Необходимые краткие сведения. База данных MS Access хранится в одном файле с расширением “.Mdb” или “.Mde”
База данных MS Access хранится в одном файле с расширением “.mdb” или “.mde”. Имя файла может иметь длину до 255 символов. Для сохранения данных Access использует ядро базы данных JET(Join Engine Technology). В Access версии старше 2002 для создания приложений архитектуры клиент сервер предусмотрено использование технологии SQL Server 2000 Desktop Engine, которая является альтернативой ядру JET.
После запуска на экране появляется интегрированная среда разработки IDE (Integrated Development Environment), состоящая из следующих элементов:
· системы меню, которая содержит команды, используемые при работе с Access;
· панели инструментов, обеспечивающих быстрый доступ к наиболее часто используемым командам среды проектирования;
· окно базы данных, включающее объекты: таблицы, запросы, формы, отчеты, макросы и программные модули;
· панели элементов, предоставляющей набор инструментальных средств, используемых при разработке форм и отчетов (открывается командой меню Вид / Панель элементов);
· окно свойств, позволяющее устанавливать свойства объектов базы данных (открывается командой меню Вид / Свойства).
Справочная система MS Access предоставляет контекстный доступ к справочным сведениям с помощью клавиши <F1>. После исполнения команды Справка / Справка: Microsoft Access можно выбрать то или иное действие по поиску необходимых сведений.
Сразу после запуска программы Access пользователь может создавать новую БД. Каждое отношение реляционной БД представляется в виде таблицы. Таблицы являются основным элементом БД. При создании новых таблиц обычно используется режим Конструктор. Вид его окна показан на рис.29.
Для создания таблицы в режиме Конструктор нужно: войти в окно БД; нажать кнопку Таблицы и затем кнопку Создать; в окне Новая таблица выбрать элемент Конструктор; определить в таблице каждое поле.
Окно режима Конструктор состоит из двух частей:
· верхняя служит для определения имен полей: Имя поля, Типа данных, Описание;
· нижняя используется для определения Свойств поля.
Рисунок 29 - Окно режима Конструктор при работе с таблицей.
Имя каждого поля не более 64 символов. Поле Тип данных должен обеспечивать наиболее эффективный способ хранения соответствующей информации в поле. Поле описание является комментариями к полю Имя поля.
Используемые типы данных: текстовый (наиболее распространенный), MEMO для хранения длинного текста, числовой, дата/время, счетчик для нумерации записей, логический, денежный, поле объекта OLE, гиперссылка, тип Мастер подстановок (рис.30).
Рисунок 30 - Используемые типы данных.
С каждым полем таблицы связывается набор свойств, которые могут быть использованы для настройки хранения данных в поле, методов работы с полем и способа его отображения на экране. Так, например, свойство Размер поляопределяет максимальный размер данных и связан с Типом данных (текстовый, числовой, счетчик).
|
В лабораторной работе описание предметной области на инфологическом уровне считается заданным. Поэтому в соответствии с индивидуальным заданием (п.2.4) студенту указаны имена основных полей и названия таблиц. После создания структуры таблиц, выбора типов данных и свойств полей, а также задания ключевых и индексированных полей создание таблиц считается законченным.
Однако разработка БД не заканчивается созданием таблиц. Далее таблицы заполняются соответствующими данными, которые можно использовать в формах, запросах и отчетах. Кроме того, обычно создается приложение (программа), управляющее логикой обработки данных в Access.
На практике заполнение таблиц осуществляется через специальные формы. Однако в лабораторной работе мы вначале заполняем таблицы, а затем приступаем к разработке приложения. Поэтому необходимо очень аккуратно отнестись к заполнению таблиц и исключить как синтаксические, так и орфографические ошибки, что может неизбежно повлечь возникновение различных аномалий и как следствие «отказ» СУБД в создании связей Схемы данных (датологической модели).
После создания таблиц устанавливаются связи между ними для поддержания целостности данных и их совместной обработки (рис.25). Связи между таблицами основаны на их общем поле. При этом одна из таблиц обычно является главной (родительской), а другая – подчиненной (потомком). Тип связи отражает соответствие связываемых записей в главной и подчиненной таблицах.
СУБД Access, как правило, находит и устраняет сбои в БД при её открытии. Если она не может это сделать, то для восстановления БД следует применить команду меню Сервис / Служебные программы / Сжать и восстановить базу данных.
Для анализа эффективности работы БДслужат Анализатор таблиц и Анализатор быстродействия, доступ к которым осуществляется через команду Анализ меню Сервис. Однако это возможно только при инсталляции соответствующих Мастеров Access.
Порядок выполнения работы
2.3.1 Пример использования БД. Для изучения Вы можете обращаться к БД «Борей», как прототипа разработки приложений.
Запустите систему Access: Справка / Примеры базы данных. Откройте базу данных «Борей». Откройте одну из таблиц БД «Борей», например, таблицу «Сотрудники», с помощью команды Открыть окна БД или той же команды контекстного меню. Просмотрите содержимое таблицы с перемещением по записям и полям, переход на запись с определенным номером. Осуществите поиск и замену текста в полях, сортировку записей, просмотр записей с использованием фильтра (щелчок правой кнопкой мыши).
В режиме Конструктор просмотрите типы данных, описания полей и их свойства. Обратите внимание на: поле «Код заказа» (типа Счетчик), поле «Примечание» (типа MEMO), поле «Фотография» (объекта OLE).
2.3.2 Создайте новую базу данных и её таблицы в соответствии с индивидуальным заданием приведенным ниже. Название файла БД должно соответствовать заданию. Для создания всех таблиц используйте режим Конструктор.
2.3.3 В окне свойств для каждой таблицы установите необходимые индексы, а также ключи - с помощью кнопки Ключевое поле инструментальной панели. В индексированных (ключевых) полях в зависимости от типа индекса (ключа) выберите опцию Допускаются совпадения/Совпадения не допускаются. Наличие индекса ускоряет выполнение запросов, а также операции сортировки и группирования данных. Для просмотра и изменения индексов можно использовать кнопку Индексы панели инструментов Конструктор таблиц (рис.31).
Рисунок 31 - Создание ключевого поля и составного индекса
Определение первичного ключа гарантирует, что значения соответствующего набора полей (поля) будут уникальными. В режиме конструктора первичный ключ отмечается с помощью пиктограммы ключа. Если первичный ключ – составной, то все поля, входящие в его состав должны быть отмечены пиктограммой ключа.
2.3.4 Заполните каждую из созданных таблиц в режиме Таблицы не менее 10-20 записей. Увеличение числа записей позволяет повысить возможности изучения функциональных возможностей СУБД. В дальнейшем Вы будете создавать запросы, осуществлять фильтрацию и т.д., поэтому в таблицах Заказы, Заказано предусмотреть повторяющиеся записи: название заказчика, тип, количество, менеджер, дата заказа - это позволит эффективно проводить операции фильтрации, обобщения и поиска.
Изучите операции редактирования, копирования и вставки текста и записей с помощью буфера обмена, а также удаления записей и проверки орфографии в таблице. Внешний вид таблицы можно изменить, пользуясь командами меню Формат (выбор шрифта, параметров отображения полей, отображение и скрытие столбцов).
2.3.5 Определите связи между таблицами БД. Для задания связей между соответствующими таблицами откройте окно Схема данных, щелкните общее поле в главной таблице и перетащите его к месту расположения общего поля в подчиненной таблице. Если общее поле является первичным ключом в главной таблице, то Access позволяет поддерживать целостность данных (referential integrity). При этом в открывшемся диалоговом окне Связи можно настроить параметры связи и установить желательный тип обеспечения целостности данных (рис.32). В этом же окне, используя кнопку Объединение, можно задать тип объединения таблиц.
Рисунок 32 - Создание связей
2.3.6 Выполните экспорт таблицы Товар в формат HTML – документа. Используйте для этого команду Файл /Экспорт. Задайте имя файла и тип файла – Документы HTML. Откройте этот файл в браузере, сравните с исходной таблицей (рис.33).
Рисунок 33 - Экспорт таблицы Товар в формат HTML
2.3.7 Изучите средства Access по обеспечению безопасности базы данных и ограничению доступа к ней, основанные на создании учетных записей групп пользователей и установлении прав доступа для них.
По умолчанию в системе имеются две рабочие группы: администраторы (группа Admins) и пользователи (группа Users). Создание и удаление учетных записей производится командой Сервис / Защита / Пользователи и группы, изменение прав доступа – командой Сервис / Защита / Разрешения.
Защитить БД от несанкционированного доступа можно с помощью пароля. Для этого в диалоговом окне Открытие файла базы данных должен быть установлен флажок Монопольно, пароль назначается командой Сервис / Защита / Задать пароль данных (рис.34).
Рисунок 34 - Защита БД от несанкционированного доступа
Замечание! Если пароль будет забыт, то базу данных открыть невозможно!
2.3.8 Оформите отчет, проверьте подготовку по контрольным вопросам и защитите работу.
Индивидуальные задания
Создайте сущности (таблицы): Товар, Заказчики, Заказы, Заказано.Их свойства (атрибуты) приведены ниже.
· Изделия (атрибуты: тип, (обязательное поле, тип данных текстовый), далее не менее 10 атрибутов, например тактовая частота CPU, объем КЭШ-памяти и тд.);
Индексы: тип, далее составной индекс, например «тактовая частота CPU *потребляемая мощность».
Задания по вариантам на сущность Изделиеприведены в таблице 10.
Таблица 10
| № | Изделие | № | Изделие | № | Изделие | № | Изделие |
| Видеокарта | Принтеры | Фотоаппараты | Телевизоры | ||||
| Жесткий диск | Сканеры | ФЛЭШ | Ноутбуки | ||||
| Мониторы | Проекторы | Видеокамеры | Смартфоны | ||||
| Системная плата | ОЗУ | Мобильные телефоны | КПК |
· Заказчики (атрибуты: код заказчика (тип данных – счетчик), название, контактное лицо, телефон);
Индексы: код заказчика.
· Заказы (атрибуты: код заказа (тип данных - счетчик), код заказчика, дата заказа, дата исполнения, сотрудник);
Индексы: код заказа.
· Заказано (атрибуты: код заказа, тип , количество);
Индексы – составной индекс: «код заказа, тип».
Замечание: при заполнении в таблице полей имеющих тип данных дата/время используйте маску ввода (см. приложение 2.7).
Контрольные вопросы
1. Объясните, как создается таблица данных в среде Access?
2. Перечислите и охарактеризуйте типы данных полей Access.
3. Для чего в БД обеспечивается распределение записей по отдельным таблицам, а не объединяются все сведения в одной большой таблице?
4. Объясните, что означают свойства полей: “маска ввода”, “подпись”, ”формат поля”?
5. Продемонстрировать создание маски ввода.
6. Как осуществляется добавление, удаление и изменение последовательности полей?
7. Как устанавливается ключевое поле и индексы таблицы в Access?
8. Какие поля можно индексировать? Как можно выполнить просмотр и установку индексов?
9. Объясните смысл понятия «целостность данных». Как обеспечивается контроль целостности данных в Access?
10. Охарактеризуйте типы связей между таблицами БД. Как связываются таблицы в Access? Продемонстрируйте установку и удаление связей.
11. Как соединяются таблицы, где первичный ключ имеет тип счетчик с таблицей имеющей аналогичный внешний ключ с таким же именем?
12. Поясните смысл составного ключа, состоящего из двух внешних ключей?
13. Продемонстрируйте просмотр записей с использованием фильтра.
14. Как можно удалить записи из таблицы Access?
15. В чем состоит основное отличие между понятиями Ключ и Индекс?
16. Что дает индексирование полей и как они реализуются физически?
17. Чем мы «заплатим» за индексирование и ускорение доступа?
18. В чем состоит отличие между избыточным и не избыточным дублированием?
Литература
1. Голицына О.Л., Максимов Н.В., Попов И.И. Базы данных: Учебное пособие.- М.: Форум: ИНФРА-М, 2004.-352с.
2. Хомоненко А.Д., Гридин В.В. Microsoft Access. Быстрый старт.- СПб.: БХВ -Петербург, 2002.- 304с.
3. Изучаем Access 2000. Мультимедийный курс.–Библиотека Кирилла и Мефодия.-2003.
4. Робинсон С. Access 2000. Учебный курс. – СПб.: Питер, 2000
Приложение (маска ввода)
Свойство Маска ввода(Input Mask) целесообразно применять при вводе данных в пустые графы, а также при отображении символьных констант. Использование свойства Маска ввода обеспечивает сохранение информации в заданном формате.
Например, если в базе данных необходимо хранить информацию о номерах телефона клиентов фирмы, то для ввода данных будет удобна маска: (999) 000-0000. Она обеспечивает наличие скобок и дефиса в содержимом поля. Три цифры 9 определяют наличие необязательной информации о коде города, а семь 0 — обязательную информацию о телефоне клиента. По умолчанию в памяти компьютера сохраняются только введенные посредством маски символы.
Все отображаемые знаки маски (такие как скобки и дефис в телефонном номере) выводятся на экран и печать, но не сохраняются в таблице, что экономит место на диске.
Маска может состоять из двух частей, разделенных точкой с запятой. Если за маской следует символ 0 (например, (999)000-0000;0), то знаки маски (скобки и дефис) сохраняются в таблице. Цифра 1 указывает на режим работы по умолчанию. За 1 или 0 следует необязательная часть маски, которая определяет, каким символом заполняются пустые позиции. По умолчанию используется знак подчеркивания "_", но пользователь может выбрать и другой символ.
Если для поля таблицы заданы два свойства: Формат и Маска ввода, одновременно, то Access будет применять свойство Маска вводапри добавлении и редактировании данных, а свойство Формат - при отображении.
Используемые при создании масок символы перечислены в таблице 11.
Таблица 11
| № п/п | Символ маски | Действие, соответствующее символу |
| Только цифры от 0 до 9, ввод обязателен | ||
| Цифры и знак пробела, ввод не обязателен | ||
| # | Цифра или знак пробела, а также знаки плюс или минус | |
| L | Буквы, ввод обязателен | |
| ? | Буквы, ввод не обязателен | |
| A | Любая буква или цифра, ввод обязателен | |
| a | Любая буква или цифра, ввод не обязателен | |
| & | Любой символ или знак пробела, ввод обязателен | |
| C | Любой символ или знак пробела, ввод не обязателен | |
| . | Десятичный разделитель | |
| , | Разделитель групп разряда | |
| :; -/ | Разделители даты и времени | |
| < | Перевод в нижний регистр | |
| > | Перевод в верхний регистр | |
| ! | Символы вводятся справа налево (используется, когда символы слева не обязательны) | |
| \ | Выводит следующий за ним символ, даже если это элемент маски | |
| "Password" | Выводит на экран звездочки вместо введенных символов |
ЛАБОРАТОРНАЯ РАБОТА № 3