Учетно-технологические документы

Для контроля и учета происходящих во время работы изменений технологии используются учетно-технологические документы. Рассмотрим их назначение.

Из всего многообразия действующих в библиотечном обслуживании учетно-технологических документов можно выделить как наиболее распространенные:

▪ листок читательского требования,

▪формуляр читателя,

▪

▪ контрольный листок,

▪ карточки регистрации читателя, абонента МБА и ЗА (заочного абонемента),

▪бланк-заказ МБА,

▪ книжный формуляр.

Данные из названных и некоторых других первичных учетных документов суммируются в документах вторичного учета, которыми являются дневники работы библиотек, тетради учета и т. п.

Кроме учетно-технологической документации действует организационная документация:

▪инструкции, положения о порядке выполнения работы, ▪должностные обязанностях работников.

Назовем некоторые документы такого рода: «Інструкція з обліку документів, що знаходяться в бібліотечних фондах»; «Інструкція щодо заповнення форми звіту №6-НК (річна)»Звіт про діяльність державних, публічних бібліотек, централізованих бібліотечних систем(ЦБС), що віднесені до сфери управління Міністерства культури і туризму України»; «Положення про централізовану бібліотечну систему»; Организация работы научно-технической библиотеки/ ГПНТБ. — М., 1989. — 319 с; Организация работы централизованной библиотечной системы/ ГБЛ. — М.: Книга, 1985. — 192 с.

Почти все учетно-технологические документы полифункциональны. Больше всего функций выполняет листок читательского требования: на его основе можно вести учет количества и содержания запросов, отказов, запрошенных и выданных документов, обращаемости отдельных документов, контроль за возвратом документов в читальном зале.

Многообразны функции формуляра читателей. Это учет количества читателей, посещений и выданных документов, а также контроль за возвратом документов.

Как видим, функции данных учетно-технологических документов и других (например, контрольный листок позволяет вести учет посещений, карточка регистрации читателей — учет читателей, книжный формуляр — учет выданных документов, обращаем ости отдельных документов) в определенной мере дублируют друг друга, так как документы не унифицированы.

Однако на практике дублирование незначительно, поскольку разные библиотеки используют разные документы. Например, листок читательского требования, контрольный листок применяются в читальных залах крупных и средних библиотек (ввиду значительного потока читателей в них), а формуляр читателя, листок срока возврата — в небольших библиотеках.

Книжные формуляры используются для указанных выше целей в подсобных фондах читальных залов крупных и средних библиотек, в читальных залах небольших библиотек.

Следует подчеркнуть значительную роль формуляра читателя, листка читательского требования, книжного формуляра, карточек регистрации читателей и абонентов в решении задачи контроля за сохранностью фондов.

Так, фиксация данных о читателе, абоненте позволяет прежде всего персонифицировать ответственность за вероятную утерю или порчу документа.

Сведения о взятых читателем книгах, дате посещения дают возможность определить задолженность читателя и взыскать документы.

Фиксируемое в контрольном листке количество взятых читателем документов, главным образом, имеет цель предотвратить их хищение и обеспечить компенсацию библиотеке в случае их утери.

Функции контроля обеспечиваются за счет установления в этих учетных документах связи между читателем и взятым им документом (документом и взявшим его читателем), запросом и читателем и т. п. Наряду с рассмотренными возможностями учетно-технологических документов отметим и то, что в некоторых их них отражается деятельность читателя библиотеки.

Так, карточки регистрации читателя, абонента МБА, ЗА, формуляр читателя, карточка абонента ИРИ фиксируют данные о пользователе библиотеки в целом (первый документ) и абонентах некоторых видов услуг.

Запрос читателя отражают листок читательского требования, бланк-заказ МБА, тетрадь учета справок (для фиксации запроса на справочные услуги), карта запроса по системе ИРИ.

Однако в большинстве библиотек запрос принимается устно. Устный прием запроса удобнее для читателя. Но при этом возрастает вероятность искажения библиотекарем содержания запроса, что может привести к увеличению времени его выполнения из-за ошибочного поиска и повторного уточнения запроса.

Запросы на другие услуги, как правило, не фиксируются. Да и листок читательского требования и тетрадь учета включают далеко не все документы запроса, с которым абонент обращается в библиотеки, поскольку учетно-технологическая документация заполняется после просмотра читателем каталогов и беседы с консультантом.

Отсутствие полного учета запросов не позволяет библиотеке адекватно отражать потребности пользователя (метод анализа запросов — один из основных в изучении читательских потребностей), достаточно обоснованно комплектовать фонд и осуществлять библиотечное обслуживание. Однако ручной учет всех запросов, требующий значительных усилий и финансирования, в современных условиях нецелесообразен.

Названные учетно-технологические документы в известной мере отражают и деятельность библиотекаря. Принятые запросы, выданные книги — это итог работы библиотекаря.

Отсутствие полной фиксации запросов, весьма приблизительный учет отказов не позволяют отразить в применяемой учетно-технологической документации весь технологический процесс предоставления услуг.

Учетно-технологическая документация — непременный спутник любого ручного технологического процесса. Однако в условиях автоматизации библиотечных процессов надобность в ней отпадает, а необходимые для учета, контроля, анализа данные реализуются на основе безбумажной технологии.