Использование информационных технологий в реинжиниринге бизнес-процессов
Одна из причин развития реинжиниринга бизнес-процессов как стратегического инструмента - это повышение роли информационных технологий практически в каждой сфере деятельности организации, а также увеличение потенциала этих технологий. Современные информационные технологии дают возможность
работать по-новому, а следовательно, порождают новый подход к проектированию процессов. Они позволяют:
автоматизировать существующий процесс, т.е. новая информационная технология используется в этом случае для автоматизации процесса, а не для его изменения;
использовать компьютеры как инструмент проведения расчетов, анализа, т. е. для автоматизации интеллектуального труда;
полностью изменить технологический процесс обработки информации (вместо автоматизации этапов существующего процесса, например, можно изменить последовательность выполнения технологических шагов, внедрив сетевую обработку в реальном масштабе времени);
исключить посредников (в технологическом процессе их может заменить прямая компьютерная связь, например виртуальные магазины в Internet);
использовать новые технологии при требовании радикального, творческого изменения бизнес-процесса, а не просто проводить автоматизацию, т.е. в этом случае технология играет роль движущей силы преобразования бизнес-процесса, внедрения современных методов работы. Реинжиниринговая команда должна обладать знаниями о существующих технологиях и о том, каким образом можно использовать их для изменения бизнес-процессов.[3]
Возникновение технологии реинжиниринга бизнес-процессов стало возможным благодаря современным достижениям информационных технологий, которые связывают участников бизнес-процессов в единые технологические цепочки быстрее и надежнее по сравнению с традиционными организационными методами контроля и координации. Характер изменения правил организации управления с использованием новейших информационных технологий представлен в таблице.
Таблица 1. – Правила организации управления
Наиболее часто встречающимися способами использования информационных технологий в реинжиниринге бизнес-процессов являются:
использование единых баз данных, что позволяет избавиться от определенных промежуточных этапов документооборота (например, финансовый отдел может поместить свою информацию в базу данных для совместного использования всеми подразделениями предприятия или поместить свой производственный график в базу данных, сделав его доступным для поставщиков);
внедрение сетевых технологий, которые обеспечивают установление связи с удаленными пользователями (например, использование электронной почты дает возможность удаленному пользователю выполнять несколько этапов процесса, что, в свою очередь, способствует снижению загрузки офисных работников);
внедрение экспертных систем, что способствует замене экспертов и узких специалистов неспециалистами и специалистами широкого профиля, уменьшая тем самым численность работников, занятых в процессе, и, следовательно, снижая число задержек и ошибок, возникающих в ходе взаимодействия между людьми;
внедрение систем поддержки принятия решений, что позволяет, предоставляя информацию и инструменты для ее обработки, избавить менеджеров от принятия тактических решений, передаваемых их исполнителям, т.е. на более низкий уровень управления.
Таким образом, импульс для инжиниринга бизнес-процессов часто исходит из мира информационных технологий, которые связывают участников бизнес-процессов в единые технологические цепочки быстрее и надежнее по сравнению с традиционными организационными методами контроля и координации.
Характер изменения правил организации управления с использованием новейших информационных технологий представлен в табл. 2.
Рассмотрим характерные особенности современных информационных технологий.
Автоматизированные рабочие места (АРМов) на основе применения персональных ЭВМ (рабочих станций) позволяют интегрировать различные функции работников. В результате изменяется характер труда работников предприятия, деятельность непосредственных исполнителей хозяйственных процессов становится информационной. Так, работник получает нормативную информацию из информационной системы, самостоятельно формирует информационные сообщения, все больше решений принимает самостоятельно, в большем объеме перерабатывает информацию.
Распределенные базы данных в локальных вычислительных сетях с использованием архитектуры «Клиент-сервер» дают возможность интегрировать функции различных работников. Работники предприятия обмениваются между собой информацией через интегрированную базу данных, в которой все изменения отражаются в реальном масштабе времени и становятся доступными параллельно для всех заинтересованных участников бизнес-процесса.
Таблица 2. - Информационные технологии в реинжиниринге бизнес-процессов
| Прежнее правило | Информационная технология | Новое правило |
| Информация может появляться в одно время в одном месте | Распределенные базы данных | Информация может появляться одновременно в тех местах, где она необходима |
| План пересматривается периодически | Высокопроизводительные ЭВМ | План пересматривается оперативно, по мере необходимости |
| Необходимо выбирать между централизацией и децентрализацией бизнеса | Телекоммуникационные сети | Можно пользоваться преимуществами как централизации, так и децентрализации |
| Специалистам для получения, хранения, поиска и передачи информации требуется офис | Беспроводная связь и переносные компьютеры | Сотрудники могут посылать и получать информацию из того места, где они находятся |
| Необходимость личных встреч для решения всех вопросов | Интерактивный видеодоступ, телеконференции | Лучший, более эффективный контакт с потенциальным покупателем - |
| Сложную работу могут выполнять только эксперты | Экспертные системы | Работу эксперта может выполнять специалист по общим вопросам |
| Все решения принимают менеджеры | Средства поддержки решений (доступ к базам и хранилищам данных, OLAP-системы, средства моделирования и анализа | Принятие решений становится частью работы каждого сотрудника (иерархическое принятие решения) |
| Для того чтобы найти некую сущность, необходимо знать, где она | Технология автоматического индексирования и отслеживания | Сущности говорят вам, где они находятся |
Системы управления рабочими потоками (workflow)позволяет оперативно связывать операции исполнителей из различных подразделений внутри предприятия и программные приложения в сквозные бизнес-процессы, которые контролируются руководством предприятия как единым целым. Системы Workflow создаются на основе использования специального программного обеспечения для организации коллективной (групповой - workgroup) работы в локальных вычислительных сетях. В эту систему входят средства электронного обмена сообщениями и маршрутизации, которые позволяют организовать непосредственный обмен результатами работы между участниками бизнес-процесса, мониторинг выполнения бизнес-процесса со стороны руководства
предприятия, но также инициировать работу исполнителей по завершению выполнения автоматических процедур.
Глобальные вычислительные сети с использованием Internet/Intranet, стандартов электронного обмена данными (EDI) и компонентной технологии программных интерфейсов DCOM, CORBA. В результате достигается большая децентрализация управления в крупных корпорациях, объединение независимых предприятий, участвующих в общих бизнес-процессах в консорциумы и виртуальные корпорации.
Применение современных информационных технологий в менеджменте обусловливают трансформацию предприятий с позиций организационной структуры, организации процессов, управления и межорганизационного взаимодействия (табл. 3).
Таблица 3. - Применение информационных технологий в менеджменте
| Класс характеристик | Традиционные решения | Решения на основе информационных технологий |
| Структура | Физические компоненты Иерархия управления. | Виртуальные компоненты |
| Матричная структура | ||
| Процессы | Ручные операции. Физические коммуникации | Автоматизация операций Электронные рабочие потоки |
| Управление | Бумажная отчетность для контроля Координационные совещания | Электронный обмен сообщениями. Теле и Видеоконференции |
| Межорганизационные взаимодействия | Переговоры, тендеры | Электронные обмен информацией |
1) Изменение организационной структуры. Виртуальные компоненты - это компоненты организационной структуры, которые физически не существуют в одном месте, например, в случае «домашней» (home office) организации труда отделов снабжения, продаж, проектирования, либо вообще физически не организуются, например, вместо складов вводятся виртуальные запасы, которые поставляются точно в требуемый для производства срок. Такая организация позволяет экономить издержки, связанные с необходимостью поддержания физических компонентов организационной структуры.
Матричная структура управления предполагает динамическое формирование рабочих групп для выполнения конкретного процесса (заказа, проекта), в которые входят работники из различных структурных подразделений и управляются как единым целым независимо от структурной принадлежности. Такие структуры более гибки с точки зрения адаптации к конкретным потребностям и не требуют сложных согласований в рамках традиционной иерархической структуры управления, например, как в случае гибкого формирования временной рабочей группы из отделов маркетинга, продаж, производства для проведения торговой демонстрации.
2) Изменение организации бизнес-процессов. Автоматизация множества операций позволяет концентрировать выполнение множества функций одним работником с меньшей квалификацией. Например, при приеме заказа от клиента выполняется не только его регистрация, но и планирование выполнения. В ходе планирования проверяется достаточность всех необходимых ресурсов, осуществляется их выделение, назначаются сроки выполнения, корректируется общий план-график работ, создаются заказы-наряды на выполнение работ для
производственных подразделений и снабжения, причем планирование работ выполняется автоматически с помощью последовательности взаимосвязанных процедур. Кроме того, с помощью экспертной системы в случае достаточно дорогостоящих заказов может быть выполнена проверка финансового состояния клиента. В результате концентрации функций на одном автоматизированном рабочем месте обеспечивается более быстрое и качественное обслуживание клиента.
Электронное связывание участников бизнес-процесса через технологию workflow позволяет оперативно доставлять результаты выполненной работы до последующих исполнителей, автоматически сигнализируя о конце предыдущей операции. Таким образом, сокращаются затраты времени на межоперационные переходы. При этом достигается более гибкое планирование и использование имеющихся ресурсов, которые становятся «тонкими агентами» процесса.
3) Изменение организация управления. Электронные коммуникации и безбумажная технология рабочих потоков позволяют сделать более прозрачным контроль исполнения процесса, когда в каждый момент времени можно знать его состояние на конкретных рабочих местах, отклонения в процессах сразу становятся автоматически известными для всех заинтересованных исполнителей и менеджеров. Более того, развитые интеллектуальные информационные системы позволяют заблаговременно осуществлять диагностику и прогнозирование развития процессов. В этих условиях менеджерам нет необходимости осуществлять контроль исполнения процессов посредством сбора бумажных отчетов. Мониторинг бизнес-процессов становится более оперативным, не требуется поддержание большого штата управляющего персонала среднего звена.
Кроме того, возможность оперативной связи участников процессов с менеджерами в случае возникающих проблем посредством проведения теле и
видео конференций также повышает оперативность принятия решений без потери времени на проведение традиционных совещаний. Принимаемые управленческие решения моментально становятся известными через электронную почту и доски объявлений для всех участников бизнес-процесса. Таким образом, сокращается число уровней управления на предприятии.
4) Изменение межорганизационных взаимодействий. Межорганизационные взаимодействия между различными субъектами процессов (партнерами по бизнесу) строятся с помощью электронного обмена данными (EDI), который позволяет ускорить и повысить точность оформления и выполнения заказов. При этом возможны следующие формы межорганизационного взаимодействия:
«Клиент - Исполнитель», например, «электронная торговля» (торговля по электронным каталогам), «электронное обслуживание» (банковские, страховые, таможенные и т. д. операции). В этом случае с помощью EDI осуществляется прием заказов или заявок на обслуживание, оформление и пересылка сопроводительных документов, электронные платежи. Следствие - резкое сокращение цикла документооборота, идеально за один-два сеанса взаимодействия между субъектами с доведением до минимального времени самого бизнес-процесса по сравнению с физическим взаимодействием клиента и исполнителя.
«Заказчик - Поставщик», создание на договорной основе «вертикальных конгломератов», осуществление многозвенных логистических процессов (транспортных коридоров), в которых помимо электронного обмена данными для оформления договоров, документов о поставках, платежных документов большое значение отводится электронному обмену сообщениями по мониторингу общего бизнес-процесса на основе открытой спецификации CORBA (Common Object Request Broker Architecture) или DCOM.
«Заказчик - Подрядчик», создание «виртуальных корпораций» под реализацию конкретных проектов. В этом случае совместная деятельность предприятий расширяется до проектирования изделий и планирования производства. Помимо перечисленных выше технологий и стандартов широко используется международный стандарт для обмена данными по моделям продукции STEP, на основе которого партнеры по совместным проектам последовательно открывают друг другу базы данных о продукции, осуществляют проектирование и планирование совместной деятельности.
В обобщенной форме сравнение различных организационных форм бизнес-процессов на основе современных информационных технологий представлено в табл. 4.
Таким образом, информационные технологии играют ключевую роль в реинжиниринге бизнес-процессов. Однако их применение должно производится с учетом таких факторов как всеобщее управление качеством, человеческие ресурсы и организация, НТП.
Отметим также, что существует множество примеров его успешного проведения. Компания, руководители которой понимают основы реинжиниринга и привержены его идее, имеет практически стопроцентный шанс добиться успеха. Выигрыш от успешного осуществления реинжиниринга - это не только ярчайшее событие в жизни компании, но и значимое событие для страны, если учитывать огромное влияние, которое окажет на экономику перестройка важнейших компаний, организаций, акционерных обществ и банков, а для России - и финансово-промышленных групп, и собственных монополий. [1]
Таблица 4. - Сравнение организационных форм бизнес-процессов на основе современных информационных технологий
| Организационные характеристики | Традиционные предприятия | Электронная Торговля | Вертикальные конгломераты | Виртуальные предприятия |
| Виртуальные компоненты | Замена отдельных компонентов | Замена физических компонентов | Подчинение компонентов электронным | Замена физических компонентов |
| Электронный обмен данными | Частично | Существенно | Существенно | Существенно |
| Групповая технология | Использование групп | Координация | Согласование задач | Разделение труда |
| Уменьшение уровней управления | Сокращение уровней управления | Не используется | Сокращение уровней управления | Мониторинг процессов |
| Электронные рабочие потоки | Реструктуризация работ | Основа стратегии | Основа для координации | Основа стратегии |
| Автоматизация операций | Оперативное планирование использования ресурсов | Обработка заказов и предложений | Генерация заказов в соответствии с контрактами | Открытие и доступ к базам данных |
| Электронные связи с поставщиками / Потребителями | Потенциально важно | Обширные | Обязательно | Обширные |
Заключение.
В реинжиниринге бизнеса новейшие ИТ играют решающую роль. Но сама по себе установка компьютеров в компании - это еще не реинжиниринг; напротив, неправильное использование технологий может полностью заблокировать усилия по реинжинирингу, закрепив старые взгляды и схемы поведения.
В определении реинжиниринга делового процесса ключевым является слово "процесс" в контексте "фундаментальное переосмысление и радикальное перепроектирование деловых процессов".
М.Хаммер и Дж.Чампи считают: для того, чтобы полностью использовать возможности информационных технологий, необходимо обучить менеджеров компании мыслить индуктивно, а не дедуктивно, как они привыкли (по мнению авторов данной книги, М.Хаммер и Дж.Чампи используют термины "дедуктивный и индуктивный" не в строгом смысле, однако суть их рассуждений верна). Итак, по М.Хаммеру и Дж.Чампи дедуктивное мышление, традиционно используемое менеджерами, состоит в следующем: менеджеры определяют проблему (проблемы), а затем ищут и оценивают различные способы решения этой проблемы. Однако при реинжиниринге надо использовать индуктивное мышление, т.е. способность сначала распознать эффективное решение, а затем искать проблемы, которые оно может разрешить.
Современные ИТ позволяют радикально изменить бизнес-процессы и значительно улучшить основные показатели деятельности компании, что позволяет опередить конкурентов. Современные технологии продолжают развиваться, и поэтому те правила бизнеса, которые кажутся незыблемыми сегодня, могут устареть через год или ранее. Необходимо понимать, что если Вы можете купить некоторую технологию, то это не самая современная технология. Действительно, до того, как технология становится доступной для
покупателя, она апробируется разработчиком, т.е. он использует эту технологию для решения реальных задач. Компания не может сегодня "увидеть" технологию, а завтра начать ее использовать. Требуется время на изучение, на понимание того, где эту технологию целесообразно использовать, на популяризацию технологии внутри компании и на разработку плана ее внедрения. В общей сложности на это уходит около трех лет. На основании вышеизложенного становится понятно, что роль ИТ в проведении реинжиниринга бизнес-процессов трудно переоценить, однако ошибочно думать, что ИТ - единственный существенный элемент для реинжиниринга.
Реинжиниринг бизнес-процессов (РБП) рассматривается как фундаментальное переосмысление и радикальное перепроектирование деловых процессов, целью которых является достижение резких, скачкообразных улучшений в основных показателях деятельности организации, таких как стоимость, качество, сервис и темпы.[4]
Концепция реинжиниринга бизнес-процессов выстроена на идее интеграции всех элементов данного процесса. Процессы рассматриваются как цепочка непрерывных действий по достижению конечного результата.
Основное содержание РБП - отказ от управления функциональными структурными подразделениями в пользу управления бизнес-процессами.
Целью реинжиниринга является повышение качества управляемости компанией за счет формирования горизонтальных связей между подразделениями компании, внедрения информационных технологий, усиления роли человеческого фактора и тем самым улучшения качества обслуживания клиентов.
Задачами РБП являются: описание бизнес-процессов компании; переход к процессной организационно-штатной структуре; распределение функций, прав и обязанностей сотрудников, а также подразделений компании и формирование
системы коммуникаций; разработка системы документооборота, норм, процедур и правил поведения участников бизнес-процессов компании; внедрение информационных технологий; создание системы подбора, обучения и развития персонала компании, формирование корпоративного духа; разработка и внедрение системы материального стимулирования.
Таким образом, исходя из анализа целей, задач и содержания РБП можно отметить ряд его существенных свойств:
Реинжиниринг означает смелый и решительный отказ от устаревших догм, норм и, т.е. реинжиниринг - это перепроектирование деловых процессов и начало как с «чистого листа».
Реинжиниринг - это «капитальный ремонт» для достижения существенных улучшений (на порядок отличающихся от предыдущих) в бизнесе.
Реинжиниринг - дело инновационное, требующее креативности, инициативы, и может успешно применяться, если произошло осознание необходимости революционных перемен.
Реинжиниринг - это отказ от управления функциональными службами в пользу управления бизнес-процессами во главе с процессным менеджером.
Список используемой литературы
1. Силич В.А. Системные технологии проектирования бизнес-процессов. Учебное пособие / В.А. Силич, М.П. Силич. - Томск: ТПУ, 2010. - 108 с. [1]
2. Уткин Э.А. Бизнес-реинжиниринг / Э.А. Уткин. - М: Экмос, 2011. - 224 с. [2]
3. Ойхман Е.Г., Попов Э.В. Реинжиниринг бизнеса: Реинжиниринг организаций и информационные технологии, - М.: Финансы и статистика, 2010. - 336 с. [3]
4. Давлетгареев Н.Р. Реинжиниринг бизнес-процессов / Давлетгареев Н.Р. // Международная заочная научно-практическая конференция «Молодые ученые о современном финансовом рынке РФ». - Пермь. - 2011. - 28 апреля. [4]