикл | |||
| Итого: | |||
| III | Непроизводительная работа | ||
| Перемывание пробирок | |||
| Итого: | |||
| Итого работы: | |||
| Б - Перерывы | |||
| I | Зависящие от исполнителя | ||
| Надевание формы и халата | |||
| Путь в столовую | |||
| Прием пищи | |||
| Отдых и личные надобности | |||
| надевание чистой формы | |||
| Итого: |
Тсм= 480 мин.
Коэффициент использования рабочего времени:
К= (Тфпз+ Тфоп+ Тфотл+Тобс) / Тсм = 16+404+4+56=480/480 = 1
Тпз=Тфпз/Тсм∙100%=16/480∙100%=3,33%
Коэффициент использования рабочего времени:
Коп=Тфоп/Тсм∙100%=404/480∙100%=87,08%
Коэффициенты прямых потерь:
Кпп=Тфпп/Тсм∙100%=4/480∙100%=0,83%
Коэффициент потерь рабочего времени из-за расходования времени работником на личные надобности:
Котл=Тфотл/Тсм∙100%=56/480∙100%=11,67%
Оперативная работа лаборанта составляет 85%, из них 55,63% занимает заполнение пробирок парафином. Здесь потерь времени по вине сотрудника не наблюдается. Теряется время только во время обеда – переодевание из чистой формы в халат, и по приходу, наоборот.