Объекты автоматизации в системе организаций
Рассматривая вопросы автоматизации систем управления, прежде всего, необходимо чётко определить, что мы собираемся автоматизировать, т. е. определить объекты автоматизации.
Для определения объектов автоматизации в системе управления персоналом необходимо проанализировать процесс её функционирования, её состав и решаемые задачи. В результате анализа должно быть получено описание процесса переработки информации в системе управления, определены элементы этого процесса и связи между ними.
Под системой управления персоналом понимается совокупность функционально связанных органов управления, пунктов управления, систем связи, систем и средств автоматизации управления, а также специальных систем, обеспечивающих сбор, обработку и передачу информации.
Основу системы управления составляют органы управления, которые вырабатывают управляющие воздействия (приказы, директивы) и тем самым осуществляют управление. В состав органов управления включаются: правление, дирекция, администрация управления, отделы и другие органы. Органы управления размещаются на пунктах управления и, используя системы связи, системы и средства автоматизации управления, а также специальные системы, выполняют свои функции.
В процессе выполнения своих функций органы управления осуществляют управленческую деятельность, которую можно рассматривать как процесс переработки информации. Действительно, орган управления получает входную информацию по различным каналам (приказы, директивы вышестоящих органов управления, донесения нижестоящих органов управления, а также другую информацию). Далее он анализирует полученную информацию, определённым образом преобразует её и создает новую информацию, которую по каналам связи передаёт в подчиненные и вышестоящие органы управления (приказы, распоряжения подчинённым, донесения вышестоящим органам управления).
Управленческая деятельность может быть представлена как совокупность определённым образом связанных задач управления. Количество, сложность задач управления, решаемых в процессе управленческой деятельности, а также требования по оперативности их решения могут быть различными в различных условиях обстановки. Однако перечень и содержание задач управления, как правило, являются стабильными — неизменяемыми или слабо изменяемыми — в процессе жизнедеятельности организации на достаточно большом интервале времени. Результатами решения задачи управления являются управляющие воздействия на подчинённых и предоставление требуемой информации вышестоящим органам управления, которые оформляются в виде документов (приказов, директив, распоряжений, а также донесений, отчётов и справок).
Задачи управления решаются должностными лицами органов управления и так же, как управленческая деятельность, представляют собой процесс переработки информации.
Анализ процесса переработки информации при решении какой-либо задачи управления позволяет выделить в нём три типа взаимосвязанных информационных процедур, заключающихся в реализации того или иного механизма переработки входной информации в конкретный результат и индивидуально выполняемых должностными лицами.
1. Полностью формализуемые информационные процедуры, при выполнении которых алгоритм переработки информации остаётся неизменным и полностью определён. К таким процедурам относятся поиск, учёт, хранение, передача информации, печать документов, расчёт заработной платы, подведение итогов деятельности предприятий и фирм, расчёт на модели показателей эффективности деятельности предприятий и фирм и т. д. Полностью формализуемые процедуры лучше всего поддаются автоматизации с применением ЭВМ. Они могут выполняться без участия или с минимальным участием человека и не требуют высокого уровня его подготовки.
2. Неформализуемые информационные процедуры, при выполнении которых создаётся новая уникальная информация, причём алгоритм переработки исходной информации неизвестен. Принципиально существуют две процедуры такого типа: формирование множества альтернатив выбора (например, вариантов выбора инвестиционных проектов) и собственно выбор одного варианта из данного множества. Как правило, такие процедуры реализуются должностными лицами с использованием результатов выполнения информационных процедур первого типа. Требования по знанию процессов функционирования предприятий и фирм к лицам, выполняющим неформализуемые информационные процедуры, очень высоки.
3. Плохо формализуемые информационные процедуры, при выполнении которых алгоритм переработки информации может изменяться и полностью не определён. К плохо формализуемым процедурам относятся задачи планирования, оценивания эффективности вариантов построения финансовой политики фирмы и т. д. Плохо формализуемые процедуры не могут выполняться без участия человека. К человеку, выполняющему плохо формализуемые информационные процедуры, предъявляются высокие требования по знанию процессов функционирования экономических систем и алгоритмов переработки информации. Они выполняются одним должностным лицом и включают, как правило, несколько полностью формализуемых и неформализуемых процедур, порядок проведения которых определяет должностное лицо, исходя из особенностей решаемой задачи управления в каждом конкретном случае.
Таким образом, основными типами информационных процедур, индивидуально выполняемых должностными лицами, являются полностью формализуемые и неформализуемые процедуры. Введение понятия плохо формализуемой процедуры удобно как промежуточное описание процессов переработки информации, а также для выделения в этих процессах достаточно цельных элементов, выполняемых одним или несколькими должностными лицами (например, оценка эффективности проводимой финансовой операции, разработка варианта плана вывода фирмы из кризисного состояния и т. д.).
Необходимо отметить, что деление процесса переработки информации на отдельные информационные процедуры не является абсолютным, раз и навсегда определённым. Это деление соответствует степени изученности объекта управления и системы управления. По мере изучения объекта управления и получения новой информации о нём неформализуемые информационные процедуры могут быть сначала заменены плохо формализуемыми, а в дальнейшем — и полностью формализуемыми информационными процедурами. Именно такая последовательная замена информационных процедур, выполняемых в процессе разработки управленческих решений, лежит в основе одного из подходов к автоматизации управленческой деятельности, о чём будет сказано ниже.
Анализ функционирования системы управления персоналом позволяет выделить иерархически связанные объекты автоматизации как элементы управленческой деятельности, осуществляемой системой управления.
1. Управленческая деятельность органов управления и должностных лиц.
2. Задачи управления персоналом, решаемые руководством фирмы в целом или должностными лицами (должностным лицом) в процессе управленческой деятельности.
3. Полностью и плохо формализуемые информационные процедуры, индивидуально выполняемые должностными лицами (возможно, с использованием различных технических устройств) при решении различных задач управления.
Уровень автоматизации управленческой деятельности, задач управления и информационных процедур может быть различным. Он зависит от возможностей по разработке программного обеспечения, имеющихся технических средств, а также от других причин, в том числе и чисто психологических, связанных с готовностью и желанием должностных лиц использовать в своей работе ЭВМ. Однако каждому объекту автоматизации можно поставить в соответствие типовое программное средство, которое целесообразно применять при автоматизации конкретного элемента процесса переработки информации.