Групповая работа над электронными документами
Технология групповой работы с документами (GroupWare)основана на информацион-ной модели предприятия (организации) и позволяет управлять неструктурированной инфор-мацией.
Групповая работа над электронными документами предполагает выполнение одной коллективной задачи при отсутствии дополнительной организационной структуризации.
Групповая работа поддерживается такими методами доступа, как:
ƒ сетевой доступ к файлам и базе данных;
ƒ электронная почта (включая конференции и дискуссии);
ƒ терминальный доступ, пересылка файлов и электронная доска объявлений;
ƒ просмотр и интерпретация гипертекста (гипермедиа).
В процессе коллективной работы важно наличие группировок для разрешения кон-фликтов при совместном использовании ресурсов, санкционирование входа по индикаторам
и паролям, защита информации с помощью прав доступа.
Дополнительный уровень безопасности поддерживается методами и средствами шиф-рации и электронной подписи.
Наиболее популярными системами поддержки групповой работы можно назвать Dom-ino/Notes (Lotus Development), Groupwise (Novell), Microsoft Exchange (Microsoft).
В России организация работы с документами закреплена в ГОСТах и других норматив-ных документах, в традициях и практике отечественных учреждений.
Автоматизация документооборота в российских учреждениях показывает, что лишь в частных случаях или для решения отдельных задач можно использовать зарубежные при-кладные системы.
Специфика и сложность задачи таковы, что необходимо создание отечественных сис-тем автоматизации отечественного документооборота, с частичным использованием зару-бежных пакетов в качестве отдельных компонентов. Лишь в немногих среди продуктов рос-сийских компаний не используется в качестве платформы зарубежное промежуточное про-граммное обеспечение, например в LanDocs (EDS-Ланит) и Дело 96.
Отечественная система управления документами Дело 96 обеспечивает удобную орга-низацию работы с документами и полный контроль за их перемещением и исполнением в любой организации , имеющей локальную вычислительную сеть . Может эффективно исполь-зоваться совместно с универсальными средствами подготовки, хранения и обработки доку-ментов : текстовым редактором MS Word, табличным процессором MS Excel, электронной почтой Mail, Open Mail и т. д.
Система, в частности, обеспечивает:
ƒ регистрацию электронных документов, на которые заводятся электронные карточки;
ƒ пересылку электронных документов и их электронных карточек, в том числе и на рабочие места исполнителей;
ƒ накопление их в почтовых ящиках исполнителей;
ƒ контроль перемещения и исполнения документов с оперативным получением соот-ветствующей информации;
ƒ ведение списков: пользователей, классификаторов документов, видов их доставки, файлов, используемых в документообороте.
Система поддерживает работу с текстовыми , рукописными, графическими документа-ми, факсами, телефонограммами, телевизионными изображениями и т. д.