Тема 6.12. Работа с электронными документами

Использование современных компьютеров не меняет основных за­дач и принципов делопроизводства, а лишь помогает более эффек­тивно организовывать работу с документами.

В современном мире компьютер незаменим при работе с деловыми документами.

Во-первых, при помощи компьютера во многом легче создать любой документ, отредактировать его, создать шаблон документа и т.д. Во-вторых, появляется много возможностей во внешнем оформле­нии документа, а это помогает наилучшему восприятию содержа­щейся в документе информации.

__________________________________________________________________________________________

ЗАДАНИЕ

Это задание выполните на компьютере, пользуясь Microsoft Word.

Попробуйте, используя знания и навыки, приобретенные во время изучения Рабочей Тетради №3, создать несколько документов.

1. Напишите деловое письмо, используя имеющийся в Word шаблон.

Для этого:

- выберите команду Создать в меню Файл;

- выберите закладку Письма и факсы;

- щелкните на значок Изысканное письмо;

- наберите текст документа;

- сохраните документ.

2. Попробуйте изменить шаблон письма или создайте само новый шаблон, пользуясь Справкой Microsoft Word.

3. Создайте рекламное письмо нового товара Вашей организации. Постарайтесь красиво его оформить, используя разные шрифты, выделения, имеющиеся в Microsoft Word.

__________________________________________________________________________________

Для того чтобы компьютер стал для Вас действительно эффектным помощником, необходимо выполнять несколько правил.

1. Название файла должно помогать определить его содержание (например, по типу документа - Letter; или по типу документа и номеру - Letter5).

2. В нижнем углу документа указывайте путь поиска данного до­кумента в компьютере (дату создания документа, автора документа и другую информацию, которая Вам необходима).

В Microsoft Word это можно делать следующим образом:

- выберите команду «Колонтитулы» в меню Вид;

- щелкните на «Нижний колонтитул»;

- щелкните на «Вставить автотекст»;

- выберите, например, полное имя файла.

3. Создавайте каталоги, или так называемые папки для система­тизации документов. Это очень удобно делать в Проводнике, с которым Вы уже познакомились в Рабочей тетради 3. Например, если Вы часто проводите собрания и ведете протоколы, разумно сделать папку «Протоколы» и протоколы всех собраний хранить в этой папке. Систематизируйте документы таким образом, чтобы легко было найти необходимый документ.

4. Проводите ревизию электронных документов не реже одного раза в неделю - удаляйте устаревшие версии документов; если это необходимо, создавайте новые папки; обязательно оставляйте копии важных документов на дискетах.

5. Документы, которые не используются в текущей работе, сбра­сывайте в архив. Для архива обычно используются жесткие дис­ки, стримеры, дискеты, Zip drive, CD. Сроки хранения информа­ции для электронных архивов такие же, как и для бумажных ар­хивов. Стоит отметить, что такие документы, как, например, при­казы по личному составу, должны храниться как в электронном архиве, так и на бумажном носителе.

Далее в таблице мы опишем некоторые преимущества электронно­го делопроизводства.

№	Виды деятельности	Преимущества
	Создание до­кументов	Преимущества очевидны: можно создать новый документ, отредактировать уже существующий, придать документу соответствующий дизайн. Очень удобна существующая в Microsoft Word автоматическая проверка орфографии и пунк­туации. Используя определенные шрифты и па­раметры полей документа, без труда можно со­здать документ, соответствующий требовани­ям ГОСТа. Кроме того, для ввода текста в ком­пьютер можно использовать сканер.
	Создание бланков до­кументов	В компьютере можно создать бланки наибо­лее часто используемых документов (напри­мер, бланк Приказа), и во время изготовления очередного документа Вам необходимо будет только изменить текст и регистрационный номер — экономия времени очевидна.
	Перевод тек­ста	С помощью специальных программ (напри­мер, STYLUS) можно в автоматическом режи­ме переводить текст на основные европейс­кие языки. После автоматического перевода требуется лишь небольшое редактирование текста документа. Это очень удобно, если Ваша организация работает с большим объе­мом документов на иностранных языках.
	Регистрация документов	Очень удобно в Microsoft Excel создать элект­ронную картотеку или базу данных. Это эко­номит время, облегчает поиск документа по любому поисковому признаку.
	Контроль за исполнением документов	Если при регистрации документа в базе дан­ных Вы заполните графу «Контрольная дата», можно сказать, что это автоматически поста­вит документ на контроль. Кроме того, используя базу данных зарегист­рированных документов, можно создать типо­вые справки-отчеты (например, справка об от­правленных документах, справка о поступив­ших документах, справка о неисполненных документах, справка о документах, находя­щихся на исполнении). Эти справки помогут директору контролировать исполнение доку­ментов.
	Формирова­ние личных дел	Используя базу данных для формирования личных дел сотрудников организации, Вы по­лучаете следующие преимущества: удобно вносить любые изменения (телефон, семейное положение и т.п.), возможность сортировать данные по столбцам (например, по алфави­ту), с помощью команды-запроса можно в счи­танные секунды получить необходимую ин­формацию, находящуюся в базе данных.

	Формирование номенклатуры дел	Можно вести номенклатуру дел организа­ции, используя Microsoft Excel. Можно вно­сить нужные исправления и добавления, не переписывая при этом всю страницу жур­нала (что неизбежно при бумажном делоп­роизводстве).
	Информацион­но-справочная работа	Используя для регистрации входящих, ис­ходящих и внутренних документов органи­зации базу данных, можно без труда полу­чить любую информацию об этих докумен­тах. Электронная справка может дать ответ на любой вопрос: о конкретном документе, о группе документов, об исполнителе, об адресате.
	Поиск доку­ментов	В компьютере довольно просто найти доку­мент, если на нем стоит реквизит 29 «Отмет­ка для автоматического поиска документа». Но даже если такого реквизита на докумен­те нет, можно использовать Проводник для поиска документа, если Вы знаете дату со­здания документа или название документа. Если Вы не знаете и этого, можно найти до­кумент следующим образом: включить ком­пьютер, нажать кнопку Пуск, нажать Найти, нажать Файлы и папки, далее заполнить па­раметры поиска и нажать Найти.
	Защита доку­ментов	Защитить документы от несанкционирован­ного доступа можно при помощи пароля. Если в Вашем компьютере хранится важная информация и Вы не хотите, чтобы к ней имели доступ другие сотрудники организа­ции, можно задать пароль на программном уровне, в этом случае без пароля компью­тер не запустится. Если за компьютером работает несколько сотрудников, можно за­щитить от доступа конкретный документ. В Microsoft Word для этого надо: открыть до­кумент, для которого надо установить па­роль, в панели Меню выбрать Сервис, выб­рать Установить защиту, ввести пароль, на­жать ОК.

Подведем итоги

Существует большое множество средств современной оргтех­ники.

Практически во всех офисах используются:

- компьютеры;

- диктофоны;

- принтеры;

- ксероксы;

- телефоны;

- факсы;

- компьютерные аксессуары.

Использование компьютеров не меняет основных задач и прин­ципов делопроизводства, а лишь помогает более эффективно орга­низовывать работу с документами.

РАЗДЕЛ VII. ДЕЛОВОЙ ЭТИКЕТ

Изучив этот радел, Вы узнаете: о некоторых приемах делового об­щения, о деловой переписке; об организации своего рабочего вре­мени.

Этикет - мане­ра поведения

Деловой этикет – это свод писанных и неписаных правил поведе­ния, нарушение которых мешает нормальному ведению дел.

Здесь мы коротко опишем правила ведения переговоров и некото­рые правила разговора по телефону.