Средства переноса документов на материальные носители и отображения электронных документов

Как видим, арсенал инструментов внушительный... Более того, технологии мультимедиа сделали возможным использование основных каналов ввода информации в систему типа «человек» с низкими временными и финансовыми затратами. Но пока эти технологии привязаны к системе отображения — к компьютеру. А это значит, что еще долгое время бумага и ее заменители сохранят свои позиции в качестве основного носителя данных, для которого не требуются специализированные средства считывания. Поэтому вернемся к «бумажному» документу, как основному посреднику между аналитиком и потребителем.

При существовании длительного и стабильного взаимодействия с потребителем аналитической продукции крайне важно сформировать некий стандарт ее представления. Здесь, при условии, что тематика исследований является традиционной и не требует введения в проблему, могут быть широко использованы шаблоны, формальные метки и табличное представление данных. При этом потребитель уже располагает моделью интерпретации документа, обращает внимание именно на те его фрагменты и рубрики, которые отвечают его потребностям. «Контрольные точки» документа могут быть опрошены в кратчайшее время, что, безусловно, удобно.

Однако сохранение формы подачи материалов при изменении ситуационного контекста способно сыграть с потребителем (да и с аналитиком) злую шутку. Приученный к системе стандартных «контрольных точек» потребитель может пропустить момент смены семантики полей, важную информацию, размещенную вне «зоны внимания». Таким образом, отчет, содержащий новые положения должен выделяться по стилистике и правилам формализации из общего потока данных, поступающих к заказчику. Всякая стандартизация имеет как положительные, так и отрицательные последствия... К примеру, тот же ГОСТ... с одной стороны, его соблюдение при оформлении документов (в том числе, проектно-конструкторской документации) крайне важно, поскольку упрощает процессы интерпретации и обработки данных (особенно при использовании автоматизированных систем обработки информации), а с другой — делает задачу выделения важной информации крайне сложной. Трудно представить себе, сколько аварий и поломок аппаратуры произошло по вине... выполненных в соответствии с ГОСТом инструкций по эксплуатации, отпечатанных «слепым» машинописным шрифтом!

Иерархизация представления и выделение формальной структуры релевантности текста — один из путей решения проблемы «сановного невежества». Очень часто наших руководителей упрекают в этом грехе (вернее, упрекали — теперь-то принято искать злой умысел). Представьте себе текст, сплошь составленный из пунктов формально равной значимости... — его следует читать целиком, без пропусков и ослабления внимания (а таких текстов — тьма-тьмущая). Обнаружив, что автор документа в начале списка поместил важный пункт и перешел к частностям, читатель формулирует гипотезу о дальнейшем снижении значимости по мере продвижения к концу перечня, и пропускает его оставшуюся часть. Введение в документ элементов, подчеркивающих иерархическую структуру текста позволяет потребителю (тому самому начальнику), следуя исключительно формальным правилам анализа структуры релевантности текста, принимать решение о необходимости погружения в систему аргументов, раскрывающих положения верхнего уровня. Способов выделения формальной структуры релевантности текста — масса: начиная от манипуляции отступами и введения пиктографических обозначений, и заканчивая введением специального раздела, в графическом виде отражающего структуру документа.

По сравнению с так называемой «hardcopy» — бумажной копией документа, электронные документы обладают большей гибкостью и выразительностью. Начиная от возможностей управления начертанием и атрибутами шрифтов, комбинирования способов представления данных в диапазоне от статики до динамики, от видео до аудио, и заканчивая реализацией диалогового режима и способности документа с применением вызовов системных функций реагировать на события — все эти возможности могут быть использованы квалифицированным исполнителем документа. Встраивание в документ фрагментов аудио и видео записей, элементов анимации стало по силам даже непрофессиональному пользователю.

Все то, что было сказано о документах на бумажном носителе, может быть отнесено и к электронным документам, но с учетом их расширенных возможностей. Структура релевантности здесь может быть подчеркнута за счет использования древовидного представления списков с возможностью их свертывания и раскрытия, с применением гипертекстовых ссылок в документ может быть интегрирован глоссарий, вызов которого может быть осуществлен щелчком кнопки манипулятора «мышь». Кроме того, широко используются панели навигации, возможности управления стилями и иные технологические изыски.

В зависимости от формы взаимодействия с потребителем (передача отчетного документа на том или ином типе носителя, собеседование, публичный доклад, защита проектного решения) для доведения результатов работы до сведения потребителя могут быть избраны различные средства (начиная от самого документа и заканчивая плакатами, проекционной аппаратурой и т. д.). Например, в крупных аналитических центрах и организациях, регулярно потребляющих разноплановую аналитическую продукцию, широко используются специально оборудованные ситуационные центры, конференц-залы и визуализарии[105]. Интересно, что часто, увлекаясь идеей максимального использования технических возможностей подсистемы отображения, докладчик теряет контроль над аудиторией. Виной тому — неспособность рассчитать, а иногда и обеспечить необходимое время экспозиции на экране презентационной техники отдельных положений доклада. Следствием этого может стать очень интересный результат: в целом доклад прошел хорошо и вызвал благоприятное впечатление, но идеи докладчика восприняты не были — осталось лишь это приятное впечатление от доклада (формы, внешней оболочки)... Иными словами излишний динамизм и глянцевитость доклада могут привести к замещению его сути. Как часто ответом на вопрос: «Есть ли вопросы к докладчику?» становится тишина — докладчик съел свой доклад — жаль (если, конечно, это не было его целью).

Как видим, и здесь ничто не может заместить живое участие автора документа. Но что же тогда действительно способны дать эти новые технологии аналитику, для которого этап представления и доведения результатов анализа до заказчика является чуть ли не более ответственным и напряженным, чем вся предшествовавшая работа? — И много и мало — скорость и комфорт (то есть, то, за что человек сражается многие столетия), да в некоторых случаях еще и возможность предсказать реакцию усредненной аудитории.

Создано ли что-нибудь принципиально новое, способное многократно повысить восприимчивость потребителя аналитической продукции к выводам аналитика? — Странно, но ответить однозначно не получается… И «да» и «нет». По существу, пусть и не на том технологическом уровне, но все способы доведения (именно, доведения!) результатов работы аналитика до сведения потребителя существуют уже много веков. Эти методы активно эксплуатируются со времен античного театра (!), и не «просто так», а с опорой на науку[106]. Речь об этом зашла неслучайно: получив в распоряжение методы и средства динамического отображения данных[107], аналитик может использовать «театральные» методы с разной эффективностью. Если хотите, по окончании доклада, так же, как и после театрального действа потребитель информации должен ощутить катарсис (переводя слова Аристотеля на современные «понятия» — духовное очищение, сопровождающееся готовностью творить). Благодаря знанию закономерностей восприятия данных различного типа можно даже жалкие результаты представить так, что они будут приняты с исключительным вниманием и вызовут желаемую реакцию. Но точно так же, безграмотное использование выразительных возможностей этих средств может загубить самые ценные выводы, полученные путем проведения сложных и дорогостоящих исследований.

Умение использовать психологические особенности потребителя на этапе доклада способно многократно улучшить произведенное впечатление, добиться лучшего усвоения и большей убедительности выводов. Доклад должен содержать интригу, кульминацию и развязку, а средства отображения должны работать на докладчика, а не против него. Например, при использовании средств динамического отображения длительность экспозиции значимых данных должна быть максимальной (этим правилом часто пренебрегают при проектировании слайдов в программах разработки презентационной графики[108]), длительность же экспозиции аргументов, приводимых в подтверждение основных утверждений, может быть меньшей. Преждевременное появление на экране новых сведений способно снизить внимание к докладу, а частая смена слайдов может вызвать раздражение. Демонстрация видеоролика отвлекает внимание, поэтому на время его демонстрации лучше прервать доклад (комментарии по ходу показа допускаются, хотя часто техника стоп-кадра оказывается предпочтительнее). Очевидно, что рекомендаций можно дать массу. Но никакие технические ухищрения не смогут исправить впечатление, испорченное отсутствием логики в повествовании, стилевыми или композиционными ошибками.

Представьте себе презентацию, посвященную проблемам борьбы с терроризмом, в которой для пометки пунктов перечня мероприятий, направленных на стабилизацию обстановки, используются значки типа бомбы с зажженным запалом или — еще «лучше» — черепа с перекрещенными костями. Но неужели в других приложениях это будет воспринято намного лучше? Может быть, в фармацевтике или в строительном бизнесе? Но сколько ни убеждай людей, что эти значки имеют собственный смысл, стиль и эмоциональную нагрузку, что не имеет смысла вставлять абы что, лишь бы «украсить» графикой — нет-нет, да и нарвешься на такой шедевр (и чем глубже автор презентации закопался в своей отрасли знаний, тем чаще это случается!).

Даже традиционные носители символьных данных, с которыми мы привыкли обращаться легко и непринужденно, и те таят в себе часто нераскрытый потенциал воздействия, управления процессом чтения. Достаточно ознакомиться с книгами, посвященными теоретическим основаниям техники быстрого чтения[109], как начинаешь понимать, что в знаковых системах есть все, что требуется для управления не только «трансляцией», но и ее темпами. Используя те закономерности, которые мешают читать быстро и вызывают регрессии (возврат фокуса зрения в уже пройденную точку), автор способен заставить читателя менять режим чтения, например:

- перевести в «пошаговый режим» чтения;

- повысить, понизить или выровнять скорость чтения;

- дать возможность выбора степени детализации;

- создать ему условия для мгновенного отбора «важных положений».

Цифры, аббревиатуры, разреживание и шрифтовые выделения, ширина отступа «красной строки», буквица, высота абзаца, междустрочный интервал, авторская пунктуация, намеренные (но простительные!) ошибки, сужение и расширение колонки текста (в том числе из-за «произвольного» размещения рисунка), композиция (линейная, циклическая, мозаичная) — вот далеко не полный перечень инструментов управления процессом чтения.