Организационная структура управления. Организационная структура управления ЗАО «Лидер» относится к типу линейно-функциональная (приложение 1)

Организационная структура управления ЗАО «Лидер» относится к типу линейно-функциональная (приложение 1). Данная структура предполагает специализацию управленческого процесса по функциональным подсистемам организации – маркетинг, производство и т.д. В данной структуре выделяются следующие функциональные системы – коммерческая дирекция, финансовая дирекция, служба безопасности, кадровая служба, отдел по автоматизации, юридическая служба, техническая служба, маркетинговый отдел, склад. За конечный результат в целом организации отвечает линейный руководитель – Генеральный директор, задача которого состоит в том, чтобы все функциональные службы вносили свой вклад в его достижение. Он принимает все важные решения, координирует и контролирует действия всех подразделений. Так же Генеральному директору подчиняются директора семи супермаркетов.

Недостатком данной структуры является то, что из-за высокой формализации, которая свойственна данному виду структуры, возникают сложности и замедление передачи информации, что приводит к снижению скорости принятия решений. Объем работы Генерального директора и его заместителей резко увеличивается из-за необходимости согласования действий разных функциональных служб. Так же недостатком структуры ЗАО «Лидер», на мой взгляд, является ее не полная проработанность.

Технологический процесс

Технологический процесс ЗАО «Лидер» прописан подробно в документе под названием «Технология». Данная «Технология» включает следующие разделы, которые подробно прописаны:

1. Прием товара от поставщиков.

При приемке товаров от поставщиков необходимо осуществить контроль количества и качества товара. Данными видами контроля занимается товаровед по приемке. Он проверяет срок годности товара, качество товара, объем поставки, вес продукции. Все эти данные записываются. Помимо этого товаровед по приемке проверяет наличие и правильность оформления сопроводительной документации. В состав сопроводительной документации входят:

товаротранспортная накладная,

сертификат соответствия,

санитарно-эпидемиологическое заключение (гигиенический сертификат),

качественное удостоверение (для отечественной продукции),

ветеринарное свидетельство или ветеринарная справка для продуктов и продовольственного сырья животного происхождения,

для алкогольной и табачной продукции справки к ГТД (к грузовой таможенной декларации) – для импортной продукции к ТТН (к Товаротранспортной накладной) – для отечественной продукции.

В данном пункте четко прописана технология хранения товаров. После приемки товара, он должен быть правильно размещен, должны быть созданы и соблюдены оптимальные режимы для его хранения и ухода за ним. Правила и режимы хранения прописаны в данном документе, которые должны непременно соблюдаться.

2. Предпродажная подготовка товара продуктового зала.

Розничные цены устанавливаются товароведом-оператором автоматически согласно наценки, рекомендуемой коммерческим отделом.

Каждый товар должен иметь свой штрих-код. Прежде чем вынести товар в торговый зал необходимо проверить наличие штрих-кода.

Штрих-код – система условных символов зашифровки информации об основных параметрах товара в виде чередующихся темных и светлых полос (штрихов и пробелов) разной ширины. Используя технические инструменты по считыванию штрих-кодов – сканеры, продавец в считанные секунды сосчитает товар и выдаст покупателю необходимый чек. При этом информация обрабатывается учетной программой предприятия: товар будет списан из торгового зала, деньги от покупателя оприходованы на кассу предприятия, в отчетах менеджеров появится продажа и сумма маржи по данному товару. Владея технологией штрих-кодов, работники склада и продавцы экономят до 60% времени, направленного на документальное оформление движений товара. Систем штрих-кодирования обеспечивает скорость и точность в обслуживании.

В данном пункте описано как должен выглядеть товар для продажи (фасовка товара, визуальная проверка товарного вида и т.д.). Указана также технология выкладки товара в торговом зале, которая основана на планограммах (наглядный материал, используемый для упорядочивания выкладки товаров на технологическом оборудовании). Торговая сеть «Лидер» использует следующие виды выкладки товара: выкладка по товарным группам – выкладка товара одной товарной группы всех производителей; выкладка по производителям или по торговым маркам – все наименования одного производителя единым блоком в рамках определенного отдела (например, разные сорта и виды чая одной торговой марки).

Так же в этом пункте расписаны правила выкладки товара, которые обязательны для соблюдения. Правильно продуманная выкладка позволяет покупателям легко ориентироваться в широком ассортименте продукции, привлечь внимание покупателей и увеличить объем продаж. Указаны так же виды рекламных материалов и правила их расположения. Важным пунктом здесь является контроль за сроками реализации продукции в торговом зале, который ведется путем заполнения журнала учета по срокам годности. За сроками реализации следят продавцы.

3. Администрирование торгового зала.

Структура административного корпуса магазинов сети «Лидер» представлена в приложении 2

В данном разделе указаны основные задачи и функции директора магазина. К основным из них относятся: организация труда сотрудников, постановка целей перед коллективом, мотивация труда персонала, контроль за соблюдением трудовой дисциплины, контроль наличия ассортимента, контроль за правилом ведения и наличия всей документации, организация взаимодействия всех подсистем, создание благоприятного морально-психологического климата в коллективе и другие.

Далее подробно расписаны административные функции товароведа по приемке, оператора, кладовщика, администратора, продавца-консультанта. Так же здесь расписаны подробно обязанности продавца-консультанта и продавца-контролера.

4. Порядок работы с товарным запасом, обеспечение магазина необходимым ассортиментом.

Уровень товарного запаса по магазину составляет 14 дней. Каждую неделю директор магазина проводит анализ товарных остатков по каждой группе товаров и сравнивает с показателями прошлой недели. Исходя из данного анализа, делают вывод об увеличении или сокращении товарного запаса на следующую неделю. Пути сокращения товарного запаса прописаны в данной «Технологии».

Инвентаризация товара проводится 1 раз в месяц по каждому магазину. Раз в год проводится общая инвентаризация, собираются директора всех магазинов и проводят учет. По окончании инвентаризации составляются следующие виды отчетов: отчет по подготовке инвентаризации, отчет по результатам инвентаризации, отчет несоответствий.

4. Работа с покупателями.

Команда торговой сети «Лидер» стремиться к тому, чтобы сформировать у покупателей наилучшее впечатление от посещения магазинов данной сети. Для достижения данной цели сотрудники в своей работе придерживаются следующих принципов:

1. Мастерство.

2. Уважение (к покупателю).

3. Лидерство (сотрудник должен быть оптимистом, нацелен на результат, постановку и реализацию задач, обладать коммуникативными навыками).

4. Творчество (сотрудник должен стремиться выдвигать новые идеи, решения поставленных задач).

5. Искренность (сотрудник открыто воспринимает критику, открыто и искренне высказывает свою точку зрения).

Качество обслуживания покупателей является одним из главных приоритетов работы данной торговой сети. В данном разделе четко прописана технология общения с покупателями, которой следуют сотрудники организации:

1. Приветствие покупателя

2. Выяснение потребности

3. Предложение вариантов покупки

4. Подталкивание покупателя к совершению покупки

5. Прощание с покупателем

В организации разработаны стандарты качественного обслуживания. Данные стандарты включают в себя:

открытость и доброжелательность;

желание помочь и быть полезным;

полная информированность о товаре, о компании, услугах, которые она предоставляет;

умение найти подход к покупателю любого склада характера, определить его потребность и удовлетворить ее;

быстрота обслуживания;

соблюдение принципов выкладки.

Также в данном разделе указаны общие правила общения с покупателями, правила обслуживания в торговом зале и на кассе. Представлены нестандартные ситуации в процессе обслуживания и подробно расписаны рекомендации поведения в данных ситуациях.

6. Действия администрации и Службы Безопасности в чрезвычайных и аварийных ситуациях.

В данном пункте описаны возможные чрезвычайные ситуации и правила поведения в случае их возникновения. Возможные чрезвычайные ситуации: поломка холодильного оборудования на складе или в торговом зале, травма не производстве, отключение электроэнергии в магазине, пожар, прорыв канализации и системы водоснабжения.

Данная технология прописана для работы в продовольственном отделе и отдельно для работы с непродовольственными товарами.

В должностных инструкциях у директора магазина, администратора торгового зала, старшего кассира, старшего продавца, кассира, продавца-консультанта, продавца-контролера прописано необходимое знание «Технологии» работы и обязательное следование правилам, прописанным в ней.

Отчет о товарообороте

Отчетностью о товарообороте являются два документа: «Оборачиваемость товара по менеджерам» (приложение 3), «Реализация по поставщикам» (приложение 4).

Штатное расписание

В штатном расписании ЗАО «Лидер» указываются подразделения магазина, должности каждого подразделения и штатная численность. В качестве примера штатного расписания – штатное расписание супермаркета «СитиМаркет-2» (приложение 5).

Оплата труда

Денежное вознаграждение – является основным компонентом системы мотивации сотрудников магазинов. Главный принцип в системе оплаты – каждый сотрудник понимает, что от его личного вклада зависит успех компании в целом.

Денежное вознаграждение состоит из двух частей:

постоянно гарантированной части – должностного оклада

переменной части, которая является функцией результативности деятельности самого сотрудника и в целом магазина.

В компании предполагается развивать систему бонусов, которые будут выплачиваться учредителями организации. Сотрудники должны понимать, что их личный результат напрямую влияет на результат работы магазина, поэтому для более успешной мотивации лишение вознаграждения за личные компетенции влечет за собой лишение премии за результат работы магазина. Если же сотрудник работает качественно, вознаграждение за личный результат он должен получить независимо от результатов работы магазина. Может быть рассмотрен вопрос о повышении сотрудника по итогам аттестации, если к нему в течение одного года не было применено взысканий за личные компетенции, Решение о премировании (де премировании) сотрудников по результатам работы магазина или сети принимает директор ЗАО «Лидер».

Начисление зарплаты для отдельных должностей:

1. Директор магазина:

50% - выполнение основных обязанностей

25% - за достижением магазина заданных результатов

25% - за эффективность деятельности

2. Администратор, старший кассир, старший продавец гастронома, товаровед

50% - выполнение основных обязанностей

25% - вознаграждение за уровень квалификации

25% - по результатам работы магазина

3. Продавец, старший продавец, продавец-контролер, кассир

50% - выполнение основных обязанностей

25% - вознаграждение за уровень квалификации (по результатам ежемесячной оценки)